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Als neuer Geschäftsinhaber verstehen Sie schnell, dass es um viel mehr geht, als nur Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten, verwalten Sie Kunden- und Lieferantenbeziehungen und – vielleicht am wichtigsten – führen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Transaktionen. Hier kommt die Buchhaltung ins Spiel.
Zahlen machen manchen Menschen Angst.
Vielleicht bist du einer von ihnen. Sie denken vielleicht: „Ich komme zurecht, wenn ich eine ungefähre Vorstellung von meinen Verkäufen und Ausgaben im Kopf habe. Bis ich anfange, kann ich es mir leisten, jemanden einzustellen, der sich um so etwas kümmert.“
Dies könnte ein gefährlicher Fehler sein. Im schlimmsten Fall übersteht Ihr Unternehmen eine Finanzprüfung zum Steuerzeitpunkt möglicherweise nicht ohne die ordnungsgemäßen Aufzeichnungen. Im besten Fall könnten Sie mit einem teuren Durcheinander rechnen, wenn Sie die richtige Buchhaltungshilfe einstellen. In jedem Fall ist es besser, vom ersten Tag an detaillierte Aufzeichnungen zu führen.
Jetzt müssen Sie vielleicht wissen: Was ist Buchhaltung? Wie führe ich ordnungsgemäße Aufzeichnungen? Was sind Jahresabschlüsse und wie bekomme ich sie? In diesem Artikel werden wir Antworten auf all diese Fragen und mehr durchgehen, damit Sie Ihre Geschäftsbuchhaltungsreise mit Zuversicht beginnen können.
Was ist Buchhaltung?
Buchhaltung ist der Prozess der Führung von Finanzunterlagen für Ihr Unternehmen. Ein kleines Unternehmen mit einer Person kann damit davonkommen, schriftliche Finanzaufzeichnungen in einem Notizbuch zu führen, aber große Unternehmen benötigen detaillierte Einträge.
Im einfachsten Fall muss es für die Person, die die Aufzeichnungen führt, Sinn ergeben. Wenn Ihr Unternehmen größer ist als nur eine Person (Einzelunternehmer), sollte Ihre Buchhaltung in einem Standardformat geführt werden, das für alle Beteiligten verständlich ist: den Eigentümer, den Buchhalter oder Buchhalter und alle externen Fachleute wie Kreditsachbearbeiter oder Steuerbeamte.
Das Standardformat für die Buchführung ist die doppelte Buchführung. Ihr Buchhaltungssystem erfasst jeden Transaktionsbetrag an zwei verschiedenen Stellen. Jede Transaktion besteht aus zwei Teilen:
- Ein Teil, der im allgemeinen Journal aufgezeichnet wird: das Protokoll aller Transaktionen über alle Konten;
- Der Datensatz für jedes separate Konto ist ein im Hauptbuch aufgezeichneter Teil. Das Hauptbuch hat verschiedene Abschnitte für jede Ausgabe, jedes Kundenkonto und jede Einnahmequelle.
Das System der doppelten Buchführung ist ein eingebautes Gegenkontrollsystem, das menschliche Fehler reduziert. Sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben werden erfasst, um den gesamten Cashflow zu zeigen und wie sich die Transaktion auf einzelne Teile Ihres Unternehmens ausgewirkt hat.
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Buchhaltung vs. Buchhaltung
Was ist also der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchhaltung?
Wenn Sie darüber nachgedacht haben, einen dieser Fachleute für Ihr Unternehmen einzustellen, denken Sie vielleicht, dass ein Buchhalter nur ein teurer Buchhalter ist. Nichts ist weiter von der Wahrheit entfernt. Buchhalter und Wirtschaftsprüfer spielen eine wichtige Rolle für Geschäftsinhaber und CFOs – sie dienen verschiedenen Teilen des finanziellen Lebenszyklus des Unternehmens.
Der Buchhalter führt die täglichen Finanzaufzeichnungen für das Unternehmen. Jeden Tag ist der Buchhalter damit beschäftigt, Transaktionseinträge zu bearbeiten, Kunden Rechnungen zu stellen und verspätete Konten zu bearbeiten, Konten abzustimmen, Verbindlichkeiten zu verwalten und die Gehaltsabrechnung zu überwachen. Sie schließt die Konten am Ende des Monats ab und gleicht die Bücher aus. Die Buchhaltung ist der praktische Teil der finanziellen Betreuung des Unternehmens.
Sobald die Arbeit des Buchhalters erledigt ist, beginnt die Arbeit des Buchhalters. Sie nimmt die Informationen aus dem Monat oder dem Jahr und erstellt den Jahresabschluss. Bei Bedarf kann sie den Jahresabschluss prüfen und mit dem Eigentümer besprechen. Der Jahresabschluss wird auch eine Schlüsselrolle bei der Einkommensteuervorbereitung für das Unternehmen spielen – eine weitere Aufgabe für den Buchhalter. Der richtige Buchhalter kann auch das ganze Jahr über bei der Steuerplanung behilflich sein, um die Gesamtsteuerbelastung zu minimieren. Die Aufgabe des Buchhalters ist im Vergleich zur Arbeit des Buchhalters eine Finanzanalyse auf höherer Ebene.
Finanzkennzahlen, Nebenbeträge und andere Schlüsselindikatoren für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens sind das, wonach der Buchhalter sucht. Sie kann diese Informationen mit dem Geschäftsinhaber oder Chief Financial Officer besprechen, damit die Führungskräfte über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um strategische Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens zu treffen.
Ein Unternehmen kann wählen, welches Maß an finanzieller Hilfe es von einem Buchhalter oder Buchhalter benötigt. Kleine Unternehmen entscheiden sich möglicherweise dafür, keine Buchhaltungshilfe einzustellen und ihre tägliche Buchhaltung selbst zu erledigen. Sie dürfen einen Buchhalter während der Steuersaison nur für wenige Stunden im Jahr beschäftigen.
Größere Unternehmen kommen möglicherweise nicht mit diesem geringen Maß an externer Hilfe davon. Sie haben möglicherweise eine ganze interne Buchhaltungsabteilung für die tägliche Arbeit und externe Buchhaltungshilfe für die Steuersaison. Um zu entscheiden, welches Maß an finanzieller Unterstützung für Ihr Unternehmen geeignet ist, bewerten Sie das Budget, die Branche, die Wachstumsrate und die Gesamtanforderungen Ihres Unternehmens.
Welche zwei Arten der Buchhaltung gibt es?
Die zwei Arten der Buchführung sind die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung.
Die Einzelbuchhaltung ist so einfach wie eine Zahlenliste in einem Notizbuch oder einer Excel-Tabelle. Füge Geld hinzu, ziehe Geld ab. Wenn Sie gerade erst anfangen, kann dies eine großartige Option sein, um Sie in Schwung zu bringen. Es ist eine Kopie Ihres Kontoauszugs für Ihr Unternehmen und kann am Ende des Monats auf Genauigkeit mit Ihrem Kontoauszug abgeglichen werden.
Sobald Ihr Unternehmen jedoch gestartet ist, werden Sie dieser Buchhaltungsmethode ziemlich schnell entwachsen. Für externe Fachleute wie Steuerberater oder Investoren ist es nicht effizient, zu sehen, wie es Ihrem Unternehmen geht. Ihr Einkommen scheint von Monat zu Monat stark zu schwanken; Wenn Sie eine besonders hohe Ausgabe hatten, wie z. B. eine Versicherungszahlung am Jahresanfang, werden Sie nicht erkennen können, dass diese Ausgabe über das ganze Jahr verteilt „sollte“, da die Versicherungspolice das ganze Jahr abdeckt. Sobald Ihr Geschäft an Fahrt gewinnt, ist es an der Zeit, auf die doppelte Buchführung umzustellen.
Das System der doppelten Buchführung zeichnet Transaktionen auf, um zu zeigen, welche Teile des Unternehmens von jeder Transaktion betroffen sind. Grundlage des Systems der doppelten Buchführung ist die Rechnungsgleichung, die besagt:
Aktiva = Passiva + Eigenkapital
Das bedeutet, dass bei jeder Transaktion beide Teile der doppelten Buchung die Bilanzgleichung im Gleichgewicht halten müssen.
Wenn ein Vermögenskonto steigt, muss entweder ein Verbindlichkeits- oder ein Eigenkapitalkonto (oder beides) ebenfalls steigen. Wenn eine Verbindlichkeit sinkt, muss entweder der Vermögenswert ebenfalls sinken oder das Eigenkapital steigen, um ausgeglichen zu bleiben. Jede Transaktion wird so aufgezeichnet, dass genau gezeigt wird, welcher Teil des Unternehmens von dieser spezifischen Transaktion betroffen ist. Am Ende des Jahres zeigt die Bilanz, wie die Bilanzgleichung auf den Jahresabschluss des Unternehmens übertragen wird.
Die doppelte Buchführung wird normalerweise in ein Buchhaltungssoftwaresystem wie Quickbooks oder Xero eingegeben und der gesamte Prozess kann mithilfe von Buchhaltungsautomatisierungssoftware wie automatisiert werden Nanonetze. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen, indem das Bankkonto des Unternehmens mit der Software verbunden wird.
Wie geht Buchhaltung am einfachsten?
Der einfachste Weg, Buchhaltung zu führen, ist der Weg, der für Ihr Unternehmen richtig ist. Ein Single-Entry-Buchhaltungssystem kann am einfachsten sein, wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist. Die Einfachheit der Aufzeichnung Ihrer Einnahmen und Ausgaben in einer einzigen Excel-Tabelle kann jedoch durch die Unannehmlichkeiten aufgewogen werden, die entstehen, wenn Banker, Investoren oder Steuerberater keine ordnungsgemäßen Buchhaltungsunterlagen haben.
Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst, ist es langfristig am einfachsten, ein Buchhaltungssystem zu haben, das mit Ihnen wachsen kann. Die Einrichtung eines Systems der doppelten Buchführung mag etwas aufwändiger sein, aber es wird Ihnen von den Anfängen Ihres Unternehmens bis zu Ihrer Größe dienen.
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Was ist die übliche Art der Buchhaltung?
Die doppelte Buchführung ist die weltweit am weitesten verbreitete Methode. Niemand hat bisher ein System entwickelt, das so intuitiv und fehlerfrei ist wie die doppelte Buchführung.
Buchhaltung für Unternehmen einrichten
Um die Buchhaltung für Ihr Unternehmen einzurichten, müssen Sie entscheiden, welche Methode Sie für Ihre Buchhaltung verwenden werden. Vielleicht verwenden Sie Cloud-basierte Buchhaltungssoftware wie Nanonets & QuickBooks oder vielleicht brauchen Sie nur eine Excel-Vorlage.
Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, Sie müssen sorgfältig über alle Ausgaben und Einnahmequellen nachdenken, die Sie für Ihr Unternehmen haben. Bei Bedarf können Sie nach der Geschäftserweiterung auf ein anderes Buchhaltungssystem umsteigen, aber am besten wählen Sie ein System, das mit Ihnen wachsen kann.
- Haben Sie mehrere Bankkonten oder Kreditkarten für Ihr Unternehmen, die abgerechnet werden müssen?
- Wie viele Einnahmequellen haben Sie?
- Mehrere Produktlinien?
- Dienstleistungen?
- Sonstige Einkünfte wie Immobilien- oder Kapitalerträge?
- Wie viele Anbieter bezahlen Sie jeden Monat?
- Was für Ausgaben hast du? Jeder einzelnen Ausgabe muss eine nummerierte Kategorie zugewiesen werden.
- Rechtlich
- Versicherungen
- Mieten
- Utilities
- Reisen
- Andere
Wie macht man Buchhaltung?
Egal, ob Sie sich für eine Buchhaltungssoftware oder eine einfache Methode wie Excel entscheiden, Sie werden anfangen. Die meisten Buchhaltungsprogramme sind intuitiv zu bedienen und führen den Benutzer durch die Eingabe von Transaktionen, und das Internet ist voll von Excel-Tutorials für Anfänger.
Sie müssen bei der Eingabe von Transaktionen akribisch genau sein – einige Fehler werden von der Software abgefangen oder wenn Sie die Bücher am Ende des Monats abgleichen, andere sind heimtückischer.
Wie starte ich Buchhaltung für Anfänger?
Wählen Sie zunächst eine Buchhaltungsmethode, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Zweitens organisieren Sie Ihre Geschäftsunterlagen so, dass Sie sie in Ihre Excel-Vorlage oder Buchhaltungssoftware eingeben können, ohne Transaktionen zu verpassen. Kontoauszüge können dabei helfen.
Wenn Sie Aufzeichnungen aus vergangenen Monaten haben, die eingegeben werden müssen, können Sie alte Kontoauszüge bei Ihrer Bank anfordern. Dies sollte Ihnen eine ziemlich genaue Aufzeichnung darüber geben, welche Geschäfte Ihr Unternehmen in den letzten Monaten getätigt hat.
Stellen Sie drittens einen regelmäßigen Zeitplan auf, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrer Buchhaltung nicht in Verzug geraten. Sehr kleine Unternehmen müssen möglicherweise nur einmal pro Woche Buchhaltung führen. Größere Unternehmen müssen dies jeden Tag tun und benötigen möglicherweise ein eigenes internes Buchhaltungspersonal, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen.
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Das Ausbalancieren der Bücher verstehen
Am Ende des Abrechnungszeitraums, in der Regel am Ende des Monats, müssen Sie „die Bücher ausgleichen“. Das bedeutet, dass Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen durchgehen und sicherstellen, dass beide Seiten der Buchhaltungsgleichung übereinstimmen. Es gibt ein paar Dinge, die am Ende des Zeitraums erledigt werden müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung korrekt ist.
Kontoauszugsabstimmung
Nach Monatsende erhalten Sie von Ihrer Bank einen Kontoauszug. Sie müssen die Kassenaufzeichnungen Ihres Unternehmens im Hauptbuch durchgehen, um sicherzustellen, dass die Transaktionen in Ihrem Hauptbuch mit den Aufzeichnungen Ihres Kontoauszugs übereinstimmen. Bei Differenzen, wie z. B. einem von Ihnen versendeten Scheck, der noch nicht bankfrei ist, müssen Sie den Grund dafür herausfinden.
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Probebilanz
Die Probebilanz ist eine weitere Überprüfung, die sicherstellt, dass jede Transaktion an zwei Stellen erfasst wird. Sie müssen alle Sollsalden und alle Habensalden für alle Ihre Konten zusammenzählen. Sie sollten einander gleich sein.
Wenn nicht, müssen Sie herausfinden, warum. Es könnte sein, dass eine Nummer falsch eingegeben wurde, eine Transaktion nachlässig erfasst wurde oder andere Gründe vorliegen. Buchhaltungssoftware verfügt oft über einen eingebauten Fehlerschutz, um zu verhindern, dass diese Art von Fehlern überhaupt auftritt.
Journaleinträge schließen
Es gibt bestimmte Konten, die am Ende jedes Monats „geschlossen“ werden müssen, und ihre Salden müssen auf andere permanente Sachkonten verschoben werden. Alle Ausgabenkonten werden am Ende des Monats geschlossen, damit ihre Salden in den Eigenkapitalteil der Bücher verschoben werden können. Diese Aktion verschiebt die Einnahmen- und Ausgabenkonten, die sich in der Gewinn- und Verlustrechnung widerspiegeln, auf die Vermögens- und Eigenkapitalkonten, die sich in der Bilanz widerspiegeln.
Jahresabschluss und Buchhaltung
Sobald Sie Ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Buchhaltungsaufgaben erledigt haben, sind Sie schließlich bereit, diese Informationen in Ihren Jahresabschluss aufzunehmen.
Alle Ihre Einnahmen- und Ausgabenkonten werden in einer Gewinn- und Verlustrechnung zusammengefasst. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihren Gesamtumsatz, Ihre Gesamtausgaben und Ihre endgültigen Einnahmen oder Verluste. Nachdem Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung erstellt haben, werden die endgültigen Einnahmen oder Verluste in den Eigenkapitalanteil Ihrer Bilanzkonten verschoben.
Alle Ihre Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten werden in der Bilanz zusammengefasst. Die Bilanz zeigt, wie jeder Dollar Ihres Vermögens entweder durch Schulden oder Eigenkapital ausgeglichen wird. Sowohl die Gewinn- und Verlustrechnung als auch die Bilanz sind wichtige Informationen über die kurz- und langfristige Gesundheit und Rentabilität Ihres Unternehmens.
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Nanonets für die Automatisierung der Buchhaltung
Nanonets ist eine KI-basierte Buchhaltungsautomatisierungssoftware mit integrierter OCR-Software, die alle Aspekte der Buchhaltung, des Rechnungswesens und der Finanzautomatisierung abdecken kann. Nanonetze können verwendet werden, um Folgendes zu automatisieren:
- Abstimmungsprozesse – Zahlungsabgleich, Bank-, Konto- und Kreditkartenabgleich
- Rechnungsverarbeitung – Rechnungsabgleich, Hochladen, Datenextraktion und Zahlung
- Zahlung – Senden Sie ACH und Überweisungen direkt von der Plattform
- Kreditoren- und Debitorenprozesse
- Dateneingabeprozesse
- ERP-Datensynchronisierung
- Prüfungsmanagement
Deshalb sollten Sie Nanonets in Betracht ziehen:
- Daten automatisieren zExtraktion aus Dokumenten - Verwenden Sie automatisierte Workflows, um Tabellen, Text, Barcodes oder QR-Codes in Sekundenschnelle aus Dokumenten zu extrahieren.
- Genehmigungsautomatisierung – Erhalten Sie Genehmigungen von relevanten Stakeholdern mit Genehmigungsworkflows.
- Seien Sie auditbereit – Führen Sie mit Nanonets ein Protokoll aller Ihrer Aktionen.
- Kundenorientiertes Team – Sie erhalten rund um die Uhr Support, ein talentiertes Schulungsteam und einen engagierten Kundenerfolgsmanager.
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Wie werden Zahlungen abgeglichen?
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