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Warum ist Dokumentenmanagement-Software ein Muss für Unternehmen?

Zeitstempel: 16. August 2022, 8:40 Uhr

Die Zeiten, in denen Aktenschränke durchwühlt und Papierstapel durchwühlt wurden, sind längst vorbei. Unternehmen nutzen heutzutage elektrische Speicher, bei denen sie über Geräte wie PCs, Smartphones und Tablets auf alle ihre Dateien, Dokumente und Aufzeichnungen zugreifen können. Dadurch lassen sich wichtige Informationen einfacher und schneller abrufen und verwalten. In der Tat, ein Studie von Deloitte zeigt, dass 85 % der Unternehmen ihre digitalen Initiativen in den kommenden Monaten beschleunigen.

Das manuelle Verwalten und Abrufen von Dokumenten kann jedoch immer noch zeitaufwändig und mühsam sein. Es beseitigt auch nicht das Risiko menschlicher Fehler, die zu beschädigten oder verlorenen Dateien führen. Daher ist es wichtig, dass Sie in ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen investieren.

Dokumentenverwaltungssoftware oder DMS ist eine Art von Software, die alle Dokumente speichert, verwaltet und abruft, die Ihr Unternehmen täglich verwendet. Es verwaltet alle Ihre elektronischen Dateien und sogar papierbasierten Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus, beginnend mit ihrer Erstellung bis zu ihrer Implementierung. Am wichtigsten ist, dass der Prozess automatisiert wird, sodass Sie weniger Zeit mit dem Organisieren und Abrufen all Ihrer Dateien verbringen und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben haben.

Wie das Dokumentenmanagementsystem funktioniert, hängt von der Software ab, in die Sie investieren. Aber im Allgemeinen hilft es Ihrem Unternehmen, indem es alle Ihre Dateien digitalisiert und in einer einzigen Datenbank speichert, um sie leicht abzurufen und darauf zuzugreifen. Einige haben Scan- und Bilderfassungsfunktionen, um Papierdokumente in digitale Dateien umzuwandeln. Andere nutzen sogar KI- und maschinelle Lerntechnologie, um Daten aus Dokumenten sofort zu erfassen. Sie können auch Dokumentenverwaltungssoftware verwenden, um die Echtheit von Dokumenten zu überprüfen, Genehmigungsworkflows innerhalb Ihres Unternehmens zu erstellen und Datensicherungen und -wiederherstellungen zu automatisieren.

Es gibt viele weitere Funktionen, die eine Dokumentenverwaltungssoftware zu bieten hat. Und aufgrund seiner Vorteile steigt die weltweite Nachfrage nach Dokumentenverwaltungssoftware erreichte 5.55 2022 Milliarden US-Dollar und wird voraussichtlich bis 16.42 2029 Milliarden US-Dollar erreichen.

Warum brauchen Sie Dokumentenmanagement-Software?

Verbessert die Handhabung von Dokumenten

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente reicht nicht aus, wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement optimieren möchten. Ohne Dokumentenverwaltungssoftware müssen Sie immer noch Dateien in Ihrer Datenbank manuell organisieren, verfolgen und abrufen. Dies kann immer noch wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die Sie für andere wichtige Aufgaben hätten nutzen können. Ganz zu schweigen davon, dass potenzielle menschliche Fehler beim Umgang mit Dokumenten immer noch nicht ausgeschlossen sind.

Dokumentenmanagement-Software ist mehr als nur eine verherrlichte Datenbank für Ihre Dokumente. Seine zahlreichen Tools und Funktionen erleichtern die Handhabung und Verwaltung all Ihrer Dateien und Aufzeichnungen mit nur wenigen Klicks. Sie können es auch verwenden, um Dateien nach einem Wort oder einer Phrase im Dokument zu verfolgen und abzurufen. Und durch die Integration mit anderen Anwendungen können Sie extrahierte Daten aus dem Dokument einfach importieren und exportieren und dadurch die manuelle Dateneingabe im Prozess vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass sich DMS von einem Content-Management-System unterscheidet. Ein Content-Management-System oder CMS wird verwendet, um Ihre Inhalte online zu generieren und zu veröffentlichen. Es verwaltet nicht unbedingt Ihre Dateien und Dokumente. Sowohl ein DMS als auch ein CMS zu haben, könnte sich also für Ihr Unternehmen als nützlich erweisen. Etwas Beispiele für CMS-Software kann sich nahtlos in DMS integrieren, also schauen Sie sich diese unbedingt an.

Steigert die Zugänglichkeit

Mit dem Aufkommen von Remote-Arbeit und hybriden Arbeitsplätzen sollten Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall auf alle Dateien zugreifen können, die sie benötigen. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente erleichtert zwar das Teilen und Senden von Dateien von einem Gerät zum anderen, aber Sie benötigen immer noch eine Dokumentenverwaltungssoftware, um die Suche und den Abruf von Dokumenten zu optimieren. Es automatisiert die Suche, Verfolgung und den Abruf von Dateien mithilfe von Schlüsselwörtern und anderen Merkmalen. Mit nur wenigen Klicks können Sie jedes gewünschte Dokument abrufen, ohne ins Büro gehen zu müssen.

Dokumentenverwaltungssoftware zentralisiert alle Ihre Dokumente auf einer einzigen Plattform, auf die Sie mit jedem Gerät wie Computer, Smartphone oder Tablet zugreifen können. Darüber hinaus können Sie von einem Gerät auf ein anderes wechseln, ohne wichtige Änderungen in einem Dokument oder der Datenbank selbst zu verlieren. Das macht das Suchen und Abrufen noch komfortabler PDF-Dateien und andere Arten von Dokumenten, wenn Sie unterwegs sind. Je nach implementierter Lösung kann auf diese Dateien online oder offline zugegriffen werden.

Fördert die Zusammenarbeit

Durch die bessere Zugänglichkeit von Dokumenten können Dokumentenmanagementsysteme auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens und mit Ihren Kunden verbessern. Da DMS alle Ihre Dateien auf einer Plattform zentralisiert, können Teams aus anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um bestimmte Dokumente zu ändern, Datensätze zusammenzustellen und Datenbanken zu organisieren. Es stellt auch sicher, dass Ihr Unternehmen über eine einzige Quelle der Wahrheit verfügt. Das bedeutet, dass alle an denselben Informationen und Daten arbeiten, unabhängig davon, wann und wo sie sie erhalten haben.

Einige Funktionen von Dokumentenverwaltungssystemen umfassen auch die Automatisierung von Genehmigungsworkflows für eine schnellere Bearbeitungszeit von Dokumenten. Das bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, das Dokument an die erforderlichen Beteiligten zu senden, um deren Unterschriften oder Genehmigung einzuholen. Das Dokument selbst leitet das Dokument automatisch weiter, während es den Prozess durchläuft. Es kann den Empfänger sogar über die bevorstehende Genehmigung des Dokuments informieren, um Verzögerungen zu vermeiden.

Verbessert die Datensicherheit

Die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem ist auch eine Möglichkeit, Ihre Geschäftsdaten zu schützen. Verschiedene Arten von Dokumentenverwaltungssystemen bieten robuste Sicherheitsfunktionen, um unbefugten Zugriff auf Ihre Dokumente zu verhindern. Dazu gehören Funktionen wie Berechtigungskontrollen, Datenverschlüsselung, Tracking- und Überwachungstools und mehr.

Die Bedeutung des Dokumentenmanagements in der Datensicherheit sollte nicht übersehen werden. Wenn Sie Ihre Dateien nicht richtig handhaben, kann dies zu Datenverlust und Datenschutzverletzungen führen. Dies kann sich wiederum auf die allgemeine Sicherheit Ihres Unternehmens, Ihrer Kunden und Ihrer Partner auswirken.

Einige DMS verfügen auch über eine automatische Dokumentensicherung und -wiederherstellung, die dafür sorgt, dass Sie niemals wertvolle Daten in Ihrem Unternehmen verlieren. Auf diese Weise können Sie beschädigte, gelöschte oder verlorene Dateien mit nur wenigen Klicks wiederherstellen.

Senken Sie die Kosten

Auf den ersten Blick erscheint ein physisches Ablagesystem günstiger als die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem. Aber die Kosten, die durch mögliches Missmanagement, Dokumentenbeschädigung oder -verlust entstehen, wären insgesamt viel größer. Ganz zu schweigen davon, dass dies Sie dazu zwingen würde, wertvolle Zeit damit zu verbringen, diese verlorene oder beschädigte Datei neu zu erstellen oder wiederherzustellen. Daher wird DMS als eine großartige Investition für Ihr Unternehmen angesehen optimiert Ihren Prozess mit minimalen Kosten.

DMS kann Ihnen auch dabei helfen, die Kosten für Büromaterialien wie Papier, Tinte und Porto zu senken. Auch um Speicherplatz müssen Sie sich keine Sorgen machen, da alle Ihre Dateien elektronisch gespeichert werden können. Daher benötigen Sie keine teuren Aktenschränke aus Stahl oder ein externes Lager oder einen Tresor für Ihre Dokumente.

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Auswahl der richtigen Software

Angesichts der zunehmenden digitalen Transformation ist es höchste Zeit, dass Sie in ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen investieren. DMS kann mehr als nur Ihre Dateien digitalisieren. Es stellt Ihnen auch Tools und Funktionen zur Verfügung, um die Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Seine zahlreichen Vorteile machen es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Ihr Unternehmen, wenn Sie am Markt relevant und wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Trotzdem wählt man die beste Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen erfordert ein tiefes Verständnis dafür, was Ihr Unternehmen braucht und welche Art von DMS dafür geeignet ist. Erkunden Sie also Ihre Möglichkeiten und probieren Sie sie selbst aus.

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