Εάν θέλετε μια αποτελεσματική αλυσίδα εφοδιασμού, μην τα βάζετε με τους προμηθευτές σας (Ilan Friedman)

Όλοι γνωρίζουμε ότι τα τελευταία χρόνια ήταν προκλητικά όσον αφορά την εφοδιαστική αλυσίδα και δεν φαίνεται ότι τα πράγματα θα βελτιωθούν σύντομα. Σύμφωνα με τη McKinsey, οι παγκόσμιες αλυσίδες εφοδιασμού υποφέρουν από τρεις κύριες προκλήσεις: ελλείψεις εργατικού δυναμικού, διαθεσιμότητα εξοπλισμού,
και το κυματιστικό αποτέλεσμα των παγκόσμιων σημείων συμφόρησης. 

Το περιοδικό IndustryWeek προσθέτει ότι οι προμηθευτές αγωνίζονται να διατηρήσουν τη χωρητικότητα, ότι υπάρχουν ελλείψεις εμπορευματοκιβωτίων και ότι υπάρχουν οικονομικοί παράγοντες που επηρεάζουν. Συνιστούν στους οργανισμούς, ιδιαίτερα στους κατασκευαστές που βασίζονται περισσότερο σε ένα
αποτελεσματική αλυσίδα εφοδιασμού, εξερευνήστε λύσεις για να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο και την έκθεσή τους. Αυτά περιλαμβάνουν τη δημιουργία ενός μείγματος εγχώριων και διεθνών προμηθευτών, την εφαρμογή στρατηγικών ψηφιοποίησης και ένα λειτουργικό σύστημα διαχείρισης που παρέχει καλύτερη ορατότητα σε
την αλυσίδα εφοδιασμού και τη βελτίωση της συλλογής και της ακεραιότητας των δεδομένων.

Οι κατασκευαστές έχουν συνήθως πολύπλοκα περιβάλλοντα αλυσίδας εφοδιασμού, με διαδικασίες που βασίζονται σε συμφωνίες και γενικές παραγγελίες με εγγενείς κανόνες και συνθήκες παραγγελίας σχετικά με την τιμολόγηση, την αποστολή και τις παραδόσεις, καθώς και διαδικασίες με υποχρεωτική προμήθεια
κανόνες αλυσίδας και ειδικός προγραμματισμός και προϋποθέσεις παράδοσης. Τέτοια περιβάλλοντα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν παραγγελίες με εκατοντάδες είδη γραμμής, μερικές αποστολές ανά γραμμή και πολλαπλές παραλαβές και τιμολόγια ανά γραμμή, καθώς και διαδικασίες που περιλαμβάνουν ενδιάμεση αποθήκευση
ή/και 3PL, QA, MRB, 4WM και επιστροφές, εισαγωγή μέσω θαλάσσης ή αεροπορικής μεταφοράς και πολλά άλλα.

Σε τέτοια περιβάλλοντα, οι επιχειρήσεις επενδύουν σημαντικό χρόνο και προσπάθεια διασφαλίζοντας ότι οι προμηθευτές συμμορφώνονται με τους επιχειρηματικούς κανόνες και τις πολιτικές τους, παρακολουθώντας την εκπλήρωση της παραγγελίας, την εκτέλεση της αλυσίδας εφοδιασμού και την έγκαιρη παράδοση, την επικύρωση των τιμολογίων, τη διαχείριση
διαδικασίες συμφωνίας τιμολογίων, επικύρωση πληρωμών, διαχείριση σημαντικού αριθμού σφαλμάτων και αποκλίσεων και πρόληψη απάτης. Επιπλέον, τα πολύπλοκα περιβάλλοντα συχνά περιλαμβάνουν πολλαπλές γεωγραφίες και τους σχετικούς διαφορετικούς κανόνες, κανονισμούς,
και πολιτισμών, καθώς και η παρουσία πολλαπλών εφαρμογών και συστημάτων ERP.

Σε πρόσφατες συζητήσεις με τρεις σημαντικούς παράγοντες του κλάδου, ο ένας από τη βιομηχανία πετρελαίου και φυσικού αερίου, ο άλλος κατασκευαστής ημιαγωγών και ο τρίτος στην αεροδιαστημική βιομηχανία, προέκυψαν κοινά θέματα. Και οι τρεις υπέφεραν από αναποτελεσματικές αλυσίδες εφοδιασμού,
που προέκυψε από κακές σχέσεις προμηθευτών. Οι κακές σχέσεις προμηθευτών αναπτύχθηκαν λόγω ενός αναποτελεσματικού μηχανισμού διαχείρισης τιμολογίων και ήταν η ψηφιοποίηση, η ορατότητα και η συλλογή και η ακεραιότητα των δεδομένων που έκαναν τη διαφορά.

Όταν οι προμηθευτές είναι στο σκοτάδι σχετικά με την κατάσταση των τιμολογίων τους και αναρωτιούνται επανειλημμένα για την ημερομηνία πληρωμής, αυτό είναι άσχημα νέα για τους πελάτες τους. Εάν περάσουν εβδομάδες πριν ανακαλύψετε ότι το τιμολόγιο ήταν λάθος ή ότι έχει κάποιο άλλο πρόβλημα
που εμποδίζει την πληρωμή του, αυτό είναι ακόμα χειρότερο. Οι κακές σχέσεις προμηθευτών που προκύπτουν από αναποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης τιμολογίων θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε κενά στην αλυσίδα εφοδιασμού που επηρεάζουν αρνητικά τις γραμμές παραγωγής, κάτι που είναι κακό για τις επιχειρήσεις. Αυτό ακριβώς είναι αυτά τα τρία
παλιότερα υπέφεραν από εταιρείες.

Όλα αυτά άλλαξαν όταν αυτές οι τρεις κορυφαίες εταιρείες εφάρμοσαν ένα σύστημα αυτοματισμού που παρείχε στους προμηθευτές καθοδήγηση για την υποβολή τιμολογίων ευθυγραμμισμένη με τους εταιρικούς επιχειρηματικούς κανόνες και πολιτικές, επικύρωσε αποτελεσματικά κάθε τιμολόγιο ως προς την ακρίβεια και δημιούργησε
πλήρης διαφάνεια ως προς την κατάσταση τιμολογίου και την ημερομηνία πληρωμής. Το να γνωρίζουν αμέσως ότι ένα τιμολόγιο έχει εγκριθεί ή απορριφθεί και ότι ήταν σε θέση να προγραμματίσουν τις ταμειακές ροές τους είχε τεράστιο αντίκτυπο σε αυτούς τους προμηθευτές, μειώνοντας την αβεβαιότητα και απαλλάσσοντάς τους από το να έχουν
για να ρωτήσετε χειροκίνητα για την κατάσταση τιμολογίου και πληρωμής.

Για αυτούς τους αγοραστές, ο αντίκτυπος ήταν σαφής: οι σχέσεις με τους προμηθευτές βελτιώθηκαν, τα σφάλματα αφαιρέθηκαν, η γραφειοκρατία εξαφανίστηκε και το πιο σημαντικό - η αλυσίδα εφοδιασμού τους έγινε πιο αποτελεσματική και αξιόπιστη.

Το σύστημα αυτοματισμού που εφάρμοσαν αυτές οι εταιρείες απευθύνεται σε δραστηριότητες από πηγή προς πληρωμή σε άμεσες και έμμεσες δαπάνες, χρησιμοποιώντας εκατοντάδες ρομπότ λογισμικού και στηριζόμενο σε τεχνολογίες Τεχνητής Νοημοσύνης και Μηχανικής Μάθησης για την παροχή εξελιγμένων
επανεξέταση και επικύρωση εγγράφων στο πλαίσιο ολόκληρης της ροής εργασιών. Λόγω της αξίας που προσφέρει στους προμηθευτές, πάνω από το 90% από αυτούς συμμετέχουν πλήρως στη διαδικασία, η οποία καλύπτει σχεδόν το 100% των τιμολογίων και πάνω από το 90% των δαπανών.

Ενώ ένα εργαλείο αυτοματοποίησης διαδικασίας από πηγή προς πληρωμή μπορεί να μην αντιμετωπίζει όλες τις προκλήσεις της αλυσίδας εφοδιασμού, θα μπορούσε να έχει σημαντικό αντίκτυπο στις γραμμές παραγωγής και στην ανταγωνιστική φύση τόσο των αγοραστών όσο και των προμηθευτών και είναι ένας σημαντικός παράγοντας που συμβάλλει στη βελτίωση
σχέσεις αγοραστή-προμηθευτή. Επομένως, εάν θέλετε μια αποτελεσματική αλυσίδα εφοδιασμού – μην τα βάζετε με τους προμηθευτές σας, συνεργαστείτε μαζί τους!