5 Κοινές Ερωτήσεις Ενσωμάτωσης Ελεύθερων Επαγγελματιών Οι τεχνικές λύσεις λύνονται (Pavel Shynkarenko)

Επί του παρόντος, οι αμερικανικές εταιρείες αντιμετωπίζουν ένα σοβαρό και διττό πρόβλημα. Από τη μία πλευρά, υπάρχει

τεράστια έλλειψη ταλέντων, καθιστώντας δύσκολη την πρόσληψη προσόντων υποψηφίων. Ταυτόχρονα, οι περισσότερες εταιρείες δεν μπορούν να προσφέρουν υψηλότερους, πιο ελκυστικούς μισθούς για να αποκτήσουν τα καλύτερα ταλέντα, επειδή πρέπει να βελτιστοποιήσουν το κόστος του εργατικού δυναμικού. 

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι η πρόσληψη ειδικευμένων ελεύθερων επαγγελματιών και όχι εργαζομένων πλήρους απασχόλησης. Μια πρόσφατη έρευνα έδειξε ότι οι εταιρείες τεχνολογίας είναι από τις πρώτες που στρέφονται σε ανεξάρτητους εργολάβους για να εξοικονομήσουν χρήματα ενώ προσλαμβάνουν κορυφαία ταλέντα. Σε αυτό
έρευνα, το 71% των εταιρειών σημείωσε ότι η προσέλκυση ελεύθερων επαγγελματιών είναι ιδανική για να παραμείνετε ευέλικτοι σε περίοδο οικονομικής αβεβαιότητας, την οποία αναζητούν όλες οι επιχειρήσεις στο τρέχον τοπίο. 

Ωστόσο, η ενσωμάτωση απομακρυσμένων εργολάβων φέρνει προκλήσεις. Οι εταιρείες πρέπει να καταλάβουν πώς να επιβιβάζονται εξ αποστάσεως με γρήγορο, αποτελεσματικό και συμβατό τρόπο, γεγονός που εγείρει μερικά βασικά ερωτήματα που μπορούν να επιλύσουν οι εταιρείες τεχνολογίας. 

1. Πώς μπορεί η επιχείρησή μου να συνεργαστεί νόμιμα με ελεύθερους επαγγελματίες σε όλες τις περιοχές;

Κάθε χώρα έχει τους επιχειρηματικούς της νόμους και τους οικονομικούς κανονισμούς, που μπορεί να είναι δύσκολο να κρατηθούν οργανωμένοι, ειδικά όταν προσλαμβάνονται εργολάβοι από πολλές περιοχές. 

Για παράδειγμα, η νόμιμη ηλικία εργασίας είναι 14 στην Ινδία αλλά 18 στην Ινδονησία. Στο Μεξικό, οι ελεύθεροι επαγγελματίες μπορούν να προσληφθούν μόνο για συγκεκριμένες θέσεις εργασίας, και στη Μαλαισία, απαγορεύεται η αλληλεπίδραση με το Ισραήλ (και το αντίστροφο). Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο συχνά αξίζει τον κόπο να αναθέτετε σε τρίτους
προσλήψεις ανεξάρτητων επαγγελματιών σε εταιρείες που συμβαδίζουν συγκεκριμένα με αυτούς τους κανονισμούς.

Επιπλέον, οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν απλοποιημένες διαδικασίες επαλήθευσης υψηλής ασφάλειας. Εταιρείες όπως η Sumsub προσφέρουν διεξοδικούς ελέγχους ιστορικού και διαδικασίες KYC, οι οποίες διασφαλίζουν τη συμμόρφωση. 

2. Πώς πρέπει η εταιρεία μου να θέσει στόχους συμβολαίου και να λαμβάνει ολοκληρωμένες εργασίες;

Με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζουμε πώς να δημιουργήσουμε μια εργασιακή σχέση. Εφόσον δεν μπορείτε να πάτε στο γραφείο τους για έλεγχο κατάστασης, πώς πλοηγείστε στον καθορισμό στόχων και την έγκαιρη λήψη εργασίας; 

Η απάντηση είναι με ένα ξεκάθαρο, εμπεριστατωμένο συμβόλαιο. Ιστότοποι όπως το Rocket Lawyer και το HoneyBook βοηθούν τις επιχειρήσεις και τους εργολάβους να συντάσσουν γραπτές προσδοκίες που καλύπτουν το απόρρητο, την ιδιοκτησία, τις σαφείς εργασίες και στόχους, τα διαφανή ποσοστά πληρωμής και τον τερματισμό
όροι. 

Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να εξηγούνται υπερβολικά οι προσδοκίες, ώστε να μην υπάρχει χώρος για μελλοντικές συζητήσεις ή σύγχυση. 

3. Πώς μετράμε τα αποτελέσματα και την παραγωγικότητα των εργολάβων;

Η παγκόσμια πανδημία βοήθησε τις εταιρείες να ρίξουν μια νέα ματιά στον τρόπο αξιολόγησης των αποτελεσμάτων για εσωτερικούς και συμβασιούχους υπαλλήλους. Αντί να μετρούν την αξία με τον αριθμό των ωρών εργασίας, οι επιχειρήσεις τώρα αξιολογούν τα αποτελέσματα και παρακολουθούν πόσο χρόνο
δαπανάται για κάθε εργασία.

Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές λύσεις από τις οποίες μπορούν να επιλέξουν οι εταιρείες. Υπηρεσίες όπως το TimeCamp ή το Quickbooks Time μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση των χρεώσιμων ωρών και της παραγωγικότητας του εργολάβου. Αυτά τα αρχεία μπορούν επίσης να βοηθήσουν τις εταιρείες να αποφασίσουν ποιους εργολάβους θα αναπτύξουν με πλήρη απασχόληση
σχέσεις με. 

4. Πώς μπορούμε να επικοινωνήσουμε αποτελεσματικά με ελεύθερους επαγγελματίες σχετικά με τις προθεσμίες; Πότε πρέπει να λάβουμε διαμεσολάβηση για την επίλυση διαφορών;

Ενώ πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες είναι εξαιρετικοί εργαζόμενοι που αναλαμβάνουν την εργασία τους εγκαίρως, οι εταιρείες πρέπει να έχουν πολιτικές και διαδικασίες για να χειρίζονται δύσκολες καταστάσεις με συμβασιούχους εργαζόμενους. 

Η εταιρεία σας πρέπει να θέτει σαφείς προθεσμίες και να περιγράφει σαφείς στόχους κατά τη σύναψη ενός νέου συμβολαίου. Αυτό σημαίνει τον καθορισμό στοιχείων όπως τα ποσοστά ωριαίας έναντι ανά εργασία και ποιες υπηρεσίες περιλαμβάνονται σε αυτές τις χρεώσεις, όπως ο αριθμός αναθεωρήσεων ή δοκιμών για μια εργασία. 

Ορισμένες πλατφόρμες, όπως η Solar Staff, κρατούν τις πληρωμές με μεσεγγύηση και επιτρέπουν τη μετατόπιση των προθεσμιών εργασίας εάν το εγκρίνουν και οι δύο πλευρές. Αυτές οι υπηρεσίες προσφέρουν επίσης εξωτερική διαμεσολάβηση σε περίπτωση που μια ολοκληρωμένη σύμβαση δεν θεωρείται επαρκής από κανένα από τα μέρη. Επιπλέον, εάν
ψάχνετε για μια λύση που θα βοηθήσει στην επίλυση διενέξεων, το ποσοστό διαφωνιών είναι σημαντικό στοιχείο: Πόσες διαφορές έχει επιλυθεί με επιτυχία η υπηρεσία;

Οι εταιρείες έχουν πάντα την επιλογή να επικοινωνούν με εργολάβους απευθείας μέσω email ή προγραμμάτων messenger όπως το Whatsapp και το Slack. Ωστόσο, είναι συνήθως καλύτερο να διατηρείτε τις επικοινωνίες σε μια πλατφόρμα επαληθευμένων υπηρεσιών. Η χρήση μιας υπηρεσίας τρίτου μέρους όπως αυτή προστατεύει
Τόσο οι ελεύθεροι επαγγελματίες όσο και οι επιχειρήσεις όσον αφορά την τήρηση των προθεσμιών και τις διαφωνίες σχετικά με τους εργασιακούς στόχους. 

5. Πώς μπορεί η επιχείρησή μου να πληρώσει γρήγορα και εύκολα τους ελεύθερους επαγγελματίες για ολοκληρωμένη εργασία;

Το ζήτημα της πληρωμής του εργολάβου είναι συχνά το πιο περίπλοκο για τις επιχειρήσεις. Οι εργολάβοι δεν αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως οι κανονικοί υπάλληλοι, επομένως τα λογιστικά τμήματα πρέπει να διαθέτουν λεπτομερή, ακριβή αρχεία καταγραφής για τον τρόπο κατανομής των χρημάτων. 

Για παράδειγμα, οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλες οι πληρωμές των εργολάβων για ολοκληρωμένες εργασίες επισημαίνονται ως προϋπολογισμοί μισθών και όχι ως πληρωμές σε ιδιώτες. Επιπλέον, δεδομένου ότι διάφορες περιοχές σε όλο τον κόσμο έχουν φορολογικούς και εργασιακούς κανονισμούς, οι επιχειρήσεις χρειάζονται
για να βεβαιωθείτε ότι τεκμηριώνουν κάθε συναλλαγή με ακρίβεια. Γενικά, τα τρία κορυφαία προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες όταν πληρώνουν διασυνοριακούς εργολάβους είναι:

1. Πώς να πλοηγηθείτε στην προπληρωμή χωρίς εγγύηση ότι ο ανάδοχος θα στείλει την εργασία.

2. Πώς να μειώσετε τον χρόνο που δαπανάται για διασυνοριακές πληρωμές σε ανεξάρτητους εργολάβους.

3. Πώς να επιταχύνετε τη διαδικασία πληρωμής, ώστε οι συναλλαγές να φτάνουν γρήγορα αντί να χρειάζονται αρκετές εβδομάδες (όπως συχνά κάνουν οι πληρωμές SWIFT).

Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι ταχύτερο, ευκολότερο και πιο αποτελεσματικό για τις εταιρείες να αναθέτουν αυτή τη λογιστική σε μια επαγγελματική υπηρεσία. Οι υπηρεσίες τρίτων που ειδικεύονται στην τήρηση νομικών και οικονομικών κανονισμών μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να παραμείνουν συμμορφωμένες χωρίς
πρόσθετη γραφειοκρατία και πονοκεφάλους. 

Τέλος, είναι επίσης συνετό τα λογιστικά τμήματα να διατηρούν κλεισίματα κλεισίματος για κάθε εργασία, έτσι ώστε οι λογιστικές και λογιστικές διαδικασίες να κυλούν ομαλά στο μέλλον. 

Σύμφωνα με το
Διεθνής Οργάνωση Εργασίας, περίπου το 46.5% του παγκόσμιου εργατικού δυναμικού αποτελείται από ελεύθερους επαγγελματίες. Μόνο στις ΗΠΑ, οι ελεύθεροι επαγγελματίες αναμένεται να συμπληρώσουν

πάνω από το ήμισυ του συνολικού εργατικού δυναμικού από 2028.

Αυτοί οι αριθμοί αποδεικνύουν ότι οι συμβασιούχοι είναι το μέλλον και ότι οι ομάδες εργολάβων θα είναι σύντομα τόσο συνηθισμένες όσο οι εσωτερικές προσλήψεις. Αυτή η αλλαγή στο εργατικό δυναμικό σημαίνει ότι οι εταιρείες πρέπει να αρχίσουν να αναθεωρούν τις διαδικασίες ενσωμάτωσης νωρίτερα
αργότερα για να παραμείνουν σχετικοί στο μέλλον.

Ευτυχώς, υπάρχουν πολλές startups και τεχνολογικές λύσεις στη σκηνή που είναι έτοιμες να βοηθήσουν στον εξορθολογισμό της διαδικασίας δημιουργίας μιας απομακρυσμένης ομάδας, επομένως η εργασία με ελεύθερους επαγγελματίες δεν χρειάζεται να είναι ταλαιπωρία.