Έκθεση FINRA 2024: Αρχεία τήρησης αρχείων

Η Ρυθμιστική Αρχή Χρηματοοικονομικής Βιομηχανίας (FINRA) κυκλοφόρησε πρόσφατα το ετήσιό της
έκθεση ρυθμιστικής εποπτείας για το 2024. Αυτό κοινοποιήθηκε για να παρέχει στις εταιρείες βασικές πληροφορίες και παρατηρήσεις από τις πρόσφατες δραστηριότητες της ρυθμιστικής αρχής, με στόχο τη βελτίωση της διαφάνειας και την ενίσχυση των προγραμμάτων συμμόρφωσης για τις επιχειρήσεις στον χρηματοπιστωτικό τομέα.   

Παράλληλα με τις επίκαιρες επικεντρώσεις γύρω από τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης και τη μεταβαλλόμενη κατάσταση της κυβερνοασφάλειας, οι απαιτήσεις τήρησης αρχείων συνεχίζουν επίσης να εξελίσσονται παράλληλα με τη σύγχρονη τεχνολογία. Παρακάτω, θα δούμε τα βασικά στοιχεία τήρησης αρχείων. 

Επικοινωνίες εκτός καναλιού 

Η έκθεση αναφέρει ότι η FINRA χρησιμοποιεί μια προσέγγιση βασισμένη στον κίνδυνο για να επανεξετάσει τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες διαχειρίζονται τις επικοινωνίες που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Αναγνωρίζει ότι με πλατφόρμες και συσκευές εκτός καναλιού, υπάρχει σαφώς πολύ μεγαλύτερος κίνδυνος να μην διατηρηθούν αρχεία. Γίνεται αναφορά σε
τα πρόστιμα της SEC που επιβλήθηκαν σε ολόκληρο τον κλάδο από το 2021 έως το 2023, όπου πράγματι δεν ήταν. 

Ενώ οι επικοινωνίες εκτός καναλιού μπορούν να πραγματοποιηθούν σε οποιοδήποτε εργαλείο που δεν έχει εγκριθεί για επαγγελματική χρήση (π.χ. πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άμεσων μηνυμάτων), η αλληλογραφία μέσω κινητού αποτελεί αναμφίβολα σημαντικό ποσοστό, κυρίως λόγω της ευκολίας χρήσης, της αμεσότητας και της διαθεσιμότητάς της εκτός ωραρίου εργασίας. 

Στην έκθεση, οι εταιρείες ερωτώνται εάν η πολιτική ηλεκτρονικών επικοινωνιών τους περιλαμβάνει… 

• Διαδικασίες διατήρησης, διατήρησης και παρακολούθησης όλης της αλληλογραφίας που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις από το προσωπικό, συμπεριλαμβανομένων εκείνων με μεθόδους εκτός καναλιού. 

• Διαδικασίες παρακολούθησης για νέα κανάλια διαθέσιμα στους πελάτες. 

Αντί να περιμένουμε απλώς από τους υπαλλήλους να ακολουθήσουν το πρωτόκολλο, το στοιχείο επιτήρησης είναι πλέον πιο έντονο και οι ομάδες συμμόρφωσης αναμένεται να κάνουν το έργο του ντετέκτιβ για να κατανοήσουν το τοπίο και να βεβαιωθούν ότι η συμπεριφορά των εργαζομένων είναι πάνω από τα όρια. Η FINRA συνιστά άμεσα στις εταιρείες να παρακολουθούν… 

• Το εάν τα εγκεκριμένα κανάλια χρησιμοποιούνται ελάχιστα, πράγμα που σημαίνει ότι χρησιμοποιούνται εναλλακτικές λύσεις. 

• Τα εγκεκριμένα κανάλια τους, για «ενδείξεις επικοινωνίας που πραγματοποιούνται εκτός καναλιού», δηλαδή αναφορές σε άλλες συνομιλίες σε μη εγκεκριμένους τομείς.  

Το τελευταίο σημείο θα μπορούσε να έχει τη μορφή αλυσίδων email που αντιγράφουν μια διεύθυνση email από έναν τομέα εκτός καναλιού ή προτάσεις ότι οι παραλήπτες πρέπει να αλληλεπιδρούν αλλού, μακριά από έλεγχο. 

Ζητείται επίσης από τις εταιρείες να εξετάσουν ποια διορθωτικά/πειθαρχικά μέτρα εφαρμόζονται για συμβούλους που πράττουν αδίστακτα και παραβιάζουν την πολιτική. Παραδοσιακά, οι εταιρείες έχουν πληρώσει το τίμημα για την ανάρμοστη συμπεριφορά των εργαζομένων, και έτσι η FINRA ενθαρρύνει τη θέσπιση αποτρεπτικών μέτρων για τα άτομα. 

Επικοινωνίες που αντιμετωπίζουν το κοινό 

Όπως ο κανόνας μάρκετινγκ της SEC,
FINRA Κανόνας 2210 Οι (Επικοινωνίες με το κοινό) περιλαμβάνουν τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες, και έτσι οι ιστότοποι και τα κανάλια μέσων κοινωνικής δικτύωσης διατηρούνται στα ίδια πρότυπα με τα γραπτά φυλλάδια, τις τηλεοπτικές διαφημίσεις και μάλιστα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Η FINRA υπενθυμίζει στις εταιρείες την υποχρέωσή τους να παρουσιάζουν πληροφορίες που είναι ακριβείς, ισορροπημένες και όχι παραπλανητικές. μοιράζοντας τους σχετικούς κινδύνους ενός προϊόντος/υπηρεσίας παράλληλα με τα οφέλη του, για παράδειγμα. Αυτό συνδέεται σημαντικά με τις εξελίξεις γύρω από τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης για σκοπούς δημιουργίας περιεχομένου. 

Τεχνητή νοημοσύνη 

Η FINRA ταξινομεί ρητά την τεχνητή νοημοσύνη ως «αναδυόμενο κίνδυνο», συνιστώντας στις εταιρείες να εξετάσουν τον διάχυτο αντίκτυπό της και τις ρυθμιστικές συνέπειες της ανάπτυξής της. 

Όταν διασπάσεις το
τρόπους με τους οποίους οι έμποροι μπορούν να αξιοποιήσουν το ChatGPT, για παράδειγμα, γίνεται σαφές πόσο αποτελεσματικό έχει γίνει το εργαλείο. Όχι μόνο μπορεί να συντάξει αναρτήσεις μέσων κοινωνικής δικτύωσης και να αντιγράψει ιστότοπους, αλλά μπορεί επίσης να τις βελτιστοποιήσει με βάση το SEO, τις δημοφιλείς λέξεις-κλειδιά ή άλλες σχετικές μετρήσεις. Αυτό εξοικονομεί απίστευτο όγκο εργασίας στους εμπόρους του μάρκετινγκ και θα δελεάσει το κουραστικό εργατικό δυναμικό που χρειάζονται μια σανίδα σωτηρίας. 

Δυστυχώς, αυτές οι ομάδες ενδέχεται να μην είναι εξοπλισμένες για να ελέγξουν διεξοδικά το παραγόμενο αποτέλεσμα, κάτι που είναι ιδιαίτερα προβληματικό στο πλαίσιο

«παραισθήσεις» chatbot. Χωρίς τους σωστούς ελέγχους και τροποποιήσεις, ο τόνος της φωνής μιας επωνυμίας και η σαφήνεια των μηνυμάτων μπορεί να τεθούν σε κίνδυνο. Το πιο ανησυχητικό είναι και η πραγματική νομιμοποίησή του. 

Η SEC έχει ήδη
διευκρινίστηκε ότι οι ίδιοι οι σύμβουλοι είναι υπεύθυνοι όταν προκύπτουν ζητήματα μετά τη χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης για επενδυτικές συστάσεις. Η FINRA μοιράζεται πολλές από τις ίδιες αβεβαιότητες. Πάνω σε

podcast που αναλύει την έκθεση του 2024, Ornella Bergeron, ανώτερη αντιπρόεδρος της FINRA επίβλεψης μελών, είπε ότι παρά τις λειτουργικές αποτελεσματικότητες που προσφέρουν οι εξελίξεις στην τεχνητή νοημοσύνη, υπάρχουν ανησυχίες. 

«Ενώ αυτά τα εργαλεία μπορούν να παρουσιάσουν πραγματικά υποσχόμενες ευκαιρίες, η ανάπτυξή τους έχει εγείρει ανησυχίες για πράγματα όπως η ακρίβεια, το απόρρητο, η μεροληψία και η πνευματική ιδιοκτησία. 

«Μέχρι στιγμής, οι εταιρείες είναι πολύ προσεκτικές και προσεκτικές όταν εξετάζουν τη χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης και πριν αναπτύξουν νέες τεχνολογίες», δήλωσε ο Bergeron. «Επομένως, ενώ για τη φετινή έκθεση δεν υπήρχαν πολλά στην ενότητα AI μέσω συγκεκριμένων ρόλων ή παρατηρήσεων, αυτό είναι πιθανό ένα θέμα για το οποίο θα δούμε πολλά περισσότερα στο μέλλον». 

Συνοπτικά: A Shift to Surveillance 

Οι επικοινωνίες εκτός καναλιών και με το κοινό βρίσκονται στο ρυθμιστικό πρόγραμμα εδώ και αρκετό καιρό και η έκθεση 2024 της FINRA επαναλαμβάνει αυτές τις ανησυχίες.  

Με την παροχή διερευνητικών ερωτήσεων για τις επιχειρήσεις που μπορούν να κάνουν στον εαυτό τους, θα βοηθήσει να τονιστούν οι ανεπάρκειες και τα τυφλά σημεία που οδήγησαν αρχικά σε ελλείψεις τήρησης αρχείων σε ολόκληρη τη βιομηχανία. Και συνταγογραφώντας διαδικασίες για την αποκάλυψη και την εξάλειψη της χρήσης μη εξουσιοδοτημένων καναλιών, η ρυθμιστική αρχή έχει δείξει γνήσια επιθυμία να βάλει τέλος σε αυτό ή οι εταιρείες να βρουν νέους τρόπους για να χειριστούν την κατάσταση με συμμόρφωση. 

Οι πάροχοι αρχειοθέτησης επικοινωνιών μπορούν πλέον να καταγράφουν και να καταγράφουν δεδομένα στις παραδοσιακές πλατφόρμες «εκτός καναλιού» (WhatsApp, WeChat, Telegram). Αναπτύσσονται επίσης όλο και περισσότερο για να αντιμετωπίσουν το κομμάτι επιτήρησης του παζλ. με την εφαρμογή πολιτικών λεξικού για την επισήμανση συγκεκριμένης διατύπωσης, για παράδειγμα. Αυτό θα αναιρούσε την ανάγκη για μη ρεαλιστικές απαγορεύσεις πλατφορμών και θα διασφάλιζε ότι η παράνομη δραστηριότητα θα αποκαλυφθεί γρήγορα. 

Ενώ μεγάλο μέρος του περιεχομένου της έκθεσης είναι οικείο, η FINRA έχει επίσης δείξει ότι είναι ζωντανή για τις νέες εξελίξεις, και ιδιαίτερα τη λανθάνουσα σφαγή που θα μπορούσε να προκαλέσει η τεχνητή νοημοσύνη στη διαδικασία. Σε έναν κόσμο όπου οι αλγόριθμοι μπορούν να ακολουθήσουν μια προτροπή, αλλά μπορεί να αναφέρουν μερικές μυθοπλασίες στη διαδικασία, η ψηφιακή λογοδοσία είναι υψίστης σημασίας. Η FINRA, όπως και οι περισσότερες ρυθμιστικές αρχές, πορεύεται προσεκτικά.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs