Bestellvorlage

Einkäufe sind ein unvermeidlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Wenn das Geschäft wächst, wächst auch die Anzahl der Käufe. Wenn Sie Ihren Prozess nicht standardisieren, kann es sehr schnell chaotisch werden.

Bestellungen tragen dazu bei, den Einkaufsprozess sowohl für die Käufer als auch für die Lieferanten transparent zu halten. Und wenn Sie sie noch nicht verwenden, können Sie Ihre Reise mit unserer kostenlosen Bestellvorlage beginnen.

Die Bestellvorlage von Nanonets ist eine einfache Lösung, um professionelle Bestellungen für Ihr Unternehmen zu erstellen. Sie benötigen keine zusätzliche Software, um sie zu erstellen. Sie können Google Sheets und Excel verwenden, um sie einfach zu erstellen.

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Wie verwende ich diese Bestellvorlage?

Diese Bestellvorlage ist in Google Sheets vorhanden. Aber Sie können es herunterladen und in Excel verwenden. Sehen wir uns an, wie die Bestellvorlage verwendet wird.

1. Öffnen Sie die Bestellvorlage in Google Sheets.
2. Klicken Sie auf Datei und wählen Sie „Kopie erstellen“, um die Bestellvorlage zu Ihrem Laufwerk hinzuzufügen.
3. Bearbeiten Sie das Dokument gemäß Ihren Anforderungen.

Um es als Excel-Vorlage für Bestellungen zu verwenden, wählen Sie nach dem Erstellen einer Kopie des Dokuments in Ihrem Laufwerk den Download als „Microsoft Excel (.xlsx)“.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Bestellung als PDF-Datei von Google Sheets herunterzuladen

1. Wählen Sie die Registerkarte Bestellung aus
2. Blenden Sie die Spalten rechts mit dem irrelevanten Text aus.
3. Wählen Sie Datei > Herunterladen als > PDF aus
4. Treffen Sie diese Auswahl. Seitenausrichtung – Hochformat und Skalierung – An Seite anpassen

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Was sind die Bestandteile einer Bestellung?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Bestellung alle relevanten Informationen enthält, um Unklarheiten aus Diskussionen insgesamt zu beseitigen. Hier sind einige der Dinge, die Sie in Ihre Bestellung aufnehmen müssen. Suchen Sie nach Bestellvorlagen, die Folgendes enthalten:

Impressum

Fügen Sie alle Informationen über Ihr Unternehmen in die Kopfzeile ein, z

• Firmenlogo
• Firmenanschrift
• Bestellnummer
• Bestelldatum
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer der verantwortlichen Person

Anbieter-/Lieferanteninformationen

Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Lieferanteninformationen in Ihre Bestellung aufnehmen.

• Kontaktdaten des Anbieters
• Herstellername
• Adresse des Anbieters

Versandinformationen

Manchmal senden Unternehmen Bestellungen von der Zentrale, möchten aber, dass die Produkte woanders hin geliefert werden. In diesem Fall sind Versandinformationen hilfreich. Es gibt eindeutig den Ort an, an dem die Produktlieferung erwartet wird.

• Ansprechpartner Versand
• Lieferadresse
• Telefonnummer

Informationen zu Produkten und Dienstleistungen

Um Unklarheiten auszuräumen, sollten sich beide Parteien diesen Abschnitt ansehen, der die Einzelheiten zu Produkten und Dienstleistungen enthält.

• Artikelnummer
• Artikeldetails (Beschreibung der angeforderten Produkte oder Dienstleistungen)
• Menge oder SKU
• Der Stückpreis von Produkten und Dienstleistungen
• Lieferdatum

Details zu Preisen und Steuern

Nach all den genannten Details sollten Sie die Bestellung wie folgt zusammenfassen:

• Gesamtpreis der bestellten Waren und Dienstleistungen
• Versandkosten, Steuern und Rabatte auf den Gesamtbetrag
• AGB / Bedingungen und Konditionen
• Besondere Anforderungen

Beispielvorlage für eine Bestellung

Hier ist eine Musterbestellungsvorlage mit allen oben besprochenen Abschnitten zu Ihrer Information. Sie können die Abschnitte gemäß Ihren Anforderungen ändern, es ist jedoch ratsam, so viele Informationen wie möglich aufzunehmen, um eine reibungslose Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und dem Lieferanten zu gewährleisten.

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Bestellprozess

Wie läuft der gesamte Bestellvorgang ab? Werfen wir einen Blick auf den gesamten PO-Prozess und die damit verbundenen Schritte.

Erstellung und Genehmigung von Bestellanforderungen

Der Mitarbeiter erstellt eine Bestellanforderung, um die Kaufanfrage zu initiieren, und lässt sie von den Managern und der Einkaufsabteilung genehmigen. Die Bestellanforderung nennt den Kaufgrund und die genauen Anforderungen im Detail.

Nach der Genehmigung geht es weiter zur nächsten Stufe.

Bestellungserstellung

Nachdem die Bestellanforderung genehmigt wurde, wird eine Bestellung erstellt. Sie können einen Online-Bestellgenerator verwenden, um Bestellungen einfach zu erstellen, anstatt sie manuell zu erstellen.

Genehmigungsprozess für Bestellungen

In diesem Schritt geht die Bestellung zur Genehmigung an verschiedene Abteilungen und Manager, um sicherzustellen, dass Details und Budgets mit den von der Organisation festgelegten Zielen übereinstimmen. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich mit Nanonets automatisieren.

Lieferantenzulassung

Nach der Genehmigung wird die Bestellung zur Genehmigung an den Lieferanten gesendet. Sobald der Anbieter zustimmt, wird ein verbindlicher Vertrag zwischen dem Anbieter und Ihrem Unternehmen unterzeichnet, um die Lieferung und Zahlung von Produkten und Dienstleistungen abzuschließen.

Lieferung & Rechnung

Der Lieferant liefert die Ware bedarfsgerecht und teilt Lieferscheine mit. Nach vollständiger Lieferung teilt der Verkäufer die Rechnung.

Bestellabgleich

Ihr Unternehmen führt einen 3-Wege-Abgleich durch, um die Bestellung, den Lieferschein und die Rechnungen abzugleichen, um sicherzustellen, dass alle Beträge übereinstimmen.

Bezahlung

Nach der Überprüfung wird die Zahlung an das Verkäuferkonto gesendet.

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Bauen Sie mit geeigneten Bestellprozessen stärkere Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf

Bestellungen bringen sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer Transparenz in den Einkaufsprozess. Durch die Verwendung von Bestellvorlagen und Bestellautomatisierung können Sie Ihre Lieferantenbeziehungen stärken, indem Sie manuelle Aspekte des Bestellprozesses automatisieren, Ihren Lieferanten Echtzeit-Updates bereitstellen und Fehler in Ihren Prozessen reduzieren.

Probieren Sie unsere kostenlose Vorlage für Bestellungen aus, um professionelle Bestellungen zu erstellen und Missverständnisse bei Ihren Einkäufen vollständig zu vermeiden.

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