Ο πλήρης οδηγός για την αρχειοθέτηση εγγράφων

---

Πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων;

Η αρχειοθέτηση εγγράφων δεν είναι μια εφάπαξ δραστηριότητα, αλλά μόλις ορίσετε μια σωστή επιχειρηματική διαδικασία, μπορείτε να την αυτοματοποιήσετε. Ας δούμε πώς να τεκμηριώσετε τις εργασίες αρχειοθέτησης.

Βήμα 1: Αρχική αξιολόγηση

Κατανοήστε τις τρέχουσες διαδικασίες εγγράφων σας. Πώς χειρίζεστε βασικά και μη έγγραφα; Έχετε κάποια καθορισμένη διαδικασία; Ο χειρισμός όλων των εγγράφων γίνεται ταυτόχρονα ή η διαδικασία είναι ad-hoc;

Ρίξτε μια ματιά μέσα

• Πώς δημιουργούνται, καταγράφονται, κατηγοριοποιούνται και ονομάζονται τα έγγραφα;
• Ποια είναι η διαδικασία για την ψηφιοποίηση των εγγράφων;
• Ποιες είναι οι απαιτήσεις για τη διαγραφή ή την απόρριψη ενός εγγράφου;
• Ποιος χειρίζεται τις εξαιρέσεις εγγράφων;
• Ποια έγγραφα απαιτούνται για τον έλεγχο;

Θα πρέπει επίσης να κατανοήσετε τον αριθμό των εγγράφων που θα χειριστείτε για να πάρετε μια ιδέα.

Με βάση αυτήν την αρχική αξιολόγηση, εργάζεστε στη σύνταξη ροών για τις διαδικασίες.

Βήμα 2: Προσδιορίστε στόχους και ρόλους

Αφού κατανοήσετε τις διαδικασίες, προσπαθήστε να χαρτογραφήσετε τους λόγους για την αρχειοθέτηση εγγράφων.

• Θέλετε να μειώσετε το λειτουργικό κόστος διαχείρισης εγγράφων;
• Το κάνετε αυτό για να συμμορφωθείτε με τις οδηγίες ασφάλειας δεδομένων;
• Προσπαθείτε να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση των αρχείων σας;
• Η εκτελεστική ομάδα το κάνει αυτό για να βελτιώσει την ορατότητα των πόρων;

Με βάση τους στόχους, μπορείτε να τους ιεραρχήσετε και να τροποποιήσετε τις διαδικασίες αρχειοθέτησης εγγράφων. Κατανοήστε τους ρόλους των ενδιαφερομένων στη διαδικασία.

• Ποιος θα επιβλέπει τη διαδικασία αρχειοθέτησης εγγράφων;
• Ποια επίπεδα εξουσιοδότησης θα χρησιμοποιήσετε για να περιορίσετε την είσοδο σε αρχειοθετημένα δεδομένα;
• Πώς θα διασφαλίσετε τη συμμόρφωση των εργαζομένων;

Βήμα 3: Εφαρμόστε ένα πρόγραμμα διατήρησης

Τώρα, ήρθε η ώρα να ορίσετε ένα πρόγραμμα διατήρησης. Βασικά, κατανοήστε τα έγγραφα που πρέπει να διατηρηθούν και αυτά που δεν πρέπει.

Πρέπει να διατηρείτε τις αρχικές ετήσιες οικονομικές εκθέσεις, καθώς μπορεί να απαιτηθούν στην πορεία. Ερευνήστε τους ομοσπονδιακούς, τοπικούς, πολιτειακούς και ειδικούς κανόνες του κλάδου που πρέπει να ακολουθήσετε.

Π.χ. Διατηρήστε όλα τα IRS και τα φορολογικά έγγραφα για τουλάχιστον επτά χρόνια.

Στη συνέχεια, καταργήστε όλα τα έγγραφα που δεν χρειάζεται να αρχειοθετηθούν ή δεν θα αποθηκευτούν ποτέ μόνιμα, όπως κατάλογοι προμηθευτών, ανεπιθύμητη αλληλογραφία και διπλότυπα αντίγραφα. Μπορείτε να τα ψηφιοποιήσετε σαρώνοντάς τα και εξάγοντας πληροφορίες χρησιμοποιώντας λογισμικό OCR.

Προσλάβετε έναν πωλητή NAID (National Association of Information Destruction) για την ασφαλή μεταφορά, την επακόλουθη απόρριψη και την καταστροφή υλικών για να αποφύγετε οποιαδήποτε πιθανή ευθύνη.

Βήμα 4: Ψηφιοποίηση χάρτινων αρχείων

Ψηφιοποιήστε τα αρχεία χαρτιού για να μειώσετε το κόστος, να εξοικονομήσετε χώρο και να βελτιώσετε την οργάνωση των εγγράφων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό OCR μαζί με έναν σαρωτή εγγράφων για να ταξινομήσετε, να οργανώσετε, να προσθέσετε ετικέτες και να δημιουργήσετε ευρετήριο αρχείων για βελτιωμένη δυνατότητα αναζήτησης.

Βήμα 5: Επιλέξτε χώρο αποθήκευσης

Σε περίπτωση που πρόκειται για ψηφιακή αποθήκευση, θα πρέπει να επιλέξετε από ένα: ταινία, δίσκο και αποθήκευση cloud. Κάθε ένα έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του που σχετίζονται με τη μακροπρόθεσμη ασφάλεια, την ακεραιότητα και την ευκολία εισόδου από το λογισμικό διαχείρισης αρχείων.

Βήμα 6: Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας εγγράφων

Μόλις αντιστοιχιστούν όλες οι διεργασίες και όλες οι μεταβλητές, ήρθε η ώρα να ανοίξετε τη διαδικασία.

Ένα πλεονέκτημα της χρήσης λογισμικού διαχείρισης εγγράφων όπως το Nanonets είναι η δυνατότητα αυτοματοποίησης όλων των διαδικασιών και η ρύθμιση ειδοποιήσεων προς τους ενδιαφερόμενους, ώστε να μην χάνετε αρχεία σφαλμάτων. Δείτε τα βήματα για τη δημιουργία ροής αρχειοθέτησης εγγράφων.

Βήμα 7: Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση

Καμία διαδικασία δεν είναι τέλεια στην αρχή. Μετά την εφαρμογή των ροών εργασιών του εγγράφου, λάβετε σχόλια από τα ενδιαφερόμενα μέρη για το πώς μπορεί να βελτιωθεί η διαδικασία.

Ποιες εταιρείες θα επωφεληθούν από την αρχειοθέτηση εγγράφων;  

Η εταιρεία σας πρέπει να επικεντρωθεί στην αρχειοθέτηση εγγράφων εάν:

• Η εταιρεία σας ασχολείται με πολλά έγγραφα τακτικά
• Μπορεί να χρειαστείτε πρόσβαση σε παλιά έγγραφα στο μέλλον
• Οι έλεγχοι είναι συνηθισμένοι για εταιρείες παρόμοιες με εσάς
• Πρέπει να αποθηκεύσετε έγγραφα ως μέρος της συμμόρφωσης και των κανονιστικών απαιτήσεων

Εάν αυτοί οι παράγοντες σχετίζονται με την εταιρεία σας, ίσως χρειαστεί να αρχειοθετήσετε τα έγγραφά σας.

Γιατί να επιλέξετε την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων;

Μειώστε το κόστος και εξοικονομήστε χώρο

Είτε διευθύνετε μια εκτεταμένη διεθνή εταιρεία είτε μια νεοσύστατη επιχείρηση, είναι σημαντικό να εξοικονομήσετε έξοδα όπου μπορεί κανείς. Η ψηφιακή αρχειοθέτηση εγγράφων μπορεί να το επιτρέψει ελευθερώνοντας περιοχή και μειώνοντας τα λειτουργικά έξοδα.

Τα περιορισμένα έγγραφα που έχετε επί τόπου για ρύθμιση, τόσο λιγότερα χρήματα και χρόνος πρέπει να δαπανηθούν για τη διαχείρισή τους.

Βελτιώστε τη ροή εργασίας και την απόδοση

Η επαρκής αρχειοθέτηση ψηφιακών εγγράφων μπορεί να βελτιώσει την απόδοση και τη ροή εργασίας της επιχείρησής σας. Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις, έως και το 80% των δεδομένων παραγωγής δεν χρειάζεται να είναι άμεσα διαθέσιμα.

Με την αρχειοθέτηση αυτών των δεδομένων, μπορείτε να διευκολύνετε την πρόσβαση στα υπόλοιπα δεδομένα σας και να βελτιώσετε ενδεχομένως την απόδοσή σας.

---

Ξεκινήστε την αρχειοθέτηση εγγράφων με το Nanonets. Εμπιστεύονται 30,000+ χρήστες από 500+ επιχειρήσεις για την αυτοματοποίηση 30 εκατομμυρίων+ εγγράφων! Βαθμολογία 4.9 στο G2. Δοκίμασε το! Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας or προγραμματίστε μια κλήση μαζί μας.

---

Περιπτώσεις χρήσης Αρχειοθέτησης Εγγράφων

Η αρχειοθέτηση εγγράφων είναι χρήσιμη για σχεδόν όλα τα είδη επιχειρήσεων. Ας ρίξουμε μια ματιά σε ορισμένες πραγματικές εφαρμογές αρχειοθέτησης εγγράφων σε διαφορετικούς κλάδους.  

Τα επαγγελματικά έγγραφα όπως συμβάσεις, επιστολές και τεκμηρίωση έργου μπορούν να συλλέγονται με την πάροδο των ετών, σε τεράστιες ποσότητες που αυξάνουν τα έξοδα αποθήκευσης. Όταν οι εργαζόμενοι πρέπει να ανακτήσουν δεδομένα από αυτές τις αναφορές, η μη αυτόματη αναζήτηση σε τεράστια καταστήματα εγγράφων μπορεί να μεταφέρει ώρες εκτός της ημέρας τους.

• Χρηματοοικονομικές Υπηρεσίες Οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλα τα έγγραφά τους είναι έτοιμα για έλεγχο. Αυτό είναι όπου η αρχειοθέτηση εγγράφων τους βοηθά να διατηρούν όλα τα αρχεία καταγραφής των πελατών, τις αποδείξεις ανταλλαγής χρημάτων και άλλα νομικά έγγραφα όταν απαιτείται.
• Λιανεμποριο Οι εταιρείες ενδέχεται να χρειαστεί να αποθηκεύσουν όλες τις πληροφορίες πελατών, πωλητών και προμηθευτών σε περίπτωση οποιασδήποτε ασυμφωνίας στο μέλλον.
• Δικηγορικά γραφεία & νομικά τμήματα πρέπει να αποθηκεύσετε όλα τα συμβόλαια, τα έγγραφα και τα φαξ που σχετίζονται με υποθέσεις ως αρχεία PDF. Πρέπει να βρίσκουν γρήγορα έγγραφα και αποσπάσματα χρησιμοποιώντας έξυπνη αναζήτηση και ετικέτες. Εκεί είναι χρήσιμη η αρχειοθέτηση εγγράφων.
• Δημοσιες ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ασχολείται με πολλές πληροφορίες μέρα με τη μέρα. Δεν είναι όλα σχετικά τώρα, αλλά πρέπει να αποθηκεύουν όλες τις πληροφορίες που πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμες αργότερα με το πάτημα ενός κουμπιού.
• Επιχειρήσεις μπορούν να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση των εγγράφων τους με αποτελεσματική αρχειοθέτηση εγγράφων. Μετατρέποντας τα έντυπα έγγραφά τους σε βιβλιοθήκη με δυνατότητα αναζήτησης, οι εργαζόμενοι μπορούν να μειώσουν τον χρόνο που αφιερώνουν στην αναζήτηση εγγράφων και η ψηφιοποίηση μπορεί επίσης να βελτιώσει την ορατότητα των δεδομένων.

---

Αυτοματοποιήστε την αρχειοθέτηση εγγράφων με Nanonets. Εξάγετε δεδομένα από τιμολόγια, δελτία ταυτότητας ή οποιοδήποτε έγγραφο στον αυτόματο πιλότο! Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας τώρα!

---

Αρχειοθέτηση εγγράφων με Nanonets

Το Nanonets είναι ένα έξυπνο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων με ενσωματωμένο λογισμικό OCR που μπορεί να σας βοηθήσει να μετατρέψετε όλα τα έντυπα έγγραφά σας σε ψηφιακή μορφή με δυνατότητα αναζήτησης. Το Nanonets είναι εύκολο στη χρήση με ένα πρόγραμμα δημιουργίας ροής εργασιών μεταφοράς και απόθεσης χωρίς κώδικα που μπορεί να αυτοματοποιήσει οποιαδήποτε μη αυτόματη διαδικασία εγγράφων.

Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Nanonets για να αρχειοθετήσετε τα έγγραφά σας:

Χαρτογραφήστε όλη τη διαδικασία και τα ενδιαφερόμενα μέρη στη διαδικασία σας

Δημιουργήστε έναν λογαριασμό στο Nanonets και επιλέξτε ένα προσαρμοσμένο μοντέλο OCR για να δημιουργήσετε ένα μοντέλο OCR για τις ανάγκες σας ή μπορείτε επίσης να επιλέξετε από τα προεκπαιδευμένα μοντέλα OCR.

Μεταφορτώστε τα έγγραφα και εκπαιδεύστε το μοντέλο να εξάγει τα δεδομένα στη μορφή που θέλετε.

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με το μοντέλο, μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη προώθηση όλων των εγγράφων σε ένα συγκεκριμένο email. Παω σε Ροή εργασιών > Εισαγωγή > Λήψη αρχείων μέσω email

Αφού ρυθμιστεί η απορρόφηση του εγγράφου, το μοντέλο OCR θα λάβει αυτόματα σαρωμένα έγγραφα και θα εξαγάγει το κείμενο από τα έγγραφα στη μορφή της επιλογής σας.

Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων της επιλογής σας επιλέγοντας μια επιλογή εξαγωγής από τη ροή εργασιών.

Μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα έγκρισης προσθέτοντας στάδια έγκρισης, τύπους ελέγχου, κανόνες σε αρχεία επισήμανσης και πολλά άλλα.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κανόνες για να βελτιώσετε τα δεδομένα, να μετονομάσετε αρχεία, να κατηγοριοποιήσετε και να ταξινομήσετε έγγραφα και πολλά άλλα. Χρειάζεστε βοήθεια? Η ομάδα μας είναι εδώ για να σας βοηθήσει να τα ρυθμίσετε όλα!

Πηγαίνετε στο Nanonets και δοκιμάστε να το κάνετε μόνοι σας τώρα. Ή ζητήστε από την ομάδα μας να το κάνει για εσάς!

Τα Nanonets χρησιμοποιούνται από 30,000+ χαρούμενους επαγγελματίες για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών εγγράφων τους κάθε χρόνο. Ακολουθεί ένα στιγμιότυπο από την απόδοση των Nanonets

Να τι λένε οι πελάτες μας για εμάς.

Εάν έχετε μια πολύπλοκη διαδικασία αρχειοθέτησης εγγράφων, η ταλαντούχα ομάδα μας μπορεί να σας βοηθήσει να απλοποιήσετε και να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία, ώστε να είναι αποτελεσματική και να λειτουργεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Θέλετε να μοιραστείτε τις απαιτήσεις σας μαζί μας; Ρυθμίστε μια κλήση or στείλτε μας ένα email.

---

Θέλετε να αυτοματοποιήσετε την εξαγωγή δεδομένων εγγράφων; Ρίξτε μια ματιά στα Nanonets. Χωρίς κωδικό. Χωρίς πλατφόρμα ταλαιπωρίας. μικρόξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας και εξάγετε δεδομένα από έγγραφα στον αυτόματο πιλότο.

---

Αρχειοθέτηση εγγράφων έναντι δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων

Η αρχειοθέτηση εγγράφων είναι βασικά η λήψη αντιγράφων ασφαλείας αρχείων, σωστά; Λοιπόν, είναι λίγο διαφορετικό.

Η διαδικασία αρχειοθέτησης εγγράφων είναι μόνο για παθητικά έγγραφα, ενώ τα αντίγραφα ασφαλείας δημιουργούνται για ενεργά αρχεία που χρησιμοποιούνται σε καθημερινά συστήματα.

Ο στόχος ενός αρχείου εγγράφων είναι να διατηρήσει τα πρωτότυπα έγγραφα σε περίπτωση που απαιτηθούν για διάφορους λόγους στο μέλλον, ενώ ο στόχος ενός αντιγράφου ασφαλείας αρχείων είναι να διατηρήσει ένα αντίγραφο ενεργών αρχείων σε περίπτωση που τα πραγματικά αρχεία καταστραφούν ή χαθούν, διασφαλίζοντας τη λειτουργικότητα συνέχεια.

Ας δούμε περισσότερες διαφορές μεταξύ της αρχειοθέτησης εγγράφων και της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων.

	Αρχείο Εγγράφων	Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας
Goal	Μακροχρόνια αποθήκευση εγγράφων που δεν χρησιμοποιούνται αυτήν τη στιγμή	Αποθήκευση αντιγράφου πρόσφατων δεδομένων σε περίπτωση απώλειας ή καταστροφής δεδομένων
Μεταχειρισμένο	Όπως απαιτείται - π.χ. Ελεγχος	Όταν τα τρέχοντα δεδομένα είναι κατεστραμμένα ή αποτυγχάνουν να φορτωθούν
ημερομηνία	Αποθηκεύτηκε ως αντίγραφο. Τα δεδομένα δεν αντικαθίστανται	Τα δεδομένα αντικαθίστανται
Τύπος Αποθηκευμένων Δεδομένων	Αρχικά δεδομένα – π.χ. Οικονομικές εκθέσεις	Διπλότυπο των τρεχόντων δεδομένων ως αντίγραφο
Ταχύτητα	Η ταχύτητα αποκατάστασης δεν είναι θέμα	Θα πρέπει να είναι σε πραγματικό χρόνο
Όρος	Μακροχρόνια αποθήκευση	Βραχυπρόθεσμη έως μεσοπρόθεσμη αποθήκευση

FAQ

Γιατί να ψηφιοποιήσετε έγγραφα;

Παραγωγική διαχείριση εγγράφων: Τα ευρετηριασμένα, ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να εξαχθούν σε ένα σύστημα και να αποθηκεύονται αυτόματα σε ψηφιακές βιβλιοθήκες, όπου η χρήση τους μπορεί να τεκμηριωθεί, να παρακολουθηθεί και να διαχειρίζεται.

Απλή επαναχρησιμοποίηση κειμένου: Όταν ένα εκτυπωμένο θέμα επαναφέρεται σε επεξεργάσιμο κείμενο, μπορεί να τροποποιηθεί και να επαναχρησιμοποιηθεί στο Microsoft Excel ή στο Word, εξοικονομώντας γενικά χρόνο που δαπανάται για την εκ νέου δημιουργία και την εκ νέου πληκτρολόγηση εγγράφων.

Δυνατότητα αναζήτησης: Τα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των λέξεων-κλειδιών στα μεταδεδομένα ή το κείμενο, μπορούν να εντοπιστούν από ηλεκτρονικά δίκτυα αναζήτησης και να υποδειχθούν μέσα σε δευτερόλεπτα.

Απλή πρόσβαση: Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να ανακτηθούν από το κύριο αποθετήριο ανά πάσα στιγμή και να διανεμηθούν γρήγορα μέσω email, εξαλείφοντας την ανάγκη δημιουργίας έντυπων αντιγράφων.

Τι είναι το λογισμικό αρχειοθέτησης εγγράφων;

Το λογισμικό αρχειοθέτησης εγγράφων μετατρέπει έγγραφα σε ψηφιακά αρχεία που μπορούν να αρχειοθετηθούν, να προσπελαστούν εύκολα και να διαχειριστούν αποτελεσματικά, βοηθώντας το ίδρυμά σας

εξοικονομήστε έξοδα αποθήκευσης, ενισχύστε την παραγωγικότητα των εργαζομένων και επιταχύνετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Κατάλληλες για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση, οι λίστες που έχουν μετατραπεί είναι μικρές με υψηλή οπτική ποιότητα. Μπορούν να διαβαστούν σε διάφορες συσκευές, να είναι εύκολα προσβάσιμα από απομονωμένες τοποθεσίες και να αρχειοθετηθούν κεντρικά σε ηλεκτρονικά αρχεία, ψηφιακές βιβλιοθήκες ή διαχείριση εγγράφων

δίκτυα. Οποιαδήποτε εταιρεία μπορεί να επιταχύνει τις εσωτερικές διαδικασίες και να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα παρέχοντας εύκολη πρόσβαση σε ψηφιακά αποθηκευμένα αντίγραφα με καθορισμένα δικαιώματα εισόδου.

---

Use Nanonets για αυτοματοποίηση της διαδικασίας αρχειοθέτησης εγγράφων και οργάνωση των αρχείων σας στον αυτόματο πιλότο!

---