Papierlose Kreditorenbuchhaltung: Ein Implementierungsleitfaden

Umstellung auf papierloses Arbeiten abbrechnungsverbindlichkeiten ist einschüchternd. Dies bedeutet oft, jahrelange Daten zu digitalisieren, Ihre Mitarbeiter zu schulen und Ihre Arbeitsabläufe zu ändern. Diese Änderung kann jedoch erhebliche Vorteile bringen.

Bedenken Sie: Level-Forschung fanden heraus, dass 50 % der Unternehmen aufgrund langwieriger Genehmigungszyklen mit verspäteten Zahlungen und verpassten Rabatten zu kämpfen haben. Erstaunlicherweise nennen 79 % der KMU und 68 % der mittelständischen Unternehmen die manuelle Dateneingabe und ineffiziente Verfahren als ihre Hauptprobleme. Bei großen Unternehmen besteht das Hauptproblem darin, dass die meisten Rechnungen in Papierform eingehen, wobei 60 % von ihnen dieses Problem haben.

Diese Zahlen unterstreichen die Notwendigkeit einer effizienteren und effizienteren Abwicklung Rechnungen, Kauforder und Zahlungen. Könnte die Einführung eines papierlosen Kreditorenbuchhaltungsprozesses die Lösung sein? In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum das so sein könnte. Wir begleiten Sie auch beim Übergang zu einem papierlosen System und geben Ihnen wertvolle Tipps für einen reibungslosen Übergang.

Was ist eine papierlose Kreditorenbuchhaltung?

Der Begriff „papierlose Kreditorenbuchhaltung“ bezieht sich auf einen vollständig digitalen Kreditorenbuchhaltungsprozess, der Papierrechnungen überflüssig macht. Es geht um die AP-Abteilung Nutzung von Technologie zur Digitalisierung von Rechnungen und zugehörigen Dokumenten, Automatisierung des Genehmigungsprozesses und Abwicklung von Zahlungen auf elektronischem Wege.

Sie können einen technischen Stapel spezialisierter Tools oder eine umfassende Software für die papierlose Kreditorenbuchhaltung erstellen, um alle Aspekte an einem Ort zu verwalten. In jedem Fall besteht das Ziel darin, manuelle Schritte zu eliminieren, das Fehlerrisiko zu verringern und Geschwindigkeit und Effizienz zu erhöhen.

Jedes Unternehmen möchte in der Lage sein, seine Lieferanten pünktlich zu bezahlen und Rabatte für vorzeitige Zahlungen zu erhalten. Doch oft stehen der Papierkram und die Bürokratie im Weg. Fügen Sie Excel und E-Mail hinzu, und es ist leicht, Rechnungen zu verlieren, Zahlungen zu verpassen oder Berichte zu verzögern.

Hier ist die Umstellung auf papierloses Arbeiten ein entscheidender Faktor. Es hilft Unternehmen dabei, mehr Rechnungen zu verwalten, ohne mehr Personal einzustellen oder die Arbeitszeit zu verlängern. Das Sahnehäubchen? Eine standardisierte AP-Workflow dass Sie im Laufe der Zeit Optimierungen vornehmen können, um die Effizienz noch weiter zu steigern.

Warum müssen Sie in der Kreditorenbuchhaltung papierlos vorgehen?

Die Bearbeitung einer Rechnung kann zwischen 15 und 40 US-Dollar kosten. Aber hier ist der Silberstreif am Horizont: an AIIM-Bericht zeigt, dass automatisierte Rechnungen die Kosten um 29.2 % senken können. Nehmen wir an, Sie bearbeiten jeden Monat 10,000 Rechnungen zu je 10 $. Das sind etwa 300,000 US-Dollar, die jährlich eingespart werden.

Bedenken Sie nun Folgendes: Rund ein Drittel der befragten Unternehmen konnten die Kosten für die Rechnungsbearbeitung sogar noch weiter senken: satte 50 %. Das bedeutet eine jährliche Ersparnis von 600,000 US-Dollar. Beeindruckend, oder? Die Vorteile des papierlosen Arbeitens gehen jedoch über die reine Geldersparnis hinaus.

Durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten kann Ihr Team strategische Aufgaben priorisieren. Es minimiert menschliche Fehler und stärkt die Compliance. Es erleichtert Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen. Ganz zu schweigen von den Auswirkungen auf die Umwelt. Durch die papierlose Abwicklung können Sie den COXNUMX-Fußabdruck Ihres Unternehmens deutlich reduzieren.

Wie funktioniert eine papierlose Kreditorenbuchhaltung?

Fragen Sie Kreditorenbuchhalter, welche Aufgabe sie am wenigsten mögen, und sie werden Ihnen wahrscheinlich sagen: manuelle Dateneingabe. Es ist überall. Von der Eingabe von Rechnungsdaten über die Nachverfolgung von Zahlungen bis hin zum Abgleich von Konten ist die Liste lang. Mit einem papierlosen Kreditorenbuchhaltungssystem entfällt ein Großteil dieser Probleme.

Aber das ist nicht alles. Schauen wir uns an, wie ein papierloses Kreditorenbuchhaltungssystem funktioniert und wie es verschiedene Aspekte Ihres Kreditorenbuchhaltungs-Workflows optimieren kann.

1. Informationen erfassen und Dokumente digitalisieren

Sie können Bestellungen, Quittungen und Rechnungen über verschiedene Kanäle erhalten – E-Mail, Dropbox, Google Drive, Post oder sogar Fax. Normalerweise müssen Sie diese Daten manuell eingeben oder die Papierdokumente in Ihr System einscannen. Dieser Prozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig und verzögert die Zahlungen der Lieferanten.

Papierlose Kreditorenbuchhaltungssysteme wie Nanonets verfügen über Funktionen wie AI-OCR (Optical Character Recognition), voreingestellte Regeln und automatisierte Arbeitsabläufe. Sie können mühelos Dokumentdaten aus jedem Kanal erfassen. Das System scannt, extrahiert und validiert Daten, sobald sie eintreffen, und digitalisiert sie anschließend.

Strukturiert oder unstrukturiert, unterschiedliche Währungen, Steuervorschriften und Sprachen – egal. Das System kann alles bewältigen. Ihr Team starrt nicht auf Excel-Tabellen und prüft die Zahlen manuell. Stattdessen wären die Daten leicht verfügbar, genau und leicht durchsuchbar.

2. Automatisieren Sie Genehmigungs- und Matching-Workflows

Der nächste Schritt besteht darin, die Dokumente genehmigen zu lassen. Dies erfordert bei herkömmlichen Setups häufig die physische Weiterleitung oder E-Mail-Weiterleitung an die verantwortlichen Parteien zur Genehmigung. AP-Sachbearbeiter mussten häufig wiederholt nachfragen, um rechtzeitige Genehmigungen sicherzustellen.

Darüber hinaus müssen die Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden, um doppelte Rechnungen, Betrug und Fehler zu vermeiden. Oftmals müssen die einzelnen Dokumente manuell aufgerufen, ausgedruckt und Zeile für Zeile verglichen werden. Es ist nicht der Job der Welt, der am meisten Spaß macht, und schon gar nicht der effizienteste.

Wenn Sie auf ein papierloses Kreditorenbuchhaltungssystem umsteigen, wird dieser gesamte Prozess automatisiert. Das System leitet Dokumente anhand vordefinierter Regeln zur Genehmigung an die richtigen Personen weiter. Mit Nanonets können Sie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen für Genehmiger einrichten, um sicherzustellen, dass sie sich rechtzeitig abmelden. Automatisierte Statusaktualisierungen ermöglichen einen transparenteren und effizienteren Kommunikationsprozess für alle am Genehmigungsprozess Beteiligten. Diese Aktualisierungen ermöglichen eine einfache Nachverfolgung des Fortschritts und stellen sicher, dass jeder über den aktuellen Status der Dokumente informiert ist.

Das System gleicht die Rechnungen auch automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen ab. Im Falle einer Nichtübereinstimmung oder Diskrepanz wird eine Warnung ausgelöst, sodass Sie Fehler frühzeitig erkennen und Zahlungsverzögerungen oder Streitigkeiten vermeiden können. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und verringert das Risiko von Fehlern, betrügerischen Aktivitäten und potenziellen finanziellen Verlusten erheblich.

3. Zahlungen elektronisch abwickeln

Die Abwicklung von Zahlungen erfordert in der Regel eine Menge Papiere und Papierkram. Schecks, Zahlungsanweisungen, Bankschecks – was auch immer. Diese herkömmlichen Methoden erfordern Ressourcen, verlängern die Bearbeitungszeit und verzögern Zahlungen von Lieferanten.

Ihre Kreditorenbuchhalter müssen jede Zahlung manuell erfassen und sicherstellen, dass der richtige Betrag an den richtigen Lieferanten gesendet wird. Sie müssten den Überblick über diese Zahlungen behalten, sie mit Kontoauszügen abgleichen und auftretende Unstimmigkeiten beheben. Schließlich müssten sie diese Zahlungen sorgfältig mit den Originalrechnungen und dem Hauptbuch abgleichen. Dieser Vorgang ist sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig.

Aber mit einem papierlosen Kreditorenbuchhaltungssystem sorgen ein nahtloser Datenfluss und automatisierte Arbeitsabläufe dafür, dass diese Herausforderungen effektiv gemindert werden. Es kann in Ihre bestehende Bank oder Ihren Zahlungsabwickler integriert werden, um reibungslose und sichere Zahlungen zu ermöglichen. Sie können die für Sie geeignete Zahlungsmethode auswählen – ACH, Kreditkarte, Überweisung oder sogar virtuelle Karten.

Nanonets lässt sich beispielsweise in Stripe und QuickBooks integrieren, was optimierte Zahlungen ermöglicht und gleichzeitig Ihre Finanzunterlagen auf dem neuesten Stand hält. Sie können Zahlungen entsprechend Ihrem Cashflow und den Lieferantenbedingungen planen.

Papierlose Systeme können außerdem jede Zahlung und die entsprechenden Rechnungs- und Lieferantendetails automatisch erfassen. Dies bedeutet, dass keine manuelle Erfassung und kein Abgleich mit Kontoauszügen mehr erforderlich sind. Eventuelle Unstimmigkeiten werden vom System in Echtzeit gemeldet, sodass Ihr Team sie schnell und effizient beheben kann. Das System stellt außerdem sicher, dass alle Zahlungen korrekt mit den Originalrechnungen und dem Hauptbuch abgeglichen werden.

4. Automatisieren Sie Reporting und Audit-Trails

Bei papierbasierten Systemen erfordern diese Aufgaben oft mehr Zeit und Aufwand. Sie müssten Stapel von Rechnungen, Quittungen und anderen Dokumenten durchsuchen und Daten manuell eingeben und mit Querverweisen versehen, um Berichte zu erstellen. Auch die Aufrechterhaltung eines klaren Prüfpfads ist eine Herausforderung, da man bei Papierdokumenten leicht den Überblick verliert.

Bei einem papierlosen System werden Ihre Daten automatisch in einem zentralen Repository gespeichert und verwaltet. Dies macht den Datenabruf und die Berichterstellung zum Kinderspiel. Ob Monatsabschluss, Wirtschaftsprüfung oder Finanzprognose – Sie können sofort auf die Daten zugreifen, die Sie benötigen.

Automatisierte Echtzeitberichte reduzieren den Zeitaufwand für die manuelle Datenkonsolidierung. Darüber hinaus bietet es wertvolle Einblicke in Ihre Finanzvorgänge und hilft Ihnen, Trends zu erkennen, Anomalien zu erkennen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Beim Audit Trail protokolliert das System alle Aktivitäten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, einschließlich aller vorgenommenen Genehmigungen und Änderungen. Dieses Maß an Transparenz gewährleistet die Rechenschaftspflicht, vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften und erleichtert die Untersuchung potenzieller Probleme oder Streitigkeiten. Darüber hinaus stellen Integrationen mit Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware sicher, dass alle Finanzdaten synchronisiert und aktuell sind, wodurch das Risiko von Ungenauigkeiten und Duplikaten verringert wird.

5. Halten Sie Anbieter auf dem Laufenden und sorgen Sie für Transparenz

In traditionellen Setups kann das Lieferantenbeziehungsmanagement eine ziemliche Herausforderung darstellen. Verspätete Zahlungen, verlorene Rechnungen und Missverständnisse können Ihre Beziehung zu Lieferanten belasten. Darüber hinaus kann es entmutigend sein, den Überblick über die Bedingungen und Präferenzen jedes Lieferanten zu behalten.

Ein papierloses Kreditorenbuchhaltungssystem vereinfacht diesen Prozess jedoch. Durch die schnellere Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen erfolgen Zahlungen pünktlich, was die Lieferantenzufriedenheit steigert. Das System speichert außerdem alle Ihre Lieferanteninformationen zentral und erleichtert so den Zugriff und die Verwaltung.

Automatisierte Lieferantenportale ermöglichen es Lieferanten, ihre Rechnungen einzureichen, den Zahlungsstatus zu verfolgen und in Echtzeit zu kommunizieren, wodurch der Bedarf an hin- und hergehenden E-Mails oder Telefonanrufen reduziert wird. Bei Verzögerungen oder Unstimmigkeiten werden automatische Benachrichtigungen, Warnungen und Erinnerungen an beide Parteien gesendet, wodurch Transparenz gewährleistet und Missverständnisse reduziert werden.

Darüber hinaus kann das System unterschiedliche Zahlungsbedingungen, Rabatte oder andere Präferenzen für jeden Lieferanten berücksichtigen und diese Variablen nahtlos verwalten. Dies gewährleistet die Einhaltung der Anforderungen Ihres Lieferanten und ermöglicht Ihnen die Nutzung von Frühzahlungsrabatten oder anderen Anreizen, wodurch Ihr Cashflow optimiert und Ihre Lieferantenbeziehungen gestärkt werden.

Letztlich geht es bei der Umstellung auf ein papierloses Kreditorenbuchhaltungssystem nicht nur um Kosten- und Zeiteinsparungen. Es geht darum, Ihren AP-Prozess in eine strategische Geschäftsfunktion umzuwandeln, die Effizienz, Transparenz und Kontrolle fördert.

Wie implementiert man ein papierloses Kreditorenbuchhaltungssystem?

Okay, Sie sind also von den Vorteilen einer papierlosen Kreditorenbuchhaltung überzeugt. Sie können sehen, wie es Ihre Finanzabläufe transformieren, Prozesse rationalisieren und die Kontrolle verbessern kann. Doch wie gehen Sie bei der Umsetzung vor?

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung, die Ihnen einen klaren Weg für Ihren Übergang zeigt:

Schritt 1: Bewerten Sie Ihren aktuellen Prozess

Identifizieren Sie die Bereiche, die verbessert werden müssen, und die Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen. Gibt es Zahlungsverzug? Fällt Ihnen die Versöhnung schwer? Gibt es häufige Fehler und wo treten diese am häufigsten auf?

Sprechen Sie mit Ihrem Team und sammeln Sie dessen Input. Was sind ihre Hauptschmerzpunkte? Womit verbringen sie die meiste Zeit? Welche Teile des Prozesses empfinden sie als die größte Herausforderung oder Frustration? Dieses Feedback kann Ihnen helfen zu verstehen, was Sie von einem papierlosen Kreditorenbuchhaltungssystem erwarten.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Sobald Sie Ihre aktuelle Situation und Herausforderungen verstanden haben, ermitteln Sie, was Sie mit Ihrem neuen System erreichen möchten. Möchten Sie die Rechnungsbearbeitung beschleunigen? Genauigkeit verbessern? Transparenz erhöhen? Kosten reduzieren?

Setzen Sie klare, messbare Ziele. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Rechnungsbearbeitungszeit um 50 % verkürzen oder eine 100 %ige Genauigkeit beim Zahlungsabgleich erreichen. Identifizieren Sie dann Ihre funktionalen Anforderungen. Benötigen Sie einen Genehmigungsworkflow? Wie wäre es mit einer Integration in Ihre bestehende ERP- oder Buchhaltungssoftware? Möchten Sie Berichte und Analysen in Echtzeit? Ein Lieferantenportal?

Berücksichtigen Sie auch zukünftige Bedürfnisse. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie möglicherweise mehr Anbieter einbinden, größere Rechnungsmengen bearbeiten oder zusätzliche Vorschriften einhalten. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System skalierbar ist und sich an diese Änderungen anpassen kann.

Schritt 3: Recherchieren und bewerten Sie mögliche Lösungen

Beginnen Sie mit der Recherche nach verfügbaren papierlosen Kreditorenbuchhaltungssystemen. Sehen Sie sich Produktbeschreibungen, Blogbeiträge, Kundenrezensionen, Fallstudien und Demovideos an. Nehmen Sie nach Möglichkeit an Webinaren oder Produktvorführungen teil.

Auf dem Markt sind zahlreiche papierlose Kreditorenbuchhaltungssysteme verfügbar. Bei einigen handelt es sich um eigenständige Systeme, während andere in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden können. Berücksichtigen Sie verschiedene Faktoren wie die Funktionen des Systems, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit, Kundensupport und Kosten.

Suchen Sie nach Funktionen, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wählen Sie beispielsweise ein System mit automatisierten Erinnerungen und Genehmigungsabläufen, wenn Sie mit verspäteten Zahlungen zu kämpfen haben. Wenn Fehler bei der Dateneingabe ein Problem darstellen, entscheiden Sie sich für ein System mit fortschrittlicher OCR-Technologie für eine genaue, automatisierte Datenextraktion.

Schritt 4: Planen und führen Sie den Implementierungsprozess durch

Die tatsächliche Implementierung des von Ihnen gewählten Kreditorenbuchhaltungssystems ist ein entscheidender Schritt. Dazu gehört die Installation oder Einrichtung der Software, die Migration Ihrer vorhandenen Daten, die Einrichtung von Arbeitsabläufen und die Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Hier ist eine Checkliste mit Dingen, die Sie während des Implementierungsprozesses beachten sollten:

• Datenmigration: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre vorhandenen Daten korrekt und sicher in das neue System übertragen werden. Dazu gehören Lieferanteninformationen, Rechnungsdaten, Zahlungshistorie und andere relevante Daten.
• Workflow-Setup: Konfigurieren Sie das System so, dass es Ihre gewünschten Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse widerspiegelt. Stellen Sie sicher, dass das System auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt ist.
• Integration: Wenn Ihr neues System mit anderer Software (wie Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem) integriert werden muss, stellen Sie sicher, dass diese Integrationen korrekt eingerichtet und gründlich getestet werden.
• Ausbildung: Bieten Sie Ihrem Team eine umfassende Schulung, um sicherzustellen, dass es versteht, wie das neue System effektiv genutzt werden kann. Dies kann Einzelsitzungen, Gruppenworkshops oder sogar Online-Tutorials zum Selbststudium umfassen.
• Testing: Testen Sie das System vor der Inbetriebnahme gründlich, um mögliche Probleme zu identifizieren und zu beheben. Dazu gehört die Überprüfung der Genauigkeit der Datenmigration, das Testen von Arbeitsabläufen, die Überprüfung von Integrationen und die Sicherstellung, dass das System benutzerfreundlich und funktionsfähig ist.
• Kundendienst: Stellen Sie sicher, dass Sie über ein zuverlässiges Supportsystem verfügen. Dies kann vom Kundensupportteam des Anbieters oder einem internen IT-Team erfolgen. Am besten wäre es, jemanden zu haben, der alle Probleme während der Implementierungs- oder Post-Implementierungsphase schnell lösen kann.

Schritt 5: Überwachen und optimieren Sie die Leistung

Sobald Ihr papierloses Kreditorenbuchhaltungssystem in Betrieb ist, ist es wichtig, seine Leistung kontinuierlich zu überwachen und Bereiche für Verbesserungen oder Optimierungen zu identifizieren.

Hier ist eine Liste von KPIs, die Sie möglicherweise verfolgen möchten:

Bearbeitungszeit der Rechnung: Dabei wird die Zeit gemessen, die vom Eingang einer Rechnung bis zur Zahlung vergeht. Eine kürzere Bearbeitungszeit kann auf einen effizienteren Prozess hinweisen.

Kosten pro Rechnung: Dadurch werden die Gesamtkosten für die Bearbeitung einer Rechnung berechnet. Niedrigere Kosten weisen auf ein effizienteres und kostengünstigeres System hin.

Rechnungsgenauigkeitsrate: Dieser KPI misst den Prozentsatz der fehlerfrei verarbeiteten Rechnungen. Höhere Genauigkeitsraten bedeuten eine Reduzierung kostspieliger Fehler.

Rechnungsausnahmerate: Dadurch wird der Prozentsatz der Rechnungen erfasst, die aufgrund von Unstimmigkeiten oder Fehlern einen manuellen Eingriff erfordern. Eine niedrigere Ausnahmerate kann auf einen effizienteren und automatisierteren Prozess hinweisen.

Genehmigungszykluszeit: Dies misst die Zeit vom Eingang einer Rechnung bis zur Genehmigung. Die Reduzierung dieser Zeit kann Ihren gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess beschleunigen.

Führen Sie außerdem regelmäßige Überprüfungen des Systems und seiner Auswirkungen auf Ihr Unternehmen durch. Finden Sie heraus, ob Ihr Team seine Ziele erreicht? Gibt es Probleme oder Hindernisse? Ist für Ihr Team zusätzliche Schulung erforderlich? Hat das System dazu beigetragen, ihre Beziehungen zu Lieferanten durch pünktliche Zahlungen und bessere Kommunikation zu verbessern?

Best Practices für papierlose Kreditorenbuchhaltungssysteme

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten erfordert Disziplin und Konsequenz, um wirklich effektiv zu sein. Möglicherweise verfügen Sie bereits über etablierte Standardverfahren für den Umgang mit papierbasierten Verbindlichkeiten – die Weiterleitung von Rechnungen über einem bestimmten Schwellenwert zur Genehmigung durch das Management, die Aufbewahrung aller Rechnungen in einem bestimmten Aktenschrank usw.

Ebenso sollten Sie beim Übergang zu einem papierlosen System bestimmte Best Practices etablieren, um Ihr neues digitales System optimal zu nutzen.

1. Automatisieren Sie den Datenimport

Es wäre mühsam, wenn Ihr Team alle Rechnungen manuell in Ihr papierloses System hochladen würde. Das ständige Aktualisieren Ihres E-Mail-Posteingangs und das Durchsuchen von Anhängen ist kaum effizient.

Stattdessen sparen Sie durch eine automatische Datenimportfunktion Zeit und verringern das Fehlerrisiko. Es gewährleistet außerdem einen reibungslosen Rechnungsfluss in das System ohne Engpässe oder Verzögerungen.

Nanonets bietet eine ganze Reihe automatischer Importoptionen, darunter E-Mail, API-Integration, OneDrive, Google Drive, Dropbox und Zapier. Unabhängig davon, woher Ihre Rechnungen stammen, können Sie diese ganz einfach automatisch in das System importieren.

2. Setzen Sie intelligente Datenerfassung und -extraktion ein

Wenn Ihr Unternehmen wächst, erhalten Sie möglicherweise Rechnungen in verschiedenen Formaten, Stilen, Währungen und Sprachen. Sie können sich bei der Bewältigung der Komplexität nicht auf einfache OCR und manuelle Dateneingabe verlassen.

Die Kreditorenbuchhaltung benötigt ein intelligentes Datenerfassungs- und -extraktionssystem, um die Komplexität zu verstehen und sich entsprechend anzupassen. Auf diese Weise können Sie verschiedene Rechnungen schnell und korrekt bearbeiten.

Nanonets kombiniert KI und erstklassige OCR, um notwendige Informationen präzise aus Rechnungen zu extrahieren, unabhängig von Format oder Sprache. Strukturierte, halbstrukturierte oder unstrukturierte Daten – Nanonets können alles bewältigen. Dies stellt sicher, dass Sie mit unterschiedlichen Lieferanten ohne Datenlücken oder Ungenauigkeiten zusammenarbeiten können.

3. Implementieren Sie automatisierte Genehmigungsworkflows

Bestellungen, Rechnungen und andere Finanzdokumente erfordern vor der Verarbeitung häufig mehrere Genehmigungen. Manuelle Genehmigungsabläufe können langsam, undurchsichtig und betrugsanfällig sein und dazu führen, dass Zahlungsfristen nicht eingehalten werden.

Die Automatisierung Ihrer Genehmigungsabläufe kann diesen Prozess beschleunigen und gleichzeitig die Transparenz erhöhen. Sie können benutzerdefinierte Genehmigungssequenzen basierend auf Rechnungsbetrag, Abteilung, Projekt oder anderen Kriterien einrichten.

Mit Nanonets können Sie Ihren Genehmigungsworkflow an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Sie können Regeln für die automatische Weiterleitung und Genehmigungshierarchien einrichten, um sicherzustellen, dass die richtigen Rechnungen die richtigen Genehmiger zur richtigen Zeit erreichen. Mit Live-Statusaktualisierungen, automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen können Sie den Fortschritt jeder Rechnung klar verfolgen, Transparenz wahren und Verzögerungen oder verpasste Zahlungen verhindern.

4. Richten Sie Integrationen ein, um Datensilos zu beseitigen

Stellen Sie sich vor, Sie verbringen Stunden damit, Daten manuell von Ihrem Kreditorenbuchhaltungssystem in Ihr Zahlungssystem, Buchhaltungssystem oder ERP zu übertragen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Was passiert, wenn zu einem Rechnungsbetrag eine zusätzliche Null hinzugefügt wird oder ein Dezimalpunkt fehlt?

Die Integration verschiedener Systeme ist von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Datentransfer zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden. Dies trägt nicht nur zur Zeitersparnis bei, sondern erhöht durch den automatisierten 3-Wege-Abgleich und -Abgleich auch die Datengenauigkeit und -zuverlässigkeit.

Nanonets ist so konzipiert, dass es gut mit anderen Systemen zusammenspielt. Es unterstützt die Integration mit gängigen Buchhaltungs-, ERP- und Zahlungssystemen, einschließlich QuickBooks, SAP, Oracle usw. Die Daten von Nanonets können problemlos in Echtzeit mit diesen Systemen synchronisiert werden, wodurch Datensilos beseitigt und eine reibungslose, fehlerfreie Datenübertragung gewährleistet werden. Auf diese Weise können Sie sich mehr auf die Strategie konzentrieren und weniger auf die manuelle Dateneingabe.

5. Überprüfen und optimieren Sie Ihr System regelmäßig

Um sicherzustellen, dass Ihr papierloses System optimal funktioniert, ist es notwendig, die Leistung des Systems regelmäßig zu prüfen und zu überprüfen. Es wäre hilfreich, wenn Sie wichtige Kennzahlen wie Genauigkeit, Bearbeitungszeit und Fehlerraten verfolgen und auch auf das Feedback der Benutzer achten.

Regelmäßige Audits helfen Ihnen nicht nur, Probleme und Engpässe zu erkennen, sondern auch Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken. Durch die Optimierung Ihres Systems auf der Grundlage dieser Erkenntnisse stellen Sie sicher, dass es Ihren Anforderungen weiterhin gerecht wird, während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt und wächst.

Nanonets bietet robuste Echtzeit-Analyse- und Berichtsfunktionen zur Überwachung Ihrer AP-Prozesse. Mit umsetzbaren Erkenntnissen können Sie die Leistung Ihres Systems kontinuierlich verbessern, Fehler reduzieren, die Geschwindigkeit verbessern und die Gesamteffizienz steigern.

5. Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance

Die Wahrung der Sicherheit Ihrer Finanzdaten ist eine nicht verhandelbare Anforderung. Ebenso ist die Einhaltung verschiedener Gesetze und Vorschriften von entscheidender Bedeutung, um Strafen und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Ihr papierloses AP-System sollte über robuste Datensicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Datenspeicherung und Benutzerauthentifizierung verfügen. Es sollte auch flexibel genug sein, um Änderungen der regulatorischen Anforderungen Rechnung zu tragen.

Nanonets bietet erstklassige Sicherheit, um Ihre sensiblen Daten zu schützen. Es entspricht den globalen Datenschutzstandards, einschließlich DSGVO und CCPA. Es nutzt fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und sicheren Cloud-Speicher. Die Audit-Trails von Nanonets führen außerdem eine klare Aufzeichnung aller Aktionen und helfen Ihnen so, die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Abschließende Gedanken

Der Übergang zu einem papierlosen Kreditorenbuchhaltungsprozess ist keine leichte Aufgabe. Es erfordert sorgfältige Planung, Strategieentwicklung und Umsetzung. Allerdings überwiegen die Vorteile mit den richtigen Tools und einer effektiven Strategie die Herausforderungen. Von erhöhter Effizienz und Transparenz bis hin zu Kosteneinsparungen und verbesserter Sicherheit sind die Vorteile eines papierlosen Kreditorenbuchhaltungssystems unbestreitbar.

Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von Nanonets können Unternehmen ihre AP-Prozesse optimieren, ihre betrieblichen Ziele erreichen und sich auf zukünftiges Wachstum vorbereiten. Es reduziert manuelle Arbeit und damit verbundene Fehler, beschleunigt den Rechnungsgenehmigungsprozess, verbessert die Datengenauigkeit und erleichtert nahtlose Systemintegrationen. Mit seinem starken Fokus auf Sicherheit und Compliance bietet Nanonets eine zuverlässige Lösung für Unternehmen für den sicheren Übergang zu einer papierlosen Umgebung.

Der Weg zum papierlosen AP mag komplex sein, aber mit Nanonets lohnt es sich, ihn zu beschreiten. Die vor uns liegenden Chancen – verbesserte Effizienz, Kostensenkung, Transparenz und Datensicherheit – machen diesen Weg für Unternehmen, die in einer digital geprägten Welt wettbewerbsfähig bleiben wollen, unerlässlich.

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