Πρότυπο ροής εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών

Διατηρήστε υγιείς ταμειακές ροές με έγκαιρες υπενθυμίσεις πληρωμών, βελτιωμένη συλλογή πληρωμών και ενημερωμένα οικονομικά αρχεία με το πρότυπο ροής εργασιών Απαιτούμενοι Λογαριασμοί της Nanonets.

Σχετικά με το Πρότυπο ροής εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών

Ενημερώνετε τα οικονομικά σας αρχεία κάθε φορά που πραγματοποιείτε μια πώληση με πίστωση; Έχετε μια απλοποιημένη διαδικασία για να συλλέξετε όλες τις απαιτήσεις σας με μία κίνηση;

Αν όχι, ήρθε η ώρα να το αλλάξετε αυτό. Αυτοματοποιήστε, βελτιώστε την ορατότητα και εξαλείψτε τα σφάλματα στη διαδικασία εισπρακτέων λογαριασμών χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο αυτοματοποιημένης ροής εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών σε λίγα λεπτά. Επιταχύνετε τους εισπρακτέους λογαριασμούς με περιοδική τιμολόγηση και έγκαιρες υπενθυμίσεις. Λάβετε αναφορές AR σε πραγματικό χρόνο με απρόσκοπτη ανταλλαγή δεδομένων με το λογιστικό λογισμικό σας. Να γνωρίζετε πάντα πού βρίσκονται οι ταμειακές ροές σας με το πρότυπο ροής εργασίας Nanonets AR.

Βήματα στο Πρότυπο ροής εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών Nanonets

Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο ροής εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών Nanonets, συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Nanonets ή δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό αν δεν το έχετε ήδη κάνει.

Τιμολόγηση

Δημιουργήστε και στείλτε αυτόματα τιμολόγια μόλις ο πελάτης αγοράσει χρησιμοποιώντας ενσωματώσεις τρίτου μέρους. Χρησιμοποιήστε ροές εργασιών για να προσδιορίσετε εάν η αγορά είναι επαναλαμβανόμενη, εφάπαξ, αξιόπιστη ή επικίνδυνη.

Επεξεργασία πληρωμής

Εφαρμόστε τις απαραίτητες οικονομικές χρεώσεις, φόρους ή εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής με βάση τα κριτήριά σας. Στείλτε τιμολόγιο οικονομικής χρέωσης ή αντίγραφο κίνησης στον πελάτη με όλα τα στοιχεία.

Ενημέρωση οικονομικών αρχείων

Συγχρονίστε τα στοιχεία πληρωμής με το λογιστικό σας λογισμικό όπως Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite και άλλα, χρησιμοποιώντας απρόσκοπτες ενσωματώσεις.

Οφέλη από τη χρήση του προτύπου ροής εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών Nanonets

Οι απαιτήσεις των εκκρεμών λογαριασμών μπορεί να έχουν κυματιστικές επιπτώσεις στις ταμειακές ροές. Διαχειριστείτε τις απαιτήσεις των λογαριασμών σας, παρακολουθήστε τις ταμειακές ροές σας και επιταχύνετε τις πληρωμές σας με τη Nanonets. Με το πρότυπο ροής εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών της Nanonets, μπορείτε

Ελαχιστοποιήστε το ανθρώπινο λάθος

Συγχρονίστε τα δεδομένα με το λογιστικό σας λογισμικό με απρόσκοπτες ενσωματώσεις αυτόματα. Μειώστε τα σφάλματα χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων στο 0.

Αυτοματοποιημένες ροές εργασίας

Ρυθμίστε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας με μερικά κλικ. Χρησιμοποιήστε πρότυπα ροής εργασιών, προσαρμόστε τις ροές εργασίας σας ή αφήστε την ομάδα μας να τα ρυθμίσει για εσάς.

Εντοπίστε σημεία συμφόρησης μετρητών

Αποκτήστε μια πλήρη εικόνα των ταμειακών ροών με δεδομένα σε πραγματικό χρόνο στο λογιστικό λογισμικό σας χωρίς υπολογιστικά φύλλα ή έγγραφα.

Αυτόματες υπενθυμίσεις

Επιταχύνετε τις πληρωμές, τις εγκρίσεις και τις οικονομικές αναφορές με αυτόματες υπενθυμίσεις σε σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη.

Ενσωματώστε, αυτοματοποιήστε και πληρώνεστε έγκαιρα, πάντα

Αυτοματοποιήστε κάθε βήμα του κύκλου τιμολογίου προς μετρητά με έξυπνες ροές εργασίας. Το Nanonets ενσωματώνεται με όλο το σημαντικό λογιστικό λογισμικό για να παραμένει στην κορυφή των Απαιτήσεων των Λογαριασμών σας με οξυδερκή παρακολούθηση, αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις και πλήρη προβολή.

Επιταχύνετε τις ταμειακές σας ροές με ροές εργασιών AR σήμερα!

Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασιών των εισπρακτέων λογαριασμών σας χωρίς κωδικό έξυπνη πλατφόρμα αυτοματισμού. Βελτιστοποιήστε την απόδοση της επιχείρησής σας, εξοικονομήστε κόστος και ενισχύστε την ανάπτυξη με τα Nanonets.

Επικοινωνήστε με τους ειδικούς μας σε θέματα αυτοματισμού, ή δοκιμάστε να δημιουργήσετε μόνοι σας μια ροή εργασιών εισπρακτέων λογαριασμών.

Διαβάστε περισσότερα άρθρα λογιστικής:

Αυτοματοποιήστε τη Λογιστική με δωρεάν λογιστικά πρότυπα

Βρείτε το καλύτερο λογισμικό για την επιχείρησή σας

Τι είναι οι εισπρακτέοι λογαριασμοί;

Το AR, γνωστό και ως Εισπρακτέοι Λογαριασμοί, είναι τα χρήματα που λαμβάνει η εταιρεία από τους πελάτες της μετά τις υπηρεσίες τους. Για εύκολη κατανόηση, ας πάρουμε ένα παράδειγμα από την πραγματική ζωή. Φανταστείτε ότι δανειστήκατε χρήματα από τον συνάδελφό σας για να πληρώσετε την παραγγελία επειδή δεν είχατε χρήματα τότε. Αυτό θα μπορούσε να ονομαστεί εισπρακτέοι λογαριασμοί, καθώς θα τον επιστρέψετε αργότερα. Τώρα πίσω στην επιχείρηση, ο εισπρακτέος λογαριασμός είναι η πίστωση που δίνει η εταιρεία, η οποία μπορεί να κυμαίνεται από μερικές ημέρες έως και ένα έτος, και είναι το «IOU».

Αφού κάνει το ίδιο ή παρέχει τις υπηρεσίες, εάν η εταιρεία δεν έχει λάβει ακόμη τα χρήματα από τον πελάτη, ονομάζεται απαιτήσεις της εταιρείας. Πολλές εταιρείες προσφέρουν αυτήν την υπηρεσία για τη διευκόλυνση των πελατών για να τους πληρώσουν αργότερα. Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής πιατικών παραδίδει τα μαχαιροπίρουνα στο κατάστημα λιανικής. Αφού χρεωθεί το κατάστημα για τα πράγματα, η πληρωμή καταχωρείται απευθείας στους εισπρακτέους λογαριασμούς. Και όταν το κατάστημα λιανικής παραλάβει τα προϊόντα, θα τα πληρώσει.

Οι διαδικασίες AR μπορεί να είναι περίπλοκες εάν χειρίζονται χειροκίνητα, επομένως μια εταιρεία θα πρέπει να διαθέτει μια αυτόματη διαδικασία AR. Βοηθά την εταιρεία να διαχειριστεί αποτελεσματικά τη ροή εσόδων και επιτρέπει στην εταιρεία να αναπτυχθεί. Επιπλέον, οι πληρωμές που ελήφθησαν και αυτές που απομένουν εμφανίζονται με σαφήνεια στον λογαριασμό, επομένως θα είναι εύκολο για τους εργαζόμενους να παρακολουθούν το ποσό.

Ποια είναι η διαδικασία των εισπρακτέων λογαριασμών;

Οι περισσότερες εταιρείες έχουν τη διαδικασία εισπρακτέων λογαριασμών τους. Αυτό τους βοηθά να διαχειρίζονται και να παρακολουθούν την πληρωμή εύκολα. Επομένως, η δημιουργία και η χρήση μιας αυτόματης λογιστικής λύσης για τη διαχείριση και την παρακολούθηση της διαδικασίας εισπρακτέων λογαριασμών επιτρέπει στην εταιρεία να διατηρεί τις συναλλαγές ομαλά. Τα βήματα της διαδικασίας των εισπρακτέων λογαριασμών είναι τα εξής:

Καθιέρωση Πιστωτικών Πρακτικών

Η δημιουργία μιας διαδικασίας αίτησης πίστωσης στην εταιρεία είναι το πρώτο βήμα στη διαδικασία των εισπρακτέων λογαριασμών. Με βάση τη φήμη οποιουδήποτε οργανισμού ή μεμονωμένων πελατών, η εταιρεία θα αποφασίσει εάν θα παρέχει τα αγαθά τους με πίστωση. Επιπλέον, η εταιρεία πρέπει να καθορίσει τους όρους και τις προϋποθέσεις για την προσφορά πίστωσης με βάση τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των πελατών. Στο έγγραφο αναφέρονται με σαφήνεια τα επιτόκια και οι όροι πίστωσης με λεπτομέρεια, ώστε να μην υπάρχει διαφορά.

Το επόμενο πράγμα στη διαδικασία πίστωσης περιλαμβάνει την περίοδο για την οποία ένας οργανισμός δανείζει πίστωση στον πελάτη. Οι μεγάλες εταιρείες μπορούν να δανείζουν πιστώσεις για μεγαλύτερες περιόδους, ενώ οι μικρές εταιρείες χρειάζονται περισσότερα μετρητά.

Τιμολόγηση πελατών

Το επόμενο βήμα στη διαδικασία εισπρακτέων λογαριασμών περιλαμβάνει την αποστολή ενός τιμολογίου στους πελάτες. Το τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που αναφέρει τα στοιχεία του προϊόντος, το κόστος, την ημερομηνία πληρωμής και άλλα τραπεζικά στοιχεία. Θα μπορούσε να σταλεί αμέσως μετά την αποστολή των εμπορευμάτων, ώστε η πληρωμή να γίνει το συντομότερο δυνατό.

Παρακολούθηση εισπρακτέων λογαριασμών

Ένας Υπεύθυνος Εισπρακτέων Λογαριασμών παρακολουθεί την πληρωμή της παραγγελίας. Ο ρόλος ενός υπαλλήλου AR είναι να ελέγχει το ποσό που κατατίθεται στον τραπεζικό λογαριασμό, να τροφοδοτεί τα δεδομένα στο σύστημα AR και να τα κατανέμει σε ένα τιμολόγιο. Επιπλέον, πρέπει να συμβιβάσει το καθολικό εισπρακτέων λογαριασμών για να διασφαλίσει ότι όλες οι πληρωμές καταχωρούνται σωστά και πρέπει να εκδίδει μηνιαίες καταστάσεις στους πελάτες.

Υπάρχει διαφορά μεταξύ της διαδικασίας παρακολούθησης για μεγάλους και μικρούς οργανισμούς. Μεγάλοι οργανισμοί προσλαμβάνουν μια ομάδα αξιωματικών AR που χρησιμοποιούν ένα προηγμένο σύστημα λογισμικού παρακολούθησης. Αυτό μειώνει τον χρόνο και την προσπάθεια και παρέχει ακριβή αποτελέσματα. Από την άλλη πλευρά, οι μικροί οργανισμοί χρειάζονται συνήθως ένα προηγμένο σύστημα, επομένως εκτελούν τη διαδικασία παρακολούθησης με μη αυτόματο τρόπο. Αυτό μπορεί να γίνει από έναν επαγγελματία λογιστή ή μια ομάδα από αυτούς.

Λογιστική για Εισπρακτέους Λογαριασμούς

Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει τον Λειτουργό Είσπραξης που καθορίζει την ημερομηνία λήξης της πληρωμής. Στη συνέχεια πρέπει να διατηρούν ημερολόγιο καταγραφής των παραγγελιών μετά την οργάνωση των στοιχείων για απλήρωτες οφειλές. Αυτή η διαδικασία χρησιμοποιείται για τη λογιστική καταγραφή απλήρωτων χρεών και τον εντοπισμό εκπτώσεων πρόωρης πληρωμής.

Γιατί είναι τόσο σημαντικοί οι εισπρακτέοι λογαριασμοί;

Η τυπική διαδικασία επιστροφής των χρημάτων είναι απλώς ένας μύθος. Οι άνθρωποι πρέπει να ακολουθήσουν την ιδανική διαδικασία, γι' αυτό η διαδικασία των εισπρακτέων λογαριασμών καθίσταται απαραίτητη. Εάν η πληρωμή καθυστερήσει, θα μπορούσε να οδηγήσει σε πτώση του οργανισμού και ολόκληρο το σύστημα ταμειακών ροών θα μπορούσε να σταματήσει. Επιπλέον, θα μπορούσε να οδηγήσει σε έλλειψη μετρητών για επένδυση για περαιτέρω παραγωγή και πληρωμή στους μετόχους. Επομένως, η διαδικασία των εισπρακτέων λογαριασμών είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία οποιουδήποτε οργανισμού. Δείχνει πόσα μετρητά πρέπει να λάβετε και το χρονοδιάγραμμα για να διατηρήσετε μια υγιή ταμειακή ροή.

Πώς να αυτοματοποιήσετε τους εισπρακτέους λογαριασμούς;

Προμήθεια

Το τμήμα αγορών κάνει το πρώτο βήμα στη διαδικασία αυτοματισμού. Δίνει την παραγγελία και στέλνει αντίγραφο της εντολής αγοράς στο τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών. Στη συνέχεια, ο οργανισμός στέλνει ένα τιμολόγιο που αναφέρει την πληρωμή και άλλα στοιχεία μετά την παραλαβή της παραγγελίας.

Επεξεργασία τιμολογίου

Η επεξεργασία τιμολογίων θα μπορούσε να γίνει χειροκίνητα αλλά και ηλεκτρονικά. Ωστόσο, η χειροκίνητη επεξεργασία είναι μια εξαιρετικά χρονοβόρα διαδικασία, επομένως προτείνεται να προχωρήσετε στην αυτόματη επεξεργασία δεδομένων. Αυτό βοηθά στη μείωση των σφαλμάτων και στην παροχή ακρίβειας, η οποία με τη σειρά της βοηθά στην ομαλή ροή της όλης διαδικασίας.

Έγκριση Τιμολογίου

Παρόμοια με την επεξεργασία τιμολογίων, η έγκριση τιμολογίου θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί χειροκίνητα και ηλεκτρονικά. Αυτό περιλαμβάνει την αντιστοίχιση των πληροφοριών με την παραγγελία αγοράς, έτσι ώστε η πληρωμή που ελήφθη να ταιριάζει με ακρίβεια στην παραγγελία. Στη συνέχεια προετοιμάζονται έγγραφα σχετικά με το κόστος, τον χρόνο παράδοσης, τον αριθμό των φορών και άλλες βασικές λεπτομέρειες.

Πληρωμή

Στη συνέχεια ακολουθεί η πληρωμή, η οποία θα μπορούσε να ληφθεί σε μετρητά και μια επιταγή θα μπορούσε να επεξεργαστεί αυτόματα. Ένας διαχειριστής εισπρακτέων λογαριασμών πρέπει να εγκρίνει την πληρωμή και να διεξάγει όλες τις διατυπώσεις, ώστε η πληρωμή να γίνεται ομαλά.

Διαχείριση εμπόρων

Είναι απαραίτητο να ελέγξετε με τον πελάτη εάν αντιμετωπίζει οποιοδήποτε πρόβλημα που σχετίζεται με την πληρωμή. Είναι καθήκον του τμήματος εισπρακτέων λογαριασμών να ελέγξει εάν το τιμολόγιο βρίσκεται ακόμη σε διαδικασία έγκρισης ή εάν η πληρωμή έχει ληφθεί.

Αναβαθμίσεις συστήματος

Για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας εισπρακτέων λογαριασμών, είναι σημαντικό να διατηρείται αναβαθμισμένο το σύστημα ERP (Enterprise Resource Planning) εγκαθιστώντας νέες εκδόσεις λογισμικού όπως απαιτείται από την ομάδα για την ομαλή διεξαγωγή της διαδικασίας πληρωμής.

Αναφορά και ανάλυση

Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία αυτοματοποίησης για εισπρακτέους λογαριασμούς είναι η αναφορά των προετοιμασμένων φύλλων για τις παραγγελίες που αποστέλλονται και τις πληρωμές που λαμβάνονται από το τμήμα AP. Μετά από αυτό, αναλύστε τις συναλλαγές και ελέγξτε την απόδοση του τμήματος, ώστε να μπορούν να κάνουν αλλαγές εάν υπάρχει κάτι πίσω από αυτές. Και πάλι, αυτό βοηθά στην ομαλή λειτουργία του οργανισμού.

Συμβουλές για τη βελτίωση των εισπρακτέων λογαριασμών

Διατηρήστε Λεπτομερή Στοιχεία Καταναλωτή

Ας υποθέσουμε ότι ένας οργανισμός χρησιμοποιεί χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων. θα μπορούσε να οδηγήσει σε σφάλματα που επηρεάζουν τη διαδικασία χρέωσης. Έτσι, το αυτόματο σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών θα πρέπει να φορτώνει όλες τις βασικές λεπτομέρειες, ιδιαίτερα τους όρους πληρωμής και πίστωσης. Η αυτοματοποιημένη διαδικασία AR βοηθά στη διατήρηση της ακρίβειας στον τακτικό έλεγχο της βάσης δεδομένων, στην ενημέρωση των προθεσμιών και στην εκπαίδευση του προσωπικού για τη σωστή διαχείριση των λεπτομερειών, ώστε η ταμειακή ροή να είναι ομαλή.

Προσφέρετε θετικά και αρνητικά κίνητρα

Τα κίνητρα θα μπορούσαν να κάνουν θαύματα για τη συνολική διαδικασία ταμειακών ροών. Είναι το ίδιο με το πραγματικό παράδειγμα της αγοράς αγαθών. όταν προσφέρονται εκπτώσεις, οι πωλήσεις αυξάνονται. Με τον ίδιο τρόπο, θετικά και αρνητικά κίνητρα λειτουργούν για την απόρριψη μετρητών από επιχειρήσεις και ιδιώτες. Ένα παράδειγμα θετικού κινήτρου θα μπορούσε να είναι η προσφορά δώρων που εμποδίζουν την πληρωμή εάν η πληρωμή γίνει νωρίς. Ένα παράδειγμα αρνητικού κινήτρου θα μπορούσε να είναι η τιμωρία τους με πρόσθετες χρεώσεις σε περίπτωση καθυστέρησης της πληρωμής. Αυτό θα μπορούσε να ενσταλάξει κάποιο φόβο και να αρχίσουν να λαμβάνουν σοβαρά υπόψη τις πληρωμές, κάτι που θα μπορούσε να ωφελήσει τον οργανισμό σας.

Βεβαιωθείτε ότι οι πιστωτικές σας πολιτικές είναι σαφείς και συνοπτικές

Προτού δανείσετε χρήματα για οποιαδήποτε αγαθά και υπηρεσίες, βεβαιωθείτε ότι ο οργανισμός σας διαθέτει ένα ισχυρό σύνολο πιστωτικών πολιτικών. Αυτό είναι σημαντικό για να διατηρείται σωστά η πιστωτική ροή. Αυτό είναι καθήκον της ομάδας χρηματοδότησης και πωλήσεων να ορίσει πιστωτικά όρια και ποινές εάν η ημερομηνία παραταθεί. Το προσωπικό θα πρέπει επίσης να προγραμματίσει συναντήσεις για να διασφαλίσει ότι οι πολιτικές ανταποκρίνονται στις μεταβαλλόμενες οικονομικές συνθήκες.

Μείνετε σε επαφή με τους πελάτες σας

Πολλές φορές συμβαίνει ότι οι πελάτες μπορεί να χρειαστεί να θυμηθούν να πληρώσουν για την παραγγελία καθώς αυτό είναι ένα κοινό ανθρώπινο ένστικτο. Ή άλλες φορές, μπορεί να έχουν πραγματικούς λόγους για να μην πληρώσουν τους λογαριασμούς στην ώρα τους. Όποιος κι αν είναι ο λόγος, θα μπορούσε να λυθεί με υγιή επικοινωνία. Με τη βοήθεια της διαδικασίας εισπρακτέων λογαριασμών, αυτό θα μπορούσε να λυθεί. Μπορείτε να στείλετε υπενθυμίσεις, ώστε να θυμούνται την πληρωμή ή να τους καλούν απευθείας για να βρουν τη λύση.

Χρησιμοποιήστε τακτικές μηνιαίες χρεώσεις αντί για τυπικά τιμολόγια

Συνιστάται πάντα η αποστολή μηνιαίων λογαριασμών εάν η παραγγελία είναι τεράστια ή υπάρχει τακτική συναλλαγή μεταξύ επιχειρήσεων. Σε αντίθεση με τα παράτυπα τιμολόγια, οι μηνιαίοι λογαριασμοί είναι πιο παραγωγικοί για κάθε οργανισμό. Βοηθά την εταιρεία να ρυθμίσει τις ταμειακές ροές, βελτιώνοντας τη διαδικασία παραγωγής και βοηθώντας την εταιρεία να αναπτυχθεί. Επιπλέον, οι μηνιαίοι λογαριασμοί σημαίνουν ότι οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν με Άμεση Χρέωση, απλοποιώντας την όλη διαδικασία πληρωμής.

Απλοποιήστε τη ροή εργασιών τιμολόγησης

Για την εξομάλυνση της διαδικασίας εισπρακτέων λογαριασμών, είναι απαραίτητο να μην υπάρχουν σφάλματα. Τα λάθη μπορεί να κυμαίνονται από ορθογραφικά λάθη έως εντελώς εσφαλμένες λεπτομέρειες. Επομένως, συνιστάται να χρησιμοποιείτε πρότυπα τιμολογίων που περιέχουν μια μορφή, ώστε να θυμάστε τι να συμπεριλάβετε και τι όχι. Αυτό, με τη σειρά του, επιταχύνει ολόκληρη τη διαδικασία εισπρακτέων λογαριασμών και βοηθά στην ομαλή λειτουργία οποιουδήποτε οργανισμού.

Προσφέρετε επιλογές πληρωμής στους πελάτες σας

Ένας οργανισμός θα πρέπει να προσφέρει στους πελάτες του επιλογές πληρωμής για την έγκαιρη λήψη των μετρητών. Τους κάνει άνετα να κάνουν τις πληρωμές με τον τρόπο που θέλουν πριν από τα χρήματα έγκαιρα. Οι επιλογές διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας περιλαμβάνουν επιταγές, μετρητά, χρεωστικές κάρτες, πιστωτικές κάρτες, πάγια χρέωση και τραπεζικά εμβάσματα. Μεταξύ αυτών των επιλογών, η άμεση χρέωση είναι η πιο αποτελεσματική, καθώς είναι μια πληρωμή έλξης αντί για μια πληρωμή ώθησης. Αυτό σημαίνει ότι είναι προεγκεκριμένο και ότι ο πελάτης δεν χρειάζεται να προβεί σε ενέργειες για την επικύρωση της πληρωμής.