Ihr geschäftlicher E-Mail-Posteingang ist viel mehr als nur ungelesene E-Mails und Anhänge – er ist eine Fundgrube an Daten. Daten, die manuell extrahiert und an eine bestimmte Unternehmenssoftware gesendet werden müssen.
Unternehmen erhalten täglich eine Menge E-Mails mit Rechnungen, Quittungen, Angeboten, Leads, Kontaktinformationen, Auftragsbestätigungen, Lieferaktualisierungen und mehr.
Dann folgt die tägliche Plackerei, E-Mails zu sichten, um wichtige herauszusuchen. Und manuelles Extrahieren spezifischer Daten, die hinzugefügt werden sollen Google Blätter, CRMs, ERPs, Buchhaltungssoftware oder andere Geschäftsanwendungen.
Stellen Sie sich vor, dies manuell für Hunderte oder Tausende von E-Mails zu tun – und die daraus resultierenden Engpässe! Dieser Prozess kann einfach nicht skaliert werden – insbesondere für große Unternehmen. Aus diesem Grund wenden sich viele Unternehmen E-Mail-Parsing-Lösungen zu.
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E-Mail-Parser können dazu beitragen, E-Mail-Daten-Workflows weitgehend zu automatisieren oder zu optimieren.
An E-Mail-Parser or E-Mail-Extraktor ist eine Software, die eingehende E-Mails und Anhänge klassifizieren, spezifische Daten daraus extrahieren und in andere Geschäftsanwendungen exportieren kann.
In diesem Artikel überprüfen wir einige der besten E-Mail-Parsing-Software und wie sie Ihre E-Mail-Dateneingabe-Workflows optimieren können.
Die beste E-Mail-Parsing-Software im Jahr 2022
- Nanonetze – Automatisieren Sie erweiterte E-Mail-Parsing-Workflows
- Zapier E-Mail-Parser – für die E-Mail-Datenintegration über Zapier
- Parsios – für vorlagenbasiertes E-Mail-Parsing
- Mailparser – für regelbasiertes E-Mail-Parsing
- E-Mail-Parser – für eigenständiges regelbasiertes E-Mail-Parsing unter Windows
- Parseur – für vorlagenbasiertes E-Mail-Parsing
- Sigparser – zum Extrahieren von Signaturen aus E-Mails
Geben Sie E-Mail-Daten immer noch manuell in Ihr CRM, ERP oder Ihre Tabellenkalkulation ein? Automatisieren Sie E-Mail-Parsing-Workflows mit Nanonets.
Warum E-Mails parsen?
Die Extraktion von E-Mail-Daten ist ein ziemlich schwieriges Problem, das es zu lösen gilt. E-Mail-Daten sind unstrukturiert – sie haben kein Schema. E-Mails liegen in mehreren Formaten vor und es gibt keine standardisierte Darstellung.
E-Mails zu klassifizieren, E-Mail-Daten zu erkennen und nur die relevanten Informationen zu extrahieren, erfordert eine Kombination aus Automatisierung, Regeln und kognitiver Datenerfassung. Das machen E-Mail-Parser.
Warum sollten Sie E-Mail-Parsing für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen? Hier sind einige der Vorteile der Einführung von E-Mail-Parsing:
- Das Parsen von E-Mails mit einer Software ist schneller und genauer als die manuelle Alternative.
- E-Mail-Parser können automatisiert werden, um wichtige Daten aus eingehenden E-Mails zu extrahieren – ohne manuellen Eingriff.
- Daten können aus E-Mail-Header, -Text, -Signatur und -Anhängen (PDF-, Bild- oder andere Dateien) extrahiert werden – und das alles, ohne die E-Mail jemals öffnen zu müssen!
- Eingehende E-Mail-Daten können klassifiziert und an entsprechende Geschäftsanwendungen (CRMs, ERPs etc.) gesendet werden – vergessen Sie manuelles Kopieren und Einfügen.
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Wussten Sie, dass Sie die Buchhaltung mit E-Mail-Parsing automatisieren können? Beispielsweise kann ein E-Mail-Parser alle relevanten Rechnungsdaten (Daten, Beträge, Lieferantendetails usw.) aus E-Mails/Anhängen herausziehen und Einträge in Quickbooks, Sage, Netsuite oder jeder anderen Buchhaltungssoftware aktualisieren.
Wie wählt man den idealen E-Mail-Parser aus?
In diesem Beitrag betrachten wir nur die sieben besten E-Mail-Parsing-Software auf dem Markt.
Da gibt es vielleicht noch mehr. Aber welches ist das Beste für Sie?
Hier sind einige Hinweise, die Sie bei der Auswahl der idealsten E-Mail-Parsing-Software für Ihr Unternehmen beachten sollten:
Anwendungsfall
Welchen E-Mail-Parser Sie benötigen, hängt hauptsächlich von der Art der Daten ab, die Sie aus Ihren eingehenden E-Mails analysieren möchten.
Müssen Sie nur Daten aus E-Mail-Texten oder Metadaten wie Header und Zeitstempel parsen? Müssen Sie auch Daten aus Anhängen, PDFs oder Bildern extrahieren?
Template vs. regelbasiertes vs. kognitives E-Mail-Parsing
Wenn Sie nach einem E-Mail-Parser suchen, müssen Sie meist nur einige bestimmte Daten oder Felder aus Ihren E-Mails extrahieren?
Erhalten Sie E-Mails im gleichen Format, mit Daten in allen E-Mails genau an der gleichen Position? Möchten Sie Regeln einrichten, um die Daten in jeder E-Mail zu definieren/anzugeben? Oder benötigen Sie einen E-Mail-Parser, der automatisch alle relevanten Daten heraussucht?
Datenintegrationen
E-Mail-Daten werden meistens geparst, damit sie zur weiteren nachgelagerten Verarbeitung an eine bestimmte Geschäftsanwendung gesendet werden können.
Kann Ihr E-Mail-Parser nahtlos in Google Sheets, CRM, ERP, Buchhaltungssoftware, Datenbanken oder sogar Slack integriert werden? Sie müssen prüfen, ob der E-Mail-Parser Ihre aktuellen Prozesse verbessern kann, ohne bestehende Workflows zu ändern.
Datentransformation
Können die aus Ihren E-Mails geparsten Daten verarbeitet, umgewandelt oder in andere Formate geändert werden? Geschäftsanwendungen erfassen möglicherweise nur Daten, die in bestimmten Dateiformaten oder -strukturen importiert werden.
Geben Sie E-Mail-Daten immer noch manuell in Ihr CRM, ERP oder Ihre Tabellenkalkulation ein? Automatisieren Sie E-Mail-Parsing-Workflows mit Nanonets.
Beste E-Mail-Parsing-Software im Jahr 2022
Schauen wir uns einige der besten E-Mail-Parsing-Softwares an:
Nanonetze
Nanonets ist ein KI-basierter automatisierter Parser, der Informationen aus E-Mails, Metadaten, Anhängen und mehr extrahieren kann.
Im Gegensatz zu anderen Parsern in dieser Liste ist er weder regel- noch vorlagenbasiert. Nach dem Training mit einigen Beispiel-E-Mails nutzt es KI- und maschinelle Lernfunktionen, um E-Mails mit unterschiedlichen Daten und Formaten zu parsen. Die KI wird immer besser, da sie auf mehr Vielfalt trifft!
Vorteile:
- erweiterte E-Mail-Parsing-Workflows
- hohe Parsing-Genauigkeit
- leicht skalierbar
- Nachbearbeitungs- und Datentransformationsfunktionen
- kann Daten aus jeder Art von angehängtem Dokument automatisch parsen
- kann Daten aus beliebigen Quellen analysieren: E-Mails, Websites, Dokumente usw.
Nachteile:
- kann plötzliche hohe Lautstärkespitzen nicht verarbeiten
- Die Benutzeroberfläche für die Tabellenerfassung kann besser sein
Zapier E-Mail-Parser
Der Zapier-E-Mail-Parser ist der perfekte Basis-Parser für den Einstieg – insbesondere, wenn Sie Zaps bereits in Ihrem Workflow verwenden.
Dies ist ein kostenloser vorlagenbasierter Mail-Parser, der automatisch Text aus eingehenden E-Mails erfasst. Sie können eine Vorlage erstellen, indem Sie eine Point-and-Click-Oberfläche verwenden, um E-Mail-Daten von Interesse hervorzuheben.
Vorteile:
- einfach zu konfigurieren und zu verwenden
- unbegrenzte Postfächer
- kann über Zapier in praktisch jede App integriert werden
Nachteile:
- kann nur einfache E-Mails analysieren
- kann keine E-Mails mit unbekannten oder unterschiedlichen Vorlagen verarbeiten
- Metadaten oder tabellarische Daten aus E-Mails können nicht analysiert werden
- Anhänge oder sich wiederholende Elemente können nicht analysiert werden
- Es fehlen erweiterte Parsing-Funktionen
Parsios
Parsio ist ein vorlagenbasierter E-Mail-Parser, bei dem Benutzer mithilfe einer einfachen Hervorhebungsfunktion Vorlagen oder Interessengebiete definieren müssen. Es lässt sich in eine Vielzahl von Anwendungen integrieren.
Vorteile:
- kann Daten aus Metadaten und angehängten Dateien analysieren (vorlagenbasiert)
- tabellarische Datenanalyse (vorlagenbasiert)
- unbegrenzte Postfächer
Nachteile:
- kann keine E-Mails, Anhänge oder Metadaten mit unbekannten oder variierenden Vorlagen verarbeiten
Mailparser
Mailparser ist ein beliebtes und leistungsstarkes regelbasiertes E-Mail-Parsing-Tool. Obwohl es vielseitiger ist als seine vorlagenbasierten Gegenstücke, kann das Einrichten von E-Mail-Parsing-Regeln kompliziert werden – insbesondere bei komplizierten E-Mail-Layouts.
Vorteile:
- kann mit komplizierten E-Mail-Layouts umgehen
- kann Daten aus Metadaten und angehängten Dateien parsen (regelbasiert)
- Tabellendaten-Parsing (regelbasiert)
Nachteile:
- Datenextraktion aus Anhängen mit gewissen Einschränkungen
- vom UI/UX
- kann für Erstbenutzer überwältigend werden
- für komplexe E-Mail-Strukturen schwer einzurichten
E-Mail-Parser
EmailParser ist eine regelbasierte E-Mail-Parsing-Software, die mit der Zeilen-Spalten-Texterfassung, regulären Ausdrücken und Skriptregeln arbeitet.
Es funktioniert sowohl als Windows-Anwendung als auch als Web-App und ermöglicht die Integration von E-Mail-Informationen mit lokalen Dateien oder internen Tools.
Vorteile:
- kann sich mit E-Mail-Servern verbinden (IMAP/POP3)
- unterstützt lokale Dateien
- kann eine Vielzahl von Dateianhängen analysieren
Nachteile:
- Web-App nicht so fortschrittlich wie die Windows-App
- kann für Erstbenutzer überwältigend werden
- für komplexe E-Mail-Strukturen schwer einzurichten
Parseur
Parseur ist ein großartiger vorlagenbasierter Mail-Parser, der recht intuitiv zu bedienen ist. Es bietet auch erweiterte Nachbearbeitungsfunktionen und eine Chrome-Erweiterung, die als Web Scraper dient.
Vorteile:
- einfach zu bedienen mit schöner Benutzeroberfläche
- kann eine Vielzahl von Anhangsdateiformaten schaben
- Vorlagenbibliothek zur Handhabung gängiger E-Mail-Typen
- unterstützt das Parsen aus einem breiten Array von Textverarbeitungsdateiformaten
Nachteile:
- teurer als andere Alternativen
SigParser
SigParser ist ein E-Mail-Parser, der sich ausschließlich auf die Erwähnung von Kontaktinformationen in E-Mails und E-Mail-Signaturen konzentriert.
Es kann sogar alle Ihre aktuellen E-Mails überprüfen und eine Liste mit Kontaktdaten konsolidieren – was dann möglich ist an Ihr CRM gesendet.
Vorteile:
- ist spezialisiert auf das Parsen von E-Mail-Signaturen
Nachteile:
- kein vollwertiger E-Mail-Parser
- kann Anhänge nicht parsen
wegnehmen
Obwohl auf dem Markt viele E-Mail-Parser erhältlich sind, hängt die Wahl eines Unternehmens von seinen spezifischen Anforderungen ab.
Der richtige E-Mail-Parser kann helfen, enorm Zeit beim Extrahieren wichtiger Informationen aus E-Mails zu sparen und kann schließlich zur vollständigen Automatisierung aller Aktivitäten eines Unternehmens beitragen.
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