Στην ψηφιακή εποχή, οι επιχειρήσεις βασίζονται σε αποτελεσματικές διαδικασίες διαχείρισης δαπανών για τη διατήρηση ακριβών οικονομικών αρχείων και τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας. Ωστόσο, μια πρόκληση που αντιμετωπίζουν συχνά οι οργανισμοί είναι η παρουσία διπλών αποδείξεων. Αυτά τα διπλότυπα μπορεί να οδηγήσουν σε σφάλματα στους υπολογισμούς αποζημίωσης, ανησυχίες σχετικά με τη συμμόρφωση και αναποτελεσματική χρήση των πόρων.
Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, θα εμβαθύνουμε στον κόσμο του εντοπισμού διπλότυπων αποδείξεων με το λογισμικό OCR, διερευνώντας τα οφέλη και τις βέλτιστες πρακτικές του.
Τι είναι οι Διπλότυπες Αποδείξεις;
Οι διπλότυπες αποδείξεις αναφέρονται σε πολλαπλά αντίγραφα ή υποβολές της ίδιας απόδειξης από εργαζόμενο ή άτομο που ζητά αποζημίωση για τα έξοδά του. Οι διπλές αποδείξεις μπορεί να έχουν πολλές επιπτώσεις στη διαδικασία επιστροφής εξόδων.
Πώς επηρεάζει την επιστροφή εξόδων;
Ακρίβεια αποζημίωσης
Οι διπλές αποδείξεις μπορεί να οδηγήσουν σε ανακρίβειες στους υπολογισμούς της επιστροφής εξόδων. Εάν υποβληθούν πολλαπλά αντίγραφα της ίδιας απόδειξης, μπορεί να οδηγήσει σε υπερπληρωμή ή διπλή αποζημίωση για την ίδια δαπάνη.
Πρόληψη της απάτης
Οι διπλότυπες αποδείξεις μπορεί να είναι μια κόκκινη σημαία για πιθανές δόλιες δραστηριότητες. Τα άτομα μπορούν σκόπιμα να υποβάλουν διπλές αποδείξεις για να διεκδικήσουν επανειλημμένες αποζημιώσεις για την ίδια δαπάνη. Οι οργανισμοί θα πρέπει να διαθέτουν ισχυρές πολιτικές και συστήματα διαχείρισης δαπανών για τον εντοπισμό και την πρόληψη δόλιων απόπειρων αποζημίωσης.
Συμμόρφωση με την πολιτική
Οι διπλότυπες αποδείξεις μπορεί να παραβιάζουν τις πολιτικές και τις οδηγίες επιστροφής εξόδων που ορίζονται από τον οργανισμό. Οι πολιτικές απαιτούν συχνά από τους υπαλλήλους να παρέχουν πρωτότυπες αποδείξεις και να απαγορεύουν την επιστροφή εξόδων για δαπάνες που έχουν ήδη διεκδικηθεί ή αποδοθεί. Οι διπλές αποδείξεις μπορεί να οδηγήσουν σε μη συμμόρφωση, οδηγώντας σε σύγχυση και πρόσθετες διοικητικές εργασίες για την αποκατάσταση της κατάστασης.
Καθυστερήσεις έγκρισης
Όταν υποβάλλονται διπλές αποδείξεις, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις στη διαδικασία έγκρισης αποζημίωσης. Οι αναθεωρητές και οι εγκρίοντες πρέπει να αφιερώσουν επιπλέον χρόνο για τον εντοπισμό και την επίλυση διπλότυπων, γεγονός που μπορεί να επιβραδύνει τη συνολική ροή εργασιών αποζημίωσης.
Έλεγχος και Τήρηση Αρχείων
Οι διπλές αποδείξεις μπορούν να δημιουργήσουν προκλήσεις κατά τη διάρκεια εσωτερικών ελέγχων ή οικονομικών αναθεωρήσεων. Οι οργανισμοί αναμένεται να διατηρούν ακριβή αρχεία των δαπανών και οι διπλές δαπάνες μπορεί να δυσκολέψουν την παροχή αξιόπιστης τεκμηρίωσης.
Πώς να αποτρέψετε την διπλή παραλαβή;
- Σαφείς πολιτικές αποζημίωσης: Καθορίστε σαφείς κατευθυντήριες γραμμές που περιγράφουν την υποβολή των πρωτότυπων αποδείξεων, την απαγόρευση διπλών επιστροφών και τις συνέπειες για παραβιάσεις πολιτικής.
- Επικύρωση απόδειξης: Εφαρμογή μηχανισμών για την επικύρωση των αποδείξεων στο σημείο υποβολής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αυτοματοποιημένους ελέγχους για τον εντοπισμό πιθανών διπλότυπων ή επισήμανση αποδείξεων που έχουν ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία.
- Παρακολούθηση και συμφωνία παραλαβής: Διατηρήστε ένα κεντρικό σύστημα παρακολούθησης και συμφωνίας αποδείξεων. Αυτό διασφαλίζει ότι οι διπλές αποδείξεις εντοπίζονται και επιλύονται πριν πραγματοποιηθεί η αποζημίωση.
- Τεχνολογικές λύσεις: Εξερευνήστε τη χρήση λογισμικού ή εφαρμογών διαχείρισης εξόδων που παρέχουν δυνατότητες για σάρωση αποδείξεων, επικύρωση και αυτοματοποιημένο εντοπισμό διπλότυπων.
Θέλετε να βελτιώσετε τη διαδικασία ανίχνευσης διπλότυπων; Αξιοποιήστε τις λύσεις AI-Powered της Nanonets.
Ειλικρινές λάθος ή διπλή εμβάπτιση;
Ο διπλασιασμός της απόδειξης μπορεί να είναι αθώος και απλώς ένα σφάλμα μεταφόρτωσης. Συμβαίνουν λάθη και δεν είναι ασυνήθιστο για άτομα να υποβάλλουν κατά λάθος διπλές αποδείξεις κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επιστροφής εξόδων.
Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να ανεβάσουν ακούσια την ίδια απόδειξη περισσότερες από μία φορές λόγω παράβλεψης ή σύγχυσης. Μπορεί να μην αντιληφθούν ότι έχουν ήδη υποβάλει την απόδειξη και να την ανεβάσουν κατά λάθος ξανά, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται διπλότυπα.
Ο διπλασιασμός της παραλαβής μπορεί επίσης να συμβεί όταν υπάρχουν μικρές διαφοροποιήσεις στην τεκμηρίωση. Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο λάβει ένα φυσικό αντίγραφο και ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο μιας απόδειξης, ενδέχεται να ανεβάσει ακούσια και τις δύο εκδόσεις, με αποτέλεσμα διπλότυπες καταχωρίσεις.
Αναγνωρίζοντας ότι μπορεί να συμβεί αθώος διπλασιασμός εσόδων, οι οργανισμοί μπορούν να καλλιεργήσουν μια κουλτούρα εμπιστοσύνης και κατανόησης, ενώ λαμβάνουν μέτρα για τη βελτίωση των διαδικασιών και τη μείωση των λαθών στο μέλλον.
Πώς να βελτιώσετε την ανίχνευση διπλότυπων;
Διευκρίνιση και Εκπαίδευση
Ενισχύστε τη σωστή διαδικασία για την υποβολή αποδείξεων και επισημάνετε τυχόν συγκεκριμένες οδηγίες για την αποφυγή μελλοντικών λαθών. Προσφέρετε πρόσθετη εκπαίδευση ή πόρους εάν είναι απαραίτητο για τη βελτίωση της κατανόησης και της ευαισθητοποίησης.
Διόρθωση
Ζητήστε από τον υπάλληλο να αναγνωρίσει και να επισημάνει διπλές καταχωρίσεις για αφαίρεση ή διόρθωση. Μπορούν να εργαστούν σε συνεργασία με το κατάλληλο τμήμα ή άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των επιστροφών δαπανών.
Βελτιώσεις συστήματος
Αξιολογήστε το σύστημα ή το λογισμικό διαχείρισης δαπανών για να προσδιορίσετε τυχόν τομείς όπου η εμπειρία ή η σαφήνεια του χρήστη μπορεί να βελτιωθεί για να ελαχιστοποιηθεί η εμφάνιση αθώου διπλασιασμού των αποδείξεων. Εξετάστε το ενδεχόμενο εφαρμογής λειτουργιών που παρέχουν άμεσα σχόλια για επιτυχημένες μεταφορτώσεις ή επισημαίνουν πιθανές διπλότυπες.
Πώς να αναγνωρίσετε διπλότυπες αποδείξεις;
Η Nanonets είναι ένας πάροχος λογισμικού OCR που προσφέρει προηγμένες δυνατότητες αναγνώρισης διπλών αποδείξεων. Δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν στη διαδικασία εντοπισμού διπλότυπων αποδείξεων:
- Εξαγωγή δεδομένων με υποστήριξη OCR: Νανοδίκτυα χρησιμοποιεί τεχνολογία OCR για εξαγωγή βασικών δεδομένων από αποδείξεις, συμπεριλαμβανομένων ονομάτων προμηθευτών, ημερομηνιών, ποσών και άλλων σχετικών πληροφοριών. Αυτή η αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων διασφαλίζει την ακριβή και συνεπή ανάκτηση πληροφοριών από αποδείξεις, η οποία είναι απαραίτητη για την ανίχνευση διπλών.
- Αντιστοίχιση κειμενικού περιεχομένου: Το Nanonets συγκρίνει το εξαγόμενο κείμενο από διαφορετικές αποδείξεις για να εντοπίσει πιθανά αντίγραφα. Αναλύοντας το περιεχόμενο κειμένου, τα Nanonets μπορούν να ανιχνεύσουν ομοιότητες ή ακριβείς αντιστοιχίσεις μεταξύ αποδείξεων, ακόμα κι αν έχουν διαφορετικές διατάξεις ή μορφές. Αυτό βοηθά στην επισήμανση πιθανών διπλότυπων αποδείξεων για περαιτέρω έρευνα.
- Αναγνώριση εικόνας και οπτική ανάλυση: Το Nanonets χρησιμοποιεί τεχνικές αναγνώρισης εικόνων και οπτικής ανάλυσης για τον εντοπισμό οπτικών ομοιοτήτων μεταξύ των αποδείξεων. Συγκρίνοντας τα οπτικά χαρακτηριστικά και τις δομές των εικόνων λήψης, τα Nanonets μπορούν να ανιχνεύσουν διπλότυπα με βάση οπτικά μοτίβα ή ομοιότητες.
- Προσαρμόσιμοι κανόνες και αλγόριθμοι: Τα Nanonets επιτρέπουν στους χρήστες να ορίζουν και να προσαρμόζουν κανόνες και αλγόριθμους για διπλό εντοπισμό με βάση συγκεκριμένα κριτήρια. Αυτή η ευελιξία επιτρέπει στους οργανισμούς να δημιουργήσουν προσαρμοσμένες διπλότυπες διαδικασίες αναγνώρισης που ευθυγραμμίζονται με τις μοναδικές απαιτήσεις τους.
- Επικύρωση και σχόλια σε πραγματικό χρόνο: Τα νανοδίκτυα μπορούν να παρέχουν επικύρωση σε πραγματικό χρόνο κατά τη διαδικασία υποβολής αποδείξεων. Καθώς οι χρήστες ανεβάζουν αποδείξεις, το Nanonets μπορεί να τις συγκρίνει με υπάρχουσες εγγραφές ή μια βάση δεδομένων με προηγούμενα επεξεργασμένα αποδείξεις. Μπορεί να ειδοποιεί αμέσως τους χρήστες εάν εντοπιστούν πιθανά διπλότυπα, αποτρέποντας την υποβολή διπλών αποδείξεων στο σημείο εισόδου.
- Αναφορές και αναλυτικά στοιχεία: Το Nanonets δημιουργεί αναφορές και αναλυτικά στοιχεία για διπλότυπες αποδείξεις, παρέχοντας πληροφορίες για την εμφάνιση και τα μοτίβα των διπλότυπων. Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν τους οργανισμούς να κατανοήσουν τις τάσεις, να εντοπίσουν τομείς για βελτίωση της διαδικασίας και να λάβουν προληπτικά μέτρα για τη μείωση των διπλών υποβολών.
- Δυνατότητες ενσωμάτωσης: Τα Nanonets προσφέρουν δυνατότητες ενσωμάτωσης με υπάρχοντα συστήματα ή ροές εργασίας, επιτρέποντας την απρόσκοπτη ενσωμάτωση της διπλής λειτουργικότητας ανίχνευσης στις διαδικασίες διαχείρισης δαπανών ή αποζημίωσης των οργανισμών.
Αξιοποιώντας την τεχνολογία OCR της Nanonets και τις προηγμένες δυνατότητες ανίχνευσης διπλότυπων, οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώσουν την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα του εντοπισμού διπλότυπων αποδείξεων. Οι προσαρμόσιμοι κανόνες, η επικύρωση σε πραγματικό χρόνο και οι δυνατότητες αναφοράς των Nanonets παρέχουν μια ολοκληρωμένη λύση για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας αναγνώρισης διπλότυπων αποδείξεων.
Επισημάνετε διπλότυπα τιμολόγια και παραλλαγές στα στοιχεία PO/απόδειξης και αποτρέψτε την απάτη.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
- PlatoESG. Αυτοκίνητο / EVs, Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
- BlockOffsets. Εκσυγχρονισμός της περιβαλλοντικής αντιστάθμισης ιδιοκτησίας. Πρόσβαση εδώ.
- πηγή: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- :είναι
- :δεν
- :που
- $UP
- a
- ακρίβεια
- ακριβής
- δραστηριοτήτων
- Πρόσθετος
- διοικητικός
- προηγμένες
- πάλι
- την ηλικία του
- Τροφοδοτείται από AI
- Ειδοποίηση
- αλγόριθμοι
- ευθυγράμμιση
- Επιτρέποντας
- επιτρέπει
- ήδη
- Επίσης
- μεταξύ των
- Ποσά
- an
- ανάλυση
- analytics
- αναλύοντας
- και
- κάθε
- εφαρμογές
- κατάλληλος
- έγκριση
- ΕΙΝΑΙ
- περιοχές
- AS
- At
- Προσπάθειες
- έλεγχοι
- Αυτοματοποιημένη
- επίγνωση
- βασίζονται
- BE
- ήταν
- πριν
- οφέλη
- ΚΑΛΎΤΕΡΟΣ
- βέλτιστες πρακτικές
- μεταξύ
- Μπλοκ
- και οι δύο
- επιχειρήσεις
- by
- υπολογισμοί
- CAN
- δυνατότητες
- κεντρική
- πρόκληση
- προκλήσεις
- χαρακτηριστικά
- έλεγχοι
- ισχυρισμός
- ισχυρίστηκε
- σαφήνεια
- καθαρός
- συνεργασία
- COM
- συγκρίνουν
- συγκρίνοντας
- Συμμόρφωση
- περιεκτικός
- Πιθανά ερωτήματα
- σύγχυση
- Συνέπειες
- Εξετάστε
- συνεπής
- περιεχόμενο
- δημιουργία
- κριτήρια
- κουλτούρα
- προσαρμόσιμη
- προσαρμόσετε
- ημερομηνία
- βάση δεδομένων
- Ημερομηνίες
- ορίζεται
- καθυστερήσεις
- σκάβω
- Τμήμα
- καθέκαστα
- ανίχνευση
- εντοπιστεί
- Ανίχνευση
- διαφορετικές
- δύσκολος
- ψηφιακό
- ψηφιακή εποχή
- βυθίζοντας
- τεκμηρίωση
- κάνει
- διπλασιαστεί
- διπλασιασμό
- κάτω
- δυο
- αντίγραφα
- κατά την διάρκεια
- αποδοτικότητα
- αποτελεσματικός
- Ηλεκτρονικός
- Υπάλληλος
- υπαλλήλους
- απασχολεί
- δίνει τη δυνατότητα
- ενίσχυση
- ενισχυμένη
- εξασφαλίζω
- εξασφαλίζει
- καταχώριση
- σφάλμα
- λάθη
- ουσιώδης
- εγκαθιδρύω
- Even
- υφιστάμενα
- αναμένεται
- έξοδα
- εμπειρία
- Εξερευνώντας
- επιπλέον
- εκχύλισμα
- Χαρακτηριστικά
- ανατροφοδότηση
- οικονομικός
- Ευελιξία
- Για
- Προώθηση
- απάτη
- απατηλός
- από
- λειτουργικότητα
- περαιτέρω
- μελλοντικός
- δημιουργεί
- κατευθυντήριων γραμμών
- συμβαίνω
- Έχω
- βοήθεια
- βοηθά
- εδώ
- Επισημάνετε
- Πως
- Ωστόσο
- HTTPS
- Αναγνώριση
- προσδιορίσει
- προσδιορισμό
- if
- εικόνα
- Αναγνώριση εικόνων
- εικόνες
- άμεσος
- Επίπτωση
- εφαρμογή
- εκτελεστικών
- επιπτώσεις
- βελτίωση
- βελτίωση
- in
- περιλαμβάνουν
- Συμπεριλαμβανομένου
- ατομικές
- άτομα
- ανεπαρκής
- πληροφορίες
- αθώος
- ιδέες
- παράδειγμα
- ολοκλήρωση
- εκ προθέσεως
- εσωτερικός
- σε
- έρευνα
- IT
- ΤΟΥ
- Κλειδί
- οδηγήσει
- που οδηγεί
- Μόχλευση
- μόχλευσης
- διατηρήσουν
- κάνω
- διαχείριση
- διαχείριση
- ταιριάζουν
- Ενδέχεται..
- μέτρα
- μηχανισμούς
- ενδέχεται να
- λάθος
- λάθη
- περισσότερο
- πολλαπλούς
- πρέπει
- ονόματα
- απαραίτητος
- OCR
- Λογισμικό OCR
- of
- προσφορά
- προσφορές
- συχνά
- on
- μια φορά
- ONE
- λειτουργίες
- βελτιστοποίηση
- or
- επιχειρήσεις
- οργανώσεις
- πρωτότυπο
- ΑΛΛΑ
- περίγραμμα
- φόρμες
- Επίβλεψη
- πρότυπα
- φυσικός
- Μέρος
- Πλάτων
- Πληροφορία δεδομένων Plato
- Πλάτωνα δεδομένα
- Σημείο
- Πολιτικές
- πολιτική
- Θέση
- δυναμικού
- πρακτικές
- παρουσία
- πρόληψη
- πρόληψη
- προηγουμένως
- Προληπτική
- διαδικασία
- διαδικασια μας
- Επεξεργασμένο
- Διεργασίες
- Απαγόρευση
- κατάλληλος
- παρέχουν
- προμηθευτής
- χορήγηση
- σε πραγματικό χρόνο
- συνειδητοποιήσουν
- ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
- λαμβάνει
- αναγνώριση
- συμφιλίωση
- συμβιβασμού
- αρχεία
- Red
- μείωση
- αξιόπιστος
- βασίζονται
- αφαίρεση
- Αναφορά
- Εκθέσεις
- απαιτούν
- απαιτήσεις
- επιλυθεί
- επίλυση
- Υποστηρικτικό υλικό
- υπεύθυνος
- αποτέλεσμα
- με αποτέλεσμα
- Κριτικές
- εύρωστος
- κανόνες
- s
- ίδιο
- σάρωσης
- αδιάλειπτη
- αναζήτηση
- σειρά
- διάφοροι
- θα πρέπει να
- ομοιότητες
- απλά
- κατάσταση
- επιβραδύνουν
- εξομαλύνουν
- λογισμικό
- λύση
- Λύσεις
- συγκεκριμένες
- δαπανήσει
- Βήματα
- εξορθολογισμός
- υποβολή
- Υποβολές
- υποβάλουν
- υποβάλλονται
- επιτυχής
- σύστημα
- συστήματα
- επειξειργασμένος από ραπτήν
- Πάρτε
- λήψη
- τεχνικές
- Τεχνολογία
- από
- ότι
- Η
- Το μέλλον
- ο κόσμος
- τους
- Τους
- Εκεί.
- Αυτοί
- αυτοί
- αυτό
- ώρα
- φορές
- προς την
- Παρακολούθηση
- Εκπαίδευση
- Τάσεις
- Εμπιστευθείτε
- Ασυνήθης
- καταλαβαίνω
- κατανόηση
- μοναδικός
- Unsplash
- χρήση
- Χρήστες
- Η εμπειρία χρήστη
- Χρήστες
- ΕΠΙΚΥΡΩΝΩ
- επικύρωση
- Ve
- πάροχος υπηρεσιών
- εκδόσεις
- Παραβιάσεις
- we
- πότε
- Ποιό
- ενώ
- θα
- με
- Εργασία
- ροής εργασίας
- ροές εργασίας
- κόσμος
- Σας
- zephyrnet