Sind Sie besorgt darüber, wie viel Geld Ihr Unternehmen im Laufe des Monats oder im gesamten Jahr ausgibt?
Lassen Sie mich mit der Definition der Spesenabrechnung beginnen.
Eine Spesenabrechnung dient der Erfassung und Berichterstattung aller vom Unternehmen im Laufe des Monats, Quartals oder Jahres getätigten Ausgaben. Dieser Bericht umfasst jedoch auch alle in diesem Zeitraum gezahlten Einkäufe und Steuern. Die Spesenabrechnung trägt dazu bei, dass Sie beruhigt sind und dass Sie sich hinsichtlich der Ausgaben entspannt fühlen, da Sie den Überblick über alle Ausgaben behalten.
In diesem kurzen Leitfaden informieren wir Sie über alle Spesenabrechnungen, die Sie erstellen können, um alle Ihre Geschäftsausgaben zu erfassen und Ihr Spesenmanagement zu lösen. Außerdem beschreiben wir die Schritte zum Erstellen einer Spesenabrechnung, Arten von Spesenabrechnungen und Kategorien von Spesenabrechnungen und sehen schließlich, wie wir die Erstellung von Spesenabrechnungen mithilfe von Automatisierung und künstlicher Intelligenz automatisieren können.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung enthält eine kategorisierte und detaillierte Auflistung der im Namen des Unternehmens angefallenen Kosten.
Spesenabrechnungen und zusätzliche Analysen helfen dem Vorgesetzten oder dem Finanzteam bei der Bestimmung, welcher Teil der Ausgaben zur Rückzahlung berechtigt ist, wie das Geld ausgegeben wird und welche Artikel das Unternehmen kauft.
In einer Spesenabrechnung, die auf Papier oder elektronisch erstellt wird, sind alle Geschäftskosten aufgeführt, die ein Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlt und eine Entschädigung beantragt hat. Diese Kosten werden häufig in Kilometer, Lebensmittel und Büromaterial unterteilt. Darüber hinaus werden die einzelnen Anbieter und ihre jeweiligen Gebühren detailliert aufgeführt. Die Spesenabrechnung ermöglicht eine gründlichere Prüfung während des gesamten Genehmigungsverfahrens als nur die Darstellung der gesamten angefallenen Ausgaben.
Was sollten Sie in Ihre Spesenabrechnung aufnehmen?
Als Geschäftsbericht besteht die Spesenabrechnung aus verschiedenen Informationen und Abfragen. Die Details und Informationen sind wie folgt:
Informationen zum Mitarbeiter
In eine Spesenabrechnung müssen zunächst die grundlegenden Informationen des Mitarbeiters eingetragen werden, der die Abrechnung verwaltet, wie Name, Kontaktnummer, Abteilung usw.
Informationen zum Kunden
Als nächstes müssen die Angaben zum Kunden geschrieben werden, der das Produkt/die Dienstleistung gekauft hat und von dem das Unternehmen den Artikel kauft.
Datum
Dann ist das Datum jeder Ausgabe anzugeben. Auch das Datum der Quittung und der Spesenabrechnung sollte identisch sein.
Typ und andere Details
Eine Spesenabrechnung benötigt außerdem eine Spesenart und weitere Details zu den Spesen.
Gesamt- und Zwischensummenbetrag
Als nächstes wird in der Spesenabrechnung die Gesamtsumme aller Ausgaben und die Gesamtausgaben (einschließlich der vom Unternehmen gezahlten Steuern) aufgeführt.
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Vorteile der Verwendung einer Spesenabrechnung
Eine Spesenabrechnung ist ein grundlegender Bestandteil jeder Organisation, da Sie die Transaktionen und Ausgaben, die im Laufe des Monats, Quartals oder Jahres getätigt wurden, einfach aufzeichnen können. Darüber hinaus kann die Erstellung einer Spesenabrechnung Ihnen folgende Vorteile bieten.
Kontrolle und Verfolgung der Ausgaben
Die Erstellung einer Spesenabrechnung ist in einem Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie dabei hilft, Kosten zu kontrollieren und Ausgaben zu verfolgen. Mithilfe von Spesenabrechnungen können Sie ganz einfach nachverfolgen, wie viel Sie in Ihrem Unternehmen ausgegeben haben.
Hält Ihr Budget genau
Je genauer Ihr Budget ist, desto einfacher wird es für Sie sein, Ihr Unternehmen zu führen. Die Spesenabrechnung ist die grundlegendste Strategie zur Erstellung des Budgets Ihres Unternehmens. Die Spesenabrechnung hilft Ihnen bei der Erstellung eines genauen Budgets für die Organisation, das Ihnen hilft, entspannt zu bleiben und Ihr Unternehmen zeitnah zu führen.
Sie können sehen, welche Abteilungen von größeren Budgetzuweisungen profitieren könnten. Um die Finanzen Ihres Unternehmens auf Kurs zu halten, können Sie mithilfe der Spesenabrechnung auch prüfen, ob die Abteilungen ihre zugewiesenen Budgets einhalten.
Beginnen Sie damit, die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten eine Spesenabrechnungsvorlage.
Standardisieren Sie den Mitarbeitererstattungsprozess
Da die Ausgabenberichterstattung zu einer standardisierten Praxis geworden ist, wissen die Mitarbeiter, ob Kosten für eine Erstattung in Frage kommen oder nicht Verwaltung der Kosten. Die Spesenabrechnung erleichtert jedoch die rechtzeitige Vorlage von Spesenabrechnungen mit präziser Erstattung.
Da die Mitarbeiter außerdem jeden Aspekt ihrer Ausgaben zusammen mit den Rechnungen dokumentieren, können Finanzmanager einfacher feststellen, ob die Ausgaben korrekt sind oder nicht. Wir können also sagen, dass Spesenabrechnungen immer dazu beitragen, die Erstattung aufrechtzuerhalten.
Steuerverwaltung
Der zentrale Teil der Führung eines Unternehmens ist die Aufrechterhaltung von Steuerabzügen und -auffüllungen. Die Erstellung einer separaten Steuererklärung kann jedoch hektisch sein.
Unternehmen erstellen Spesenabrechnungen, da dies dabei hilft, die Abrechnung und Steuerbeträge ordnungsgemäß aufzubewahren. Ebenso vermerken die Manager den Nachweis der Steueraufwendungen, die während des gesamten Zeitraums vorliegen, in der Spesenabrechnung, was für ein Unternehmen von Vorteil ist.
Arten von Spesenabrechnungen
Es gibt verschiedene Arten von Ausgabenberichten wie z T & E., Monatliche Ausgaben usw. Generell sollen alle Kostenberichte dem Unternehmen dabei helfen, Ausgaben besser zu verfolgen und zu analysieren. Reisekostenberichte, von denen einige für Steuerzwecke von entscheidender Bedeutung sind, können dabei helfen, Bereiche zu ermitteln, in denen Unternehmen möglicherweise zu viel bezahlen.
Arbeitnehmer erstellen häufig wöchentliche Ausgabenabrechnungen für T & E. Dazu gehören Informationen über ihr eigenes Geld, das sie für Dinge wie Kundenessen oder Reisen zum Kundenstandort ausgegeben haben. Unternehmen können mit dem entsprechenden Ausgabenmanagementsystem Berichte erstellen, die die kombinierten Daten der Mitarbeiterausgaben auswerten, um die Kosten im Auge zu behalten und die Erstellung einer Reisemanagementstrategie zu unterstützen.
Unternehmen verwenden unterschiedliche Formen von Ausgabenberichten, um andere Ausgabenbereiche zu überwachen, insbesondere Gemeinkosten wie Löhne und Miete. Schauen wir uns die folgenden Kostenarten an:
Monatlicher Spesenbericht
Ein Unternehmen kann alle Betriebskosten mithilfe monatlicher Ausgabenberichte überwachen und bewerten. Der monatliche Bericht hilft dem Unternehmen dabei, Ausgabenmuster zu verfolgen, zu beurteilen, ob die Gesamtausgaben den Prognosen entsprechen, und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren.
Langfristige Spesenberichte
Langfristige Ausgabenberichte, die oft ein Quartal oder ein Jahr umfassen, bieten eine andere Perspektive darauf, wie viel Geld ein Unternehmen ausgibt. Jährliche Kostenberichte können von Unternehmen verwendet werden, um Steuerabzüge für die Einbeziehung in ihre jährlichen Steuererklärungen zu ermitteln.
Bericht über wiederkehrende Ausgaben
Regelmäßige Ausgaben, die das Unternehmen monatlich zahlen muss, wie z. B. Miete, Gehalt und Nebenkosten, werden häufig in Berichten über wiederkehrende Ausgaben untersucht. Mit ihrer Hilfe können signifikante Steigerungen dieser Ausgaben, die sich verdeckt negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken können, leichter erkannt werden.
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Wie sieht eine Spesenabrechnung aus?
Eine Spesenabrechnung ist wie ein Formular, das alle vom Unternehmen getätigten Ausgaben enthält. Die Komplexität eines Ausgabenberichts kann von einer einfachen Tabelle mit wenigen Schlüsselfeldern bis hin zu mehreren Dokumenten mit mehreren Abschnitten reichen. Es enthält ein Datum, den Namen des Lieferanten, den Namen des Kunden, Kontodaten, den Gesamtbetrag, den abgezogenen Betrag usw.
Hier ist eine Beispielspesenabrechnung:
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Wie fülle ich eine Spesenabrechnung aus?
Es gibt etwa zwei Möglichkeiten, eine Spesenabrechnung auszufüllen
- Manuelle Spesenabrechnung
- Elektronische Spesenabrechnung
Wie fülle ich Spesenabrechnungen manuell aus?
Viele Organisationen haben den veralteten manuellen Prozess der Erstellung von Spesenabrechnungen übernommen und verwenden dazu maßgeschneiderte Spesenabrechnungsvorlagen zur Erstellung von Berichten in PDF- oder Blattform.
So können Sie die Spesenabrechnung manuell ausfüllen:
- Verwenden Sie eine Spesenabrechnungsvorlage in Excel.
- Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, alle seine Ausgaben aus seinen Quittungen, Rechnungen und Rechnungen in die Excel-Vorlage einzutragen.
- Mitarbeiter müssen ihre Beschäftigungsdetails, Zwischensummen, Summen und andere Kommentare zur Überprüfung durch ihren Vorgesetzten eingeben.
- Anschließend schickt der Mitarbeiter die Spesenabrechnung per E-Mail und den gesamten Zahlungsbeleg zur Prüfung an den Vorgesetzten.
- Der Manager erhält den Bericht und prüft ihn auf Richtigkeit und etwaige Richtlinienverstöße oder falsche Behauptungen.
- Der Bericht wird nach Einholung der Genehmigung an die Buchhaltung zur Erstattung gesendet.
Wie fülle ich Spesenabrechnungen automatisch aus?
Anstatt Spesenabrechnungen manuell auszufüllen, können Sie mit einer Spesenverwaltungssoftware wie Nanonets alles für Ihre Mitarbeiter automatisieren. Hier ist nur ein Beispiel dafür, wie ein automatisierter Spesenabrechnungs- und Spesenerstattungsprozess mit Nanonets aussieht:
- Ihre Mitarbeiter leiten alle Rechnungen, Quittungen und Abrechnungen an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiter.
- Nanonets analysiert den E-Mail-Posteingang und erfasst Daten aus Ihren E-Mail-Inhalten und Anhängen. Es sortiert automatisch alle Dokumente und extrahiert Informationen wie Datum, Gesamtbetrag, Mitarbeitername, Spesendetails und mehr.
- Basierend auf den Ausgabendetails kann Nanonets die Ausgaben automatisch auf der Grundlage bestehender Richtlinien und Daten kategorisieren eine Spesenabrechnungsvorlage in Google Sheets, Excel oder einer anderen Software Ihrer Wahl.
- Die erfassten Daten gehen zur Genehmigung an den zuständigen Manager. Sobald die Ausgabe vollständig genehmigt wurde, werden die Daten in das System Ihrer Wahl wie Xero, NetSuite, Google Sheets oder andere Datenbanken exportiert. Schauen Sie sich Integrationen an.
- Im Falle von Flags erhalten eine Reihe von Beteiligten eine Benachrichtigung, um entweder die Ausgabe zu genehmigen oder die Ausgabe zu überprüfen und erforderliche Änderungen vorzunehmen.
- Danach können Sie die Zahlungen auch direkt per senden Nanonetze Verwendung von Nanonetze fließen. Mit mehreren ACH Zahlung und Überweisungsoptionen, senden Sie den Betrag an Mitarbeiter oder passen Sie ihn dort an Gehaltsabrechnungen.
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Nanonetze zur Ausgabenautomatisierung
Automatisierung und künstliche Intelligenz haben diese düstere Landschaft verändert und die Automatisierung von Spesenabrechnungen zum Kinderspiel gemacht. Werfen wir einen Blick darauf, wie eine moderne Spesenverwaltungssoftware wie Nanonets diese technologischen Fortschritte nutzt, um die Spesenautomatisierung nahtlos, effizient und fehlerfrei zu gestalten.
1. Kostenanfall: Die gleichen Ausgaben wie früher, aber hier passiert die Magie. Dank der Wunder mobiler Technologie und der nahtlosen Integration zum Importieren von Belegen aus Ihren Apps und Datenbanken werden Belege schneller erfasst als eine rasende Kugel.
2. Auto-Magic-Aufnahme: Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) greift ein und extrahiert strukturierte Daten aus Belegen schneller in digitale Daten, als man „Kosten“ sagen kann.
3. Echtzeitberichte: Berichte werden per Knopfdruck erstellt – es ist, als hätten Sie Ihren eigenen persönlichen Assistenten, ohne dass der Kaffee läuft.
4. Einfache Genehmigungen: Zuerst greifen systemgesteuerte Compliance-Prüfungen ein, die nur die Ausreißer kennzeichnen. Manager können sich auf echte Probleme konzentrieren, anstatt bei jedem Bericht „Whack-a-Mole“ zu spielen. Anschließend können Sie Human-in-the-Loop hinzufügen, um sicherzustellen, dass Rechnungen zur richtigen Zeit an die richtige Person zur Genehmigung gesendet werden. Darüber hinaus können Sie Ihre Genehmigungsrichtlinien und benutzerdefinierten Validierungsprüfungen durchsetzen.
5. Der Compliance-Tempomat: Kontinuierliche, automatisierte Audits machen das Leben einfacher. Anomalien fallen auf wie ein schmerzender Daumen, und die Durchsetzung von Richtlinien ist strenger als eine Trommel.
6. Die Speed of Light-Erstattungen: Rückerstattungen erfolgen mit Höchstgeschwindigkeit, was die Arbeitsmoral der Mitarbeiter in die Höhe treibt.
7. Die Sync-Symphonie: Durch die nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungssoftware und andere Apps werden Dateneingabe und -abgleich zu einer harmonischen Symphonie und nicht zu einer chaotischen Kakophonie.
8. Analytik in Gedankengeschwindigkeit: Echtzeit-Einblicke stehen Ihnen zur Verfügung und bieten einen Einblick in Ihr Ausgabeverhalten und Sparmöglichkeiten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Übergang von der Implementierung einer manuellen zur automatisierten Spesenverwaltung zwar wie ein riesiger Sprung erscheint, in Wirklichkeit jedoch eine Reihe kleiner, praktischer Schritte in Richtung Effizienz, Klarheit und letztlich höherer Rentabilität ist.
Hier sind einige Fallstudien von Unternehmen, die Kostenmanagement und Automatisierung erfolgreich implementiert haben:
- SaltPay nutzt Nanonets zur Integration mit SAP zur Verwaltung von Lieferantenrechnungen.
- In2 Project Management hilft der Water Supply Corporation, mit Nanonets AI 700,000 AUD einzusparen.
- Wie Happy Jewellers, ein KMU, von NanoNets profitierte.
- Nanonets AI unterstützt ACM Services bei der Automatisierung der Extraktion AusgabenE-Dokumente, wodurch das Kreditorenbuchhaltungsteam 90 % Zeit spart.
- Tapi automatisiert Rechnungen für die Instandhaltung von Immobilien mithilfe von Nanonets.
- Puma automatisiert seinen Spesenverwaltungsprozess mit Zoho Expense.
- SWISS verbesserte mit Rydoo die Effizienz der Spesenabwicklung um 80 %.
- Suncommon verwaltet die Ausgaben seines Unternehmens und spart dem Unternehmen Zeit, indem es die Expensify Card nutzt.
Zusammenfassung
Spesenabrechnungen bieten einen Überblick über die Ausgaben der Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum. Sie sind ein wirksames Instrument, um die Ausgaben der Mitarbeiter im Auge zu behalten. Unternehmen sollten Spesenabrechnungen als Teil ihrer Erstattungsprozesse einführen und darauf hinarbeiten, diese Erstattungsprozesse zu automatisieren, um sie fehlerfrei zu machen.
FAQs
Wofür wird eine Spesenabrechnung verwendet?
Die Spesenabrechnung dient der Auflistung aller vom Unternehmen getätigten Ausgaben, aller vom Unternehmen gekauften Artikel und der Erfassung von Steuern.
Was sind die verschiedenen Geschäftsausgabenkategorien?
Die Spesenabrechnung fällt in die folgenden Kategorien:
Gebühren und Provisionen, Werbung, Fahrzeugkosten, Zinskosten, Hypothekenkosten, Versicherungskosten, professionelle und juristische Dienstleistungen, Bürokosten, Gewinnbeteiligungspläne und Renten, Miete, Reparaturen und Wartung und vieles mehr.
Was ist eine monatliche Spesenabrechnung?
Der monatliche Spesen-/Kostenbericht listet alle Einkäufe und Ausgaben eines Unternehmens auf, die der Manager im Laufe des Monats schreibt und die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind.
Was gilt als Aufwand?
Ein Aufwand ist der Geldbetrag, der von einem Unternehmen ausgegeben wird, um Einnahmen zu erzielen. Zum Beispiel der Kauf neuer Ausrüstung, die Kosten für das Firmenfahrzeug, uneinbringliche Forderungen, die Gehälter der Mitarbeiter usw.
Warum benötigen Sie eine Spesenabrechnung?
Wir müssen die Spesenabrechnung erstellen, da jede Spesenabrechnung im Allgemeinen darauf abzielt, das Unternehmen bei der Verfolgung, Analyse und Überwachung der Ausgaben und Einkäufe des Unternehmens zu unterstützen.
Wer ist berechtigt, eine Ausgabenabrechnung einzureichen?
Basierend auf den Unternehmensrichtlinien und der Art und Weise, wie die Aufzeichnungen verwendet werden, können verschiedene Personen je nach Bedarf der Organisationen Ausgabenberichte einreichen.
In den meisten Fällen dürfen nur Vorgesetzte Spesenabrechnungen einreichen, aber gelegentlich kann dies auch jeder tun, der Ausgaben für genehmigte Geschäftsausgaben verursacht und eine Erstattung beantragt.
Jeder kann gelegentlich eine Meldung einreichen, diese bedarf jedoch der Zustimmung des Vorgesetzten.
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