Πώς ο αυτοματισμός ρομποτικής διαδικασίας στη διαχείριση email μπορεί να επηρεάσει τους εκπαιδευτικούς

Η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA) επιτρέπει στους ανθρώπους να σταματήσουν να κάνουν ορισμένους τύπους επαναλαμβανόμενων εργασιών που συχνά εκτελούνται με το χέρι. Δεδομένου ότι τόσα πολλά άτομα ξοδεύουν τώρα πολύτιμο χρόνο για να χειριστούν τις ανάγκες διαχείρισης email, δεν αποτελεί έκπληξη που εξέτασαν πώς το RPA θα μπορούσε να βοηθήσει τα εισερχόμενά τους. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς θα μπορούσε να βελτιώσει τις λειτουργίες στον τομέα της εκπαίδευσης και να βοηθήσει τους σκληρά εργαζόμενους εκπαιδευτικούς να απελευθερώσουν τον χρόνο τους.

Μείωση εργασιών πληκτρολόγησης

Ορισμένα εργαλεία RPA μπορούν να χειριστούν εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού καν τα δουν οι εκπαιδευτικοί. Εξαλείφει μεγάλο μέρος της πολυάσχολης εργασίας που συχνά περιλαμβάνει τόσο μεγάλο μέρος των τυπικών εργάσιμων ημερών τους.

Τέτοιες λύσεις γενικά αξιολογούν το περιεχόμενο ενός email ως το πρώτο βήμα. Στη συνέχεια, θα δημιουργήσουν ένα δείκτη εμπιστοσύνης για αυτό που λέει το email. Εάν το σύστημα RPA έχει υψηλή εμπιστοσύνη, στέλνει μια απάντηση χωρίς τη συμβολή των δασκάλων ή οποιουδήποτε άλλου εμπλεκόμενου στη διαχείριση email. Οι εκπαιδευτικοί συμμετέχουν μόνο όταν το εργαλείο RPA έχει χαμηλή εμπιστοσύνη στο περιεχόμενο του email και χρειάζεται καθοδήγηση.

Τέτοιες ρυθμίσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν οι γονείς στέλνουν email που είναι εύκολο να απαντηθούν. Ένας εκπαιδευτικός μπορεί να δημιουργήσει συγκεκριμένα πρότυπα για χρήση ενός εργαλείου RPA. Στη συνέχεια, πρέπει να πληκτρολογήσουν πιο λεπτομερείς απαντήσεις όταν το περιεχόμενο ενός email είναι πιο περίπλοκο.

Εξετάστε ένα παράδειγμα όπου οι μαθητές στέλνουν εργασίες για το σπίτι μέσω email. Ένας εκπαιδευτικός θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει το RPA για να επιβεβαιώσει την παραλαβή της εργασίας ή να επισημάνει ότι ένας μαθητής ξέχασε να συμπεριλάβει ένα απαραίτητο συνημμένο.

Το RPA είναι επίσης πολύτιμο σε περιόδους όπως η έναρξη μιας σχολικής χρονιάς, όταν ένας εκπαιδευτικός μπορεί να χρειαστεί να στείλει email καλωσορίσματος σε δεκάδες νέους μαθητές και τους γονείς τους. Οι δάσκαλοι πρέπει ακόμα να προσθέσουν προσωπικές πινελιές στην αλληλογραφία, αλλά μπορούν να εξαλείψουν ή να μειώσουν μέρος του περιεχομένου email που πρέπει να υπάρχει σε κάθε μήνυμα.

"Το RPA μπορεί να στείλει απαντήσεις μέσω email χωρίς καμία συμβολή από δασκάλους." 

Εξοικονόμηση χρόνου κατά τη διάρκεια των βασικών καθηκόντων

Πολλές θέσεις εργασίας που οι εκπαιδευτικοί διαθέτουν στοιχεία τόσο της επανάληψης όσο και της εξατομίκευσης. Ο προγραμματισμός μαθημάτων είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα. Οι δάσκαλοι συνήθως ακολουθούν συγκεκριμένα πλαίσια για να διασφαλίσουν ότι το περιεχόμενο του μαθήματος πληροί τα κρατικά ή εθνικά πρότυπα. Ωστόσο, θα προσαρμόσουν επίσης τα σχέδια για κάθε μαθητή, ανάλογα με τις δυνάμεις και τις ανάγκες του μαθητή.

Στη Σκωτία, το Δημοτικό Συμβούλιο του Αμπερντίν έγινε το πρώτο στη χώρα που χρησιμοποίησε το RPA για τη δημιουργία σχεδίων μαθημάτων. Αυτή η εφαρμογή RPA προκάλεσε θετικές αλλαγές ισοδυναμεί με την πρόσληψη 14 ακόμη εκπαιδευτικών γιατί εξοικονομούσε πολύ χρόνο.

Ορισμένα σχέδια μαθημάτων περιλαμβάνουν ακόμη και τη διδασκαλία των μαθητών πώς να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό το περιεχόμενο είναι ιδιαίτερα επωφελές για νεότερους μαθητές ή άτομα που μαθαίνουν αγγλικά ως δεύτερη γλώσσα.

Τα email είναι αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητας για πολλούς, αλλά όλοι έπρεπε να μάθουν πώς να τα στέλνουν κάποια στιγμή. Φανταστείτε μια λύση RPA που θα μπορούσε να βοηθήσει τους δασκάλους να δημιουργήσουν σχέδια μαθημάτων πιο γρήγορα και, στη συνέχεια, να διανείμουν θεματικό περιεχόμενο απευθείας στα εισερχόμενα των μαθητών.

«Μια εφαρμογή RPA που χρησιμοποιήθηκε στη Σκωτία εξοικονόμησε τόσο πολύ χρόνο που παρείχε το ισοδύναμο της πρόσληψης 14 νέων εκπαιδευτικών». 

Διασφάλιση ότι οι εκπαιδευτικοί βλέπουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά επίπεδο προτεραιότητας

Το email είναι μια βολική μέθοδος επικοινωνίας, αλλά μπορεί γρήγορα να γίνει συντριπτική. Αυτό συμβαίνει επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν ρυθμίσει τα εισερχόμενά τους ώστε να λαμβάνουν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις φτάνουν. Ωστόσο, μια βέλτιστη πρακτική για τη διαχείριση email είναι να δώσετε προτεραιότητα στο πώς και πότε χειρίζεστε τα μηνύματα. Σχεδόν σίγουρα θα διαπιστώσετε ότι ορισμένα χρειάζονται άμεση προσοχή και άλλα δεν χρειάζονται καθόλου απαντήσεις.

Το RPA μπορεί να λειτουργήσει στο παρασκήνιο για να δώσει προτεραιότητα στα email. Ορισμένα συστήματα μαθαίνουν με την πάροδο του χρόνου ποια email είναι περισσότερο ή λιγότερο σημαντικά. Οι χρήστες μπορούν επίσης να τροποποιήσουν τις ρυθμίσεις, ώστε να βλέπουν τα email ομαδικά σε προκαθορισμένους χρόνους. Με αυτόν τον τρόπο, οι χρήστες δεν διακόπτονται κάθε φορά που έρχεται νέο μήνυμα.

Ορισμένα συστήματα RPA μαθαίνουν επίσης να αναγνωρίζουν συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν «άρρωστο παιδί», «καθυστερημένη εργασία» ή «χαμένη εργασία». Όλα αυτά είναι θέματα που μπορεί να χρειάζονται γρήγορη προσοχή από έναν δάσκαλο.

Πολλοί εκπαιδευτικοί έχουν αντιμετωπίσει εξαιρετικές προκλήσεις τα τελευταία χρόνια και μερικοί αντιμετωπίζουν τώρα ασχολείται με την εξουθένωση σαν άποτέλεσμα. Ένα θέμα είναι ότι συχνά πρέπει να ξοδεύουν τόσο μεγάλο μέρος του χρόνου τους κάνοντας πράγματα διαφορετικά από τη διδασκαλία. Το RPA μπορεί να αντιμετωπίσει αυτό το ζήτημα, ιδίως όσον αφορά τη διαχείριση email.

«Ορισμένα συστήματα RPA μπορούν να δώσουν προτεραιότητα στα email και τη μάθηση με την πάροδο του χρόνου, κάτι που είναι περισσότερο ή λιγότερο σημαντικό». 

Βελτίωση των χρόνων και των διαδικασιών επεξεργασίας

Πολλά εκπαιδευτικά συστήματα χρησιμοποιούν περιεχόμενο email ως σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης. Για παράδειγμα, ορισμένες φράσεις θα μπορούσαν να υποδεικνύουν έναν μαθητή σε κίνδυνο ή κάποιον με εξτρεμιστικές απόψεις που θα μπορούσαν να θέσουν τον εαυτό τους ή άλλους σε κίνδυνο.

Στο Ηνωμένο Βασίλειο, το Υπουργείο Παιδείας ανέπτυξε ένα εργαλείο RPA γνωστό ως Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data — ή ARNOLD. Πριν από τη χρήση του ARNOLD, οι εργαζόμενοι χειρίστηκαν περίπου 120,000 email από το κοινό κάθε χρόνο τοποθετώντας με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα σε ένα σύστημα. Αυτό πήρε σημαντικό χρόνο, απαιτώντας από κάποιον να διαβάσει ένα μήνυμα και να το κατανοήσει στο πλαίσιο και στη συνέχεια να το κατηγοριοποιήσει πριν πάει στο σωστό άτομο.

Τώρα, ο ARNOLD εξετάζει κάθε email που το κατηγοριοποιεί ανά επίπεδο κινδύνου και πραγματοποιεί την απαιτούμενη εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα του τμήματος εκπαίδευσης. Το εργαλείο RPA εξετάζει εκατοντάδες μεταβλητές που σχετίζονται με κάθε email για να αποφασίσει πώς θα το ταξινομήσει. Αυτή η ρύθμιση έχει καταργήσει τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων που συνδέεται με εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα μέλη του προσωπικού λένε ότι αυτή η αλλαγή τους βοήθησε να επικεντρωθούν στην παροχή υπηρεσιών και όχι στη διοίκηση. Τους διευκολύνει επίσης να εντοπίζουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν την ταχύτερη ενέργεια, όπως αυτά που αφορούν μαθητές σε κίνδυνο ή σχολεία με χαμηλή απόδοση.

Ο αυτοματισμός ρομποτικής διαδικασίας κάνει τη διαχείριση email απλούστερη

Οι σημερινοί εκπαιδευτικοί δεν μπορούν να αποφύγουν να γράψουν και να απαντήσουν σε email. Ωστόσο, όπως δείχνουν αυτά τα παραδείγματα, ένα ρομποτικό εργαλείο αυτοματισμού διεργασιών θα μπορούσε να τους βοηθήσει να εξοικονομήσουν χρόνο και να συμμετάσχουν σε πιο ανταποδοτική και σχετική εργασία.

Ορισμένοι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων του τμήματος εκπαίδευσης διστάζουν να κάνουν τα πράγματα διαφορετικά, ειδικά εάν οι νέες διαδικασίες απαιτούν οικονομικούς πόρους. Αυτό σημαίνει ότι οι δάσκαλοι μπορεί να χρειαστεί να μιλήσουν συγκεκριμένα για το πόσο χρόνο και ενέργεια ξοδεύουν αυτή τη στιγμή για τη σύνταξη email και πώς το RPA θα άλλαζε το παιχνίδι επιτρέποντάς τους να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο σε αυτό που κάνουν καλύτερα.