Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Buchhaltungsbegriff, der sich auf das Geld bezieht, das ein Unternehmen einem Verkäufer oder Lieferanten schuldet – für die Inanspruchnahme seiner Produkte oder Dienstleistungen.

Wenn ein Unternehmen Produkte/Dienstleistungen von einem Verkäufer/Lieferanten mit einer Vereinbarung zur späteren Zahlung kauft, wird der Betrag als Verbindlichkeit bezeichnet – bis die Zahlung erfolgt ist.  Es ist eine Kreditform vom Verkäufer/Lieferanten angeboten.

Die Kreditorenbuchhaltung wird erfasst, wenn eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Es wird im Hauptbuch (oder AP-Nebenbuch) als ausstehende Zahlung oder Verbindlichkeit erfasst, bis der Betrag bezahlt ist. Bei den Verbindlichkeiten kann es sich um Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kauf von physischen Gütern, die in einem Inventar erfasst sind) oder Verbindlichkeiten aus Aufwendungen (Kauf von Waren und Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden, z. B. Werbung, Unterhaltung, Reisen, Büromaterial und Betriebsmittel) handeln.

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Inhaltsverzeichnis

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Ein Beispiel für die Kreditorenbuchhaltung

Die ABC-Bäckerei bestellt 50 Pfund Zucker beim Großhändler XYZ Traders zum Preis von 50 Cent pro Pfund. XYZ Traders bietet eine Kreditfrist von 30 Tagen nach Lieferung an die Bäckerei, innerhalb derer ABC die Rechnung von 25 $ bezahlen sollte. Bis die Bäckerei XYZ-Händler bezahlt, wird der Betrag von 25 USD als Verbindlichkeiten bezeichnet und als Verbindlichkeit gegenüber Gläubigern in der Bilanz der Bäckerei ausgewiesen.

Die 25 $ werden als Vermögenswert in der Bilanz der XYZ-Händler erfasst, bis die Zahlung eingegangen ist.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen umfassen neben dem Kauf von Waren Folgendes:

• Transport und Logistik
• Leistung / Energie / Kraftstoff
• Leasing
• Lizenzierung
• Dienstleistungen (Montage / Lohnbearbeitung)

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Die Bedeutung der Kreditorenbuchhaltung

AP ist aus folgenden Gründen wichtig:

Es stellt die pünktliche Zahlung von Rechnungen sicher, was wiederum die Kreditwürdigkeit des Unternehmens und die langfristigen Beziehungen zu den Lieferanten verbessert.

• Die rechtzeitige Zahlung von Rechnungen sichert einen ununterbrochenen Fluss von Lieferungen und Leistungen, was zu einem reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs führt.
• Rechtzeitige Zahlung vermeidet überfällige Zahlungen, Strafen und andere verspätete Gebühren.
• Organized AP ermöglicht die systematische Verfolgung von Rechnungen und Zahlungen.
• AP erleichtert den Cashflow, indem es Zahlungen nur bei Fälligkeit leistet und vom Anbieter angebotene Kreditmöglichkeiten nutzt.
• Strenge AP vermeidet Verkäuferbetrug und Diebstahl.

AP ist nicht ohne Nachteile. Es wird oft als finanzielle Belastung für Lieferanten angesehen, die nach Lieferung von Produkten und Dienstleistungen auf die Zahlung warten müssen. Seitens des Unternehmens deutet eine Bilanz mit verlängerten Verbindlichkeiten auf eine prekäre Kassenlage hin. Diese Nachteile können durch ethische, rechtliche und logische Überwindung überwunden werden AP-Prozesse.

Komponenten des Prozesses der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein mehrstufiger Prozess und umfasst einige wesentliche Schritte:

• AP beginnt mit der Entscheidung des Unternehmens, Waren/Dienstleistungen auf einem Kreditsystem zu beschaffen.
• Auswahl von Lieferanten, die Kreditfazilitäten anbieten.
• Vergleich der Kreditrichtlinien der Lieferanten in Bezug auf zulässige Kredittage, Gebühren für verspätete Zahlung, Skonto bei vorzeitiger Zahlung usw. und Auswahl des Lieferanten mit den für das Unternehmen am besten geeigneten Bedingungen.
• Nach dem Beschaffungsprozess - Bestellanforderung, Bestellung, Rechnung, Quittung – des Geschäfts.
• Verbuchung der Rechnungen/Rechnungen in den Büchern als Verbindlichkeiten nach Erhalt der Ware.
• Die Buchhaltung hilft bei internen und externen Audits im Unternehmen und bei der Analyse von Ausgabenmustern, was wiederum bei der Finanzplanung und der Einhaltung von Standards und Vorschriften hilft.
• Verfolgen Sie die Daten auf Rechnungen, um die Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum sicherzustellen.
• Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum
• Kommunikation mit dem Verkäufer, dass die Zahlung erfolgt ist.

Die volle Ausnutzung der Kreditlaufzeit hilft dabei, den Cashflow effizient zu verwalten. Es muss jedoch daran erinnert werden, dass die effizienteste Verwendung von Kreditkonditionen darin besteht, zu wissen, wann Rechnungen eingelöst werden müssen.

Die klassische Kreditorenbuchhaltung

Ein Team, das für manuelle Kreditorenprozesse verantwortlich ist, ist für die Erfassung und Verarbeitung von Finanztransaktionen in Bezug auf Beschaffung und Lieferanten verantwortlich.

Zu diesem Zweck werden verschiedene Fachleute eingesetzt:

• Der Data Entry Analyst gibt die Rechnungen nach Erhalt in das digitale System ein.
• Der Payment Processing Analyst ist dafür verantwortlich, Rechnungen zum Fälligkeitsdatum zu bezahlen
• Der Ausnahmeanalytiker befasst sich mit Unstimmigkeiten in Rechnungen und behandelt Probleme mit Zahlungsausfällen.
• Das Lieferantenverwaltung Mitarbeiter erstellen und verwalten die Lieferantendatenbank und korrelieren sie mit verschiedenen Beschaffungsvorgängen.
• Der Leiter der Kreditorenbuchhaltung stimmt sich mit dem Team für ein fehlerfreies und nahtloses Rechnungsmanagement ab.

Alle Mitglieder des Teams arbeiten daran, starke Lieferantenbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Das Team muss auch die AP-Ausgaben genau überwachen und interne Kontrollen aufrechterhalten, um den Geldabfluss zu schützen.  

Eine effiziente und gut geführte Kreditoren-Workflow kann Unternehmen im AP-Prozess viel Zeit und Geld sparen. Vereine könnten das in seltenen Fällen auch AP auslagern Funktionen an externe Agenturen.

Herausforderungen für den manuellen Kreditorenprozess

Bei manuellen Kreditorenprozessen treten folgende Probleme auf:

• Probleme bei der manuellen Dateneingabe: Die manuelle Eingabe von Rechnungen in das System kann zeitaufwändig, ineffizient und fehleranfällig sein. All dies kann sich auf die Funktionsweise und das Endergebnis des Unternehmens auswirken.
• Zahlungsverzögerungen: Manuelles Versehen und Fehler können zu verspäteten Zahlungen und unzufriedenen Lieferanten führen. Es kann auch die Bonität und Glaubwürdigkeit des Unternehmens als Kunde des Verkäufers beeinträchtigen.
• Unzufriedene Mitarbeiter: Die banale, sich wiederholende Natur vieler Aufgaben im AP-Prozess kann zu Arbeitsunzufriedenheit und damit verbundenen Problemen, einschließlich Mitarbeiterfluktuation, führen.
• Unhandliche Informationen: Wenn ein Unternehmen wächst und immer mehr Rechnungen bearbeitet werden müssen, kann die Menge an Informationen zu Anbietern, Produkten, Dienstleistungen, Kosten, Lieferung und Fälligkeitsdaten überwältigend werden. Auch das Auffinden von Dokumenten wird schwierig und die Buchhaltung kann zum Albtraum werden.
• Undurchsichtigkeit von Daten: Die Nachverfolgung von Papierrechnungen und physischen AP-Dokumenten kann schwierig, wenn nicht sogar unmöglich werden, wenn die AP-Abteilung an Größe gewinnt, um viele Beschaffungsprozesse zu bewältigen.
• Betrugsanfälligkeit: Mangelnde Transparenz in manuellen Kreditorenbuchhaltungssystemen kann Ihr Unternehmen Sicherheitslücken und Betrug aussetzen.

Vorteile der Automatisierung des Kreditorenprozesses

Die Automatisierung des Kreditorenprozesses führt zu folgenden Vorteilen:

• Zeitersparnis: Das sagt man 25% einer Arbeitswoche wird für banale manuelle Rechnungsverwaltungsaufgaben aufgewendet, Zeit, die besser für produktivere Aktivitäten verwendet werden kann.
• Kosteneinsparungen: Es wurde festgestellt, dass die manuelle Verarbeitung einer einzelnen Rechnung 12-15 $ kostet. Die Automatisierung kann einen Großteil dieser Kosten eliminieren. Darüber hinaus verfolgen automatisierte Lösungen die Fälligkeitsdaten von Rechnungen und helfen, die Rechnung zum optimalen Zeitpunkt zu bezahlen, wodurch der Cashflow verbessert, Gebühren für verspätete Zahlungen vermieden und bessere Beziehungen zu Lieferanten gepflegt werden.
• Umsatzgenerierung: Rechtzeitige Zahlungen, die durch Automatisierung ermöglicht werden, können nicht nur Gebühren für verspätete Zahlungen vermeiden, sondern auch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens verbessern und es für Rabatte und Preisnachlässe von Anbietern öffnen.
• Reduzierung von Fehlern: Die manuelle Rechnungsverwaltung ist mit Fehlern durch menschliches Versehen verbunden. Die Automatisierung kann viele der Fehler beseitigen, die mit manuellen Kreditorenprozessen verbunden sind.
• Zahlungsflexibilität: Die Automatisierung kann Entscheidungen darüber ermöglichen, wann und wie Rechnungen zu bezahlen sind (z. B. Papierscheck, ACH oder durch virtuelle Karten, mit denen Sie Cash-Back-Rabatte erhalten).
• Bessere Datenpflege: Das manuelle Durchsuchen von Unterlagen kann mühsam und fehleranfällig sein. Die Pflege einer digitalen Datenbank ermöglicht einen besseren Zugriff und Abruf von Daten, wodurch der Procure-to-Pay-Zyklus rationalisiert wird. Ein solches Management ermöglicht auch Analysen für die Berichterstattung und Verfolgung der Einkäufe und des Cashflows des Unternehmens.
• Sicherheit: Die Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung kann Daten auf einem zentralen Server oder in der Cloud speichern, was Sicherheit bietet

Worauf Sie bei einer Kreditorenbuchhaltungssoftware achten sollten

Es ist wichtig, eine zu wählen AP-Automatisierungssoftware die maximale Rendite bietet. Eine Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung muss Datenerfassung, Rechnungsverarbeitung, automatisierte Genehmigungen und Zahlungen umfassen. Zu den grundlegenden Merkmalen, die bei der Suche nach einer AP-Automatisierungssoftware gesucht werden müssen, gehören:

• Genaue Rechnungsdatenerfassung: Die Konvertierung von Rechnungsdaten in ein gemeinsames digitales Format ist der wichtigste Aspekt zur Schaffung von Effizienz in der AP-Automatisierung. Die manuelle Dateneingabe ist teuer, fehleranfällig und zeitraubend. Ein gutes OCR-Tool ermöglicht eine intelligente Erfassung relevanter Daten ohne menschliches Eingreifen und spart so Zeit, Geld und menschliche Fehler.

• Einfache Rechnungsgenehmigungen: Die Personen, die Rechnungen genehmigen, sind oft vielbeschäftigte Manager und Führungskräfte, und die automatische Rechnungsgenehmigung muss für diese Mitarbeiter einfach, intuitiv und bequem sein. Die genehmigende Person muss in der Lage sein, eine Rechnung mit einem einzigen Klick anzuzeigen und zu genehmigen, unabhängig davon, mit welchem ​​Gerät sie auf die Rechnung zugreift.
• Fähigkeit, AP-Rechnungen in Echtzeit zu verfolgen: Workflow-Tools müssen es auch allen Beteiligten ermöglichen, die Rechnung einfach zu verfolgen. Dadurch werden Verzögerungen, Missverständnisse und Missmanagement im Kontobearbeitungsprozess vermieden.
• Integration in bestehende Buchhaltungssysteme: Das Unternehmen kann andere digitale Plattformen und Software verwenden, und das Kreditorenbuchhaltungstool muss in diese integriert werden können, um Diskrepanzen bei Daten und Vorgängen zu vermeiden.
• Automatisierung von Zahlungen: Der letzte Schritt im AP-Prozess ist die Zahlung. Nachdem alle Genehmigungen erfasst wurden, muss die Software in der Lage sein, die Zahlung an den Lieferanten einzuleiten und zu verarbeiten, um den Prozess der Kreditorenbuchhaltung für diese bestimmte Beschaffung abzuschließen und abzuschließen.
• Datenspeicherung: Je nach Bedarf des Unternehmens können alle AP-Daten auf einem zentralen Server oder in der Cloud gespeichert werden. Die Art des Speichers muss vom Unternehmen vor dem Start der AP-Automatisierung festgelegt werden.

Zusammenfassung

Die Automatisierung der Kontenverarbeitungsvorgänge kann die mit manuellen Prozessen verbundenen Probleme wie Zeitverzögerungen, Fehler und Verschwendung von menschlichem Aufwand beseitigen.  

Effiziente AP-Software wie Nanonets kann bessere Procure-to-Pay-Prozesse ermöglichen, die Einhaltung von Steuervorschriften sicherstellen und automatisieren 3-Wege-Matching, optimieren AP-Tage oder DPO, verhindern Sie Betrug, optimieren Sie Cashflows, pflegen Sie Lieferantenbeziehungen und speichern Sie Daten für die Nachwelt. Automatisierung schafft Effizienz und kann den Procure-to-Pay-Prozess für langfristigen Wert orchestrieren. Die digitale Aktivierung des AP-Prozesses würde die Geschäftsstrategien voranbringen, indem die Beziehungen zwischen Anbietern und Kunden zu einem Wettbewerbsvorteil werden.