Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τις παραγγελίες αγοράς

Εάν υπάρχει ένα έγγραφο που χρησιμεύει ως σημείο αναφοράς για τις προμήθειες, τον ποιοτικό έλεγχο, τη διοίκηση και τα οικονομικά τμήματα μιας εταιρείας, αυτό είναι η Εντολή Αγοράς - που συνήθως αναφέρεται ως η ΟΠ.

Είτε η επιχείρησή σας είναι μεγάλη είτε μικρή, η Εντολή Αγοράς παίζει βασικό ρόλο στην παρακολούθηση του αποθέματός σας, διασφαλίζοντας τα πρότυπα ποιότητας του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας και την αποτελεσματικότητα του οικονομικού σας προγραμματισμού.

Τι είναι η Εντολή Αγοράς;

Η Εντολή Αγοράς είναι ένα έγγραφο προμήθειας που συντάσσεται από μια εταιρεία με λεπτομέρειες σχετικά με τα είδη που πρόκειται να αγοραστούν για σκοπούς διαχείρισης, παραγωγής ή εξυπηρέτησης. Μια PO περιέχει στοιχεία σχετικά με τον τύπο και την ποσότητα των προϊόντων/υπηρεσιών που πρόκειται να αγοραστούν, τεχνικές προδιαγραφές, τιμή, ημερομηνία και διεύθυνση παράδοσης, χρονικό όριο για πιθανές ακυρώσεις, όρους πληρωμής και άλλους όρους και προϋποθέσεις.

Στις μικρές επιχειρήσεις, μια ΔΠ εγείρεται από τον ιδιοκτήτη ή τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της επιχείρησης. Σε μεγάλους οργανισμούς μια προμήθεια ή αίτηση αγοράς συνήθως εγείρεται από τους διευθυντές ενός τμήματος και αποστέλλεται στον υπεύθυνο προμηθειών ή στον οικονομικό διευθυντή της εταιρείας, ο οποίος με τη σειρά του εκδίδει μια εντολή αγοράς. Ένα PO είναι η αρχή μιας συναλλαγής μεταξύ ενός αγοραστή και ενός πωλητή.

Νομική Κατάσταση Εντολών Αγοράς

Μια PO από μόνη της είναι απλώς μια λίστα με πράγματα που πρέπει να κάνετε παρέχει. Ωστόσο, όταν ένας Πωλητής ή Πωλητής αποδέχεται και υπογράφει σε αυτήν, μια Εντολή Αγοράς γίνεται δεσμευτική σύμβαση. Στη συνέχεια, ο Πωλητής είναι νομικά υποχρεωμένος να παραδώσει τα αντικείμενα που απαιτούνται από τον Αγοραστή σύμφωνα με τις οδηγίες της Εντολής Αγοράς. και ο Αγοραστής δεσμεύεται να εκκαθαρίσει τις πληρωμές σύμφωνα με το αναφερόμενο χρονοδιάγραμμα. Μια επιβεβαιωμένη εντολή αγοράς είναι νόμιμη στο βαθμό που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εγγύηση από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα για την παροχή χρηματοδότησης εμπορίου στην επιχείρησή σας.

---

Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες AP; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Τι είναι το Τιμολόγιο;

Ένα τιμολόγιο είναι μια απαίτηση πληρωμής που εγείρεται από έναν Πωλητή/Πωλητή για την εκπλήρωση μιας PO. Είναι ο λογαριασμός και βασίζεται σε μια Εντολή Αγοράς και συνήθως περιέχει τον αριθμό PO μαζί με έναν αριθμό τιμολογίου και έναν αναλυτικό τιμοκατάλογο. Το Τιμολόγιο γίνεται σύμφωνα με τους όρους πληρωμής που αναφέρονται στην Εντολή Αγοράς. Εάν ο Αγοραστής έχει δεσμευτεί για προκαταβολή, το τιμολόγιο εκδίδεται πριν από την αποστολή των αντικειμένων. Διαφορετικά, το Τιμολόγιο παραδίδεται μαζί με τα είδη που προμηθεύονται. Ο Αγοραστής δεσμεύεται νομικά να πραγματοποιήσει τις πληρωμές σύμφωνα με τους όρους της Εντολής Αγοράς. (Τι είναι το προτιμολόγιο;)

Για παράδειγμα, ο Bill White, ο προμήθεια και προμήθεια διευθυντής ενός ξενοδοχείου πέντε αστέρων, λαμβάνει μια αίτηση αγοράς από τον σεφ του ζαχαροπλαστείου για χωνευτή για βάφλες, κουτιά ψωμιού και καλούπια σοκολάτας. Ο Bill White συμπληρώνει μια παραγγελία αγοράς με σαφείς προδιαγραφές για τον απαιτούμενο εξοπλισμό, την ημερομηνία παράδοσης και την αναμενόμενη τιμή και τη στέλνει σε μια εταιρεία εξοπλισμού κουζίνας.  

Η εταιρεία εξοπλισμού κουζίνας λαμβάνει την PO και επιβεβαιώνει ότι μπορεί να εκπληρώσει την παραγγελία. Στέλνουν την παραγγελία μαζί με ένα τιμολόγιο στον Bill White. Όταν φτάσει η αποστολή, ο Bill White και ο υπεύθυνος λογαριασμών του ξενοδοχείου πραγματοποιούν έναν αγώνα 3 κατευθύνσεων για να επαληθεύσουν το δελτίο παράδοσης με την PO και το Τιμολόγιο. Μόλις ολοκληρωθεί η επαλήθευση, ο διαχειριστής λογαριασμών επεξεργάζεται το Τιμολόγιο για πληρωμή. Αφού γίνει η πληρωμή, η Εντολή Αγοράς επισημαίνεται ως κλειστή και το Τιμολόγιο σφραγίζεται ως πληρωμένο.

Εντολή αγοράς έναντι τιμολογίου

Παρόλο που μια Εντολή Αγοράς χρησιμοποιείται για τη σύνταξη ενός Τιμολογίου, είναι και τα δύο ξεχωριστά έγγραφα που χρησιμοποιούνται από διαφορετικά άτομα σε διαφορετικά στάδια της διαδικασίας αγοράς. Εδώ είναι μερικές βασικές διαφορές μεταξύ των δύο.

Εντολή Αγοράς:

– γίνεται από τον αγοραστή πριν από την αγορά

- παραθέτει λεπτομέρειες για τα προϊόντα/υπηρεσίες που πρόκειται να αγοραστούν

– έχει προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα πληρωμών.

Ενα τιμολόγιο:

– συγκεντρώνεται από τον πωλητή μετά την πώληση (αγορά)

– επιβεβαιώνει τα προϊόντα/υπηρεσίες που παραδίδονται με αναλυτικό τιμοκατάλογο

– καθορίζει το πρόγραμμα πληρωμών με ημερομηνίες.

---

Ρυθμίστε ροές εργασίας AP χωρίς επαφή και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Πώς λειτουργούν οι εντολές αγοράς;

Οι εντολές αγοράς αποτελούν επίσης ένδειξη της πρόβλεψης ανάπτυξης της επιχείρησής σας. Οι αποφάσεις για το τι θα αγοράσετε και σε ποια ποσότητα βασίζονται στο μέγεθος των εργασιών που προβλέπετε στο εγγύς μέλλον. Μόλις εντοπιστούν αυτές οι ανάγκες, μπορούν να γίνουν Παραγγελίες Αγοράς με προδιαγραφές των απαιτούμενων προϊόντων ή υπηρεσιών.

Ταυτόχρονα, οι πωλητές/πωλητές μπορούν να εντοπιστούν για να συμπληρώσουν την απαίτηση και να τους αποσταλούν Εντολές Αγοράς για έγκριση. Ο πωλητής εξετάζει και επιβεβαιώνει εάν είναι σε θέση να ανταποκριθεί στο χρονοδιάγραμμα και να εκπληρώσει την απαίτησή σας και εγκρίνει την Εντολή Αγοράς, η οποία στη συνέχεια γίνεται νομικά δεσμευτική.

Αντίστοιχα, ο πωλητής είναι υπεύθυνος να διασφαλίσει ότι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες παραδίδονται σε εσάς σύμφωνα με τους όρους της ΔΠ. Ο πωλητής αυξάνει επίσης το Τιμολόγιο και οι πληρωμές γίνονται από την εταιρεία σας όπως έχει συμφωνηθεί στην Εντολή Αγοράς.

Παρακολουθήστε τις παραγγελίες αγοράς σας για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα

Η Παρακολούθηση Παραγγελίας Αγοράς ή η Παρακολούθηση PO είναι η διαδικασία παρακολούθησης της παραγγελίας σας από τη σύλληψη έως την τελική παράδοση. Παραδοσιακά, μόλις εγκριθεί μια ΟΠ, ο αγοραστής καλούσε τον προμηθευτή ή τη ναυτιλιακή εταιρεία για την κατάσταση της αποστολής. Η γρήγορη και αποτελεσματική τεχνολογία έχει αντικαταστήσει πλήρως την παραδοσιακή αργή λειτουργία. και οι αποστολές μπορούν πλέον να παρακολουθούνται σε κάθε βήμα.

Οι τυποποιημένες ηλεκτρονικές φόρμες παραγγελιών αγοράς έχουν κάνει την επεξεργασία γρήγορη, αποτελεσματική και πιο οικονομική. Οι Λύσεις Έξυπνης Παρακολούθησης επιτρέπουν την πλήρη ορατότητα σε πραγματικό χρόνο και αναφορά ολόκληρης της διαδικασίας της Εντολής Αγοράς σας:

• υποβολή Δ.Π
• έγκριση πολλαπλών σταδίων
• προειδοποίηση αποστολής
• διανομή
• τιμολόγιο
• κλείσιμο πληρωμών

Η σημασία των εντολών αγοράς για την επιχείρησή σας

Στο στάδιο της εκκίνησης μπορεί να είναι πιο εύκολο για εσάς να δημιουργήσετε ένα ξεκάθαρο κανάλι επικοινωνίας με τους προμηθευτές. Ωστόσο, καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται, αυξάνονται και οι απαιτήσεις σε διάφορα επίπεδα και με διαφορετικές ομάδες ανθρώπων. Επομένως, είναι σκόπιμο να τεθεί σε εφαρμογή ένα σύστημα για τη δημιουργία Εντολών Αγοράς για να διασφαλιστεί ότι οι λεπτομέρειες μιας παραγγελίας δεν θα χαθούν, οι πληρωμές δεν θα χαθούν ή θα αντιγραφούν για την ίδια παραγγελία, θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα δημιουργήσετε μια διαδρομή ελέγχου. Οι σωστά τεκμηριωμένες εντολές αγοράς παρέχουν ένα διαφανές ιστορικό για τα είδη που αγοράστηκαν από την εταιρεία σας, ποιος τα αγόρασε και πότε, ποιοι είναι οι τακτικοί πωλητές και πόσα κεφάλαια δαπανών είναι διαθέσιμα σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Αυτό, με τη σειρά του, θα επιτρέψει καλύτερη οικονομική διαχείριση.

---

Κάντε κράτηση αυτής της ζωντανής επίδειξης διάρκειας 30 λεπτών για να είναι η τελευταία φορά που θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα από τιμολόγια ή αποδείξεις σε λογισμικό ERP.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Τα οφέλη της αυτοματοποίησης της διαδικασίας παραγγελίας αγοράς

Ο αυτοματισμός παραγγελίας αγοράς είναι ο εξορθολογισμός του συνόλου διαδικασία παραγγελίας αγοράς. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του Αυτοματισμού Παραγγελίας Αγοράς είναι η εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας. Σε μεγάλους οργανισμούς, η πλατφόρμα αυτοματισμού επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να στέλνουν αυτόματα αιτήματα αγοράς στον επικεφαλής της ομάδας για αξιολόγηση και έγκριση. Στη συνέχεια, η ΟΠ θα δημιουργηθεί αυτόματα, εξαλείφοντας έτσι την ανάγκη για γραφειοκρατία, επικάλυψη της εισαγωγής δεδομένων σε διαφορετικά στάδια έγκρισης και άλλες προκλήσεις όπως:

---

– έλλειψη αποτελεσματικότητας και λογοδοσίας

– έλλειψη ελέγχου της διαδικασίας

– κίνδυνοι ιδιωτικότητας και ασφάλειας.

Εξοικονομήστε χρόνο σε δραστηριότητες χαμηλής αξίας. Αύξηση της συνολικής αποτελεσματικότητας

Όποιο και αν είναι το μέγεθος της επιχείρησής σας, τα οφέλη του Αυτοματισμού Παραγγελιών Αγοράς είναι πολλά. Με την επεξεργασία και την έγκριση σε πραγματικό χρόνο, η αυτοματοποίηση διασφαλίζει την τήρηση των κανόνων και των ελέγχων, ενώ αυξάνει την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας της ομάδας σας και μειώνει σε μεγάλο βαθμό το ανθρώπινο λάθος. Επιπλέον, παρέχει μια πλήρη διαδρομή ελέγχου, αποφεύγοντας έτσι την ταλαιπωρία της αναζήτησης αρχείων χαρτιού που λείπουν. Με μια απλοποιημένη διαδικασία και εξοικονόμηση κόστους και χρόνου έρχεται ευελιξία, έλεγχος και ορατότητα στις διαδικασίες. Επιπλέον, μια αυτοματοποιημένη πλατφόρμα αγορών επιτρέπει την απρόσκοπτη λειτουργία αντιστοίχιση τιμολογίων σε αυτοματοποιημένο τμήμα AP.