Der vollständige Leitfaden zur Dokumentenarchivierung

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Wie funktioniert die elektronische Dokumentenarchivierung?

Die Dokumentenarchivierung ist keine einmalige Aktivität, aber sobald Sie einen geeigneten Geschäftsprozess eingerichtet haben, können Sie ihn automatisieren. Sehen wir uns an, wie Archivierungsarbeiten dokumentiert werden.

Schritt 1: Ersteinschätzung

Verstehen Sie Ihre aktuellen Dokumentenprozesse. Wie gehen Sie mit wesentlichen und nicht wesentlichen Dokumenten um? Haben Sie einen festen Ablauf? Werden alle Dokumente auf einmal bearbeitet oder ist der Prozess ad-hoc?

Schauen Sie rein

• Wie werden Dokumente generiert, erfasst, kategorisiert und benannt?
• Wie wird bei der Digitalisierung von Dokumenten vorgegangen?
• Was sind die Voraussetzungen, um ein Dokument zu löschen oder zu verwerfen?
• Wer behandelt Dokumentausnahmen?
• Welche Unterlagen werden für ein Audit benötigt?

Sie sollten auch die Anzahl der Dokumente kennen, die Sie bearbeiten werden, um sich ein Bild zu machen.

Basierend auf dieser ersten Einschätzung arbeiten Sie daran, Abläufe für die Prozesse zu entwerfen.

Schritt 2: Ziele und Rollen identifizieren

Nachdem Sie die Prozesse verstanden haben, versuchen Sie, die Gründe für die Archivierung von Dokumenten aufzuzeigen.

• Möchten Sie die Betriebskosten für die Bearbeitung von Dokumenten senken?
• Tun Sie dies, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten?
• Versuchen Sie, Ihre Datensatzverwaltung zu optimieren?
• Tut das Führungsteam dies, um die Sichtbarkeit der Ressourcen zu verbessern?

Basierend auf den Zielen können Sie diese priorisieren und Prozesse zur Dokumentenarchivierung ändern. Verstehen Sie die Rollen der Beteiligten im Prozess.

• Wer überwacht den Dokumentenarchivierungsprozess?
• Welche Berechtigungsstufen verwenden Sie, um den Zugriff auf archivierte Daten zu beschränken?
• Wie stellen Sie die Compliance der Mitarbeiter sicher?

Schritt 3: Implementieren Sie einen Aufbewahrungszeitplan

Jetzt ist es an der Zeit, einen Aufbewahrungszeitplan festzulegen. Verstehen Sie im Grunde, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und welche nicht.

Sie müssen die ursprünglichen Jahresfinanzberichte aufbewahren, da sie später möglicherweise erforderlich sind. Recherchieren Sie die bundesstaatlichen, lokalen, staatlichen und branchenspezifischen Regeln, die Sie befolgen müssen.

Bewahren Sie zB alle IRS- und steuerbezogenen Dokumente mindestens sieben Jahre lang auf.

Zerstören Sie als Nächstes alle Dokumente, die nicht archiviert werden müssen oder niemals dauerhaft gespeichert werden, wie z. B. Lieferantenkataloge, Junk-Mail und Duplikate. Sie können sie digitalisieren, indem Sie sie scannen und Informationen mithilfe von OCR-Software extrahieren.

Beauftragen Sie einen NAID-Anbieter (National Association of Information Destruction) mit dem sicheren Transport, der anschließenden Entsorgung und der Vernichtung von Materialien, um eine mögliche Haftung zu vermeiden.

Schritt 4: Papierakten digitalisieren

Digitalisieren Sie Papierakten, um Kosten zu senken, Platz zu sparen und die Dokumentenorganisation zu verbessern.

Sie können OCR-Software zusammen mit einem Dokumentenscanner verwenden, um Dateien für eine verbesserte Durchsuchbarkeit zu sortieren, zu organisieren, zu kennzeichnen und zu indizieren.

Schritt 5: Wählen Sie einen Speicher

Falls Sie sich für eine digitale Speicherung entscheiden, müssen Sie zwischen Band-, Festplatten- und Cloud-Speicher wählen. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, die mit langfristiger Sicherheit, Integrität und einfacher Eingabe durch Records Management Software verbunden sind.

Schritt 6: Automatisieren Sie mit Dokumenten-Workflows

Sobald alle Prozesse und alle Variablen abgebildet sind, ist es an der Zeit, den Prozess einzuführen.

Ein Vorteil der Verwendung von Dokumentenverwaltungssoftware wie Nanonets ist die Möglichkeit, alle Prozesse zu automatisieren und Benachrichtigungen an die Beteiligten einzurichten, damit Sie keine Fehlerdateien verpassen. Siehe Schritte zum Erstellen eines Dokumentarchivierungsflusses.

Schritt 7: Überwachen und optimieren

Kein Prozess ist zunächst perfekt. Holen Sie nach der Implementierung der Dokumenten-Workflows Feedback von den Stakeholdern ein, wie der Prozess verbessert werden kann.

Welche Unternehmen würden von einer Dokumentenarchivierung profitieren?  

Ihr Unternehmen muss sich auf die Dokumentenarchivierung konzentrieren, wenn:

• Ihr Unternehmen hat regelmäßig mit einer Menge Papierkram zu tun
• Möglicherweise benötigen Sie in Zukunft Zugriff auf alte Dokumente
• Audits sind für Unternehmen, die Ihnen ähnlich sind, üblich
• Sie müssen Dokumente im Rahmen von Compliance- und regulatorischen Anforderungen speichern

Wenn diese Faktoren für Ihr Unternehmen relevant sind, müssen Sie Ihre Dokumente möglicherweise archivieren.

Warum sich für die elektronische Dokumentenarchivierung entscheiden?

Senken Sie Kosten und sparen Sie Platz

Egal, ob Sie einen großen internationalen Konzern oder ein junges Startup betreiben, es ist wichtig, Kosten zu sparen, wo man kann. Die digitale Dokumentenarchivierung kann dies ermöglichen, indem sie Platz schafft und die Betriebskosten senkt.

Je weniger Dokumente Sie vor Ort regeln müssen, desto weniger Geld und Zeit müssen Sie für deren Verwaltung aufwenden.

Verbessern Sie Arbeitsablauf und Leistung

Eine angemessene digitale Dokumentenarchivierung kann Ihre Geschäftsleistung und Ihren Arbeitsablauf verbessern. Schätzungen zufolge müssen bis zu 80 % der Produktionsdaten nicht ohne Weiteres verfügbar sein.

Durch die Archivierung dieser Daten können Sie den Zugriff auf den Rest Ihrer Daten erleichtern und möglicherweise Ihre Leistung verbessern.

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Anwendungsfälle für die Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung ist für fast alle Arten von Unternehmen nützlich. Werfen wir einen Blick auf einige reale Anwendungen der Dokumentenarchivierung in verschiedenen Branchen.  

Geschäftsdokumente wie Verträge, Briefe und Projektdokumentationen können sich im Laufe der Jahre in riesigen Mengen ansammeln, die die Lagerkosten in die Höhe treiben. Wenn Mitarbeiter Daten aus diesen Referenzen abrufen müssen, kann das manuelle Durchsuchen riesiger Dokumentenspeicher Stunden in Anspruch nehmen.

• Finanzdienstleistungen Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle ihre Dokumente für die Prüfung bereit sind. Hier hilft ihnen die Dokumentenarchivierung bei der Pflege aller Kundenprotokolle, Geldwechselbelege und anderer rechtlicher Dokumente, wenn dies erforderlich ist.
• Einzelhandel Unternehmen müssen möglicherweise alle ihre Kunden-, Lieferanten- und Lieferanteninformationen für den Fall zukünftiger Unstimmigkeiten speichern.
• Anwaltskanzleien & Rechtsabteilungen müssen alle fallbezogenen Verträge, Dokumente und Faxe als PDF speichern. Sie müssen Dokumente und Zitate mithilfe intelligenter Suche und Tags schnell finden. Hier kommt die Dokumentenarchivierung ins Spiel.
• Öffentlicher Dienst Tag für Tag mit vielen Informationen umgehen. Nicht alles ist jetzt relevant, aber sie müssen alle Informationen hinterlegen, die zu einem späteren Zeitpunkt auf Knopfdruck verfügbar sein sollen.
• Unternehmen können ihr Dokumentenmanagement durch eine effiziente Dokumentenarchivierung optimieren. Durch die Umwandlung ihrer Papierdokumente in eine durchsuchbare Bibliothek können Mitarbeiter den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten reduzieren und die Digitalisierung kann auch die Sichtbarkeit der Daten verbessern.

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Dokumentenarchivierung mit Nanonets

Nanonets ist eine intelligente Dokumentenverwaltungssoftware mit integrierter OCR-Software, mit der Sie alle Ihre Papierdokumente in ein digitales durchsuchbares Format konvertieren können. Nanonets ist einfach zu verwenden mit einem Drag-and-Drop-Workflow-Builder ohne Code, der jeden manuellen Dokumentenprozess automatisieren kann.

So können Sie Ihre Dokumente mit Nanonets archivieren:

Bilden Sie alle Ihre Prozesse und Stakeholder in Ihrem Prozess ab

Erstellen Sie ein Konto bei Nanonets und wählen Sie ein benutzerdefiniertes OCR-Modell aus, um ein OCR-Modell für Ihre Anforderungen zu erstellen, oder Sie können auch aus den vortrainierten OCR-Modellen auswählen.

Laden Sie die Dokumente hoch und trainieren Sie das Modell, um die Daten im gewünschten Format zu extrahieren.

Sobald Sie mit dem Modell zufrieden sind, können Sie die automatische Weiterleitung aller Dokumente an eine bestimmte E-Mail einrichten. Gehe zu Arbeitsablauf > Importieren > Dateien per E-Mail empfangen

Nachdem die Dokumentenaufnahme eingerichtet ist, empfängt Ihr OCR-Modell automatisch gescannte Dokumente und extrahiert den Text aus den Dokumenten im Format Ihrer Wahl.

Sie können die Daten in die Datenbank Ihrer Wahl extrahieren, indem Sie eine Exportoption aus dem Workflow auswählen.

Sie können einen Genehmigungsabschnitt hinzufügen, indem Sie Genehmigungsphasen, Überprüfungstypen, Regeln zum Markieren von Dateien und mehr hinzufügen.

Sie können auch Regeln hinzufügen, um Daten zu verbessern, Dateien umzubenennen, Dokumente zu kategorisieren und zu sortieren und vieles mehr. Brauchen Sie Hilfe? Unser Team ist hier, um Ihnen bei der Einrichtung zu helfen!

Gehen Sie zu Nanonets und versuchen Sie es jetzt selbst. Oder bitten Sie unser Team, dies für Sie zu tun!

Nanonets wird jedes Jahr von mehr als 30,000 zufriedenen Fachleuten zur Automatisierung ihrer Dokumentenprozesse verwendet. Hier ist eine Momentaufnahme der Leistung von Nanonets

Das sagen unsere Kunden über uns.

Wenn Sie einen komplexen Dokumentenarchivierungsprozess haben, kann Ihnen unser talentiertes Team helfen, den gesamten Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren, damit er effizient ist und Ihren Anforderungen entspricht. Möchten Sie Ihre Anforderungen mit uns teilen? Anruf einrichten or senden Sie uns eine Email.

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Dokumentenarchivierung vs. Dateisicherung

Bei der Archivierung von Dokumenten handelt es sich im Grunde genommen um eine Dateisicherung, oder? Nun, es ist ein bisschen anders.

Der Dokumentenarchivierungsprozess gilt nur für passive Dokumente, während Backups für aktive Dateien erstellt werden, die in alltäglichen Systemen verwendet werden.

Das Ziel eines Dokumentenarchivs besteht darin, die Originaldokumente aufzubewahren, falls sie in Zukunft aus verschiedenen Gründen benötigt werden, während das Ziel einer Dateisicherung darin besteht, eine Kopie aktiver Dateien aufzubewahren, falls die tatsächlichen Dateien beschädigt werden oder verloren gehen, um den Betrieb sicherzustellen Kontinuität.

Sehen wir uns weitere Unterschiede zwischen Dokumentenarchivierung und Dateisicherung an.

	Dokumentenarchiv	Dokumentensicherung
Ziel	Langzeitspeicherung von Dokumenten, die gerade nicht verwendet werden	Speichern einer Kopie der letzten Daten im Falle von Datenverlust oder -beschädigung
Gebrauchte	Je nach Bedarf – z. Prüfung	Wenn aktuelle Daten beschädigt sind oder nicht geladen werden können
Datum	Als Kopie gespeichert. Daten werden nicht überschrieben	Daten werden überschrieben
Art der gespeicherten Daten	Originaldaten – zB. Finanzbericht	Duplikat aktueller Daten als Kopie
Schnelligkeit	Die Geschwindigkeit der Wiederherstellung ist kein Problem	Sollte in Echtzeit sein
Bedingungen	Langzeitlagerung	Kurz- bis mittelfristige Lagerung

FAQ

Warum Dokumente digitalisieren?

Produktives Dokumentenmanagement: Indizierte, digitalisierte Dokumente können in ein System exportiert und automatisch in digitalen Bibliotheken gespeichert werden, wo ihre Verwendung dokumentiert, nachverfolgt und verwaltet werden kann.

Einfache Wiederverwendung von Text: Wenn ein gedruckter Betreff in bearbeitbaren Text umgewandelt wird, kann er geändert und in Microsoft Excel oder Word wiederverwendet werden, wodurch Zeit eingespart wird, die normalerweise für die Neuerstellung und erneute Eingabe von Dokumenten aufgewendet wird.

Durchsuchbarkeit: Dokumente, einschließlich Schlüsselwörter in den Metadaten oder im Text, können von elektronischen Suchnetzwerken erkannt und innerhalb von Sekunden angezeigt werden.

Einfacher Zugriff: Digitale Dokumente können jederzeit aus dem Hauptarchiv abgerufen und schnell per E-Mail verteilt werden, ohne dass gedruckte Kopien erstellt werden müssen.

Was ist Dokumentenarchivierungssoftware?

Dokumentenarchivierungssoftware wandelt Dokumente in digitale Aufzeichnungen um, die archiviert, leicht zugänglich und effizient verwaltet werden können, um Ihrer Institution zu helfen

Sparen Sie Lagerkosten, steigern Sie die Mitarbeiterproduktivität und beschleunigen Sie Geschäftsabläufe.

Geeignet für die Langzeitarchivierung, die konvertierten Listen sind klein und von hoher visueller Qualität. Sie können auf verschiedenen Geräten gelesen, von isolierten Standorten aus leicht abgerufen und in elektronischen Archiven, digitalen Bibliotheken oder Dokumentenverwaltungen zentral archiviert werden

Netzwerke. Jedes Unternehmen kann interne Verfahren beschleunigen und die Effizienz steigern, indem es einen einfachen Zugriff auf digital gespeicherte Kopien mit definierten Zugriffsrechten bietet.

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UVerwenden Sie Nanonets, um den Dokumentenarchivierungsprozess zu automatisieren und Ihre Dateien auf Autopilot zu organisieren!

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