10 Καλύτερο Λογισμικό Διαχείρισης Εγγράφων το 2022

Τα γραφεία σε όλο τον κόσμο γίνονται χωρίς χαρτί. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν αντικαταστήσει δωμάτια γεμάτα επαγγελματικά έγγραφα. Επιπλέον, συνοδεύεται από πλεονεκτήματα όπως έξυπνος αυτοματισμός, λιγότερα σφάλματα, επιπλέον εξοικονόμηση πόρων, βελτιωμένη ασφάλεια και πολλά άλλα.

Και μεγαλώνει γρήγορα.

Η αγορά λογισμικού διαχείρισης εγγράφων ανέρχεται επί του παρόντος σε 5.5 δισεκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ το 2022 και πρόκειται να αυξηθεί στα 16.4 δισεκατομμύρια δολάρια έως το 2029 με 16.8% CAGR.

Let’s see how you can jump on the trend to optimize your business processes with efficient document management. This article will discuss the top 5 document management software in the market. Leading organizations use DMS tools mentioned below to automate their paper-based processes and enhance document security, indexing, and overall document processing.

Σε περίπτωση που δεν έχετε χρόνο, ακολουθούν οι 5 κορυφαίες προτάσεις λογισμικού διαχείρισης εγγράφων το 2022 και πώς συγκρίνονται μεταξύ τους:

---

Τι είναι η διαχείριση εγγράφων;

Η διαχείριση εγγράφων είναι μια διαδικασία απλούστευσης της λήψης, της παρακολούθησης, της εξαγωγής, της επαλήθευσης, των εγκρίσεων και της αποθήκευσης εγγράφων όπως εικόνες, email, έγγραφα word, PDF και άλλες μορφές εγγράφων που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις.

Η διαχείριση εγγράφων περιλαμβάνει τα πάντα στον κύκλο ζωής του εγγράφου – από γενιά σε διάθεση.

---

Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων;

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι ένα έξυπνο λογισμικό αυτοματισμού που αυτοματοποιεί κάθε πτυχή του κύκλου ζωής του εγγράφου με αυτοματοποίηση ροής εργασιών, όπως δημιουργία, λήψη, εξαγωγή δεδομένων, ταξινόμηση, επαλήθευση, εγκρίσεις, τροποποίηση, συγχρονισμός βάσεων δεδομένων, αποθήκευση και ασφάλεια.

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων διευκολύνει την εύρεση και την εργασία με τα αρχεία σας με λειτουργίες όπως η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα, η αναζήτηση πλήρους κειμένου (αυτό σας επιτρέπει να αναζητάτε αρχεία με αναζήτηση λέξεων-κλειδιών) και εγκαταστάσεις αποθήκευσης πρόσβασης βάσει ρόλων.

Ωστόσο, είναι κάτι περισσότερο από απλή αποθήκευση εγγράφων. οργανώνει τη βάση δεδομένων σας, αυτοματοποιεί χειροκίνητες εργασίες όπως η εισαγωγή δεδομένων, βελτιώνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων και διατηρεί αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων για ελέγχους.

---

Λειτουργίες που πρέπει να αναζητήσετε κατά την επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων

Προσέξτε αυτές τις δυνατότητες ενώ αναζητάτε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων:

• Εισαγωγή εγγράφου – Μπορείτε να καταγράψετε αυτόματα έγγραφα από πολλές πηγές;
• Ευρετηρίαση εγγράφων – Μπορείτε να ταξινομήσετε αυτόματα έγγραφα;
• Αναζήτηση εγγράφων – Μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά;
• Επεξεργασία εγγράφων – Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα από έγγραφα χρησιμοποιώντας OCR;
• Αυτοματισμός ροής εργασιών – Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ροές εργασίας για να αυτοματοποιήσετε την επεξεργασία εγγράφων;
• Ασφάλεια εγγράφων – Τα έγγραφα φιλοξενούνται σε ασφαλή αποθήκευση; Έχετε πρόσβαση βάσει ρόλων;
• Προσαρμογή – Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ροές εργασίας και τις διαδικασίες;
• Ενσωματώσεις – Ενσωματώνεται με τα επιχειρηματικά εργαλεία που χρησιμοποιείτε;
• Ευέλικτη φιλοξενία – Μπορείτε να επιλέξετε επιλογές αποθήκευσης εσωτερικής εγκατάστασης ή cloud;

---

Το κορυφαίο 5 λογισμικό διαχείρισης εγγράφων το 2022

#1. Νανοδίκτυα

Το Nanonets είναι ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται σε AI με ενσωματωμένο ισχυρό OCR, ροές εργασίας χωρίς κώδικα και ασφαλή αποθήκευση. Τα νανοδίκτυα μπορούν να αυτοματοποιήσουν όλες τις διαδικασίες εγγράφων, όπως τη λήψη εγγράφων, την εξαγωγή δεδομένων, την επαλήθευση εγγράφων, την αναζήτηση εγγράφων, την αρχειοθέτηση εγγράφων και άλλα. Μπορείτε να ελέγξετε τα έγγραφά σας με πρόσβαση βάσει ρόλων και ευέλικτες επιλογές φιλοξενίας.

Το Nanonets απλοποιεί τη διαχείριση εγγράφων με προσαρμοσμένες ροές εργασίας εγγράφων χωρίς κώδικα, 5000+ ενσωματώσεις και προηγμένο λογισμικό OCR.

ΥΠΕΡ

• Καταγράψτε εύκολα έγγραφα από πηγές δεδομένων όπως το Gmail, το Drive, το Outlook και άλλα.
• Αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για τη λήψη, την ψηφιοποίηση, την επαλήθευση και την αποθήκευση εγγράφων
• Ροές εργασιών έγκρισης για να λάβετε έγκριση για όλα τα επισημασμένα έγγραφα
• Εύκολη ενσωμάτωση με 5000+ εφαρμογές μέσω API και Zapier
• Προεκπαιδευμένα μοντέλα OCR API για εξαγωγή πληροφοριών από έγγραφα
• Εξαγωγή δεδομένων από εγγραφές με ακρίβεια >95%.
• Εύχρηστη διεπαφή – μάθετε πώς να τη χρησιμοποιείτε σε 30 λεπτά ή λιγότερο
• Πρότυπα και εύκολες επιλογές προσαρμογής
• Έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλου
• Υποστήριξη 24 × 7

ΚΑΤΑ

• Δεν υπάρχουν επιλογές δημιουργίας εγγράφων
• Δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων

---

#2. Πλήθος

Το Huddle προσφέρει ένα διαδικτυακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων για οργανισμούς για τη δημιουργία ενός διαδικτυακού κόμβου για τη διαχείριση της συνεργασίας, της αναθεώρησης, των εγκρίσεων και των συζητήσεων εγγράφων σε μια ασφαλή πλατφόρμα.

Όπως και ο διαδικτυακός χώρος αποθήκευσης στο Google Drive, μπορείτε να μοιράζεστε απρόσκοπτα, να παρέχετε περιορισμένη πρόσβαση ή να προστατεύετε τα αρχεία σας για να βελτιώσετε την ασφάλεια. Το Huddle προσφέρει επίσης προγράμματα επί πληρωμή που παρέχουν επιπλέον χώρο αποθήκευσης, πρόσθετα όπως εφαρμογές για κινητά, δυνατότητες τηλεδιάσκεψης κ.λπ.

ΥΠΕΡ

• Εύκολο στη χρήση και στην εκμάθηση
• Έκδοση εγγράφων
• Ασφαλής αποθήκευση εγγράφων στο cloud
• Εύκολες επιλογές κοινής χρήσης αρχείων για εξωτερικούς χρήστες
• Εύκολη διαδικασία επιβίβασης
• Εύκολες ενσωματώσεις με το Microsoft Office Suite

ΚΑΤΑ

• Τα χαρακτηριστικά συνεργασίας θα μπορούσαν να βελτιωθούν
• Λείπουν λειτουργίες υψηλής ασφάλειας, όπως ο έλεγχος ταυτότητας 2 παραγόντων.

---

#3. Alfresco One

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων Alfresco One σχεδιάστηκε για Διαχείριση περιεχομένου επιχειρήσεων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε ως υπηρεσία που βασίζεται σε σύννεφο είτε ως εγκατεστημένη on-premise. Το λογισμικό επιτρέπει την αποτελεσματική διαχείριση του εταιρικού περιεχομένου με την αναζήτηση εταιρικών εγγράφων, την ασφαλή αποθήκευση, την επεξεργασία εγγράφων OCR και την έξυπνη ανάλυση εγγράφων.

ΥΠΕΡ

• Εξαιρετικές δυνατότητες αποθήκευσης και κοινής χρήσης εγγράφων
• Πολλές επιλογές προσαρμογής
• Πολύπλοκες και ευρείας κλίμακας θήκες χρήσης.

ΚΑΤΑ

• Η διεπαφή χρήστη δεν είναι πολύ διαισθητική.
• Δύσκολη η ρύθμιση
• Οι ροές εργασίας είναι πολύπλοκες για να καταλάβουμε.

---

#4. OpenKM

Το OpenKM είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων all-in-one που συνδυάζει όλες τις πτυχές της διαχείρισης εγγράφων, της συνεργασίας, της διανομής και της αποθήκευσης σε μια πλατφόρμα. Το εταιρικό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει τον πλήρη έλεγχο του εταιρικού περιεχομένου, ενισχύει την ασφάλεια με λεπτομερή αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων και διατηρεί τη ροή εγγράφων με αυτοματοποίηση.

ΥΠΕΡ

• Πλατφόρμα DMS πλούσια σε δυνατότητες
• Καλό για ανθρώπους που δεν ασχολούνται με την τεχνολογία
• Εύκολη ενσωμάτωση
• Εξαιρετικός χρόνος λειτουργίας
• Σαρώνει για ιούς σε όλα τα ενημερωμένα έγγραφα

ΚΑΤΑ

• Η διεπαφή χρήστη έχει ημερομηνία
• Το OCR δεν είναι πάντα ακριβές

---

eFileCabinet

Το eFileCabinet είναι ένα εταιρικό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται σε cloud για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Το eFileCabinet σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλα τα έντυπα έγγραφα, τα email, τα τιμολόγια, τα συμβόλαια και άλλες σημαντικές πληροφορίες σε ένα μέρος.

ΥΠΕΡ

• Πρότυπα για τη δομή φακέλων
• Σύρετε και αποθέστε το εργαλείο δημιουργίας ροής εργασίας
• Ασφαλής αποθήκευση αρχείων

ΚΑΤΑ

• Μακρά διαδικασία επιβίβασης
• Δεν υποστηρίζει μαζικές αλλαγές
• Καθυστερεί μερικές φορές

---

Ακολουθούν μερικά ακόμη συστήματα διαχείρισης εγγράφων που χρήζουν ιδιαίτερης αναφοράς:

Έγγραφα Google

Το Google Docs είναι ένα δωρεάν λογισμικό διαχείρισης εγγράφων στο οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση από οπουδήποτε, καθιστώντας το ιδανική επιλογή για ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις που εργάζονται εξ αποστάσεως με πελάτες σε άλλα μέρη του κόσμου. Ως μπόνους, Έγγραφα Google OCR μπορεί να μετατρέψει εικόνες σε επεξεργάσιμο κείμενο.

Microsoft SharePoint

Το SharePoint βοηθά τους οργανισμούς να μοιράζονται έγγραφα, να συνδέουν άτομα και να βελτιώνουν τις διαδικασίες εγγράφων. Το SharePoint είναι παρόμοιο με το Google Drive, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να συνεργάζονται και να διατηρούν μια εσωτερική λίστα εγγράφων για εύκολη πρόσβαση. Μπορείτε να συνδυάσετε το Microsoft Sharepoint με Microsoft Power Automate Και χρήση αυτοματοποιημένες ροές εργασίας εγγράφων.

Ομάδα Άποψης

Το Viewpoint Team είναι ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επαγγελματίες κατασκευαστές. Είναι η μόνη λύση που παρέχει τα εργαλεία που χρειάζεστε διαχείριση υπόθεσης από την αρχή μέχρι το τέλος, συμπεριλαμβανομένων ροών συνεργασίας με πελάτες, ασφαλούς ελέγχου και έγκρισης διαδικασίες για έγγραφακαι έλεγχος δικαιωμάτων πρόσβασης.

Οδούο

Το Odoo είναι ένα λογισμικό ανοιχτού κώδικα ERP και CRM με δωρεάν λειτουργική μονάδα συστήματος διαχείρισης εγγράφων για επαγγελματίες του χρηματοοικονομικού τομέα. Το Odoo επιτρέπει στους οργανισμούς να έχουν ένα λογιστικό τμήμα χωρίς χαρτί, ψηφιοποιώντας έγγραφα, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες εγγράφων και ενσωματώνοντας απρόσκοπτα με άλλες εφαρμογές Odoo.

Dokmee

Το Dokmee είναι ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε, να οργανώνετε και να μοιράζεστε τα έγγραφα, τα email και άλλα σημαντικά αρχεία σας.

---

Ποιο είναι το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας το 2023;

Έχουμε χαρτογραφήσει τα σημαντικά χαρακτηριστικά των πέντε καλύτερων λογισμικού διαχείρισης εγγράφων που αναφέρονται στο παραπάνω άρθρο για να διευκολύνουμε την επιλογή του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρηση και τις απαιτήσεις σας. Ρίξτε μια ματιά στο στιγμιότυπο, δοκιμάστε τη δωρεάν δοκιμή, χαρτογραφήστε τις απαιτήσεις σας και επιλέξτε το καλύτερο εργαλείο.

Σύμφωνα με το στιγμιότυπο, το Nanonets είναι το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων. Αν και τα Nanonets δεν διαθέτουν δυνατότητες δημιουργίας εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εύκολες ενσωματώσεις με τη σουίτα Google για να δημιουργήσετε έγγραφα γρήγορα. Το Nanonets προσφέρει επίσης δωρεάν δοκιμή και δωρεάν ρύθμιση λογαριασμού με βοήθεια μετανάστευσης.

Μετά το Nanonets, το OpenKM είναι το επόμενο καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Είναι ένα λογισμικό ERM ανοιχτού κώδικα. Η περίπτωση χρήσης για τη διαχείριση εγγράφων περιορίζεται σε επαγγελματίες του χρηματοοικονομικού τομέα και προσφέρει δωρεάν δοκιμή για 15 ημέρες.

---

Τα Nanonets ως το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων σας

[Ενσωματωμένο περιεχόμενο]

Το Nanonets είναι ένα εύχρηστο λογισμικό που δεν απαιτεί έντονη εκπαίδευση ή εγκατάσταση για να αρχίσει να χρησιμοποιείται. Εδώ, παραθέτουμε γιατί πρέπει να θεωρείτε το Nanonets ως το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων σας.

Έξυπνος Συλλογή δεδομένων:

Οι επιχειρήσεις έχουν πολλά έγγραφα όπως έντυπα, τιμολόγια, αποδείξεις, παραγγελίες κ.λπ. Τα νανοδίκτυα βοηθούν τις επιχειρήσεις να ψηφιοποιήσουν και να εξάγουν σχετικές πληροφορίες από αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιώντας έξυπνο API OCR.

Αυτοματοποιημένες ροές εργασίας:

Επιταχύνετε τον ρυθμό των επιχειρηματικών διαδικασιών αυτοματοποιώντας όλα τα χειροκίνητα βήματα, όπως η συλλογή εγγράφων, επαλήθευση εγγράφου, Αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων, εγκρίσεις και άλλα.

Πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο:

Χρησιμοποιήστε πίνακες εργαλείων εξόδων για να παρακολουθείτε τις δαπάνες σας, τα έξοδα με ετικέτα και να κατανοείτε τις τάσεις σε πραγματικό χρόνο. Παρακολουθήστε σχετικούς KPI, όπως τιμολόγια %STP, %πληρωμένα τιμολόγια κ.λπ. με δεδομένα από Nanonets.

Επιλογές φιλοξενίας Cloud & On-Premise:

Επιλέξτε την επιλογή φιλοξενίας που ταιριάζει στις απαιτήσεις σας.

Ενσωμάτωση:

Η εύκολη ενσωμάτωση είναι απαραίτητη. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τη στοίβα τεχνολογίας σας για να χωρέσετε ένα λογισμικό. Το Nanonets ενσωματώνεται με όλο το λογισμικό σας εύκολα Ενσωματώσεις Zapier και API. Τα Nanonets ενσωματώνονται με τα Xero, Quickbooks, SAP κ.λπ.

Πρότυπα και προσαρμοσμένα μοντέλα:

Με τα Nanonets, μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε προκαθορισμένες ροές εργασίας όπως τιμολόγια, φορτωτικές, εντολές αγοράς ή πληρωτέους λογαριασμούς είτε να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη λειτουργία AI.

Διαφανής τιμολόγηση:

Η Nanonets έχει μια διαφανή τιμολογιακή πολιτική 499 $/μήνα και 0.1 $/σάρωση εγγράφου. Χωρίς κρυφές χρεώσεις για κανέναν πελάτη.

Συμπέρασμα

Με τον ψηφιακό μετασχηματισμό σε άνοδο, ήρθε η ώρα να επενδύσετε σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας. Κάνει περισσότερα από την ψηφιοποίηση αρχείων. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων απλοποιεί τη ροή των εγγράφων εντός του οργανισμού και παρέχει ένα πρόσθετο επίπεδο ασφάλειας στα επαγγελματικά έγγραφα. Τα οφέλη της διαχείρισης εγγράφων επιτρέπουν στους οργανισμούς να παραμείνουν ανταγωνιστικοί και παραγωγικοί.

Ωστόσο, επιλέγοντας το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας απαιτεί μια εις βάθος κατανόηση του τι χρειάζεται η εταιρεία σας και τι είδους DMS της ταιριάζει. Φροντίστε λοιπόν να εξερευνήσετε τις επιλογές σας και να τις δοκιμάσετε μόνοι σας.

τμήμα FAQ