Αυτοματοποίηση στους εσωτερικούς ελέγχους

Οι εσωτερικοί έλεγχοι διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στην αξιολόγηση των εσωτερικών ελέγχων, της εταιρικής διακυβέρνησης και των λογιστικών διαδικασιών μιας εταιρείας. Η αυτοματοποίηση των εσωτερικών ελέγχων μπορεί να αντιμετωπίσει πολλές προκλήσεις της παραδοσιακής διαδικασίας.

Αυτοί οι έλεγχοι είναι σημαντικοί για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους νόμους και τους κανονισμούς και τη διατήρηση ακριβών και έγκαιρων οικονομικών αναφορών και συλλογής δεδομένων. Ωστόσο, είναι συχνά χρονοβόρα, περιττή και επιρρεπής στην αναφορά ανακρίβειων και λαθών.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς η αυτοματοποίηση των εσωτερικών ελέγχων μπορεί να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία για την επιχείρησή σας.

Πώς μπορείτε να υιοθετήσετε την αυτοματοποίηση για εσωτερικούς ελέγχους;

Ο αυτοματισμός στον εσωτερικό έλεγχο θα μπορούσε να γίνει μέσω ενός ευρέος φάσματος ψηφιακών τεχνολογιών, από την ενοποίηση βασικών δεδομένων και την ανάλυση έως τα προηγμένα γνωστικά στοιχεία που μιμούνται την ανθρώπινη συμπεριφορά.

Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συνήθως περιλαμβάνουν λογισμικό διαχείρισης ελέγχου, εργαλεία ανάλυσης δεδομένων, αυτοματοποιημένη ρομποτική διαδικασία (RPA), τεχνητή νοημοσύνη (AI), τεχνολογία blockchain και λύσεις που βασίζονται σε σύννεφο.

Ακολουθούν ορισμένα συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς αυτές οι τεχνολογίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν στον εσωτερικό έλεγχο:

• Το λογισμικό διαχείρισης ελέγχου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:
• Αυτοματοποιήστε τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση των ελέγχων
• Διαχείριση προϋπολογισμών και πόρων ελέγχου
• Συλλέξτε και αποθηκεύστε δεδομένα ελέγχου
• Δημιουργία εκθέσεων ελέγχου
• Τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:
• Προσδιορίστε πρότυπα και τάσεις στα δεδομένα
• Ανίχνευση ανωμαλιών στα δεδομένα
• Αξιολογήστε τους κινδύνους
• Το RPA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:
• Αυτοματοποιήστε την εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων
• Δημιουργία αναφορών
• Πραγματοποιήστε ελέγχους συμμόρφωσης
• Το AI μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:
• Προσδιορίστε τους κινδύνους
• Εντοπισμός απάτης
• Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα των ελέγχων
• Η τεχνολογία Blockchain μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:
• Δημιουργήστε ένα αμετάβλητο διαδρομή ελέγχου
• Αποθηκεύστε τα δεδομένα ελέγχου με ασφάλεια
• Οι λύσεις που βασίζονται στο cloud μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:
• Μοιραστείτε τα δεδομένα ελέγχου με ασφάλεια
• Συνεργαστείτε σε ελέγχους εξ αποστάσεως

Η χρήση της αυτοματοποίησης στους εσωτερικούς ελέγχους εξακολουθεί να εξελίσσεται. Συγκεκριμένα, η έρευνα της Deloitte υπογραμμίζει μια αυξανόμενη τάση, με 43% των ερωτηθέντων ελεγκτών που χρησιμοποιούν ήδη προηγμένες αναλύσεις και αυτοματισμό στις λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου τους. Ωστόσο, είναι σαφές ότι αυτές οι τεχνολογίες έχουν τη δυνατότητα να βελτιώσουν σημαντικά την αποδοτικότητα, την αποτελεσματικότητα και την προσέγγιση βάσει κινδύνου του εσωτερικού ελέγχου.

Ποια είναι τα οφέλη της αυτοματοποίησης για εσωτερικούς ελέγχους;

Η αυτοματοποίηση στον εσωτερικό έλεγχο αποφέρει μυριάδες οφέλη, ενισχύοντας την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα σε διάφορες πτυχές του κύκλου ζωής του ελέγχου.

Εδώ είναι μερικά από τα οφέλη:

• Αυξημένη αποτελεσματικότητα: Ο αυτοματισμός μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό επαναλαμβανόμενων και χρονοβόρων εργασιών, όπως η εισαγωγή δεδομένων, η δημιουργία αναφορών και οι έλεγχοι συμμόρφωσης. Αυτό μπορεί να απελευθερώσει χρόνο από τους ελεγκτές, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες με περισσότερη προστιθέμενη αξία, όπως η αξιολόγηση κινδύνου και ο εντοπισμός απάτης.
• Βελτιωμένη ακρίβεια: Η αυτοματοποίηση μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της ακρίβειας των αποτελεσμάτων του ελέγχου μειώνοντας τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους. Αυτό συμβαίνει επειδή η αυτοματοποίηση μπορεί να προγραμματιστεί ώστε να ακολουθεί συγκεκριμένους κανόνες και διαδικασίες, οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν στη διασφάλιση της σωστής εισαγωγής και επεξεργασίας των δεδομένων.
• Βελτιωμένη αναγνώριση και αξιολόγηση κινδύνου: Ο αυτοματισμός μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό και την αξιολόγηση των κινδύνων πιο αποτελεσματικά αναλύοντας μεγάλες ποσότητες δεδομένων πιο γρήγορα και αποτελεσματικά από τις μη αυτόματες μεθόδους. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους ελεγκτές να εστιάσουν την προσοχή τους σε τομείς όπου υπάρχει υψηλότερος κίνδυνος απάτης ή λάθους.
• Αυξημένη διαφάνεια και δυνατότητα ελέγχου: Η αυτοματοποίηση μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της διαφάνειας και της δυνατότητας ελέγχου των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου, δημιουργώντας διαδρομές ελέγχου που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της προόδου ενός ελέγχου και την επαλήθευση των αποτελεσμάτων. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τα ενδιαφερόμενα μέρη και στη βελτίωση της συνολικής αποτελεσματικότητας της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου.
• Μειωμένο κόστος: Η αυτοματοποίηση μπορεί να συμβάλει στη μείωση του κόστους των εσωτερικών ελέγχων αυτοματοποιώντας επαναλαμβανόμενες εργασίες και βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια της διαδικασίας ελέγχου.

Συνολικά, η αυτοματοποίηση μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τον εσωτερικό έλεγχο, συμβάλλοντας στη βελτίωση της αποδοτικότητας, της αποτελεσματικότητας και της προσέγγισης που βασίζεται στον κίνδυνο της λειτουργίας.

Προκλήσεις Αυτοματοποίησης Εσωτερικών Ελέγχων

Ενώ η αυτοματοποίηση των εσωτερικών ελέγχων μπορεί να είναι μια πολύ ευεργετική διαδικασία, μπορεί να υπάρχουν μερικές προκλήσεις:

• Ποιότητα δεδομένων: Η ποιότητα των δεδομένων που χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση είναι κρίσιμη. Εάν τα δεδομένα είναι ανακριβή ή ελλιπή, τα αποτελέσματα του αυτοματισμού θα είναι αναξιόπιστα. Αυτό σημαίνει ότι είναι σημαντικό να υπάρχει μια καλή διαδικασία διαχείρισης ποιότητας δεδομένων πριν από την αυτοματοποίηση οποιωνδήποτε διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου.
• Τεχνική ειδικότητα: Ο αυτοματισμός απαιτεί τεχνική εμπειρογνωμοσύνη για το σχεδιασμό, την ανάπτυξη και την εφαρμογή. Αυτό μπορεί να είναι μια πρόκληση για τις ομάδες εσωτερικού ελέγχου που δεν διαθέτουν τις απαραίτητες δεξιότητες και πόρους. Είναι σημαντικό να υπάρχει μια ομάδα ειδικευμένων επαγγελματιών που μπορούν να αναπτύξουν και να εφαρμόσουν λύσεις αυτοματισμού που ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού.
• Διαχείριση αλλαγών: Ο αυτοματισμός μπορεί να διαταράξει τον τρόπο διεξαγωγής του εσωτερικού ελέγχου. Αυτό μπορεί να είναι μια πρόκληση που πρέπει να ξεπεραστεί, που απαιτεί την εξαγορά όλων των ενδιαφερομένων. Είναι σημαντικό να κοινοποιούνται τα οφέλη του αυτοματισμού σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και να συνεργάζονται μαζί τους για την ανάπτυξη ενός σχεδίου για την εφαρμογή του αυτοματισμού για την ελαχιστοποίηση των διαταραχών.
• Κόστος: Ο αυτοματισμός μπορεί να είναι μια σημαντική επένδυση, τόσο ως προς το κόστος του λογισμικού όσο και ως προς το κόστος εφαρμογής και συντήρησης της λύσης. Είναι σημαντικό να εξετάσετε προσεκτικά το κόστος και τα οφέλη του αυτοματισμού προτού αποφασίσετε να τον εφαρμόσετε.

Ξεκινώντας με την αυτοματοποίηση εσωτερικού ελέγχου

Εφαρμογή αυτοματοποίηση στους εσωτερικούς ελέγχους σας μπορεί να φαίνεται τρομακτικό στην αρχή, αλλά υπάρχουν μερικά βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να το κάνετε πιο εύκολο:

1. Προσδιορίστε ευκαιρίες αυτοματισμού. Αναζητήστε επαναλαμβανόμενες, βασισμένες σε κανόνες και χρονοβόρες εργασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν.
2. Καθορίστε το όραμα και τη στρατηγική. Τι θέλετε να πετύχετε με τον αυτοματισμό; Βελτιώστε την αποτελεσματικότητα, την ακρίβεια, την αξιολόγηση κινδύνου ή να παρέχετε πιο πολύτιμες γνώσεις;
3. Δημιουργήστε τις απαραίτητες υποδομές. Αυτό περιλαμβάνει τεχνολογία, εργαλεία, πόρους, δεξιότητες και εκπαίδευση.
4. Επιλέξτε τα σωστά εργαλεία αυτοματισμού. Το RPA, η ανάλυση δεδομένων, το NLP και η AI είναι όλες επιλογές.
5. Αυτοματισμός πιλότου και δοκιμής. Δοκιμή σε ελεγχόμενο περιβάλλον πριν από την πλήρη εφαρμογή.
6. Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση. Συγκεντρώστε σχόλια και κάντε προσαρμογές όπως χρειάζεται.
7. Επεκτείνετε σταδιακά την αυτοματοποίηση. Ξεκινήστε με μερικές διαδικασίες και εργασίες και στη συνέχεια επεκτείνετε καθώς αυξάνεται η εμπιστοσύνη.

Με τη χρήση εργαλείων όπως τα Nanonets, τα οποία διαθέτουν τεχνολογία OCR με τεχνητή νοημοσύνη, μπορείτε να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις της αυτοματοποίησης της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου σας.

Το Nanonets χρησιμοποιεί αλγόριθμους μηχανικής εκμάθησης για να αναζητήσει συγκεκριμένες καταχωρήσεις, όπως ημερομηνίες, αριθμούς παραγγελιών αγοράς και αναγνωριστικά αναφοράς σε διάφορα οικονομικά έγγραφα.

Το Nanonets είναι μια έξυπνη πλατφόρμα αυτοματισμού χωρίς κώδικα. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί για να καλύψει τις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε οργανισμού. Τα νανοδίκτυα μπορούν επίσης να ενσωματωθούν με τα περισσότερα λογισμικά CRM, ERP ή RPA, διασφαλίζοντας μια διαδικασία υλοποίησης χωρίς προβλήματα.

FAQs

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Αυτοκίνητο / EVs, Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• ChartPrime. Ανεβάστε το Trading Game σας με το ChartPrime. Πρόσβαση εδώ.
• BlockOffsets. Εκσυγχρονισμός της περιβαλλοντικής αντιστάθμισης ιδιοκτησίας. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/internal-audit-automation/