Ένας ολοκληρωμένος οδηγός για τους αναλυτές email

Διανεμήθηκαν παραπάνω από ογδόντα τοις εκατό των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων χρησιμοποιούν το email marketing για να προσελκύσουν νέους πελάτες και να διατηρήσουν αυτούς που έχουν ήδη.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι βασικό συστατικό των σύγχρονων επιχειρηματικών λειτουργιών. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά περιέχουν στοιχεία επικοινωνίας πελατών, επιβεβαιώσεις παραγγελιών πελατών, αιτήματα πληρωμής προμηθευτών, αιτήματα δυνητικών πελατών και παρόμοια κρίσιμα επιχειρηματικά δεδομένα.

Οι αναλυτές email μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να εξάγουν και να αξιοποιήσουν όλα τα δεδομένα που παγιδεύονται στα email και τα συνημμένα τους.

Τι είναι ο αναλυτής email;

Ο αναλυτής email είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη συλλογή πληροφοριών από εισερχόμενα email. Τα δεδομένα μπορούν να εξαχθούν από την κεφαλίδα και το περιεχόμενο email χρησιμοποιώντας ένα API ανάλυσης αλληλογραφίας. Επιπλέον, μπορεί να εξάγει δεδομένα απευθείας από συνημμένα email, όπως αρχεία PDF, αρχεία CSV, εικόνες και άλλους τύπους εγγράφων.

Οι αναλυτές email μπορούν να προγραμματιστούν ώστε να εξάγουν συγκεκριμένα πεδία δεδομένων από νέα μηνύματα. Ο χρήστης μπορεί να μετατρέψει μη δομημένα δεδομένα email σε δομημένα δεδομένα που είναι βολικό να τροφοδοτηθούν σε λογισμικό CRM ή ERP. Η ανάλυση email εξαλείφει έτσι την περιττή μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων.

Είναι η ανάλυση email σαν το Web Scraping;

Η ανάλυση email είναι παρόμοια με την απόξεση ιστού. Ενώ τα web scrapers συλλέγουν γενικά δεδομένα από ιστότοπους HTML, οι αναλυτές email εξάγουν δεδομένα μόνο από κεφαλίδες, σώματα και συνημμένα email.

Το λογισμικό ανάλυσης email αναζητά συγκεκριμένες φράσεις και λέξεις-κλειδιά μέσα σε ένα email.

Οι αναλυτές email μπορούν να ανακτήσουν απευθείας email για τα εισερχόμενά σας. Εναλλακτικά, παρέχουν επίσης ένα αποκλειστικό αναγνωριστικό email στο οποίο μπορούν να προωθηθούν αυτόματα όλα τα email σας.

Στη συνέχεια, το εργαλείο ανάλυσης email θα αναγνωρίσει και θα εξαγάγει αυτόματα πεδία δεδομένων από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με βάση τους κανόνες ανάλυσης που έχει ορίσει ο χρήστης. Οι περισσότεροι αναλυτές email επιτρέπουν στους χρήστες να ρυθμίζουν προσαρμοσμένους κανόνες ανάλυσης, σε μια απλή διεπαφή χρήστη χωρίς κώδικα.

Γιατί είναι σημαντική η ανάλυση email;

Το λογισμικό ανάλυσης email βοηθά στη βελτίωση της παραγωγικότητας για εταιρείες που λαμβάνουν και αναλύουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά. Οι εργαζόμενοι μπορούν τώρα να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας. Αντί να ψάχνετε σε πολλά email για να εξάγετε μικρά κομμάτια πληροφοριών ένα-ένα.

Η αυτοματοποιημένη ανάλυση email είναι πολύ πιο ακριβής από τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη ρύθμιση ροών εργασιών. Για παράδειγμα, μπορούν να ρυθμιστούν κανόνες ανάλυσης για την επισήμανση πεδίων δεδομένων με χαμηλή αξιοπιστία ανάλυσης – τα οποία μπορούν να σταλούν για μη αυτόματο έλεγχο.

Η ανάλυση email μπορεί έτσι να εξαλείψει τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και να εξασφαλίσει ελάχιστο χειροκίνητο έλεγχο.

Οφέλη ανάλυσης email

Η ανάλυση των email προσφέρει σημαντικά οφέλη σε επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους και κλάδου. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

Εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι αναλυτές email μπορούν να εξαλείψουν πολλές άχρηστες χειρωνακτικές εργασίες. Αυτό βοηθά το προσωπικό να επικεντρωθεί σε άλλα καθήκοντα υψηλής αξίας που μπορούν να επηρεάσουν άμεσα το τελικό αποτέλεσμα της εταιρείας.

Η ανάλυση email μπορεί επίσης να μειώσει τις καθυστερήσεις διασφαλίζοντας ότι τα δεδομένα αποστέλλονται σχεδόν αμέσως σε μεταγενέστερες επιχειρηματικές εφαρμογές.

Αυτοματοποίηση ροών εργασίας

Οι αναλυτές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραλαμβάνουν αυτόματα πεδία δεδομένων ενδιαφέροντος από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα εξαγόμενα δεδομένα μπορούν στη συνέχεια να τροποποιηθούν σε οποιαδήποτε προτιμώμενη μορφή. Και τέλος, τα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν σε οποιοδήποτε μεταγενέστερο λογισμικό, όπως CRM, ERP ή λογιστικό λογισμικό.

Ολόκληρη αυτή η διαδικασία μπορεί να ρυθμιστεί ως μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας μηδενικής αφής.

Βελτίωση της Ποιότητας Εργασίας

Όταν καταβάλλεται λιγότερη προσπάθεια για χειροκίνητες λειτουργίες, τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων μειώνονται δραματικά. Φανταστείτε να περνάτε από εκατοντάδες email για να εξαγάγετε πληροφορίες – αυτά είναι πολλά δεδομένα για χειροκίνητη διαχείριση!

Η ακρίβεια είναι εξασφαλισμένη όταν χρησιμοποιείτε έναν αναλυτή email για την αυτοματοποίηση της εξαγωγής δεδομένων. Η ανάλυση email μπορεί εύκολα να κλιμακωθεί χωρίς συμβιβασμούς στην ποιότητα και την ακρίβεια της εξαγωγής δεδομένων.

Δημοφιλείς περιπτώσεις χρήσης ανάλυσης email

Πρακτικά κάθε email μπορεί να αναλυθεί για την εξαγωγή πολύτιμων δεδομένων. Τα επαγγελματικά έγγραφα και οι ενημερώσεις συναλλαγών συχνά αποστέλλονται μέσω email και περιέχουν σημαντικά δεδομένα.

Ακολουθούν ορισμένες δημοφιλείς περιπτώσεις χρήσης ανάλυσης email:

Οι αιτήσεις αγοράς, οι εντολές αγοράς, τα τιμολόγια, οι τραπεζικές κινήσεις και άλλα έγγραφα συχνά αποστέλλονται μέσω email ως συνημμένα. Με τους αναλυτές email μπορείτε αυτόματα να ταξινομήσετε/κατηγοριοποιήσετε κάθε email ή συνημμένο και να το στείλετε σε έναν κατάλληλο αναλυτή για περαιτέρω επεξεργασία.

Φανταστείτε να λαμβάνετε μια PO μέσω email και να τιμολογείτε αυτόματα τον πελάτη! Ή αυτόματη εξαγωγή δεδομένων από συνημμένες αποδείξεις πληρωμής και τροφοδοσία στο λογιστικό λογισμικό σας.

Ηγετική διαχείριση και εμπλουτισμός

Οι επιχειρήσεις έχουν συχνά προοπτικές να επικοινωνήσουν μαζί τους μέσω email. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχουν τα στοιχεία επικοινωνίας του δυνητικού πελάτη και άλλες πληροφορίες σχετικές με τις ομάδες πωλήσεων και μάρκετινγκ. Ένας αναλυτής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να εξάγει αυτόματα πληροφορίες δυνητικού πελάτη και να ενημερώνει τα δεδομένα σε ένα CRM όπως το Salesforce ή το Hubspot.

Οι ομάδες μάρκετινγκ μπορούν στη συνέχεια να στοχεύσουν αυτούς τους δυνητικούς πελάτες με σχετική προσέγγιση. Εναλλακτικά, οι ομάδες πωλήσεων μπορούν να πληρούν τις προϋποθέσεις για τέτοιους δυνητικούς πελάτες στέλνοντας μια προσφορά ή πηδώντας σε μια κλήση.

Αυτοματοποίηση διαδικασιών ηλεκτρονικού εμπορίου

Κάθε αγορά ηλεκτρονικού εμπορίου ενεργοποιεί μια σειρά από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν πληροφορίες παραγγελιών, τιμολόγια και ενημερώσεις.

Τα API ανάλυσης email μπορούν να βοηθήσουν τους ιστότοπους ηλεκτρονικού εμπορίου να βελτιστοποιήσουν την εκπλήρωση παραγγελιών, την αποστολή και την παρακολούθηση πελατών.

Πώς να αυτοματοποιήσετε την ανάλυση email με Nanonets

Ακολουθούν τα βήματα για να ρυθμίσετε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας ανάλυσης email με το Nanonets:

Δημιουργήστε λογαριασμό

Εγγραφή για να ξεκινήσετε με τα Nanonets.

Δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο αναλυτή email

Ανεβάστε μερικά δείγματα αρχείων και σημειώστε τα πεδία που θέλετε να εξαγάγετε. Το AI θα μάθει να προσδιορίζει τα πεδία ενδιαφέροντός σας με βάση τα παραδείγματα που δείχνετε – όσο περισσότερα, τόσο το καλύτερο.

Τα στιγμιότυπα οθόνης των email θα κάνουν μια χαρά. Δοκιμάστε τον προσαρμοσμένο εξαγωγέα με νέα αρχεία για να δείτε πώς λειτουργεί.

Λάβετε υπόψη ότι η Nanonets προσφέρει εξαγωγείς εκτός συσκευασίας για κοινούς τύπους εγγράφων που μπορεί να υπάρχουν ως συνημμένα, συμπεριλαμβανομένων τιμολογίων, PO, αποδείξεων και άλλων.

Ορίστε την πηγή(ες)

Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η κύρια πηγή σας, τότε ορίστε μια διεύθυνση λήψης Nanonets και προωθήστε αυτόματα όλα τα σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτό το αναγνωριστικό email.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε μια αυτόματη εισαγωγή αρχείων από την αποθήκευση cloud, βάσεις δεδομένων ή να συνδεθείτε μέσω ενός API.

Ρυθμίστε τη ροή εργασίας

Δημιουργήστε ολόκληρη τη ροή εργασίας συνδέοντας την πηγή με τον προσαρμοσμένο εξαγωγέα δεδομένων που δημιουργήσατε. Μπορείτε επίσης να ορίσετε κανόνες ανάλυσης για την επεξεργασία των εξαγόμενων δεδομένων σε κατάλληλη μορφή εξόδου.

Τέλος, ορίστε τον προορισμό στον οποίο θέλετε να εξαγάγετε τα βελτιωμένα δεδομένα. Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα απευθείας σε λογισμικό CRM ή ERP μέσω του API της Nanonets.