QuickBooks ist ein Buchhaltungssoftwarepaket, das kleinen und mittleren Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Finanzen helfen soll. Die Software ist benutzerfreundlich und intuitiv und erleichtert es Geschäftsinhabern, ihre Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen, ohne dass sie ein Buchhaltungsexperte sein müssen. Darüber hinaus kann QuickBooks in andere Softwarepakete integriert werden, was Unternehmen dies ermöglicht automatisieren viele ihrer Finanzprozesse.
Hier sind einige Anwendungsfälle für die Buchhaltungssoftware QuickBooks:
- Fakturierung
- Payroll
- Ausgabenverfolgung
- Finanzberichterstattung
- Budgetierung
- Bestandsverwaltung
Scannen von Quickbooks-Belegen
Einer der am weitesten verbreiteten Anwendungsfälle der Buchhaltungssoftware Quickbooks ist die Beleg- und Spesenverwaltung. Der umständlichste Aspekt der Spesenverwaltung mit Quickbooks ist das Scannen von Belegen und das Konvertieren der unstrukturierten Daten in Belegen (in Form von Bilddateien, PDFs, Dokumenten) in strukturierte Daten in Quickbooks. Dies kann erfolgen durch –
- Manuelle Dateneingabe – Die manuelle Dateneingabe von Belegen in Quickbooks ist ein langwieriger, zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der die Effizienz und Genauigkeit der Finanzberichterstattung eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen kann. Unternehmen, die sich auf die manuelle Dateneingabe verlassen, um ihre Ausgaben und Einnahmen im Auge zu behalten, stehen vor mehreren Herausforderungen, darunter das Risiko menschlicher Fehler, potenzielle Verzögerungen bei der Verarbeitung von Transaktionen und die Unfähigkeit, ihre Finanzen genau zu verfolgen.
- Automatisiertes Scannen von Quittungen in Quickbookshingegen ist eine moderne Lösung, die Unternehmen viele Vorteile bietet. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit der Technologie können Unternehmen ihre Finanzberichterstattungsprozesse rationalisieren, das Fehlerrisiko verringern und wertvolle Zeit sparen, die besser für Kerngeschäftsaktivitäten verwendet werden kann.
Das automatische Scannen von Belegen in Quickbooks erfolgt mithilfe der OCR-Technologie, die flache Felder, Einzelposten und Tabellen aus gescannten Belegen extrahiert. Felder wie Verkäufername, Verkäuferadresse, Telefon, E-Mail, Betrag, Belegdatum, Steuerrechnung, Steuerbetrag und Tabellen mit Preis, Menge, Betrag und Kosten als Kopfzeilen werden automatisch mithilfe von Deep Learning extrahiert.
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Heutzutage bietet KI-basierte OCR-Software für Quickbooks wie Nanonets eine automatisierte Ausgabenkategorisierung und GL-Kodierung mithilfe von NLP und Deep Learning.
Warum ist es wichtig?
Das automatische Scannen von Belegen in QuickBooks mithilfe der Technologie der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) und der optischen Zeichenerkennung (OCR) kann Unternehmen von großem Nutzen sein, indem es ihre Buchhaltungsprozesse rationalisiert, Fehler reduziert und die Effizienz steigert.
Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine florierende lokale Bäckerei, „Sweet Success“, im Herzen einer geschäftigen Stadt. Der Duft von frischem Brot und der Anblick von glänzendem Gebäck zeugen von Ihrer harten Arbeit und Ihrem Engagement. Aber hinter den Kulissen kann die Verwaltung der Finanzen genauso knifflig sein wie die Perfektionierung eines Sauerteigstarters. Hier kommt die Magie der Software zum automatischen Scannen von Belegen ins Spiel.
- Zeitersparnis: Bei der herkömmlichen Methode ist die manuelle Eingabe von Daten aus Belegen in QuickBooks zeitaufwändig und mühsam. Für „Sweet Success“ bedeutete dies, dass Stunden in die Entwicklung von Rezepten oder den Kundenservice hätten investiert werden können. Durch die Automatisierung dieses Prozesses kann die Bäckerei nun wertvolle Zeit für Wachstum und Innovation nutzen.
- Genauigkeit: Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Eine falsch platzierte Dezimalstelle oder eine falsche Kategorie kann zu ungenauen Finanzberichten führen. Für ein kleines Unternehmen können solche Abweichungen den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen. Automatisierte Scansoftware minimiert diese Fehler und stellt sicher, dass „Sweet Success“ einwandfreie Finanzunterlagen führt.
- Kostenreduzierung: Auf den ersten Blick mag die Idee, in Automatisierungssoftware zu investieren, wie ein zusätzlicher Kostenfaktor erscheinen. Berücksichtigt man jedoch die langfristigen Einsparungen durch geringere Arbeitskosten und minimierte Fehler, amortisiert sich die Investition schnell. Für „Sweet Success“ bedeutete dies, Mittel für Marketingkampagnen und neue Ausrüstung bereitzustellen.
- Steuervorbereitung und Compliance: In der Steuersaison ist die Möglichkeit, schnell auf Belege zuzugreifen und diese zu organisieren, von unschätzbarem Wert. Automatisierte Software kategorisiert und speichert Belege so, dass sie leicht abgerufen werden können, was den Steuervorbereitungsprozess vereinfacht. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicher, ein entscheidender Aspekt für jedes Unternehmen, das Strafen vermeiden möchte.
- Erweiterte Steuerabzugsidentifikation: Die automatisierte GL-Kodierung hilft dabei, Ausgaben genau und konsistent nach steuerlich absetzbaren Kategorien zu kategorisieren. Für „Sweet Success“ bedeutet das, dass jeder Mehlkauf, jede Stromrechnung oder jedes Geräte-Upgrade automatisch dem richtigen steuerlich absetzbaren Konto zugeordnet wird. Durch diese sorgfältige Kategorisierung wird sichergestellt, dass kein förderfähiger Abzug übersehen wird, wodurch das Steuerrückerstattungspotenzial der Bäckerei maximiert wird.
- Optimierter Prüfpfad: Die Präzision der Datumsextraktion und GL-Kodierung sowie der anschließende automatisierte Datenexport nach QuickBooks sorgen für einen klaren, detaillierten Prüfpfad. Sollte „Sweet Success“ jemals einer Prüfung gegenüberstehen, verringert die Möglichkeit, schnell organisierte Finanzunterlagen mit genau kategorisierten Ausgaben vorzulegen, das Risiko von Strafen oder Bußgeldern erheblich.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von Software zum automatischen Scannen von Belegen in QuickBooks, erweitert durch automatisierte GL-Kodierung, nicht nur eine betriebliche Verbesserung ist; Es ist ein strategischer Vorteil. Für KMUs wie „Sweet Success“ ist es ein Weg, nicht nur zu überleben, sondern im heutigen wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich zu sein, indem sie Technologie für optimale finanzielle Gesundheit und Steuereffizienz nutzen.
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Nanonets als Quittungsscanner für Quickbooks
Nanonets bietet eine gebrauchsfertige Ein-Klick-Integration mit der Quickbooks-Buchhaltungssoftware und macht das automatische Scannen von Belegen in Quickbooks supereinfach.
Auf diese Weise kann Nanonets Daten aus eingehenden Belegen abrufen, diese verarbeiten und die Informationen anschließend in der externen Buchhaltungsplattform aktualisieren.
Durch die Integration können Unternehmen die Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten von Nanonets nutzen und gleichzeitig Quickbooks nutzen.
Werfen wir einen Blick darauf, wie der automatisierte Workflow zum Scannen von Belegen mit Nanonets für QuickBooks aussieht.
1. Kostenanfall: Die gleichen Ausgaben wie früher, aber hier passiert die Magie. Dank der Wunder mobiler Technologie und der nahtlosen Integration zum Importieren von Belegen aus Ihren Apps und Datenbanken werden Belege schneller erfasst als eine rasende Kugel.
2. Auto-Magic-Aufnahme: Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) greift ein und extrahiert strukturierte Daten aus Belegen schneller in digitale Daten, als man „Kosten“ sagen kann.
3. Automatisierte Spesenkategorisierung und FIBU-Kodierung: Sobald die Daten digitalisiert sind, kategorisiert Nanonets jede Ausgabe in vordefinierte Kategorien wie Reisen, Vorräte oder Mahlzeiten. Gleichzeitig weist das System jeder Transaktion automatisch die richtigen Hauptbuchcodes zu. Dies kann durch Training auf der Grundlage früherer Daten oder durch die Verwendung der sofort einsatzbereiten Nanonets GenAI erfolgen.
4. Echtzeitberichte: Berichte werden per Knopfdruck erstellt – es ist, als hätten Sie Ihren eigenen persönlichen Assistenten, ohne dass der Kaffee läuft.
5. Einfache Genehmigungen: Zuerst greifen systemgesteuerte Compliance-Prüfungen ein, die nur die Ausreißer kennzeichnen. Manager können sich auf echte Probleme konzentrieren, anstatt bei jedem Bericht „Whack-a-Mole“ zu spielen. Anschließend können Sie Human-in-the-Loop hinzufügen, um sicherzustellen, dass Rechnungen zur richtigen Zeit an die richtige Person zur Genehmigung gesendet werden. Darüber hinaus können Sie Ihre Genehmigungsrichtlinien und benutzerdefinierten Validierungsprüfungen durchsetzen.
6. Der Compliance-Tempomat: Kontinuierliche, automatisierte Audits machen das Leben einfacher. Anomalien fallen auf wie ein schmerzender Daumen, und die Durchsetzung von Richtlinien ist strenger als eine Trommel.
7. Die Speed of Light-Erstattungen: Rückerstattungen erfolgen mit Höchstgeschwindigkeit, was die Arbeitsmoral der Mitarbeiter in die Höhe treibt.
8. Die Sync-Symphonie: Durch die nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungssoftware und andere Apps werden Dateneingabe und -abgleich zu einer harmonischen Symphonie und nicht zu einer chaotischen Kakophonie.
9. Analytik in Gedankengeschwindigkeit: Echtzeit-Einblicke stehen Ihnen zur Verfügung und bieten einen Einblick in Ihr Ausgabeverhalten und Sparmöglichkeiten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Übergang von der Implementierung einer manuellen zur automatisierten Spesenverwaltung zwar wie ein riesiger Sprung erscheint, in Wirklichkeit jedoch eine Reihe kleiner, praktischer Schritte in Richtung Effizienz, Klarheit und letztlich höherer Rentabilität ist.
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Schritte zum Einrichten Ihres Quickbooks-Belegscanners
Um loszulegen, befolgen Sie die nachstehenden Schritte und legen Sie in 5 Minuten los.
Beachten Sie, dass Sie mit unserem auch Belege scannen und extrahierte Daten aus gescannten Belegen in Echtzeit an QuickBooks senden können Mobile App Integration. Wir empfehlen, mit einem KI-Experten von Nanonets zu sprechen, der Ihren Anwendungsfall besprechen und Ihre Integration für Sie einrichten kann.
- Wählen Sie als Dokumententyp „Quittungen“.
- Richten Sie automatisierte Importe ein oder testen Sie, indem Sie Dateien manuell / über unsere API hochladen.
- Integrieren Sie Quickbooks, indem Sie auf der linken Navigationsseite zum Abschnitt „Workflow“ gehen und im Exportabschnitt „Quickbooks“ auswählen.
- Melden Sie sich in dem auf der Nanonets-Plattform geöffneten Dialogfeld bei Quickbooks an.
- Nach der Authentifizierung fließen alle Daten innerhalb von Sekunden in Ihr Quickbooks-Konto.
Machen Sie mehr mit Nanonets
Wir bieten mehr als nur das Scannen von Quickbooks-Belegen. Sie können unsere vollautomatisierten End-to-End-Workflows nutzen, um –
- Richten Sie automatisierte Importe ein
Sie können unsere Integrationen mit verschiedenen Software-Suiten und Datenbanken verwenden, um automatisierte Importe von gescannten Belegen einzurichten. Alle diese Belege werden in Echtzeit verarbeitet.
Sie können die automatische Erfassung von Belegen aus Ihren E-Mails, Google Drives, Lieferantenportalen usw. einrichten. Sie können die mobile App auch verwenden, um Belege zu scannen, Daten daraus zu extrahieren und extrahierte Daten in Quickbooks einzugeben – und das alles in Echtzeit.
2. Richten Sie automatisierte Genehmigungs- und Validierungsregeln ein
Sie können Bedingungen für die automatische Genehmigung und Ablehnung von Belegen hinzufügen und sogar einen 2-Wege-, 3-Wege- oder 4-Wege-Abgleich mit anderen Belegen, Bestellungen, Rechnungen usw. einrichten. Sie können Teammitglieder hinzufügen und eine manuelle Genehmigung einrichten / auch Post-Rejection-Workflows.
All diese Verwaltung kann auf dem Nanonets-Portal durchgeführt werden.
Dies gibt Ihnen die Kontrolle über das Korrigieren, Bereinigen, Validieren und Verifizieren von Daten, bevor sie in die Quickbooks-Datenbank fließen.
3. Richten Sie automatisierte Exporte ein
Wir bieten vorgefertigte Integrationen mit Quickbooks und –
- Buchhaltungssoftware – Quickbooks, Netsuite und viele mehr
- ERP
- Datenbanken Ihrer Wahl (z. B. SQL)
- Webhooks
Benutzerdefinierte Integrationen sind mit unserer API zum Scannen von Belegen möglich, und unsere Integrationsteams können Sie innerhalb weniger Stunden vollständig integrieren.
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Nanonets-Fallstudie – Quickbooks-Belegscannen
Pro Partners Wealth automatisiert die Eingabe von Buchhaltungsdaten mit Nanonets
Pro Partners Wealth mit Sitz in Columbia, Missouri, ist auf Vermögensverwaltung und Buchhaltungsdienstleistungen für Tierarztbesitzer spezialisiert.
Herausforderung
- Pro Partners Wealth benötigte genaue und effiziente Dateneingabe für die Rechnungsstellung in Quickbooks.
- Die vorhandenen Automatisierungstools reichten nicht aus, was zu hohen Fehlerquoten führte.
Lösung
- Nanonets bot eine maßgeschneiderte Lösung mit präziser Datenextraktion und -integration QuickBooks.
- Ermöglicht eine optimierte Rechnungsstellung und automatisierte Datenvalidierung.
Die Ergebnisse
- Erzielte eine Genauigkeit von über 95 % bei der Datenextraktion.
- 40 % Zeitersparnis im Vergleich zu herkömmlichen OCR-Tools.
- Über 80 % Straight-Through-Processing-Rate, wodurch manuelle Eingriffe reduziert werden.
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Warum Nanonetze?
Es gibt mehrere Gründe, warum Nanonets der beste Service für das automatische Scannen von Quickbooks-Belegen ist. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile aufgeführt, die Nanonets von anderen Quittungsscandiensten unterscheiden:
- Hohe Genauigkeit: Nanonets verwendet fortschrittliche Algorithmen für maschinelles Lernen, um Daten aus Quittungen und Rechnungen genau zu extrahieren und sicherzustellen, dass Transaktionen in Quickbooks korrekt aufgezeichnet werden.
- Einfache Integration: Nanonets lässt sich nahtlos in Quickbooks integrieren, sodass Unternehmen ihre Quittungsscan- und -verarbeitungs-Workflows ohne technisches Fachwissen automatisieren können.
- Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows: Nanonets ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für Quittungen zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß überprüft und genehmigt werden, bevor sie in Quickbooks aufgezeichnet werden.
- Automatisierte bedingte Validierungsregeln: Nanonets ermöglicht es Unternehmen, automatisierte bedingte Validierungsregeln für Belege einzurichten, z. B. Prüfungen auf doppelte Einträge, fehlende Felder und andere häufige Fehler. Dadurch wird sichergestellt, dass nur genaue und vollständige Daten in Quickbooks erfasst werden.
- Sicher und zuverlässig: Nanonets nimmt Datensicherheit ernst und verwendet die neuesten Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um sensible Finanzdaten zu schützen. Die Plattform ist außerdem zuverlässig und bietet rund um die Uhr Support, um Unternehmen bei der schnellen Lösung von Problemen zu unterstützen.
- Kosteneffizient: Nanonets bietet wettbewerbsfähige Preise und flexible Pläne, die für Unternehmen jeder Größe erschwinglich sind.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Nanonets verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Unternehmen leicht macht, die Plattform ohne technische Vorkenntnisse oder Erfahrung einzurichten und zu nutzen.
Zusammenfassend bietet Nanonets eine Reihe von Funktionen und Vorteilen, die es zum besten Service für das automatische Scannen von Quickbooks-Belegen machen. Seine hohe Genauigkeit, einfache Integration, benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows, automatisierte bedingte Validierungsregeln, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Kosteneffizienz und benutzerfreundliche Oberfläche machen es zu einer ausgezeichneten Wahl für Unternehmen, die ihre Finanzberichterstattungsprozesse optimieren und Zeit und Geld sparen möchten.
Vereinbaren Sie noch heute einen Anruf mit einem unserer KI-Experten, um Ihren Anwendungsfall zu besprechen und eine personalisierte Demo von Nanonets zu erhalten. Unser Experte kann Sie in einem 15-minütigen Anruf basierend auf Ihrem Workflow integrieren.
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