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Aber ein einzelner Backslash wird durch zwei Backslashes ersetzt. return(urlregex.test(urlValue)); } } Rückgabe wahr; } function zf_ValidatePhone(inpElem){ var ZFPhoneRegex = { PHONE_INTE_ALL_REG: /^[+]{0,1}[()0-9-. ]+$/, PHONE_INTE_NUMERIC_REG: /^[0-9]+$/, PHONE_INTE_CONT_CODE_ENABLED_REG: /^[(0-9-.][()0-9-.
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Rechtzeitige Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäfts, insbesondere wenn das Unternehmen klein ist oder Sie ein Freiberufler sind, dessen Cashflow begrenzt ist und von rechtzeitigen Zahlungen abhängt.
Die Idee der Rechnungsstellung besteht darin, eine Quittung für die Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen, die Sie Ihren Kunden bereitgestellt haben, damit diese Sie später zurückzahlen können. Schwierig wird es allerdings durch die Zeitspanne zwischen der Rechnungserstellung und dem Warten auf die Zahlung.
Hier kommt der Begriff Offene Rechnungen ins Spiel. Lesen Sie den Artikel durch, um eine eingehende Analyse offener Rechnungen zu erhalten. Was sind Sie? Wie funktioniert Open Invoice?
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Was ist eine offene Rechnung?
Obwohl offene Rechnungen für jedes Unternehmen eine wesentliche Rolle bei der Bargeldkontinuität spielen, sind sie nicht schwer zu verstehen. Offene Rechnungen sind Rechnungsdokumente, die Lieferanten oder Lieferanten ihren Kunden für das von ihnen erbrachte Produkt oder die erbrachte Dienstleistung ausstellen, aber noch nicht bezahlt sind.
Wenn Ihr Unternehmen Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitstellt, stellen Sie ihnen eine Zahlungsrechnung aus, aus der der fällige Betrag und die Details zur erbrachten Dienstleistung hervorgehen. Diese Rechnung enthält alle Details zum Fälligkeitsdatum der Zahlung und der bevorzugten Zahlungsmethode.
Dies ist der Punkt im Zahlungsprozess, an dem die Rechnung als offen gilt, weil sie an den Kunden gesendet, aber noch nicht bezahlt wurde. Eine offene Rechnung zeigt die Verpflichtung des Kunden, Sie für Ihre Dienstleistungen zu bezahlen.
Offene Rechnungen verstehen
Glücklicherweise ist es überhaupt nicht schwierig, offene Rechnungen zu verstehen. Sie sind ein üblicher Bestandteil des Buchhaltungszyklus für Unternehmen, die Transaktionen auf Kreditbasis durchführen.
Während dies für den Verkäufer, dessen Zahlungen fällig sind, besorgniserregend klingen mag, dienen offene Rechnungen sowohl dem Kunden als auch dem Verkäufer als Beweis dafür, dass eine bestimmte Zahlung fällig ist, und sie müssen diese innerhalb eines begrenzten Zeitraums bezahlen.
Es gibt keine feste Regel, wenn es darum geht, offene Rechnungen zu generieren. Typischerweise besteht eine offene Rechnung aus den folgenden Informationen:
- Eindeutige Rechnungsnummer und Bestellnummer
- Name und Adresse des Unternehmens und des Kunden
- Angaben zu gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Datum der Lieferung und Rechnung erstellt
- Kosten pro Artikel und fälliger Gesamtbetrag
- Fälligkeitsdatum und Zahlungsmethode
Alle Rechnungen sollen offen sein, weil sie noch nicht bezahlt sind. Bei der Erstellung von Rechnungen ist es wichtig, alle Details korrekt hinzuzufügen, damit sie mit den Kaufdetails des Kunden übereinstimmen. Wenn sie nicht korrekt eingegeben werden, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen.
Einige Unternehmen senden offene Rechnungen zusammen mit den Bankdaten an den Kunden, um die Zahlung vorzunehmen, während andere möglicherweise einen Link senden, um Sie zu verschiedenen Zahlungsmethoden weiterzuleiten.
Wie funktioniert eine offene Rechnung?
Technisch gesehen ist die Bearbeitung einer offenen Rechnung nicht kompliziert, wie es scheinen mag. Sobald der Kunde Waren oder Dienstleistungen von Ihrem Unternehmen gekauft hat, sendet die Kreditorenabteilung Ihres Unternehmens eine offene Rechnung an den Kunden, der Ihnen Geld schuldet.
Nachdem der Kunde die offene Rechnung erhalten hat, stellt seine Buchhaltung mithilfe eines Rechnungsabgleichs sicher, dass die Rechnung legitim und korrekt ist.
Weist die offene Rechnung Abweichungen auf, sendet die Buchhaltung des Kunden diese zur Prüfung an den Lieferanten zurück. Wenn die offene Rechnung jedoch keine Unstimmigkeiten aufweist, muss sie innerhalb des vom Verkäufer angegebenen Zeitraums bezahlt werden.
Falls die Rechnung nicht innerhalb des vereinbarten Zeitraums bezahlt wird, kann der Verkäufer dem Kunden eine zusätzliche Gebühr als Strafe für die verspätete Zahlung in Rechnung stellen oder nicht.
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Was ist der Rechnungsabgleichsprozess?
Hierbei handelt es sich um einen Prozess, bei dem die Finanzabteilung des Kunden die Angaben auf der offenen Rechnung mit den Originalangaben des Kaufs des Kunden abgleicht.
Der automatisierte Rechnungsabgleich stellt sicher, dass es keine Inkonsistenzen zwischen der Bestellung (PO) und der offenen Rechnung gibt. Es enthält übereinstimmende Informationen wie:
- Name des Anbieters
- Herstellerkürzel
- quantity
- Bestellung
- Gesamtbetrag des Einkaufs
- etc
Gängige Arten offener Rechnungen
Es gibt verschiedene Arten von offenen Rechnungen. Einige können häufig vorkommen, während andere möglicherweise genauer gehandhabt werden müssen als andere. Einige gängige Arten offener Rechnungen sind:
Online ausstehende Zahlungen
Online-Zahlungen werden im Allgemeinen über einen Zahlungsabwickler generiert. Wenn die Zahlung nicht über das Bankkonto des Käufers erfolgt, wird sie in die Kategorie „Ausstehende Online-Zahlungen“ aufgenommen und bestätigt, sobald sie vom Kunden bezahlt wurde.
Diese Rechnungen werden durch Rechnungsautomatisierung generiert und erfordern keine manuelle Rechnungserstellung. Wir werden die Rechnungsautomatisierung und ihre Vorteile später in diesem Artikel besprechen.
Manuelle, offline ausstehende Zahlungen
Wie der Name schon sagt, können manuelle ausstehende Offline-Zahlungen Bargeld, Schecks oder Banküberweisungen sein, die in der ausstehenden Phase stecken.
Im Gegensatz zu Online-Zahlungen müssen Sie bei Offline-Zahlungen den Zahlungsstatus der vom Kunden getätigten Transaktionen manuell aktualisieren.
Banknoten
Rechnungen sind offene Rechnungen, die das Fälligkeitsdatum überschritten haben. Ein Zahlungsabwickler markiert die Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum automatisch als „zurückgezogen“. Die Rechnung bleibt als offene Rechnung im System, bis sie vom Kunden bezahlt wird.
Außerdem zeigen verspätete Zahlungen, wie die Kunden mit Zahlungen umgehen, und sie haben möglicherweise Probleme mit dem Senden von Zahlungen. Der Anbieter kann dem Kunden eine zusätzliche Gebühr als Strafe in Rechnung stellen.
Fehlgeschlagene Zahlungen
Auch als unvollständige Zahlungen bezeichnet, sind fehlgeschlagene Zahlungen Zahlungen, die auf die Verantwortung des Kunden zurückzuführen sind.
Fehlgeschlagene Zahlungen können aus verschiedenen Gründen auftreten, einschließlich falscher Bankdaten des Kunden oder fehlender Deckung auf dem Konto des Kunden.
Rabatte und Gebühren
Obwohl viele Anbieter aufgrund verspäteter Zahlung möglicherweise eine Strafgebühr erheben, bieten einige ihren treuen Kunden auch Rabatte für pünktliche Zahlungen und ihre Zusammenarbeit an.
Strafen aufgrund verspäteter Zahlung liegen in der Regel zwischen 20 und 55 US-Dollar, und einige Anbieter können ihren Kunden auch eine Nachfrist für die Zahlung gewähren. Gläubigern wird davon abgeraten, 10 % Zinsen pro Jahr als Strafe für verspätete Zahlungen zu berechnen.
Ein früher Rabatt vor Zahlungseingang kann dazu beitragen, den Kunden zu motivieren, die Zahlungen so früh wie möglich zu leisten. Anbieter mit Liquiditätsproblemen können von pünktlichen Zahlungen profitieren, indem sie dem Kunden ansprechende Angebote und Rabatte anbieten.
Möchten Sie sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisieren? Informieren Sie sich über unsere Workflow-basierte Dokumentenverarbeitungssoftware Nanonets. Extrahieren Sie Daten aus Rechnungen, Personalausweisen oder anderen Dokumenten auf Autopilot!
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Rechnungsbeispiel öffnen
Nehmen wir ein Beispiel für eine Rechnungsspeicherplattform: Quickbooks. Es handelt sich um eine webbasierte Buchhaltungslösung, die weltweit eingesetzt wird. Quickbooks bietet eine umfassende Möglichkeit, anzuzeigen, welche Ihrer Rechnungen offen (noch nicht bezahlt) sind. Es hilft Unternehmen, ihre Daten organisiert zu halten.
Mal sehen, wie Sie einen Bericht über offene Rechnungen auf Quickbooks erhalten können.
- Öffnen Sie das „Berichtsmenü“ aus der Menüleiste. Sobald das Dropdown-Menü erscheint, klicken Sie auf „Kunden und Forderungen“. Klicken Sie dann auf „Rechnungen öffnen“
- Sie können den Bericht auch so sortieren, wie Sie ihn sehen möchten. Filtern Sie die Daten im Datumsfeld oder wählen Sie aus verschiedenen Optionen im Menü „Sortieren“. Wenn Sie den Bericht nicht sortieren möchten, belassen Sie das Feld auf „Standard“-Einstellungen.
- Sie können bestimmte Rechnungen anzeigen. Außerdem können Sie die Sortiereinstellungen einer bestimmten Rechnung speichern, falls Sie sie später erneut sehen möchten.
- Sie können den Bericht auch drucken. Klicken Sie auf „Drucken“, um es an den Drucker zu senden, oder exportieren Sie es, wenn Sie es in Ihrer Excel-Tabelle sehen möchten.
Dies sind einige der Optionen, die Sie in Quickbooks verwenden können, um Ihre offenen Rechnungsberichte anzuzeigen.
Die Herausforderung offener Rechnungen
Eine der größten Herausforderungen bei offenen Rechnungen sind zu viele offene Rechnungen gleichzeitig. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen aus so vielen Rechnungen besteht, die noch nicht bezahlt sind. Zu viele offene Rechnungen können zu Liquiditätsproblemen für Ihr Unternehmen führen.
Darüber hinaus können Sie Ihre eigenen Zahlungen nicht mehr leisten, was zur Einstellung von Geschäftsprozessen führt. Obwohl dieses Problem gelöst werden kann, indem Sie sich an Rechnungsrabattdienste wenden, erweist es sich auf lange Sicht möglicherweise als nicht so effektiv.
Der Dritte ist verpflichtet, die offenen Rechnungen zu bearbeiten. Sie verlangen einen Prozentsatz des erzielten Gewinns, damit Sie die Forderungsausfälle loswerden. Dies ist keine vorteilhafte und langfristige Lösung, da es einen bestimmten Prozentsatz Ihrer Gewinnmargen auffrisst.
Möchten Sie robotergesteuerte Prozessautomatisierung nutzen? Sehen Sie sich die Workflow-basierte Dokumentenverarbeitungssoftware von Nanonets an. Kein Code. Keine lästige Plattform.
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Von der offenen zur geschlossenen Rechnung
Eine offene Rechnung wird als geschlossene Rechnung bezeichnet, sobald der Kunde die Zahlung an den Verkäufer geleistet hat. Beide Parteien zeichnen die abgeschlossene Transaktion auf und machen daraus eine geschlossene Rechnung.
Für den Kunden wird die Zahlung als Gutschrift auf dem Kreditorenkonto verbucht. Außerdem bestehen die Details der geleisteten Zahlung im Allgemeinen aus den Rechnungsnummern und den Lieferanteninformationen.
Darüber hinaus können Unternehmen so auf Audits vorbereitet sein und alles aufzeichnen, wenn es ein Problem in den Zahlungsprozessen gibt. Auf der Seite des Verkäufers wird die abgeschlossene Rechnung als Mahnung der von den Kunden geleisteten Zahlungen erfasst.
Beide Parteien haben jetzt eine klare Aufzeichnung der geleisteten Zahlungen. Jetzt wird die offene Rechnung in eine geschlossene Rechnung umgewandelt und bleibt sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden als Datensatz im System.
Was passiert, wenn eine offene Rechnung bezahlt wird?
Wie oben erwähnt, können Sie die Rechnung schließen, sobald Sie die Zahlung für die offene Rechnung erhalten haben. Als die Rechnung nicht bezahlt wurde, wurde es als offene Rechnung bezeichnet. Nachdem die Zahlung erfolgt und beim Lieferanten eingegangen ist, wird die offene Rechnung in eine geschlossene Rechnung umgewandelt.
Wie funktioniert eine offene Rechnungssoftware?
Rechnungssoftware ist ein Tool zur Rechnungsautomatisierung. Es erstellt und versendet eine offene Rechnung für die erbrachten Dienstleistungen und Produkte an die Kunden. Dieses Tool erstellt automatisch Rechnungen, die Details zu Produkten und Dienstleistungen sowie die Kostendetails enthalten, und sendet sie an den Käufer.
Einfach gesagt, Rechnungssoftware ist auf Genauigkeit und Automatisierung ausgelegt. Wenn Sie ein Unternehmen haben, das regelmäßig Rechnungen versenden muss, kann Ihnen die Rechnungsautomatisierung dabei helfen, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie genau und effektiv erledigt werden.
Wenn Sie mit Rechnungen und Quittungen arbeiten oder sich Gedanken über die Identitätsprüfung machen, sehen Sie sich Nanonets an Online-OCR or PDF-Textextraktor um Text aus PDF-Dokumenten zu extrahieren kostenlos registrieren. Klicken Sie unten, um mehr darüber zu erfahren Unternehmensautomatisierungslösung von Nanonets.
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Welche Funktionen bietet eine Rechnungssoftware?
Rechnungssoftware verfügt über verschiedene Funktionen zur Rechnungsautomatisierung. Zu seinen Merkmalen gehören,
Rechnungserstellung öffnen
Damit können Sie saubere und professionelle offene Rechnungen erstellen. Sie können diese Rechnungen auch an Ihre Marke anpassen.
Erstellung von Kundendatensätzen
Die Datensatzerstellung ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Generierung offener Rechnungen. Rechnungstools ermöglichen es Ihnen, Aufzeichnungen über die Einkäufe und Zahlungen von Kunden zu machen. Sie können diese Aufzeichnungen in einer ausgestatteten Datenbank speichern.
Kreditkartenbearbeitung
Dieses System spart Ihnen Zeit, indem es Kreditkarten umgehend abrechnet.
Eingebaute, vordefinierte Vorlagen
Viele Tools verfügen über integrierte Vorlagen, die Ihnen das Erstellen offener Rechnungen erleichtern. Sie müssen nur Ihre gewünschte Vorlage auswählen und die Felder ausfüllen.
Mehrere Währungseinstellungen
Mehrere Währungseinstellungen helfen bei der Verwaltung von Quittungen, der Annahme von Zahlungen und der Verwaltung von Steuern. Davon profitieren global agierende Unternehmen.
Informationen empfangen/senden
Sie können Informationen aufgrund der Verfügbarkeit einer leicht zentralisierten Datenbank sofort senden und empfangen.
Rechnungs- und Zahlungsberichte
Eine gute Rechnungssoftware minimiert die Notwendigkeit, externe Systeme für die Steuerberichterstattung zu verwenden. Sie können innerhalb des Systems Rechnungen, Zahlungen und Steuerberichte erstellen.
Was leistet eine Rechnungssoftware?
Mit einer Rechnungssoftware können Sie die folgenden Schlüsselprozesse durchführen.
Rechnungen erstellen und anpassen
Mit der Rechnungssoftware können Sie offene Rechnungen erstellen und anpassen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Rechnungsstellung können Sie bei der automatisierten Rechnungsstellung integrierte Vorlagen verwenden, um eine Rechnung zu erstellen.
Erleichtern Sie die Abrechnung und Zahlung
Fakturierungstools sind in der Lage, Rechnungen und Zahlungen bequem zu verarbeiten. Es ermöglicht Ihnen, ein Online-Portal zu erstellen, auf dem Kunden Zahlungen direkt vornehmen können, und Sie können diese sofort nach Eingang bearbeiten.
Außerdem unterstützt die Rechnungssoftware mehrere Sprachen und Währungen, sodass Sie Fremdwährungen akzeptieren können.
Berichte erstellen
Fakturierungstools erleichtern Ihnen das Erstellen von Berichten und helfen Ihnen, Berichte über offene Rechnungen zu verfolgen und zu überwachen.
Möchten Sie sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisieren? Sparen Sie Zeit, Mühe und Geld und steigern Sie gleichzeitig die Effizienz!
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Vorteile der Rechnungsautomatisierung
Minimieren Sie verpasste oder verspätete Zahlungen
Mit der richtigen Softwarelösung können Sie versäumte oder verspätete Zahlungen minimieren, indem Sie alle Rechnungen im Auge behalten. Es überwacht Ihre Abrechnungsverpflichtungen genau und aktiv, damit die Zahlungen nie versäumt werden.
Pflegen Sie ein professionelles Image
Eine gute und professionelle Abrechnungslösung kann Ihnen helfen, Ihren Ruf zu verbessern. Die meisten Rechnungsprogramme ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Logos anzupassen und andere Designs für Zahlungsdokumente und offene Rechnungen zu verbessern. Dies ermöglicht Ihnen einen professionellen Ansatz gegenüber anderen Anbietern und Ihren Kunden.
Minimieren Sie Betrug und verbessern Sie die Sicherheit
Rechnungssoftware verfügt auch über Sicherheitsfunktionen, um eine sichere Abrechnung für Zahlungsvorgänge zu gewährleisten und Sie vor Betrug und Hacks zu schützen. Dies ist eine sicherere Art der Rechnungsstellung als der manuelle Prozess.
Erstellen Sie Rechnungen schneller und genauer
Im Gegensatz zur manuellen Rechnungserstellung können Sie mit der Rechnungsautomatisierung Rechnungen schneller und genauer erstellen, wobei Sie nur die variablen Elemente eingeben müssen.
Rechnungen überall erstellen
Die meisten Online-Rechnungsstellungsprogramme sind über Cloud-Computing und webbasierte Technologie verbunden, mit der Sie Rechnungen von jedem Ort mit Internetverbindung aus erstellen können.
Halten Sie Anbieter und Lieferanten bei Laune
Es ist wichtig, gute Beziehungen zu den Anbietern, Lieferanten und anderen Auftragnehmern aufzubauen, um ein gutes Gespür für Geschäftsbeziehungen zu haben. Die Rechnungsautomatisierung ermöglicht es Ihnen, Rechnungen schneller zu verarbeiten, was zu schnellen Zahlungen führt und so die Beziehung zwischen Lieferanten und Kunden insgesamt verbessert.
Genauer Cashflow
Mit der Rechnungsautomatisierung können Sie genaue Zahlen des Cashflows sehen. Sie können sehen, wo sich Ihr Geld befindet, wie viel Geld auf den Konten gespeichert ist und wie viel übrig ist. Eine manuelle Dokumentation des Geldflusses entfällt.
Mitarbeiter entlasten
Wenn es eine Fakturierungssoftware zur Generierung offener Rechnungen geben wird, wird dies die Belastung der Mitarbeiter durch die manuelle und traditionelle Rechnungserstellung definitiv verringern. Sie müssen nicht stundenlang Details zu offenen Rechnungen generieren und abgleichen. Dadurch können die Mitarbeiter Zeit für andere Dinge aufwenden und die Produktivität steigern.
Offene Rechnungen sind aus kaufmännischer Sicht hilfreich, da sie uns ermöglichen, fällige Beträge zu dokumentieren. Wenn Sie sich mit offenen Rechnungen vertraut machen, können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse schnell scannen. Sie wissen jetzt, was offene Rechnungen sind, wie sie funktionieren und welche Rolle Rechnungssoftware bei der Generierung offener Rechnungen spielt.
Es ist an der Zeit, in eine Fakturierungssoftware zu investieren, um problemlos fehlerfreie offene Rechnungen zu erstellen. Profitieren Sie von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
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