Die 6 wichtigsten zu messenden Kreditoren-KPIs

Die 6 wichtigsten zu messenden Kreditoren-KPIs

Zeitstempel: 29. September 2023, 8:24 Uhr
Die 6 wichtigsten KPIs für die Kreditorenbuchhaltung zur Messung der PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikale Suche. Ai.

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Organisation durch die praktische Anwendung der richtigen Leistungskennzahlen! 

Peter Drucker sagte einmal: „Wenn man es nicht misst, kann man es nicht verbessern.“ 

Das Verfolgen der Leistung der Kreditorenbuchhaltung Ihres Unternehmens erfordert weitaus mehr Aufwand als nur das Verfolgen der Anzahl der Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist! 

Ein strategischer Ansatz für den Umgang mit Ihrem AP-Team kann Ihr Unternehmen einem Wirbelsturm lukrativer Möglichkeiten aussetzen und gleichzeitig Probleme vermeiden wie: schlechter Cashflow innerhalb des Unternehmens, umstrittene Beziehungen zu den Lieferanten und keine zusätzlichen Einnahmequellen; Heute zeigen wir Ihnen, wie der Einsatz bestimmter KPIs letztendlich dazu beitragen kann, dass Ihr AP-Team seine Effizienz steigert.

Was sind KPIs? 

KPI ist ein Akronym für den Begriff – Key Performance Indicator. Wie der Name schon sagt, sind KPIs ein quantifizierbarer Indikator für die Leistung eines bestimmten Ziels über einen bestimmten Zeitraum. 

Unternehmer und ausgebildete Fachkräfte verwechseln häufig die Begriffe „Key Performance Indicator“ und „Metriken“. So unterscheiden sich die beiden: 

Wichtige Leistungsindikatoren wirken sich positiv auf Ihre gesamten Geschäftsergebnisse aus. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung Ihrer gesamten Geschäftsstrategie und zeigen auf, was für das langfristige Wachstum des Unternehmens wichtig ist. Beispiel: Die durchschnittliche Zeit, die für die Genehmigung einer Rechnung benötigt wurde, und die Zahl der ausstehenden Tage. 

Metriken hingegen sind ein Instrument zur Messung der alltäglichen Aktivitäten in Ihrem Unternehmen, die zur Unterstützung der wichtigsten Leistungsindikatoren beitragen. Sie sind per se keine kritische Maßnahme, können aber dennoch geringfügige Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Ein Beispiel für Metriken kann sein: Prozentsatz der Straight-Through-Rechnungen und ROI der Rechnungsautomatisierung. 

Es gibt viele Arten von Leistungskennzahlen, die sich für Ihr Unternehmen als nützlich erweisen können. Während einige Unternehmen gerne ihre monatlichen messbaren Fortschritte verfolgen, möchten andere eher eine langfristige Vision haben. Hier sind einige der häufigsten Arten von KPIs, die Sie kennen sollten: 

Operational: Diese KPIs helfen dabei, die Leistung Ihres Unternehmens in kürzerer Zeit zu messen und sich dabei hauptsächlich auf den Geschäftsprozess zu konzentrieren. Beispiel: Fehlerquote in Finanzberichten, pro Mitarbeiter erstellte Berichte. 

Vorreiter und Nachzügler: Mithilfe von Frühindikatoren können Sie das Wachstum Ihres Unternehmens und zukünftige Geschäftsergebnisse verfolgen. Die verzögerten KPIs hingegen helfen dabei, Ihre früheren Geschäftsentscheidungen zu verfolgen. Eine Mischung aus beidem kann eine hervorragende Geschäftsstrategie hervorbringen. Beispiel: Durchschnittlicher Umsatz pro Benutzer. 

Funktionell: Einige der wichtigsten Leistungsindikatoren können mit bestimmten Funktionen wie Buchhaltung, Finanzen usw. verknüpft sein. Beispiel: Buchhaltungskosten, Umsatz mit Kreditorenbuchhaltung. 

Strategisch: Diese helfen Ihnen, Ihre Geschäftsziele langfristig zu überwachen. Beispiel: Marktanteil und Kapitalrendite.

Warum sind KPIs für Kreditorenbuchhaltungsteams wichtig?

Wichtige Leistungsindikatoren können eine entscheidende Messgröße sein, um zu messen, ob der Fortschritt Ihres Kreditorenbuchhaltungsteams mit den allgemeinen Geschäftszielen Ihres Unternehmens übereinstimmt. Einige der entscheidenden Gründe, warum KPIs zunehmend von AP-Teams in allen Unternehmen verwendet werden, sind: 

  1. Risikofaktoren reduzieren: KPIs können eine entscheidende Rolle bei der Anzeige der Gesundheit Ihres Unternehmens spielen. Langfristig können sie dazu beitragen, finanzielle Risikofaktoren zu reduzieren und Ihr Unternehmen profitabel zu machen. 
  2. Richten Sie Ihre Teams aus: Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Kreditorenbuchhaltungsteams immer auf dem richtigen Weg zum Monatsabschluss sind, und Sie als Manager können beurteilen, ob Sie Ressourcen hinzufügen müssen – entweder Personal oder Software, um die Leistung zu steigern. 
  3. Fortschritt verfolgen: KPIs stellen sicher, dass sich jeder Mitarbeiter im AP-Team für seine Fortschritte verantwortlich fühlt. Dies hilft auch den Teammanagern, die Dinge systematischer voranzutreiben. 
  4. Passen Sie Ihre Strategien an: Mit einer klaren Aufzeichnung dessen, was für das Unternehmen funktioniert und was nicht, können Sie Ihre Geschäftsstrategien in die richtige Richtung lenken und entsprechend arbeiten.

Welche Probleme können KPIs für das AP-Team lösen?

Wenn Sie ein AP-Manager sind, wissen Sie, wie schwierig es sein kann, Lieferantenbeziehungen zu verwalten, den Überblick über Rechnungen zu behalten und die Liquidität zu verwalten. Die meisten Unternehmen betrachten ein AP-Team als eine wesentliche Einnahmequelle. 

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Geschäftsbereichs. Schon der kleinste Fehler in den von der Abteilung wahrgenommenen Geschäftsfunktionen könnte dem Unternehmen einen großen Rückschlag kosten. 

Key Performance Indicators können tiefere Einblicke in den Geschäftsbetrieb ermöglichen und so zu umfassenden Lösungen für die Probleme beitragen. 

Beispielsweise könnte ein hoher KPI wie „Durchschnittliche Zahlungsdauer“ darauf hinweisen, dass sich die Zahlungen an die Geschäftslieferanten verzögern, weil im Unternehmen nicht genügend Cashflow vorhanden ist. Daher wäre dies ein Indikator dafür, dass es ein Problem mit der Umsatzgenerierung im Unternehmen gibt. 

Ein weiteres Beispiel, das Ihnen helfen würde, die Bedeutung von KPIs für die Kreditorenbuchhaltungsteams zu verstehen, ist die Anzahl der vom Unternehmen verarbeiteten Rechnungen. Wenn Ihr Unternehmen im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern eine höhere Anzahl an Rechnungen hat, bedeutet das, dass Sie mit viel zu vielen Lieferanten zusammenarbeiten. Daher entgehen Ihnen wiederum erstaunliche Rabatte durch die Konsolidierung Ihres Geschäfts. 

Ebenso könnten viele Zahlungsindikatoren darauf hindeuten, dass Ihr Unternehmen böswillige AP-Praktiken anwendet. Wenn Sie beispielsweise nachverfolgen möchten, wie viel es Ihr Team kostet, eine einzelne Rechnung zu bearbeiten, können Sie „Kosten pro Rechnung“ verfolgen. 

Wussten Sie, dass es fast 25 Tage dauert, bis ein Kreditorenbuchhaltungsteam papierbasierte Rechnungen bearbeitet? Wenn Sie nun nicht in diese Tracking-Klammer fallen möchten, können Sie die Vorlaufzeit verfolgen!

Was sind die wichtigsten KPIs, die es zu verfolgen gilt? 

Erreichen Sie interne Geschäftsziele und vergleichen Sie sie mit Ihren Mitbewerbern mithilfe von Key Performance Indicators! 

1. Kosten der Kreditorenbuchhaltung pro Rechnung 

Wenn Sie davon überzeugt sind, den Fortschritt Ihres Kreditorenbuchhaltungsteams anhand von KPIs zu messen, dann ist der erste KPI, der Ihnen in den Sinn kommt, „Kosten pro Rechnung“ der Kreditorenbuchhaltung. 

Dies ist nun ein wichtiger Leistungsindikator, der je nach Unternehmen und Branche variieren kann. Deshalb ist es jede Sekunde Ihrer Zeit wert, es zu messen. Wie Sie wahrscheinlich schon am Namen erkennen können, wird „Cost Per Invoice“ verwendet, um zu berechnen, wie viel Geld es die Kreditorenbuchhaltung kostet, eine einzelne Rechnung zu bearbeiten. 

Sie wird gemessen, indem die Gesamtausgaben der Abteilung durch die Anzahl der in der angegebenen Zeit bearbeiteten Rechnungen dividiert werden. Um einen genaueren KPI-Wert zu erhalten, ist es wichtig, dass Sie bei Ihren Berechnungen sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigen. 

In die Berechnungen einzubeziehende Kosten: Kosten für IT-Infrastruktur und Software-Support, Kosten aller in der Kreditorenbuchhaltung beteiligten Mitarbeiter, Zeit des Genehmigers und etwaige zusätzliche Kosten in Form von Gebühren für verspätete Zahlungen usw. 

Hohe Kosten pro Rechnung können auf Ineffizienzen innerhalb der Kreditorenbuchhaltung selbst (hauptsächlich aufgrund manueller Aufgaben), häufige Meinungsverschiedenheiten mit dem Lieferanten bezüglich der Rechnungen oder mangelhafte Schulung zurückzuführen sein. 

Formel = Gesamtausgaben der AP-Abteilung/Nr. der verarbeiteten Rechnungen 

Die Gesamtkosten müssen alle erdenklichen Personal- und Infrastrukturkosten sowie die anderen Gemeinkosten umfassen. Das Nein. Die Liste der Rechnungen sollte alle geplanten, bearbeiteten und bezahlten Rechnungen im festgelegten Zeitraum umfassen. 

Industrie-Benchmark: Die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Rechnung kostet Sie einen durchschnittlich von 12 bis 30 US-Dollar. Für einige Organisationen kann es bis zu 40 US-Dollar betragen. 

2. Durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung 

Wenn Sie die Kosten pro Rechnung messen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um auch die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung Ihres Kreditorenbuchhaltungsteams zu messen! 

Um diesen KPI zu messen, müssen Sie zunächst die Gesamtzeit berechnen, die das Kreditorenbuchhaltungsteam für die Bearbeitung von Rechnungen aufwendet. Die Uhr zur Berechnung dieser Kennzahl beginnt zu ticken, sobald die Abteilung eine Rechnung erhält, bis der benannte Lieferant seine Zahlung erhält. 

Je mehr Zeit das AP-Team für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt, desto höher wird der KPI „Kosten pro Rechnung“. 

Für den Laien ausgedrückt: Je schneller Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam mit der Bearbeitung früherer Rechnungen arbeitet, desto geringer ist der Rückschlag, wenn neue Rechnungen eintreffen. Die angestrebte durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, hauptsächlich abhängig von ihren Richtlinien hinsichtlich der Aufbewahrung von Bargeld. Hier ist es entscheidend zu verstehen, dass diese Kennzahl Ihnen einen Einblick in den Cashflow Ihres Unternehmens gibt. 

Formel = Gesamtzeit, die für die Bearbeitung von Rechnungen aufgewendet wurde/Anzahl der verarbeiteten Rechnungen 

Industrieller Maßstab: Es handelt sich um eine variable Metrik und kann im Durchschnitt zwischen 3.7 und 12.2 Tagen liegen. 

3. Durchschnittliche Zeit pro Rechnung

Wie Sie wissen, kann es sein, dass Ihr Unternehmen Geld verliert, anstatt es zu verdienen, wenn Sie Ihre Rechnungen langsam bearbeiten. Einige der Hauptgründe für eine hohe durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung könnten sein: 

Übererschöpfende Arbeitsabläufe: Ein zu komplizierter Arbeitsablauf ist nicht nur ein Ärgernis für das AP-Team, sondern für alle Abteilungen, die bereichsübergreifend arbeiten. 

Verzögerte Rechnungsprüfung: Obwohl die Rechnungen zur richtigen Zeit auf den richtigen Schreibtischen landen, liegen die meisten Rechnungen tagelang ungenehmigt auf dem Schreibtisch. 

Zeitaufwändige Codierung: Die Verzögerung bei der Rechnungsverarbeitung nimmt aufgrund der Verwendung älterer Software oder der doppelten Überprüfung aller Referenzen in der Rechnung zu. 

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung hängt auch von der Größe des Unternehmens und seinem Industriezweig ab. Wie Sie vielleicht schon erraten haben: Wenn die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer einzelnen Rechnung hoch ist, dann steckt Ihr Team in einem Teufelskreis aus hoher durchschnittlicher Zeit bis zur Zahlung und hohen Kosten pro Rechnung fest. 

Formel = Zeitaufwand für Eingabe + erneute Eingabe + Materialüberprüfungen + Identifizierung von Routenkontrollpunkten + Genehmigungen + Überweisung + Abgleich + Kommunikationsaktualisierungen. 

Branchen-Benchmark: Bei einem kleinen bis mittleren Unternehmen kann die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Rechnung etwa 25 Tage dauern. 

4. Anzahl der Rechnungen, die pro Tag und pro AP-Mitarbeiter verarbeitet werden 

Ein weiterer wichtiger KPI zur Messung Ihrer Leistung und der Ihrer AP-Teams ist die Anzahl der pro Tag und Mitarbeiter verarbeiteten Rechnungen. Dies wird Ihnen helfen, die Stärken Ihres AP-Teams und auch die Graubereiche zu verstehen, in denen es Verbesserungsbedarf hat. 

Die Zeit, die ein Mitarbeiter des Kreditorenbuchhaltungsteams für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt, wirkt sich auch erheblich auf andere Geschäftsabteilungen aus. Solange eine Rechnung nicht vom Mitarbeiter im ERP-System abgelegt wird, kann keine andere Abteilung deren Entwicklung beurteilen. 

Weitere wichtige Probleme, die aus dieser Verzögerung resultieren können, sind verpasste Lieferantenrabatte, Missmanagement des Cashflows, gestörte Geschäfts-Lieferanten-Beziehungen usw. 

Hier müssen Sie auch die Verarbeitungsaufgabe berücksichtigen, die von jedem AP-Mitarbeiter bearbeitet wird. 

Branchen-Benchmark: Ein durchschnittlicher Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet etwa 5 Rechnungen pro Stunde. Das sind 42 Rechnungen pro Tag! 

5. Ausnahmequote bei Rechnungen 

Abweichungen zwischen den Rechnungsdaten und den Bestellungen oder ein Engpass im Rechnungsfreigabeprozess können zu Ausnahmen führen. Ein typisches Beispiel für eine Rechnungsausnahme sind Routingfehler bei der Rechnungsverarbeitung oder eine ausstehende Genehmigung. Dies kann den Rechnungszahlungsprozess verzögern und sogar zu böswilligen AP-Praktiken wie doppelten Zahlungen führen. 

Formel = Ausnahmequote der Rechnungen/Anzahl der bearbeiteten Rechnungen * 100 

Branchen-Benchmark: Der Branchendurchschnitt für die Ausnahmequote bei Rechnungen liegt bei etwa 24.6 %. 

6. % Rechnungen, die innerhalb der Zahlungsbedingungen verarbeitet wurden (Cashflow-Optimierung) 

Diese Kennzahl berechnet die Anzahl der Lieferantenrechnungen, die das Unternehmen pünktlich bezahlt hat. Es verfolgt die Anzahl der Rechnungen, die am angegebenen Datum innerhalb der Rechnungsbedingungen oder davor bezahlt wurden. Ein niedriger Wert für diese Metrik könnte auf eine fehleranfällige manuelle Rechnungsverarbeitung, unklare Richtlinien für Lieferantenrechnungen und eine mangelhafte Schulung des Kreditorenbuchhaltungspersonals hinweisen. 

Damit Sie die oben genannten KPIs mühelos im Auge behalten, haben wir eine Liste mit Richtlinien zusammengestellt. So können Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren Ihres AP-Teams verfolgen: 

Definieren Sie Ihre kurzfristigen und langfristigen Geschäftsziele, um zu überwachen, ob der Umsatz Ihres Unternehmens wächst oder stagniert. 

Um aussagekräftige Einblicke in die KPI-Überwachung zu erhalten, müssen Sie vollständigen Zugriff auf historische Daten und Echtzeitdaten haben. 

Wählen Sie die richtigen Visualisierungen für jede bestimmte Metrik aus. Sie können verschiedene Arten von Diagrammen, Grafiken und Dashboards verwenden, um Ihre Geschäftsdaten zu visualisieren. Die Investition in die richtigen Innovationen zur Verfolgung von KPIs wird Ihnen helfen, lukrative Geschäftsentscheidungen zu treffen. 

Wählen Sie zusammenhängende KPIs aus, um Visualisierungen zu ergänzen und die richtigen Benchmarks zu setzen. Ermöglichen Sie den Stakeholdern, die Indikatoren anhand der von Ihnen gewählten KPI-Benchmarks zu testen.

Wie verfolgen Sie die KPIs? 

Damit Sie die oben genannten KPIs mühelos im Auge behalten, haben wir eine Liste mit Richtlinien zusammengestellt. So können Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren Ihres AP-Teams verfolgen: 

Definieren Sie Ihre kurzfristigen und langfristigen Geschäftsziele, um zu überwachen, ob der Umsatz Ihres Unternehmens wächst oder stagniert. 

Um aussagekräftige Einblicke in die KPI-Überwachung zu erhalten, müssen Sie vollständigen Zugriff auf historische Daten und Echtzeitdaten haben. 

Wählen Sie die richtigen Visualisierungen für jede bestimmte Metrik aus. Sie können verschiedene Arten von Diagrammen, Grafiken und Dashboards verwenden, um Ihre Geschäftsdaten zu visualisieren. Die Investition in die richtigen Innovationen zur Verfolgung von KPIs wird Ihnen helfen, lukrative Geschäftsentscheidungen zu treffen. 

Wählen Sie zusammenhängende KPIs aus, um Visualisierungen zu ergänzen und die richtigen Benchmarks zu setzen. Ermöglichen Sie den Stakeholdern, die Indikatoren anhand der von Ihnen gewählten KPI-Benchmarks zu testen.

Wie verbessert Automatisierung den KPI? 

Steigern Sie den internen Erfolg Ihres Unternehmens und entdecken Sie modernste Technologien, die zur Konsolidierung Ihres Unternehmens beitragen! 

Die Buchhaltung ist für viele Unternehmen eine gewaltige Aufgabe. Selbst nach mehreren Runden manueller Datenverarbeitung bleiben immer noch mehr Unternehmensdaten übrig, die es zu sortieren gilt! Aus diesem Grund sind Unternehmen auf dem Weg ins Zeitalter der Automatisierung. 

Mit dem Aufkommen der Technologie ist es heute möglich, Geld zu sparen und gleichzeitig die Geschäftseffizienz zu verbessern. Es kann Ihnen nicht nur einige Verwaltungsaufgaben im Unternehmen abnehmen, sondern Ihnen auch wichtige Geschäftsdaten in einem strukturierteren Format zur Verfügung stellen. 

Hier sind sechs überzeugende Gründe, warum Sie mit diesem Trend Schritt halten müssen! 

Sparen Sie Zeit: Wenn Sie ein AP-Manager sind, wissen Sie, wie sich die langsame manuelle Verarbeitung auf Ihre AP-KPIs auswirken kann. Durch die Automatisierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses können Sie alltägliche Aufgaben wie das Eingeben von Daten und das Überprüfen von Kaufformularen präziser und in kürzerer Zeit erledigen. 

Fehlerfreie Rechnungsbearbeitung: Wir Menschen sind fehleranfällig, KI dagegen nicht. Automatisierte AP-Prozesse führen zu einer endlosen Wiederholung von AP-Aufgaben ohne Fehler. 

Zugriff auf digitalisierte Dokumente: Ein weiterer wichtiger Vorteil eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses besteht darin, dass Sie sich nicht um das Ausfüllen wichtiger Unterlagen kümmern müssen. Durch die Automatisierung können Sie sofort von Anfang an digitalisierte Dokumente erstellen und sich von der Mühe verabschieden, Bestellungen zu verfolgen, zu scannen und per E-Mail zu versenden.

Datenvalidierung: KPI-Tracking-Systeme geben Ihnen die Möglichkeit, durch die Überwachung der Diagramme und anderer Statistiken die erforderlichen Geschäftsänderungen vorzunehmen. Sie können den Fortschritt Ihres Unternehmens auch durch Datenvalidierung aufzeichnen. 

Erhöhte Produktivität: Einer der größten Vorteile der Automatisierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses besteht darin, dass Sie sich mühsame manuelle Aufgaben ersparen und sich auf wichtigere Geschäftsaufgaben konzentrieren können. 

Verbesserte Barrierefreiheit: Durch die Digitalisierung können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse in die Cloud verlagern und müssen sich nicht mehr darum kümmern, den Papierkram in den richtigen Schränken abzulegen!

Die Automatisierung ist mit Software wie Flow Nanonets einfach, die den End-to-End-Kreditorenbuchhaltungsprozess abwickeln und Ihnen dabei helfen kann, Ihre Effizienz um das Zehnfache zu steigern. Sie können Ihre Rechnungen, Genehmigungs- und Zahlungsprozesse automatisieren. Synchronisieren Sie Daten in Echtzeit mit Ihrem ERP wie Quickbooks, um Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess abzugleichen, zu überwachen und Analysen durchzuführen.

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Fazit: Überweisung mit Paypal

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Ziele in der Kreditorenbuchhaltung strategischer erreichen

Die Bedeutung der Automatisierung für die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse Ihres Kreditorenbuchhaltungsteams kann nicht unterschätzt werden. 

Erleben Sie die Kraft der Automatisierung, indem Sie die Effizienz Ihres Teams verbessern, indem Sie mühsame manuelle Aufgaben erledigen und wichtige Unterlagen digitalisieren! 

Nanonets kann Ihnen dabei helfen, Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam effizient zu verwalten, sodass Sie Ihre Zeit damit verbringen können, Ihr Unternehmen von vorne zu führen! Durch die Möglichkeiten des Deep Learning können Sie ganz einfach alle Industriedaten aus jedem gewünschten Dokument erfassen! 

Automatisieren Sie alltägliche manuelle Aufgaben wie das Ablegen von Rechnungen in Schränken, das Scannen von Bestellungen und vieles mehr! 

Erfassen Sie Daten aus mehreren Ressourcen und nutzen Sie sie, um Ihr AP-Team weiterzuentwickeln! 

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Reduzieren Sie die Zeit, die Sie mit der Suche nach Rechnungen verbringen, und automatisieren Sie Ihren Zahlungseinzug! 

Reduzieren Sie verspätete Rechnungszahlungen und verbessern Sie Ihren Cashflow

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