OCR in Finanz- und Rechnungswesen

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Finanz- und Buchhaltungsdokumente spielen eine entscheidende Rolle beim Fahren Geschäftsprozesse. Unternehmen handhaben und überprüfen verschiedene Finanz- oder Buchhaltung Dokumente wie Rechnungen, Quittungen oder Bestellungen als Teil ihrer täglichen Arbeitsabläufe. Und wenn Unternehmen wachsen, müssen sie viele solcher Finanzdokumente handhaben und verarbeiten.

Organisationen haben in der Regel dedizierte Buchhaltungsteams (bzw ausgelagerte AP-Teams), um Finanzdokumente zu prüfen, die Daten in eine Buchhaltungssoftware einzugeben, die Daten anhand von Belegen zu überprüfen und bei Bedarf Transaktionen zu verarbeiten.

Beispielsweise muss eine Organisation möglicherweise die Rechnung eines Lieferanten mit einer Bestellung (PO) vergleichen, die sie aufgegeben hat, bevor sie die Rechnung genehmigt/bearbeitet. dies würde einen Verifizierungsprozess erfordern, der jeden Einzelposten auf der Rechnung mit einem entsprechenden Eintrag in der Bestellung abgleicht – mit anderen Worten eine End-to-End-Prüfung AP-Prozess.

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Solche aufwändigen Eingriffe und Überprüfungen werden durch regulatorische und ethische Anforderungen vorgeschrieben. Und diese werden oft manuell durchgeführt, da die verschiedenen Buchhaltungs- und Finanzdokumente nicht immer maschinenlesbar sind!

Diese Dokumente werden oft als Scans, PDFs oder Papier geteilt und erfordern einen erheblichen manuellen Aufwand, um in die digitalen Workflows zu gelangen, die Unternehmen heute antreiben. Diese manuellen Eingriffe durch Finanz- und Buchhaltungsmitarbeiter sind in der Regel zeitaufwändig und fehleranfällig (in großem Umfang) und beanspruchen Ressourcen, die besser genutzt werden könnten.

Und hier kann OCR oder Optical Character Recognition helfen! (Was ist OCR?? Und wofür wird es verwendet? Eine ausführliche Erklärung zu OCR und seinen Anwendungsfällen finden Sie hier Guide.)

OCR in Finanz- und Rechnungswesen

OCR-Finanzen oder OCR-Buchhaltung bezieht sich auf die Anwendung der OCR-Technologie zur Automatisierung der Extraktion von Finanz-/Buchhaltungsdaten aus Dokumenten.

OCR kann automatisch Text, Zeichen, Felder oder Daten aus gescannten Dokumenten und Bildern erkennen und extrahieren. Und da die betreffenden Dokumente meist strukturierte Daten in Standardformaten darstellen, könnte eine automatisierte OCR-Finanzierung oder OCR-Buchhaltung die Bearbeitungszeiten für jedes Dokument erheblich verkürzen.

Beispielsweise könnte eine OCR-Software Felder (oder Einzelposten) von Interesse aus zugehörigen Bestellungen, Rechnungen und Quittungen extrahieren und präsentieren, sodass Buchhaltungsteams schnell und effizient vorgehen können 3-Wege-Match. Oder OCR-Software könnte PDF-Kontoauszüge in Excel umwandeln oder CSV für eine einfachere Weiterverarbeitung.

Dies vermeidet den gesamten manuellen Aufwand, der ansonsten erforderlich gewesen wäre, um relevante Daten aus diesen Finanzdokumenten zu extrahieren. Automatisierte OCR-Software kann somit nahtlos Anbindung an Buchhaltung oder ERP Software, um eine vollständig zu erstellen digitalen Workflow.

OCR-Finanzen oder OCR Anwendungen zur Automatisierung der Buchhaltung ermöglichen es Finanzanalysten und Buchhaltern, sich auf höherrangige, technischere oder spezialisiertere Aufgaben zu konzentrieren, die einen höheren Wert für ihre Organisationen schaffen. OCR führt auch ein höheres Maß an Genauigkeit und Präzision in Routineaufgaben ein, die sonst manuell ausgeführt worden wären.

Vorteile von OCR-Finanz- und OCR-Buchhaltungsanwendungen

Analysten und Buchhalter nutzen zunehmend OCR, um ihren Fokus und ihre Zeit von der Dateneingabe auf die Datenüberprüfung zu verlagern; dies verbessert die allgemeine Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter. Die Implementierung von OCR-Lösungen bringt daher ihren eigenen Anteil an einzigartigen Vorteilen:

• Kosten senken – Reduzieren Sie die Betriebskosten, indem Sie die ineffizienten Prozesse der manuellen Dateneingabe und -überprüfung eliminieren. Eliminieren Sie die damit verbundenen Kosten für die Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten.
• Verbessern Sie die Verarbeitungsgeschwindigkeit – Automatisierte OCR Buchhaltungsautomatisierungssoftware kann Daten in Minuten extrahieren und überprüfen; eine Aufgabe, die sonst viele Arbeitsstunden erfordert hätte. OCR kann Unternehmen dabei helfen, den Zeitaufwand für manuelle Papierarbeit um über 75 % oder mehr zu reduzieren.
• Optimieren Sie die Zahlungsabwicklung – OCR-Finanz- und OCR-Buchhaltungssoftware (bzw AP-Automatisierungssoftware) kann bei der Automatisierung oder Rationalisierung helfen Kreditorenbuchhaltung (AP), Debitorenbuchhaltung (AR) und Scheckverarbeitung sowie andere interne Zahlungsprozesse.
• Dokumente intelligent verarbeiten – KI-basierte OCR-Software wie Nanonets kann bestimmte Dokumenttypen unabhängig vom Format aus einem gemischten Bündel klassifizieren. Selbst wenn eine Menge „unbekannter“ Dokumente vorgelegt werden, kann die automatisierte OCR-Software Dokumente intelligent nach Typ (Rechnung, Quittung, Rechnung usw.) oder Quelle (Lieferant, Verkäufer, intern usw.) zur weiteren Verarbeitung und Datenextraktion klassifizieren.
• Verbessern Sie die Datengenauigkeit – OCR-Software nutzt KI-Algorithmen und ML-Funktionen, um beim Extrahieren von Daten aus Dokumenten ein hohes Maß an Genauigkeit zu bieten. Höhere Genauigkeit führt zu weniger Fehlern und Nacharbeiten, was letztendlich Zeit und Geld spart!
• Einfache Skalierung – Automatisierte OCR-Finanzsoftware kann sehr große Dokumentenmengen problemlos verarbeiten.
• Schonen Sie die Umwelt – Unternehmen können die Verwendung von Papierdokumenten reduzieren oder papierlos arbeiten, da OCR digitale Dokumentformate verarbeiten kann.
• Motivation der Mitarbeiter aufrechterhalten – Manuelle Prozesse und Papierkram können extrem langweilig sein, insbesondere für Buchhalter und Finanzanalysten. Organisationen, die OCR-Anwendungsfälle übernehmen, können ihre Mitarbeiter auf anspruchsvollere oder ansprechendere Aufgaben umstellen.

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Anwendungsfälle für OCR-Finanzen und OCR-Buchhaltung

OCR-Finanzen und OCR-Buchhaltung haben viele interessante Anwendungsfälle in Bezug auf Dokumentenverarbeitungs-Workflows. Da es sich bei Buchhaltungs- und Finanzdokumenten meist um strukturierte Daten handelt, die in standardisierten Formaten präsentiert werden, kann OCR so ziemlich jedes Dokument dieser Disziplinen verarbeiten.

Die häufigsten OCR-Anwendungsfälle für Finanzdokumente sind Rechnungs-OCR (auch bekannt als Rechnungsscan & automatisierte Rechnungsverarbeitung) & Quittungs-OCR. Das Extrahieren relevanter Datenfelder aus Rechnungen oder Quittungen kann Unternehmen helfen, Transaktionen schneller zu verarbeiten und Verzögerungen und potenzielle Bußgelder zu vermeiden. Hier ist eine Fallstudie darüber, wie Minnesotas größtes Bauunternehmen verbesserte AP-Produktivität mit OCR-Finanzierung.

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Banking-Anwendungsfälle umfassen die Bearbeitung verschiedener Anträge (für Kredite, neue Konten oder Scheckanträge) oder die Durchführung von KYC-Überprüfungen. OCR-Software kann Antragsformulare scannen, relevante Felder extrahieren und diese für eine schnellere Bearbeitung in Banksoftware ausfüllen. Ausweis OCR or Identität OCR betreibt derzeit die meisten mobilbasierten KYC-Prozesse, die von modernen Banken angeboten werden. Diese OCR-Anwendungsfälle ermöglichen es Banken, Prozesse zu beschleunigen, die zu potenziellen Kundenproblemen werden könnten. Hier ist ein anderes Fallstudie darüber, wie eine KYC-Plattform OCR nutzt, um verarbeiten mehr als 50,000 Führerscheine pro Monat.

Auch Versicherungen können die Schadenbearbeitung mit Hilfe der OCR-Technologie automatisieren. Versicherungs-OCR kann die Überprüfung von Ansprüchen beschleunigen und Schadenbearbeitung, was Verbrauchern und Versicherungsunternehmen gleichermaßen zugute kommt. Neben der Verarbeitung von versicherungsrelevanten Dokumenten kann auch OCR eingesetzt werden körperliche Schäden beurteilen im Zusammenhang mit Versicherungsansprüchen.

OCR kann auch verwendet werden, um rechnungslegungsbezogene Prozesse durch die Integration in eine Buchhaltungssoftware zu vereinfachen. Hier ist ein interessanter Fallstudie darüber, wie ein Unternehmen OCR-Software verwendet, um Vereinfachung der Buchhaltungsprozesse im Zusammenhang mit QuickBooks.

Unternehmen verwenden OCR für die Buchhaltung auch zur Verbesserung von Audits und Ausgabenberichten. OCR-Tools Vergleichen und ordnen Sie verschiedene Dokumentenspuren zu, um Buchhaltern zu helfen Kennzeichnen Sie betrügerische Gebühren und Geschäftsausgaben. Hier sind einige Beispiele für potenzielle betrügerische Gebühren, denen Unternehmen begegnen könnten: leere Belege für nicht geschäftliche Transaktionen, doppelte Spesenbelege, überhöhte Rechnungen oder nicht übereinstimmende Beträge.

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Nanonetze Online-OCR & OCR-API habe viele interessante Anwendungsfälle tDies könnte Ihre Geschäftsleistung optimieren, Kosten sparen und das Wachstum fördern. Finden Sie heraus, wie sich die Anwendungsfälle von Nanonets auf Ihr Produkt übertragen lassen.

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Nanonets OCR

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Nanonets ist eine KI-basierte OCR-Software, die einfach einzurichten und zu verwenden ist und praktische vortrainierte Modelle für gängige OCR-Anwendungsfälle in den Bereichen Finanzen und Buchhaltung bietet. Extrahieren Sie Finanz-/Buchhaltungsdaten in Sekunden oder trainieren Sie ein benutzerdefiniertes OCR-Modell, um Ihre spezifischen Datenextraktionsanforderungen zu erfüllen.

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Die Vorteile der Verwendung von Nanonets gegenüber anderen OCR-Software-Parsern (wie z Power Automate) gehen weit über eine bessere Automatisierung, Genauigkeit und KI/ML-Fähigkeiten hinaus. Hier sind einige der einzigartigen Vorteile von Nanonets:

• Nanonets OCR ist nicht vorlagenbasiert. Abgesehen davon, dass er vortrainierte Modelle für beliebte Anwendungsfälle anbietet, kann sein intelligenter Dokumentenverarbeitungsalgorithmus auch mit unsichtbaren Dokumententypen umgehen!
• Griffe von Nanonets unstrukturierte Daten, allgemeine Datenbeschränkungen, mehrseitige Dokumente, Tabellen und mehrzeilige Elemente mit Leichtigkeit.
• Nanonets ist ein No-Code Intelligente Automatisierungsplattform das sich kontinuierlich selbst weiterbilden und aus benutzerdefinierten Datensätzen lernen kann. Die Ausgaben erfordern fast keine Nachbearbeitung.
• Jeder Aspekt von Dokumentverarbeitung kann mit Nanonets angepasst werden. Von der Dokumentenerkennung und Datenextraktion bis hin zu Ausgabestilen und -formaten!
• Nanonets wurde für eine problemlose Integration entwickelt, selbst mit Altsystemen. Sie können Nanonets auch problemlos in die meisten CRM-, ERP- oder RPA Software.

Nanonets-Dokumentation

Wenn Sie Ihre eigenen OCR-Finanz- oder OCR-Buchhaltungsmodelle trainieren möchten, sehen Sie sich die an Nanonets-API. In dem Dokumentationfinden Sie fertige Codebeispiele in Shell, Ruby, Golang, Java, C# und Python sowie detaillierte API-Spezifikationen für verschiedene Endpunkte.

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Aktualisierung Juni 2021: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht in März 2020 und wurde inzwischen aktualisiert.

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