Verbindlichkeiten Automatisierung oder AP-Automatisierung ist der Einsatz von Technologie und Software zur Automatisierung der Aufgaben und Arbeitsabläufe im Kreditorenbuchhaltungsprozess. Dieser Prozess umfasst Aufgaben wie den Empfang/die Bearbeitung von Rechnungen, die Dateneingabe, die Genehmigung und die Zahlung.
Die AP-Automatisierung zielt darauf ab, die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit des Kreditorenprozesses zu verbessern. Es reduziert auch den manuellen Arbeitsaufwand, die Wahrscheinlichkeit von Betrug und die Kosten für Unternehmen.
Wie funktioniert die AP-Automatisierung?
Kreditorenbuchhaltung (AP) spielt eine entscheidende Rolle in einem Unternehmen, da es für die Verwaltung und Begleichung der ausstehenden Schulden des Unternehmens gegenüber Lieferanten und Verkäufern verantwortlich ist. Es ist eine kritische Komponente der Finanzoperationen eines Unternehmens und eng mit dem Cashflow-Management verbunden. AP ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Rechnungen und Rechnungen pünktlich bezahlt werden und dass dem Unternehmen keine Strafen für verspätete Zahlungen entstehen oder seine Beziehung zu Lieferanten beschädigt wird. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, eine positive Beziehung zu seinen Lieferanten aufrechtzuerhalten, seinen Cashflow, seine Budgetierung und seine finanzielle Compliance zu verwalten.
Der Einsatz von Automatisierung in AP hilft bei jedem Schritt der AP-Prozess. Der erste Schritt in der AP-Automatisierung ist der Empfang und die Erfassung von Rechnungen.
Rechnungen können verschiedene Formate haben und auf unterschiedliche Weise empfangen werden, beispielsweise per E-Mail, Fax oder Post. Der Rechnungen werden zunächst gescannt und digitalisiertDadurch können sie einfach gespeichert, abgerufen und elektronisch verarbeitet werden. Sobald die Rechnungen digitalisiert sind, können sie automatisch mit Bestellungen abgeglichen und über einen automatisierten Workflow zur Genehmigung weitergeleitet werden.
Der nächste Schritt ist die Dateneingabe und -validierung. Die AP-Automatisierungssoftware erfasst relevante und benutzerdefinierte Daten aus den Rechnungen und füllt automatisch Felder im Finanzsystem des Unternehmens aus, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe reduziert wird. Dies trägt auch dazu bei, die Richtigkeit der Daten sicherzustellen, da die Software überprüfen kann, ob die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt und alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.
Der dritte Schritt der AP-Automatisierung ist der Genehmigungsprozess. Rechnungen werden durch einen automatisierten Workflow zur Genehmigung durch die zuständigen Parteien geleitet. Dieser Prozess kann so konfiguriert werden, dass er je nach Rechnungswert oder zugeordneter Abteilung unterschiedliche Genehmigungsebenen umfasst. Der automatisierte Workflow erleichtert die Verfolgung und Überwachung des Genehmigungsprozesses und stellt sicher, dass Rechnungen zeitnah verarbeitet werden.
Sobald eine Rechnung genehmigt wurde, ist sie zur Zahlung bereit. AP-Automatisierungssoftware kann in das Finanzsystem des Unternehmens integriert werden, um Zahlungsstapel zu generieren und Zahlungen basierend auf den Zahlungsbedingungen des Unternehmens zu planen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, wodurch das Risiko von Verzugsgebühren und Zinsbelastungen verringert wird.
Schließlich wird der gesamte Prozess verfolgt und gemeldet. Die Software verfolgt alle Rechnungen, Bestellungen und Zahlungen und bietet Echtzeit-Einblick in den gesamten Kreditorenprozess. Dies ermöglicht eine einfachere Überwachung und Berichterstattung, was bei der Einhaltung, Budgetierung und Prognose helfen kann.
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Vorteile der AP-Automatisierung
Die zunehmende Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Kunden und Unternehmen interagieren, drastisch verändert und eine neue Plattform für den Austausch von Ideen geschaffen. Automatisierung wird als der einzige Weg zu verbesserten Dienstleistungen und Effizienz in Finanzprozessen angesehen. Darüber hinaus wenden sich Unternehmen für die Verwaltung ihrer Finanzanlagen zunehmend digitalen Plattformen zu, ein Trend, der sich während der COVID-19-Pandemie beschleunigt hat. Infolgedessen treibt die Nachfrage nach digitalen Zahlungslösungen und schnellerer Rechnungsverarbeitung das Wachstum des Marktes für Kreditorenautomatisierung voran.
Einige spezifische Möglichkeiten, in denen AP-Automatisierung steigert die Effizienz sind:
Genauigkeit verbessern
Durch die Digitalisierung von Bestellungen, Rechnungen und Quittungen können Unternehmen die manuelle Ablage solcher Dokumente überflüssig machen, was wiederum das Risiko von Verlusten und Fehlern verringern und den Zugriff auf Daten verbessern kann.
Rechnungsabgleich
AP-Automatisierungssoftware kann Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Quittungen abgleichen und so eine bessere Verwaltung des Procure-to-Pay-Prozesses ermöglichen. Durch den automatisierten Matching-Prozess kann sichergestellt werden, dass eine Rechnung der entsprechenden Bestellung entspricht und nur einmal bezahlt wird. Darüber hinaus kann die Software eine Prüfung beinhalten, um sicherzustellen, dass eine Rechnung nicht bereits bezahlt wurde, wodurch Doppelzahlungen vermieden werden. Die Tracking-Funktion der Software ermöglicht es Benutzern, Benachrichtigungen über doppelte Rechnungen zu erhalten. Dadurch können Unternehmen doppelte oder verpasste Zahlungen untersuchen und verhindern.
Integration mit der Buchhaltung
Die Integration der AP-Automatisierungssoftware in das Finanzsystem eines Unternehmens kann die Generierung von Zahlungsstapeln und geplanten Zahlungen ermöglichen, was wiederum dazu beitragen kann, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, wodurch das Risiko von verspäteten Gebühren und Zinsbelastungen verringert wird.
Straffung der Genehmigung
AP-Automatisierungssoftware kann Rechnungen automatisch zur Genehmigung an die entsprechenden Personen oder Teams weiterleiten. Dies kann Zeit sparen und das Fehlerrisiko verringern, da kein manuelles Routing erforderlich ist. Durch die Aktivierung der elektronischen Genehmigung von Rechnungen können physische Unterschriften oder Genehmigungsstempel entfallen.
AP-Automatisierungssoftware kann integrierte Genehmigungsregeln enthalten, wie z. B. Zahlungslimits, Genehmigungshierarchie oder andere benutzerdefinierte Regeln. Dies kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Rechnungen an die richtigen Personen weitergeleitet werden und dass der Genehmigungsprozess gemäß den Richtlinien und Standards des Unternehmens durchgeführt wird. Die AP-Automatisierung kann auch so konfiguriert werden, dass E-Mails oder andere Formen digitaler Benachrichtigungen an die Genehmiger gesendet werden, um sie an die Genehmigungsaufgabe zu erinnern, Zugriff auf Rechnungsdetails zu gewähren und es ihnen zu ermöglichen, die Rechnung mit nur einem Klick zu genehmigen oder abzulehnen.
Buchungsprotokolle
AP-Automatisierungssoftware kann einen Prüfpfad aller Genehmigungsaktionen bereitstellen, einschließlich der Person, die die Rechnung wann genehmigt hat und ob Kommentare abgegeben wurden. Dies kann für Nachverfolgungs- und Berichtszwecke verwendet werden.
Compliance
By Automatisierung der Rechnungsfreigabe Mit diesem Prozess können Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungen gemäß den Unternehmensrichtlinien und -vorschriften genehmigt werden und dass der Prozess allen behördlichen oder gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Skalierbarkeit
Die AP-Automatisierung ermöglicht eine bessere Skalierbarkeit und kann die Arbeitslast bewältigen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Durch die Automatisierung von Aufgaben können AP-Teams die Anzahl der Personen reduzieren, die alltägliche Aufgaben erledigen, und Personalressourcen für strategische Aufgaben im Zusammenhang mit der Expansion freisetzen.
Darüber hinaus kann die Echtzeit-Einsicht in die Geschäftsabläufe, die die AP-Automatisierung bietet, AP-Teams dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und ihre Teams effektiver zu skalieren.
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Darüber hinaus bietet die AP-Automatisierung eine Reihe von Kontrollmaßnahmen, die implementiert werden können, um die Sicherheit von Finanzprozessen zu gewährleisten und Betrug zu verhindern. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Beschränkungen für die Genehmigung von Rechnungen festzulegen. Diese können für bestimmte Personen oder Gruppen innerhalb der Organisation festgelegt werden.
Zusätzliche Schritte wie zusätzliche Genehmigungen können ebenfalls eingeführt werden, um den Schutz vor betrügerischen Aktivitäten weiter zu erhöhen. Die von AP-Automatisierungslösungen bereitgestellten Berichts- und Analysefunktionen tragen außerdem dazu bei, die Transparenz und Sichtbarkeit im gesamten Prozess zu erhöhen, wodurch verdächtige oder ungewöhnliche Aktivitäten leichter erkannt werden und rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können. In Kombination können diese Maßnahmen das Betrugsrisiko erheblich reduzieren und die allgemeine Sicherheit von Finanzprozessen erhöhen.
Die AP-Automatisierung ist sowohl im B2B- als auch im B2C-Kontext nützlich, da sie die Kosten senken und gleichzeitig die Ressourcennutzung verbessern kann. Darüber hinaus ermöglicht die Fähigkeit des Systems, alle Rechnungen, Bestellungen und Zahlungen zu verfolgen und zu dokumentieren, eine finanzielle Transparenz in Echtzeit, die von größter Bedeutung für die Gewährleistung der Compliance und die effektive Planung von Budgets und Prognosen sein kann.
Es überrascht nicht, dass der AP-Automatisierungsmarkt in den kommenden Jahren voraussichtlich erheblich wachsen wird. Nach eine Umfrage von Data Bridge Market Research, wird der Markt für Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bis 5,809.38 voraussichtlich einen Wert von 2029 Millionen USD erreichen, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 10.8 % zwischen 2022 und 2029.
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Verbessert die AP-Automatisierungssoftware die Lieferantenbeziehungen?
Ein effizientes Finanzmanagement ist für den effektiven Betrieb jedes Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet die Möglichkeit, Rechnungen zeitnah und genau zu verarbeiten, was wiederum zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen beiträgt, indem pünktliche Zahlungen sichergestellt werden. Durch die Integration in das Finanzsystem eines Unternehmens kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung automatisch Zahlungsstapel generieren und Zahlungen basierend auf den Zahlungsbedingungen des Unternehmens planen, was die Einhaltung vereinbarter Bedingungen ermöglichen kann.
brauchen AP-Automatisierungssoftware Dazu gehören integrierte Kommunikationstools wie E-Mail oder andere Formen digitaler Benachrichtigungen (Smart Messaging usw.), mit denen Lieferanten über den Status ihrer Rechnungen und Zahlungen informiert werden können. Dies kann dazu beitragen, die Kommunikation zu verbessern und Missverständnisse und Streitigkeiten zu reduzieren, wodurch Vertrauen zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten aufgebaut werden kann.
Der automatische Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen kann Über- oder Unterzahlungen an Lieferanten verhindern und dadurch Streitigkeiten und Missverständnisse vermeiden, deren Beilegung Zeit und Mühe kosten kann.
Wie viel kann ein Unternehmen mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sparen?
Die AP-Automatisierung kann Unternehmen Kosteneinsparungen bringen, indem sie Arbeitskosten und Verspätungsgebühren senkt. Während die mit traditionellen papierbasierten Zahlungen verbundenen Kosten wie Schecks, Umschläge und Porto leicht zu identifizieren sind, fallen auch Kosten im Zusammenhang mit der Zeit an, die für manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Zahlungen aufgewendet wird. Selbst ein einzelnes Dokument, das von einem Angestellten mit einem Jahresverdienst von 40,000 US-Dollar gescannt wird, kann beispielsweise 5 Minuten seiner Zeit in Anspruch nehmen und zu geschätzten Kosten pro Dokument von über 2 US-Dollar führen. Wenn diese Kosten addiert werden, können sie die Gesamtkosteneffektivität des AP-Prozesses erheblich beeinflussen. Darüber hinaus verbringen Teammitglieder bei manuellen AP-Systemen oft Stunden mit Aufgaben wie der Suche nach verlorenen oder verlegten Rechnungen und der Beantwortung von Rückfrageanrufen.
Gemäß einer Bericht 2018 von Goldman Sachs, B2Bs in Nordamerika geben jährlich 187 Mrd. USD für die Kreditorenbuchhaltung aus – und diese Schätzung erfasst nur die direkten Bearbeitungs- und Arbeitskosten; Tatsächlich macht die Arbeit über 90 % der anfallenden direkten Kosten aus. Die Kosten der automatisierten Kreditorenbuchhaltung betragen laut demselben Bericht nur 33 % der manuellen Kosten. Dies beläuft sich auf jährliche Ausgaben von nur 62 Milliarden US-Dollar, eine enorme Einsparung für die Kreditorenbuchhaltung.
Zusätzlich zu arbeitsbezogenen Kosten könnten lange Bearbeitungszyklen möglicherweise zu verspäteten Zahlungen und Verzugsgebühren führen. Untersuchungen zeigen, dass sich schlechte Zahlungspraktiken negativ auf die Lieferantenbeziehungen auswirken können, da festgestellt wird, dass viele Unternehmen einen erheblichen Teil der Rechnungen zu spät bezahlen. Zum Beispiel mittelständische Unternehmen in den Vereinigten Staaten berichtet dass ihnen durchschnittlich 304,066 $ von Kunden geschuldet wurden, die zu spät zahlen. Darüber hinaus gaben erstaunliche 81 % dieser Unternehmen an, dass die Schwere dieser verspäteten Zahlungen seit 2021 zugenommen hat. Diese verspäteten Zahlungen stellen auch eine erhebliche Belastung für Unternehmen dar, da mittelständische Unternehmen in den USA durchschnittlich 14 Stunden pro Woche damit verbringen, überfällige Forderungen zu verfolgen Rechnungen.
Verzögerungen wirken sich letztendlich auf den Cashflow aus und zwingen Unternehmen, sich auf ihre eigenen Reserven zu verlassen oder Kredite aufzunehmen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Beide Optionen sind mit dem Risiko einer langfristigen finanziellen Instabilität verbunden. All dies kann durch eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung vermieden werden.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen beitragen, indem sie eine effizientere Verfolgung und Zahlung von Rechnungen ermöglicht und so zu einer verbesserten Pünktlichkeit bei Lieferanten führt. Dies kann dazu beitragen, stärkere Beziehungen zu ihnen aufzubauen, was dazu beitragen kann, Lieferanten in einer kleineren Anzahl strategischer Lieferanten zu konsolidieren, was nachweislich steuerliche Vorteile mit sich bringt.
Laut eine von McKinsey durchgeführte Umfrage Von über 100 großen Unternehmen aus verschiedenen Branchen weisen diejenigen, die eng mit strategischen Lieferanten zusammenarbeiten, ein höheres Wachstum auf, höhere Rentabilitätund niedrigere Betriebskosten im Vergleich zu ihren Konkurrenten. Durch die Förderung langfristiger Partnerschaften durch enge Zusammenarbeit können Unternehmen auch ihre Lieferantenbasis konsolidieren und Kosteneinsparungen durch gehebelte Ausgaben und Skaleneffekte realisieren.
Schließlich bietet die AP-Automatisierung mehr Zahlungsoptionen als herkömmliche Papierschecks wie ACH und virtuelle Karten, die als sicherer und finanziell vorteilhafter für das Unternehmen gelten, und berücksichtigt gleichzeitig die Präferenzen der Lieferanten, was allesamt zu steuerlichen Vorteilen beitragen würde.
Wie viel kostet AP-Software normalerweise?
Die Kosten für AP-Software kann je nach Anbieter, den in der Software enthaltenen Funktionen und der Größe des Unternehmens variieren. Einige AP-Softwareanbieter bieten abonnementbasierte Preise an, die eine monatliche oder jährliche Gebühr erheben, während andere möglicherweise einmalige Anschaffungskosten haben. Einige Anbieter bieten auch gestaffelte Preisoptionen basierend auf der Größe des Unternehmens oder der Anzahl der Benutzer an.
Der Investitionsbetrag für den Kauf von AP-Automatisierungssoftware ist oft an die Anzahl der pro Monat verarbeiteten Rechnungen gebunden. Softwarelösungen, die die gesamte Bandbreite der AP-Automatisierung umfassen, einschließlich Front-End-Rechnungsverarbeitung, automatischem Abgleich, Genehmigungsworkflows und Archivierung, erfordern umfangreiche Betriebssysteme wie z OCR, bidirektionale Integration, Business Intelligence, Workflow, Audit Trail und Speicherung).
Der einfachste Fall der AP-Automatisierung ist der Scan-and-Archive-Ansatz, der, wie der Name schon sagt, einfach alle Dokumente zu Archivierungszwecken in ein digitales Format konvertiert. Während es beim Archivieren und Abrufen hilft, trägt es wenig zur Verbesserung der Automatisierung bei und kann dem Prozess sogar zusätzliche Schritte hinzufügen. Diese Methode kann in kleinem Maßstab für ein paar hundert Dollar implementiert werden, aber ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem kann zwischen 10,000 und 100,000 Dollar kosten.
Ein höheres Modell der AP-Automatisierung würde die Front-End-Rechnungsverarbeitung umfassen, Automatischer Abgleich, Genehmigungsworkflows und Archivierung. Die für diesen Ansatz erforderlichen Systeme sind komplex und für Unternehmen nützlich, die jeden Monat 10,000 oder mehr Rechnungstransaktionen verarbeiten. Die Kosten für dieses Modell könnten zwischen 100,000 und 500,000 US-Dollar liegen, zuzüglich zusätzlicher Softwarelizenzgebühren und Personalunterstützungskosten.
Die Cloud-basierte AP-Automatisierung ähnelt dem obigen Modell, erfordert jedoch weniger Infrastrukturinvestitionen, da sich die Speicherung in einer Cloud befindet, wodurch keine Speicherhardware erforderlich ist. Die Implementierungsgebühren basieren in der Regel auf der Anzahl der pro Monat verarbeiteten Rechnungen, was es für einige Unternehmen zu einer günstigen Option macht. Für Unternehmen, die über 10,000 Rechnungstransaktionen pro Monat verarbeiten, können die Implementierungsgebühren zwischen 20,000 und 35,000 US-Dollar und die Transaktionskosten zwischen 0.65 und 0.95 US-Dollar pro Rechnung liegen.
Die fortschrittlichste AP-Automatisierung umfasst Funktionen wie elektronische Zahlungen wie ACH, EFT, Überweisung und virtuelle Karten. Diese Arten von Lösungen werden zunehmend im B2B-Geschäft eingesetzt und bieten eine sicherere Zahlungsmethode.
Viele Anbieter bieten auch maßgeschneiderte Preise an, die sich an den spezifischen Anforderungen des Unternehmens orientieren. Es ist wichtig, die für Ihr Unternehmen benötigten Funktionen zu bewerten und dann einen entsprechenden Anbieter auszuwählen.
Funktioniert die AP-Automatisierung mit anderen Buchhaltungssystemen?
AP-Automatisierungssysteme können mit anderen Abrechnungssystemen zusammenarbeiten; Viele Systeme verfügen über verschiedene Integrationsmöglichkeiten wie API oder Middleware, um einen nahtlosen Datentransfer zwischen den verschiedenen Systemen zu ermöglichen. Auf diese Weise kann die AP-Automatisierungssoftware Daten wie Rechnungen und Bestellungen aus anderen Buchhaltungssystemen abrufen, verarbeiten und dann die Informationen in der externen Buchhaltungsplattform aktualisieren. Mit der Integration können Unternehmen die Funktionen und Automatisierungsfunktionen der AP-Automatisierungssoftware nutzen und gleichzeitig die Buchhaltungssoftware verwenden, mit der sie vertraut sind.
Die Plattform von Nanonets kann beispielsweise in andere Buchhaltungssysteme wie QuickBooks und Sage integriert werden, sodass Unternehmen die Vorteile der Automatisierungs- und Berichtsfunktionen der Plattform nutzen und gleichzeitig die Buchhaltungssoftware verwenden können, mit der sie vertraut sind.
Zusammenfassung
Die Automatisierung der Abbrechnungsverbindlichkeiten Operations rationalisiert den Prozess der Bearbeitung von Rechnungen, Zahlungen und anderen Finanztransaktionen und ermöglicht es Unternehmen so, ihre Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und die Genauigkeit zu erhöhen.
AP-Automatisierungssoftware wie Nanonets basiert auf KI und ermöglicht die Erstellung von AP-Workflows, die automatisch Dateien und Dokumente aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, gescannten Dokumenten, digitalen Dateien/Bildern, Cloud-Speicher und ERP-Systemen sammeln können.
Abgesehen von der intelligenten Erfassung können gute AP-Automatisierungstools auch Ausgaben abgleichen und abgleichen, alle Ausgabenabläufe verwalten, von der Erstellung von Spesenabrechnungen bis zur Einholung von Managergenehmigungen, und den monatlichen Buchhaltungsabschlussprozess nahtlos in jedes gewünschte ERP, jede Buchhaltungssoftware oder jedes gewünschte Geschäftstool integrieren.
AP-Automatisierungssoftware wie Nanonets kann AP-Teams dabei unterstützen, die Kosten für Unternehmen deutlich um 80 % zu senken und die Geschwindigkeit deutlich zu erhöhen Bearbeitung von Rechnungen um das Zehnfache und Optimierung der AP-Tage, Eliminierung von Ungenauigkeiten, die durch manuelle Prüfungen und Verifizierungen verursacht werden, Identifizierung und intelligente Handhabung von Ausnahmen und deren Weiterleitung an die entsprechende Person sowie Identifizierung und Beseitigung von Betrug, Diebstahl, Doppelzahlungen und anderen Ineffizienzen.
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