Πληρωτέοι χωρίς χαρτί: Οδηγός υλοποίησης

Μετάβαση σε χωρίς χαρτί πληρωτέοι λογαριασμοί είναι εκφοβιστικό. Συχνά σημαίνει ψηφιοποίηση δεδομένων ετών, εκπαίδευση του προσωπικού σας και αλλαγή των ροών εργασίας σας. Ωστόσο, αυτή η αλλαγή μπορεί να αποφέρει σημαντικά οφέλη.

Εξετάστε το εξής: Έρευνα Levvel διαπίστωσε ότι το 50% των επιχειρήσεων αντιμετωπίζει καθυστερημένες πληρωμές και χαμένες εκπτώσεις λόγω παρατεταμένων κύκλων έγκρισης. Παραδόξως, το 79% των ΜΜΕ και το 68% των επιχειρήσεων μεσαίας αγοράς αναφέρουν τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και τις αναποτελεσματικές διαδικασίες ως το κύριο σημείο πόνου τους. Για τις μεγάλες επιχειρήσεις, το κύριο ζήτημα είναι ότι τα περισσότερα τιμολόγια φτάνουν σε έντυπη μορφή, με το 60% να αντιμετωπίζει αυτή τη δυσκολία.

Αυτά τα στοιχεία υπογραμμίζουν την ανάγκη για έναν πιο αποτελεσματικό και βελτιωμένο τρόπο χειρισμού τιμολόγια, ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ, να πληρωμές. Θα μπορούσε η υιοθέτηση μιας διαδικασίας πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί να είναι η λύση; Σε αυτό το άρθρο, θα εμβαθύνουμε στο γιατί μπορεί να είναι. Θα σας καθοδηγήσουμε επίσης για τη μετάβαση σε ένα σύστημα χωρίς χαρτί και θα μοιραστούμε πολύτιμες συμβουλές για μια απρόσκοπτη αλλαγή.

Τι είναι πληρωτέοι λογαριασμοί χωρίς χαρτί;

Ο όρος πληρωτέοι λογαριασμοί χωρίς χαρτί αναφέρεται σε μια εντελώς ψηφιακή διαδικασία AP, εξαλείφοντας την ανάγκη για έντυπα τιμολόγια. Περιλαμβάνει το Τμήμα ΑΠ αξιοποίηση τεχνολογίας για την ψηφιοποίηση τιμολογίων και συναφών εγγράφων, αυτοματοποίηση της διαδικασίας έγκρισης και διεξαγωγή πληρωμών μέσω ηλεκτρονικών μέσων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια στοίβα τεχνολογίας εξειδικευμένων εργαλείων ή ολοκληρωμένου λογισμικού πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί για τη διαχείριση όλων των πτυχών σε ένα μέρος. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ο στόχος είναι να εξαλειφθούν τα χειροκίνητα βήματα, να μειωθεί η πιθανότητα σφάλματος και να αυξηθεί η ταχύτητα και η αποτελεσματικότητα.

Κάθε επιχείρηση θέλει να μπορεί να πληρώνει έγκαιρα τους προμηθευτές της και να έχει εκπτώσεις για πρόωρες πληρωμές. Αλλά η γραφειοκρατία και η γραφειοκρατία συχνά εμποδίζουν. Προσθέστε Excel και email στη μίξη και είναι εύκολο να χάσετε τιμολόγια, να χάσετε πληρωμές ή να καθυστερήσετε αναφορές.

Εδώ είναι που η χρήση χωρίς χαρτί αλλάζει το παιχνίδι. Βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται περισσότερα τιμολόγια χωρίς να προσθέτουν προσωπικό ή να παρατείνουν το ωράριο εργασίας. Το κεράσι από πάνω; Ένα τυποποιημένο Ροή εργασιών AP που μπορείτε να τροποποιήσετε για ακόμα καλύτερη απόδοση με την πάροδο του χρόνου.

Γιατί πρέπει να πάτε χωρίς χαρτί στους πληρωτέους λογαριασμούς;

Η επεξεργασία ενός τιμολογίου μπορεί να σας κοστίσει από 15 έως 40 $. Αλλά εδώ είναι η ασημένια επένδυση: an Έκθεση AIIM αποκαλύπτει ότι τα αυτοματοποιημένα τιμολόγια μπορούν να μειώσουν το κόστος κατά 29.2%. Ας υποθέσουμε ότι επεξεργάζεστε 10,000 τιμολόγια μηνιαίως με 10 $ το καθένα. Αυτό είναι περίπου 300,000 δολάρια που εξοικονομούνται ετησίως.

Τώρα σκεφτείτε το εξής: περίπου το ένα τρίτο των επιχειρήσεων που συμμετείχαν στην έρευνα μπόρεσαν να μειώσουν ακόμη περισσότερο το κόστος επεξεργασίας τιμολογίων: ένα τεράστιο 50%. Αυτό σημαίνει ετήσια εξοικονόμηση 600,000 $. Εντυπωσιακό, σωστά; Ωστόσο, τα οφέλη της χρήσης χωρίς χαρτί εκτείνονται πέρα ​​από την απλή εξοικονόμηση χρημάτων.

Η μετάβαση σε χαρτί χωρίς χαρτί επιτρέπει στην ομάδα σας να δίνει προτεραιότητα σε στρατηγικές εργασίες. Ελαχιστοποιεί το ανθρώπινο λάθος και ενισχύει τη συμμόρφωση. Εξομαλύνει τις σχέσεις προμηθευτών μέσω γρήγορων πληρωμών. Και για να μην αναφέρουμε τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις. Με τη χρήση χωρίς χαρτί, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το αποτύπωμα άνθρακα της εταιρείας σας.

Πώς λειτουργεί ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί;

Ρωτήστε τους υπαλλήλους του AP ποια είναι η λιγότερο αγαπημένη τους εργασία και πιθανότατα θα σας πουν: μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων. Είναι παντού. Από την εισαγωγή δεδομένων τιμολογίων μέχρι την παρακολούθηση πληρωμών και τη συμφωνία λογαριασμών, η λίστα συνεχίζεται. Με ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί, μεγάλο μέρος αυτού του αγώνα εξαλείφεται.

Αλλά δεν είναι μόνο αυτό. Ας δούμε πώς λειτουργεί ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί και πώς μπορεί να βελτιστοποιήσει διάφορες πτυχές της ροής εργασιών σας στο AP.

1. Λήψη πληροφοριών και ψηφιοποίηση εγγράφων

Ενδέχεται να λάβετε παραγγελίες αγοράς, αποδείξεις και τιμολόγια από διάφορα κανάλια — email, Dropbox, Google Drive, ταχυδρομεία ή ακόμα και φαξ. Συνήθως, θα πρέπει να εισαγάγετε μη αυτόματα αυτά τα δεδομένα ή να σαρώσετε τα έντυπα έγγραφα στο σύστημά σας. Αυτή η διαδικασία είναι χρονοβόρα, επιρρεπής σε σφάλματα και καθυστερεί τις πληρωμές του προμηθευτή.

Τα συστήματα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί, όπως τα Nanonets, διαθέτουν χαρακτηριστικά όπως AI-OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων), προκαθορισμένους κανόνες και αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Θα μπορείτε να καταγράφετε δεδομένα εγγράφων από οποιοδήποτε κανάλι χωρίς κόπο. Το σύστημα σαρώνει, εξάγει και επικυρώνει δεδομένα μόλις φτάσουν και στη συνέχεια τα ψηφιοποιεί.

Δομημένα ή μη, διαφορετικά νομίσματα, φορολογικοί κανονισμοί και γλώσσες — δεν έχει σημασία. Το σύστημα μπορεί να τα διαχειριστεί όλα. Η ομάδα σας δεν θα κοιτάζει επίμονα τα φύλλα του Excel, διασταυρώνοντας με μη αυτόματο τρόπο αριθμούς. Αντίθετα, τα δεδομένα θα ήταν άμεσα διαθέσιμα, ακριβή και εύκολα αναζητήσιμα.

2. Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασιών έγκρισης και αντιστοίχισης

Το επόμενο βήμα είναι να εγκριθούν τα έγγραφα. Αυτό συχνά περιλαμβάνει τη φυσική τους δρομολόγηση ή μέσω email στα αρμόδια μέρη για έγκριση σε παραδοσιακές ρυθμίσεις. Οι υπάλληλοι του AP θα έπρεπε συχνά να παρακολουθούν επανειλημμένα για να εξασφαλίσουν έγκαιρες εγκρίσεις.

Επιπλέον, τα τιμολόγια πρέπει να αντιστοιχίζονται με τις αντίστοιχες εντολές αγοράς και τις αποδείξεις αγαθών για την αποφυγή διπλών τιμολογίων, απάτης και σφαλμάτων. Συχνά περιλαμβάνει το μη αυτόματο τράβηγμα κάθε εγγράφου, την εκτύπωσή τους και τη σύγκρισή τους γραμμή προς γραμμή. Δεν είναι η πιο διασκεδαστική δουλειά στον κόσμο, και σίγουρα δεν είναι η πιο αποτελεσματική.

Όταν μεταβαίνετε σε ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί, όλη αυτή η διαδικασία αυτοματοποιείται. Το σύστημα δρομολογεί έγγραφα στα σωστά άτομα με βάση προκαθορισμένους κανόνες για έγκριση. Με τα Nanonets, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις σε εγκρίοντες, διασφαλίζοντας ότι αποσυνδέονται έγκαιρα. Οι αυτοματοποιημένες ενημερώσεις κατάστασης διευκολύνουν μια πιο διαφανή και αποτελεσματική διαδικασία επικοινωνίας για όλα τα μέρη που εμπλέκονται στη διαδικασία έγκρισης. Αυτές οι ενημερώσεις επιτρέπουν την εύκολη παρακολούθηση της προόδου και διασφαλίζουν ότι όλοι γνωρίζουν την τρέχουσα κατάσταση των εγγράφων.

Το σύστημα αντιστοιχίζει επίσης αυτόματα τα τιμολόγια με τις παραγγελίες αγοράς και τις αποδείξεις εμπορευμάτων. Σε περίπτωση αναντιστοιχίας ή ασυμφωνίας, δημιουργεί μια ειδοποίηση, επιτρέποντάς σας να εντοπίζετε έγκαιρα τα σφάλματα και να αποφεύγετε καθυστερήσεις πληρωμών ή διαφωνίες. Αυτός ο αυτοματισμός μειώνει τη χειρωνακτική εργασία και μειώνει σημαντικά την πιθανότητα λάθους, δόλιας δραστηριότητας και πιθανής οικονομικής απώλειας.

3. Επεξεργαστείτε τις πληρωμές ηλεκτρονικά

Η διεκπεραίωση πληρωμών συνήθως περιλαμβάνει πολλά έγγραφα και γραφειοκρατία. Επιταγές, χρηματικά εντάλματα, τραπεζικές επιταγές — πείτε το. Αυτές οι παραδοσιακές μέθοδοι απαιτούν πόρους, προσθέτουν στον χρόνο επεξεργασίας και καθυστερούν τις πληρωμές του προμηθευτή.

Οι υπάλληλοι του AP σας πρέπει να καταγράφουν με μη αυτόματο τρόπο κάθε πληρωμή, διασφαλίζοντας ότι το σωστό ποσό αποστέλλεται στον σωστό προμηθευτή. Θα έπρεπε να παρακολουθούν αυτές τις πληρωμές, να διασταυρώνουν τα αντίγραφα των τραπεζικών κινήσεων και να επιλύουν τις αποκλίσεις όταν προκύπτουν. Τέλος, θα έπρεπε να συμβιβάσουν επιμελώς αυτές τις πληρωμές με τα αρχικά τιμολόγια και το γενικό καθολικό. Αυτή η διαδικασία είναι και χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα.

Αλλά με ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί, η απρόσκοπτη ροή δεδομένων και οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας διασφαλίζουν ότι αυτές οι προκλήσεις μετριάζονται αποτελεσματικά. Μπορεί να ενσωματωθεί με την υπάρχουσα τράπεζα ή τον επεξεργαστή πληρωμών σας για να διευκολύνει τις ομαλές και ασφαλείς πληρωμές. Μπορείτε να επιλέξετε τη μέθοδο πληρωμής που σας ταιριάζει — ACH, πιστωτική κάρτα, τραπεζικό έμβασμα ή ακόμα και εικονικές κάρτες.

Για παράδειγμα, το Nanonets ενσωματώνεται με τα Stripe και QuickBooks, διευκολύνοντας τις εξορθολογισμένες πληρωμές, διατηρώντας παράλληλα ενημερωμένα τα οικονομικά σας αρχεία. Μπορείτε να προγραμματίσετε πληρωμές σύμφωνα με τις ταμειακές ροές και τους όρους του προμηθευτή σας.

Τα συστήματα χωρίς χαρτί μπορούν επίσης να καταγράφουν αυτόματα κάθε πληρωμή και τα αντίστοιχα τιμολόγια και τα στοιχεία του προμηθευτή. Αυτό σημαίνει όχι άλλη χειροκίνητη καταγραφή και όχι άλλη διασταύρωση έναντι των τραπεζικών κινήσεων. Οι αποκλίσεις, εάν υπάρχουν, επισημαίνονται από το σύστημα σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας στην ομάδα σας να τις επιλύσει άμεσα και αποτελεσματικά. Το σύστημα διασφαλίζει επίσης ότι όλες οι πληρωμές συμφωνούν με ακρίβεια με τα αρχικά τιμολόγια και το γενικό καθολικό.

4. Αυτοματοποιήστε τις διαδρομές αναφοράς και ελέγχου

Με συστήματα που βασίζονται σε χαρτί, αυτές οι εργασίες απαιτούν συχνά περισσότερο χρόνο και προσπάθεια. Θα πρέπει να περιηγηθείτε σε στοίβες τιμολογίων, αποδείξεων και άλλων εγγράφων, εισάγοντας και διασταυρώνοντας δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο για να δημιουργήσετε αναφορές. Η διατήρηση μιας καθαρής διαδρομής ελέγχου είναι επίσης μια πρόκληση, καθώς είναι εύκολο να χάσετε το ίχνος των εγγράφων σε χαρτί.

Με ένα σύστημα χωρίς χαρτί, τα δεδομένα σας αποθηκεύονται και διαχειρίζονται αυτόματα σε ένα κεντρικό αποθετήριο. Αυτό καθιστά εύκολη την ανάκτηση δεδομένων και τη δημιουργία αναφορών. Είτε πρόκειται για κλείσιμο στο τέλος του μήνα, έλεγχο ή οικονομικές προβλέψεις, μπορείτε να έχετε άμεση πρόσβαση στα δεδομένα που χρειάζεστε.

Η αυτοματοποιημένη αναφορά σε πραγματικό χρόνο μειώνει τον χρόνο που αφιερώνεται στη μη αυτόματη ενοποίηση δεδομένων. Παρέχει επίσης πολύτιμες πληροφορίες για τις οικονομικές σας λειτουργίες, βοηθώντας σας να εντοπίσετε τάσεις, να εντοπίσετε ανωμαλίες και να λάβετε αποφάσεις βάσει δεδομένων.

Όσον αφορά τις διαδρομές ελέγχου, το σύστημα καταγράφει όλες τις δραστηριότητες, από την απόδειξη τιμολογίου έως την πληρωμή, συμπεριλαμβανομένων όλων των εγκρίσεων και αλλαγών που έγιναν. Αυτό το επίπεδο διαφάνειας διασφαλίζει τη λογοδοσία, απλοποιεί τη συμμόρφωση και διευκολύνει τη διερεύνηση πιθανών ζητημάτων ή διαφορών. Επιπλέον, οι ενσωματώσεις με το ERP ή το λογιστικό σας λογισμικό διασφαλίζουν ότι όλα τα οικονομικά δεδομένα είναι συγχρονισμένα και ενημερωμένα, μειώνοντας τον κίνδυνο ανακρίβειων και αντιγραφής.

5. Διατηρήστε τους προμηθευτές ενημερωμένους και διατηρήστε τη διαφάνεια

Σε παραδοσιακές ρυθμίσεις, η διαχείριση των σχέσεων προμηθευτών μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη. Οι καθυστερημένες πληρωμές, τα χαμένα τιμολόγια και η κακή επικοινωνία μπορεί να επιβαρύνουν τη σχέση σας με τους προμηθευτές. Επιπλέον, η παρακολούθηση των όρων και των προτιμήσεων κάθε προμηθευτή μπορεί να είναι αποθαρρυντική.

Ωστόσο, ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί απλοποιεί αυτή τη διαδικασία. Η ταχύτερη επεξεργασία και έγκριση των τιμολογίων σημαίνει ότι οι πληρωμές γίνονται έγκαιρα, γεγονός που ενισχύει την ικανοποίηση των πωλητών. Το σύστημα αποθηκεύει επίσης όλες τις πληροφορίες του προμηθευτή σας κεντρικά, καθιστώντας εύκολη την πρόσβαση και τη διαχείρισή τους.

Οι αυτοματοποιημένες πύλες προμηθευτών επιτρέπουν στους πωλητές να υποβάλλουν τα τιμολόγιά τους, να παρακολουθούν την κατάσταση πληρωμής και να επικοινωνούν σε πραγματικό χρόνο, μειώνοντας την ανάγκη για αλληλογραφία email ή τηλεφωνικές κλήσεις. Αυτόματες ειδοποιήσεις, ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις αποστέλλονται και στα δύο μέρη σε περίπτωση καθυστερήσεων ή ασυμφωνιών, διασφαλίζοντας έτσι τη διαφάνεια και μειώνοντας τις παρεξηγήσεις.

Επιπλέον, το σύστημα μπορεί να φιλοξενήσει διαφορετικούς όρους πληρωμής, εκπτώσεις ή άλλες προτιμήσεις για κάθε προμηθευτή, διαχειριζόμενοι αυτές τις μεταβλητές απρόσκοπτα. Αυτό διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του προμηθευτή σας και σας δίνει τη δυνατότητα να επωφεληθείτε από εκπτώσεις πρώιμης πληρωμής ή άλλα κίνητρα, βελτιστοποιώντας τις ταμειακές ροές σας και ενισχύοντας τις σχέσεις με τους προμηθευτές σας.

Στο τέλος της ημέρας, η μετάβαση σε ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί δεν αφορά μόνο την εξοικονόμηση κόστους και χρόνου. Πρόκειται για τη μετατροπή της διαδικασίας AP σε μια στρατηγική επιχειρηματική λειτουργία που οδηγεί στην αποτελεσματικότητα, τη διαφάνεια και τον έλεγχο.

Πώς εφαρμόζετε ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί;

Εντάξει, έτσι είστε πεπεισμένοι για τα οφέλη ενός συστήματος πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί. Μπορείτε να δείτε πώς μπορεί να μεταμορφώσει τις οικονομικές σας λειτουργίες, να βελτιώσει τις διαδικασίες και να ενισχύσει τον έλεγχο. Πώς θα το εφαρμόσετε όμως;

Ακολουθεί ένας βήμα προς βήμα οδηγός υλοποίησης για να σας δώσει μια σαφή διαδρομή προς τη μετάβασή σας:

Βήμα 1: Αξιολογήστε την τρέχουσα διαδικασία σας

Προσδιορίστε τους τομείς που χρειάζονται βελτίωση και τις προκλήσεις που αντιμετωπίζετε. Υπάρχουν καθυστερήσεις πληρωμών; Βρίσκετε δύσκολη τη συμφιλίωση; Υπάρχουν συχνά σφάλματα και πού συμβαίνουν αυτά πιο συχνά;

Μιλήστε στην ομάδα σας και συγκεντρώστε τη συμβολή τους. Ποια είναι τα κύρια σημεία πόνου τους; Σε τι ξοδεύουν τον περισσότερο χρόνο τους; Ποια μέρη της διαδικασίας βρίσκουν πιο δύσκολα ή απογοητευτικά; Αυτά τα σχόλια μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τι χρειάζεστε από ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί.

Βήμα 2: Καθορίστε τις ανάγκες και τους στόχους σας

Μόλις κατανοήσετε την τρέχουσα κατάσταση και τις προκλήσεις σας, προσδιορίστε τι θέλετε να επιτύχετε με το νέο σας σύστημα. Θέλετε να επιταχύνετε την επεξεργασία τιμολογίων; Βελτίωση της ακρίβειας; Αύξηση της διαφάνειας; Μείωση κόστους;

Θέστε σαφείς, μετρήσιμους στόχους. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να μειώσετε τον χρόνο επεξεργασίας τιμολογίων κατά 50% ή να επιτύχετε 100% ακρίβεια στη συμφωνία πληρωμών. Στη συνέχεια, προσδιορίστε τις λειτουργικές σας απαιτήσεις. Χρειάζεστε ροή εργασιών έγκρισης; Τι θα λέγατε για την ενοποίηση με το υπάρχον ERP ή το λογιστικό σας λογισμικό; Θέλετε αναφορές και αναλυτικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο; Μια πύλη προμηθευτή;

Σκεφτείτε επίσης τις μελλοντικές ανάγκες. Καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, μπορεί να χρειαστεί να ενσωματώσετε περισσότερους προμηθευτές, να χειριστείτε μεγαλύτερους όγκους τιμολογίων ή να συμμορφωθείτε με πρόσθετους κανονισμούς. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που θα επιλέξετε μπορεί να κλιμακωθεί και να προσαρμοστεί σε αυτές τις αλλαγές.

Βήμα 3: Ερευνήστε και αξιολογήστε πιθανές λύσεις

Ξεκινήστε την έρευνα των διαθέσιμων συστημάτων πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί. Δείτε περιγραφές προϊόντων, αναρτήσεις ιστολογίου, κριτικές πελατών, μελέτες περιπτώσεων και βίντεο επίδειξης. Παρακολουθήστε διαδικτυακά σεμινάρια ή επιδείξεις προϊόντων εάν είναι δυνατόν.

Υπάρχουν πολλά συστήματα πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί διαθέσιμα στην αγορά. Ορισμένα είναι αυτόνομα συστήματα, ενώ άλλα μπορούν να ενσωματωθούν με το ERP ή το λογιστικό σας λογισμικό. Λάβετε υπόψη διάφορους παράγοντες όπως τα χαρακτηριστικά του συστήματος, η ευκολία χρήσης, η επεκτασιμότητα, η ασφάλεια, η υποστήριξη πελατών και το κόστος.

Αναζητήστε χαρακτηριστικά που καλύπτουν συγκεκριμένα τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, επιλέξτε ένα σύστημα με αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις και ροές εργασιών έγκρισης, εάν αντιμετωπίζετε καθυστερήσεις πληρωμών. Εάν τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων αποτελούν πρόβλημα, επιλέξτε ένα σύστημα με προηγμένη τεχνολογία OCR για ακριβή, αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων.

Βήμα 4: Σχεδιάστε και εκτελέστε τη διαδικασία υλοποίησης

Η πραγματική εφαρμογή του συστήματος πληρωτέων λογαριασμών που έχετε επιλέξει είναι ένα κρίσιμο βήμα. Περιλαμβάνει την εγκατάσταση ή τη ρύθμιση του λογισμικού, τη μετεγκατάσταση των υπαρχόντων δεδομένων σας, τη ρύθμιση ροών εργασιών και την εκπαίδευση του προσωπικού σας.

Ακολουθεί μια λίστα ελέγχου με πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη διαδικασία υλοποίησης:

• Μετεγκατάσταση δεδομένων: Βεβαιωθείτε ότι όλα τα υπάρχοντα δεδομένα σας μεταφέρονται με ακρίβεια και ασφάλεια στο νέο σύστημα. Αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες προμηθευτή, δεδομένα τιμολογίων, ιστορικό πληρωμών και άλλα σχετικά δεδομένα.
• Ρύθμιση ροής εργασίας: Διαμορφώστε το σύστημα ώστε να αντικατοπτρίζει τις επιθυμητές ροές εργασίας και τις διαδικασίες έγκρισης. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα είναι ρυθμισμένο για να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες και απαιτήσεις σας.
• Ενσωμάτωση: Εάν το νέο σας σύστημα πρέπει να ενσωματωθεί με άλλο λογισμικό (όπως το ERP ή το λογιστικό σας σύστημα), βεβαιωθείτε ότι αυτές οι ενοποιήσεις έχουν ρυθμιστεί σωστά και έχουν ελεγχθεί διεξοδικά.
• Εκπαίδευση: Παρέχετε στην ομάδα σας ολοκληρωμένη εκπαίδευση για να βεβαιωθείτε ότι κατανοεί πώς να χρησιμοποιεί το νέο σύστημα αποτελεσματικά. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ατομικές συνεδρίες, ομαδικά εργαστήρια ή ακόμα και διαδικτυακά σεμινάρια με τον ίδιο ρυθμό.
• δοκιμή: Πριν από τη ζωντανή μετάδοση, δοκιμάστε διεξοδικά το σύστημα για να εντοπίσετε και να διορθώσετε τυχόν πιθανά προβλήματα. Αυτό περιλαμβάνει τον έλεγχο της ακρίβειας της μετεγκατάστασης δεδομένων, τη δοκιμή ροών εργασιών, την επαλήθευση των ενσωματώσεων και τη διασφάλιση ότι το σύστημα είναι φιλικό προς τον χρήστη και λειτουργικό.
• Υποστήριξη: Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε ένα αξιόπιστο σύστημα υποστήριξης. Αυτό μπορεί να προέρχεται από την ομάδα υποστήριξης πελατών του προμηθευτή ή από μια εσωτερική ομάδα IT. Θα ήταν καλύτερο να υπάρχει κάποιος που μπορεί να επιλύσει γρήγορα τυχόν προβλήματα κατά την περίοδο υλοποίησης ή μετά την εφαρμογή.

Βήμα 5: Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση της απόδοσης

Μόλις το σύστημα των πληρωτέων λογαριασμών σας χωρίς χαρτί είναι έτοιμο και λειτουργεί, είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε συνεχώς την απόδοσή του και να εντοπίζετε τομείς για βελτίωση ή βελτιστοποίηση.

Ακολουθεί μια λίστα με τους KPI που μπορεί να θέλετε να παρακολουθήσετε:

Χρόνος επεξεργασίας τιμολογίου: Αυτό μετρά το χρόνο που χρειάζεται από την παραλαβή ενός τιμολογίου μέχρι την πληρωμή του. Ένας μικρότερος χρόνος επεξεργασίας μπορεί να υποδηλώνει μια πιο αποτελεσματική διαδικασία.

Κόστος ανά τιμολόγιο: Αυτό υπολογίζει το συνολικό κόστος επεξεργασίας ενός τιμολογίου. Το χαμηλότερο κόστος υποδηλώνει ένα πιο αποδοτικό και οικονομικά αποδοτικό σύστημα.

Ποσοστό ακρίβειας τιμολογίου: Αυτός ο KPI μετρά το ποσοστό των τιμολογίων που υποβλήθηκαν σε επεξεργασία χωρίς σφάλματα. Τα υψηλότερα ποσοστά ακρίβειας σημαίνουν μείωση των δαπανηρών λαθών.

Ποσοστό εξαίρεσης τιμολογίου: Αυτό παρακολουθεί το ποσοστό των τιμολογίων που απαιτούν μη αυτόματη παρέμβαση λόγω αποκλίσεων ή σφαλμάτων. Ένα χαμηλότερο ποσοστό εξαίρεσης μπορεί να υποδηλώνει μια πιο βελτιωμένη και αυτοματοποιημένη διαδικασία.

Χρόνος Κύκλου Έγκρισης: Αυτό μετρά το χρόνο που απαιτείται από τη λήψη ενός τιμολογίου έως την έγκρισή του. Η μείωση αυτού του χρόνου μπορεί να επιταχύνει ολόκληρη τη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών σας.

Επιπλέον, πραγματοποιείτε τακτικές αναθεωρήσεις του συστήματος και των επιπτώσεών του στην επιχείρησή σας. Μάθετε εάν η ομάδα σας επιτυγχάνει τους στόχους της; Υπάρχουν προβλήματα ή οδοφράγματα; Απαιτείται επιπλέον εκπαίδευση για την ομάδα σας; Έχει βοηθήσει το σύστημα να βελτιώσουν τις σχέσεις τους με τους προμηθευτές λόγω έγκαιρων πληρωμών και καλύτερης επικοινωνίας;

Βέλτιστες πρακτικές συστήματος πληρωτέων λογαριασμών χωρίς χαρτί

Η μετάβαση χωρίς χαρτί απαιτεί πειθαρχία και συνέπεια για να είναι πραγματικά αποτελεσματική. Ενδέχεται να έχετε ήδη καθιερώσει τυπικές πρακτικές για την αντιμετώπιση των πληρωτέων λογαριασμών που βασίζονται σε έντυπη μορφή — δρομολόγηση τιμολογίων πάνω από ένα συγκεκριμένο όριο για έγκριση διαχειριστή, όλα τα τιμολόγια που είναι αποθηκευμένα σε ένα συγκεκριμένο ντουλάπι αρχειοθέτησης κ.λπ.

Ομοίως, κατά τη μετάβαση σε ένα σύστημα χωρίς χαρτί, θα πρέπει να καθιερώσετε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για να μεγιστοποιήσετε το νέο σας ψηφιακό σύστημα.

1. Αυτοματοποιήστε την εισαγωγή δεδομένων

Θα ήταν οδυνηρό αν η ομάδα σας ανέβαζε με μη αυτόματο τρόπο όλα τα τιμολόγια στο σύστημά σας χωρίς χαρτί. Η συνεχής ανανέωση των εισερχομένων του email σας και η σάρωση μέσω συνημμένων δεν είναι καθόλου αποτελεσματική.

Αντίθετα, η ύπαρξη μιας δυνατότητας αυτόματης εισαγωγής δεδομένων θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα μειώσει τις πιθανότητες σφάλματος. Θα διασφαλίσει επίσης την ομαλή ροή των τιμολογίων στο σύστημα χωρίς προβλήματα συμφόρησης ή καθυστερήσεις.

Το Nanonets προσφέρει μια ολόκληρη δέσμη επιλογών αυτόματης εισαγωγής, όπως email, ενσωμάτωση API, OneDrive, Google Drive, Dropbox και Zapier. Ανεξάρτητα από το πού προέρχονται τα τιμολόγιά σας, μπορείτε εύκολα να τα εισαγάγετε αυτόματα στο σύστημα.

2. Χρησιμοποιήστε έξυπνη σύλληψη και εξαγωγή δεδομένων

Ενδέχεται να λαμβάνετε τιμολόγια σε διάφορες μορφές, στυλ, νομίσματα και γλώσσες όταν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται. Δεν μπορείτε να βασιστείτε σε απλή OCR και χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων για να χειριστείτε τις πολυπλοκότητες.

Το τμήμα AP χρειάζεται ένα έξυπνο σύστημα συλλογής και εξαγωγής δεδομένων για να κατανοήσει την πολυπλοκότητα και να προσαρμοστεί ανάλογα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επεξεργαστείτε διάφορα τιμολόγια γρήγορα και με ακρίβεια.

Το Nanonets συνδυάζει την τεχνητή νοημοσύνη και το καλύτερο OCR στην κατηγορία του για να εξάγει τις απαραίτητες πληροφορίες από τα τιμολόγια με ακρίβεια, ανεξάρτητα από τη μορφή ή τη γλώσσα. Δομημένα, ημι-δομημένα ή μη δομημένα δεδομένα — Τα νανοδίκτυα μπορούν να τα χειριστούν όλα. Αυτό διασφαλίζει ότι μπορείτε να συνεργαστείτε με διαφορετικούς προμηθευτές χωρίς κενά ή ανακρίβειες δεδομένων.

3. Εφαρμόστε αυτοματοποιημένες ροές εργασιών έγκρισης

Οι εντολές αγοράς, τα τιμολόγια και άλλα οικονομικά έγγραφα χρειάζονται συχνά πολλαπλές εγκρίσεις πριν από την επεξεργασία. Οι ροές εργασιών μη αυτόματης έγκρισης μπορεί να είναι αργές, αδιαφανείς, ευάλωτες σε απάτη και μπορεί να οδηγήσουν σε χαμένες προθεσμίες πληρωμής.

Η αυτοματοποίηση των ροών εργασιών έγκρισής σας μπορεί να επιταχύνει αυτήν τη διαδικασία αυξάνοντας παράλληλα τη διαφάνεια. Μπορείτε να ρυθμίσετε προσαρμοσμένες ακολουθίες έγκρισης με βάση το ποσό του τιμολογίου, το τμήμα, το έργο ή οποιαδήποτε άλλα κριτήρια.

Με τα Nanonets, μπορείτε να προσαρμόσετε τη ροή εργασιών έγκρισης με βάση τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μπορείτε να ορίσετε κανόνες για ιεραρχίες αυτόματης δρομολόγησης και έγκρισης για να διασφαλίσετε ότι τα σωστά τιμολόγια φτάνουν στους κατάλληλους εγκρίοντες την κατάλληλη στιγμή. Με ζωντανές ενημερώσεις κατάστασης, αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις, μπορείτε να παρακολουθείτε με σαφήνεια την πρόοδο κάθε τιμολογίου, να διατηρείτε τη διαφάνεια και να αποτρέπετε τυχόν καθυστερήσεις ή μη πληρωμές.

4. Ρυθμίστε ενσωματώσεις για την εξάλειψη των σιλό δεδομένων

Φανταστείτε να ξοδεύετε ώρες μεταφέροντας χειροκίνητα δεδομένα από το σύστημα AP στο σύστημα πληρωμών, το λογιστικό σύστημα ή το ERP σας. Δεν είναι μόνο χρονοβόρο αλλά και επιρρεπές σε λάθη. Τι γίνεται εάν προστεθεί ένα επιπλέον μηδέν σε ένα ποσό τιμολογίου ή χαθεί μια υποδιαστολή;

Η ενοποίηση μεταξύ διαφόρων συστημάτων είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της απρόσκοπτης μεταφοράς δεδομένων και την αποφυγή τυχόν σφαλμάτων. Όχι μόνο βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου, αλλά με την αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση και εναρμόνιση 3 κατευθύνσεων, βελτιώνει επίσης την ακρίβεια και την αξιοπιστία των δεδομένων.

Το Nanonets είναι κατασκευασμένο για να παίζει καλά με άλλα συστήματα. Υποστηρίζει την ενοποίηση με δημοφιλή συστήματα λογιστικής, ERP και πληρωμών, συμπεριλαμβανομένων των QuickBooks, SAP, Oracle, κ.λπ. Τα δεδομένα από τα Nanonets μπορούν εύκολα να συγχρονιστούν με αυτά τα συστήματα σε πραγματικό χρόνο, εξαλείφοντας τα σιλό δεδομένων και διασφαλίζοντας την ομαλή, χωρίς σφάλματα μεταφορά δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε περισσότερο στη στρατηγική και λιγότερο στη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων.

5. Ελέγχετε τακτικά και βελτιστοποιείτε το σύστημά σας

Για να διασφαλίσετε ότι το σύστημά σας χωρίς χαρτί λειτουργεί βέλτιστα, είναι απαραίτητο να ελέγχετε και να ελέγχετε τακτικά την απόδοση του συστήματος. Θα σας βοηθούσε να παρακολουθείτε βασικές μετρήσεις όπως η ακρίβεια, ο χρόνος επεξεργασίας και τα ποσοστά σφαλμάτων και επίσης να δίνετε προσοχή στα σχόλια των χρηστών.

Οι τακτικοί έλεγχοι όχι μόνο θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε προβλήματα και σημεία συμφόρησης, αλλά και να ανακαλύψετε ευκαιρίες για βελτίωση. Η βελτιστοποίηση του συστήματός σας με βάση αυτές τις πληροφορίες θα διασφαλίσει ότι θα συνεχίσει να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας καθώς η επιχείρησή σας εξελίσσεται και αναπτύσσεται.

Το Nanonets παρέχει ισχυρές δυνατότητες ανάλυσης και αναφοράς σε πραγματικό χρόνο για την παρακολούθηση των διαδικασιών σας στο AP. Με χρήσιμες πληροφορίες, μπορείτε να βελτιώνετε συνεχώς την απόδοση του συστήματός σας, μειώνοντας τα σφάλματα, βελτιώνοντας την ταχύτητα και αυξάνοντας τη συνολική απόδοση.

5. Δώστε προτεραιότητα στην ασφάλεια και τη συμμόρφωση

Η διατήρηση της ασφάλειας των οικονομικών σας δεδομένων είναι αδιαπραγμάτευτη απαίτηση. Ομοίως, η διασφάλιση της συμμόρφωσης με διάφορους νόμους και κανονισμούς είναι ζωτικής σημασίας για την αποφυγή κυρώσεων και νομικών ζητημάτων.

Το σύστημά σας AP χωρίς χαρτί θα πρέπει να διαθέτει ισχυρά μέτρα ασφάλειας δεδομένων, όπως κρυπτογράφηση, ασφαλή αποθήκευση δεδομένων και έλεγχο ταυτότητας χρήστη. Θα πρέπει επίσης να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να δέχεται αλλαγές στις κανονιστικές απαιτήσεις.

Τα Nanonets παρέχουν ασφάλεια υψηλού επιπέδου για να διατηρούν ασφαλή τα ευαίσθητα δεδομένα σας. Συμμορφώνεται με τα παγκόσμια πρότυπα απορρήτου, συμπεριλαμβανομένων των GDPR και CCPA. Χρησιμοποιεί προηγμένα μέτρα ασφαλείας, όπως κρυπτογράφηση δεδομένων και ασφαλή αποθήκευση cloud. Τα ίχνη ελέγχου της Nanonets διατηρούν επίσης ένα σαφές αρχείο κάθε ενέργειας, βοηθώντας σας να διασφαλίσετε τη λογοδοσία και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.

Τελικές σκέψεις

Η μετάβαση σε μια διαδικασία AP χωρίς χαρτί δεν είναι μικρή εργασία. Περιλαμβάνει προσεκτικό σχεδιασμό, στρατηγική και εφαρμογή. Ωστόσο, τα οφέλη υπερτερούν των προκλήσεων με τα σωστά εργαλεία και μια αποτελεσματική στρατηγική. Από την αυξημένη απόδοση και τη διαφάνεια έως την εξοικονόμηση κόστους και τη βελτιωμένη ασφάλεια, τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος AP χωρίς χαρτί είναι αδιαμφισβήτητα.

Αξιοποιώντας τη δύναμη των Nanonets, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες AP τους, να επιτύχουν τους επιχειρησιακούς τους στόχους και να προετοιμαστούν για μελλοντική ανάπτυξη. Μειώνει τη χειρωνακτική εργασία και τα σχετικά σφάλματα, επιταχύνει τη διαδικασία έγκρισης τιμολογίων, ενισχύει την ακρίβεια των δεδομένων και διευκολύνει την απρόσκοπτη ενοποίηση συστημάτων. Με την έντονη εστίασή της στην ασφάλεια και τη συμμόρφωση, η Nanonets προσφέρει μια αξιόπιστη λύση για τις επιχειρήσεις να μεταβούν με σιγουριά σε ένα περιβάλλον χωρίς χαρτί.

Ο δρόμος προς το AP χωρίς χαρτί μπορεί να είναι περίπλοκος, αλλά με τα Nanonets, αξίζει να ξεκινήσετε. Οι ευκαιρίες που υπάρχουν μπροστά μας - βελτιωμένη απόδοση, μείωση κόστους, διαφάνεια και ασφάλεια δεδομένων - καθιστούν αυτό το ταξίδι απαραίτητο για τις επιχειρήσεις που στοχεύουν να παραμείνουν ανταγωνιστικές σε έναν κόσμο που έχει την πρώτη ψηφιακή τεχνολογία.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/