Η κατάσταση της διαχείρισης έργων και τι επιφυλάσσει το μέλλον με την τεχνητή νοημοσύνη

Η διαχείριση έργων είναι έτοιμη για μια (r)εξέλιξη καθώς οι προηγμένες τεχνολογίες που ενσωματώνουν την τεχνητή νοημοσύνη (AI) εφαρμόζονται όλο και περισσότερο στον τομέα. Η κατανόηση των δυνατοτήτων αυτής της αλλαγής παραδείγματος που βασίζεται στην τεχνητή νοημοσύνη είναι υψίστης σημασίας εάν τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα θέλουν να προστατεύσουν και να ενισχύσουν το ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα και να ξεκλειδώσουν νέα αξία. 

Έχει εκτιμηθεί ότι
Κάθε χρόνο δαπανώνται 48 τρισεκατομμύρια δολάρια για νέα έργα παγκοσμίως – αλλά μόνο το 35% περίπου αυτών των έργων θα έχουν επιτυχή έκβαση. Αυτό το υψηλό ποσοστό αποτυχίας αποδίδεται σε μεγάλο βαθμό στην ανεπάρκεια των εφαρμογών και των τεχνολογιών που διατίθενται επί του παρόντος και χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση έργων, με τα spreadheads, τα slides και άλλες λιγότερο εξελιγμένες εφαρμογές να συνεχίζουν να χρησιμοποιούνται ευρέως.

Όπως συμβαίνει με πολλούς τομείς χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, βλέπουμε αυτόν τον χώρο να είναι προετοιμασμένος για μια εξέλιξη χάρη στις προηγμένες τεχνολογίες με δυνατότητα AI. Οι οργανισμοί έχουν την ευκαιρία να αποκομίσουν μια σειρά από οφέλη προετοιμάζοντας τους ανθρώπους και τους διαχειριστές έργων του μέλλοντος και ενσωματώνοντας αυτά τα σύγχρονα εργαλεία στις διαδικασίες διαχείρισης έργων. Λαμβάνοντας υπόψη ότι η επίτευξη της μικρότερης από τις βελτιώσεις στην επιτυχία του έργου έχει ως αποτέλεσμα σημαντική πραγματοποιημένη αξία και όφελος, είναι σαφές ότι η διαταραχή που προκαλείται από την τεχνητή νοημοσύνη έχει σημαντικές προοπτικές.

Μέχρι σήμερα, ο εκσυγχρονισμός της διαχείρισης έργων απουσιάζει σημαντικά και οι έξυπνες δυνατότητες εξακολουθούν να λείπουν σοβαρά – παρόλο που πολλές βασικές τεχνολογίες για τη διαχείριση έργων είτε είναι ήδη διαθέσιμες είτε γίνονται γρήγορα. Ωστόσο, η πρόκληση παραμένει ως προς το πόσο γρήγορα οι τεχνολογίες που ενσωματώνουν την τεχνητή νοημοσύνη μπορούν να εφαρμοστούν αποτελεσματικά στη διαχείριση έργων.

Τι είναι η Τεχνητή Νοημοσύνη στη Διαχείριση Έργων;
Στο πλαίσιο της διαχείρισης έργων, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να θεωρηθεί ως εξελιγμένα εργαλεία ικανά να οργανώνουν, να επιβλέπουν και να ολοκληρώνουν εργασίες και διαδικασίες έργου. Αυτές οι τεχνολογίες είναι ευέλικτες και μπορούν να ενσωματωθούν στις περισσότερες, αν όχι σε όλες, διαδικασίες διαχείρισης έργων για να συμπληρώσουν τις μη αυτόματες δραστηριότητες, βελτιώνοντας τη συνολική απόδοση και αποτελεσματικότητα του έργου.

Η τεχνητή νοημοσύνη στη διαχείριση έργων είναι ουσιαστικά
μια προηγμένη μορφή αυτοματισμού χρησιμοποιείται για την εκτέλεση και την ολοκλήρωση επαναλαμβανόμενων, διοικητικών εργασιών χωρίς ή με ελάχιστη ανθρώπινη συμμετοχή σε ένα κλάσμα του χρόνου. Ωστόσο, μπορεί επίσης να αναλύσει τεράστια σύνολα δεδομένων έργου για να ενδυναμώσει τα ενδιαφερόμενα μέρη ενός έργου στη λήψη πολύ καλύτερων αποφάσεων και να προσφέρει βελτιωμένα αποτελέσματα του έργου αξιοποιώντας γνώσεις που βασίζονται σε δεδομένα.

Το Generative AI και το υποσύνολο των Μεγάλων Γλωσσικών Μοντέλων (LLM) – από τα οποία το ChatGPT είναι το πιο γνωστό – θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν σε τομείς όπως η δημιουργία και ανάλυση έξυπνων και οργανωτικών εγγράφων σχεδιασμού και διαχείρισης έργων (χρονοδιαγράμματα υψηλού επιπέδου, χάρτες, κλπ) και
ενεργοποίηση της χρήσης Virtual Project Assistants (chatbots). 

Τομείς Διαχείρισης Έργων που επηρεάζονται περισσότερο από την τεχνητή νοημοσύνη
Τα προηγμένα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης έχουν τη δυνατότητα να διαδραματίσουν ζωτικό ρόλο στην ενίσχυση πολλών πτυχών της διαχείρισης έργων στο πολύ εγγύς μέλλον, με πολλά εργαλεία ήδη διαθέσιμα στους επαγγελματίες. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η εφαρμογή εργαλείων και τεχνολογιών AI στη διαχείριση έργων
μπορεί να ανακουφίσει το βάρος των επαναλαμβανόμενων και εγκόσμιων εργασιών, ενώ ταυτόχρονα εξορθολογίζονται οι διαδικασίες και ενισχύεται η καλύτερη συνδεσιμότητα της ομάδας και η αυξημένη συνεργασία σε διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες για την επίτευξη της μέγιστης παραγωγικότητας.

Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα περιοχών όπου
Η τεχνητή νοημοσύνη αναμένεται να επηρεάσει τη διαχείριση του έργου, από τα οποία θεωρούμε τα ακόλουθα ως τα πιο σημαντικά:

Εικονικοί Βοηθοί για Έργα
Η εφαρμογή και η χρήση εικονικών βοηθών για έργα θα γίνει κοινή πρακτική στη διαχείριση έργων. Μέσω της ικανότητας αυτών των Virtual Project Assistant να μαθαίνουν από ιστορικά δεδομένα και να κατανοούν το συνολικό πλαίσιο των έργων, θα είναι σε θέση να παρέχουν πολύτιμες απαντήσεις και πληροφορίες για συγκεκριμένα έργα (κείμενο/φωνή).

Υποστήριξη PMO
Η βελτιστοποίηση και ο εξορθολογισμός του PMO είναι ένας άλλος τομέας που θα ωφεληθεί λόγω του μετασχηματισμού της τεχνητής νοημοσύνης και της εφαρμογής πιο έξυπνων εργαλείων. Βελτιώσεις θα παρατηρηθούν στην παρακολούθηση της προόδου του έργου, στην έγκαιρη πρόβλεψη προβλημάτων του έργου, στην αναφορά έργων, στην παρακολούθηση συμμόρφωσης και σε άλλους αυτοματισμούς.

Καλύτερη Προτεραιοποίηση και Επιλογή Έργων
Η ιεράρχηση και η επιλογή των έργων είναι ένας άλλος βασικός τομέας που θα βελτιωθεί σημαντικά. Μέσω της ανίχνευσης προτύπων και της χρήσης των διαθέσιμων δεδομένων του έργου, η τεχνητή νοημοσύνη και η ML μπορούν να κάνουν προβλέψεις πολύ πιο ακριβείς από ό,τι οι άνθρωποι. Ως αποτέλεσμα, έργα που έχουν υψηλότερες πιθανότητες επιτυχίας μπορούν να τεθούν σε προτεραιότητα και να εκτελεστούν, μειώνοντας έτσι τον κίνδυνο για την επιχείρηση. Ουσιαστικά, διασφαλίζοντας ότι επιτυγχάνεται μεγαλύτερη αξία αφαιρώντας ή ελαχιστοποιώντας τις ανθρώπινες προκαταλήψεις στην επιλογή και την ιεράρχηση έργων.

Διευκόλυνση καλύτερου Σχεδιασμού και Αναφοράς Έργων
Με την αυξημένη ικανότητα χρήσης ML και επεξεργασίας φυσικής γλώσσας, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί στο εγγύς μέλλον να αξιοποιηθεί για την επίτευξη βελτιωμένου σχεδιασμού έργου και ορισμού πεδίου μέσω της αυτοματοποίησης της επίπονης ανάλυσης των ιστοριών των χρηστών, και ως αποτέλεσμα να αποκαλύψει γρήγορα τυχόν ασυνέπειες και παρατυπίες. Τα πιθανά προβλήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν και να διορθωθούν γρήγορα, ως αποτέλεσμα, νωρίς στη φάση του σχεδιασμού. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί επίσης να βοηθήσει αποτελεσματικά στην καλύτερη διευκόλυνση του προγραμματισμού και στην προετοιμασία σχεδίων έργων/πόρων. Τέλος, η αυτοματοποιημένη αναφορά (κατάσταση έργου/ολίσθηση, παρακολούθηση παροχών) μπορεί να δημιουργηθεί με δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, για να αντικαταστήσει τις χειρωνακτικές δραστηριότητες έντασης εργασίας επί του παρόντος, οι οποίες δυστυχώς παράγουν συχνά ξεπερασμένες αναφορές.

Δοκιμές λογισμικού και συστημάτων
Ένας από τους τομείς που επηρεάζονται περισσότερο και θα έχει ως αποτέλεσμα ουσιαστικά υλοποιημένα οφέλη μόλις εφαρμοστούν τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης στη διαχείριση έργων, θα είναι η δοκιμή λογισμικού και συστημάτων. Η ευρέως εφαρμοζόμενη αυτοματοποιημένη δοκιμή λογισμικού και συστήματος θα επιτρέψει τον έγκαιρο εντοπισμό ελαττωμάτων και πιθανές λύσεις αυτοδιόρθωσης, με αποτέλεσμα να μειωθούν σημαντικά οι χρονοβόρες δραστηριότητες χειροκίνητων δοκιμών και επανεπεξεργασίας, καταλήγοντας τελικά σε βελτιωμένη συνεχή παράδοση αξίας.

Τελικές Σκέψεις
Η επιτάχυνση της εφαρμογής και της υιοθέτησης της τεχνητής νοημοσύνης στη διαχείριση έργων φαίνεται ότι είναι αναγκαιότητα και όχι επιλογή. Η τεχνητή νοημοσύνη θα διαταράξει αυτή τη λειτουργία και ο τρόπος διαχείρισης των έργων θα φέρει επανάσταση. Πολύ μεγάλο όφελος παραμένει απραγματοποίητο λόγω του χαμηλού ποσοστού επιτυχίας των έργων. Ταυτόχρονα, οι πόροι του έργου υπερκαλύπτονται και η τεχνητή νοημοσύνη έχει τη δυνατότητα να βοηθήσει στην άρση αυτού του φόρτου, δημιουργώντας χώρο για νέα δημιουργικότητα.

Με βάση τα τρέχοντα στοιχεία, η προηγμένη τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να διαδραματίσει βασικό ρόλο για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων και τους ενδιαφερόμενους φορείς στην παροχή αξιόπιστων πληροφοριών με την ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να είναι ένα όφελος για την πλοήγηση στους αναγνωρισμένους περιορισμούς της διαχείρισης έργου (Κόστος, Χρόνος, Πεδίο εφαρμογής, Ποιότητα, Οφέλη και Κίνδυνος) – μέσω αυτοματισμού που βασίζεται σε τεχνητή νοημοσύνη,
πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, εξοικονόμηση κόστους και μείωση κινδύνου, μπορούν να επιτευχθούν υψηλότερα ποσοστά επιτυχίας έργων και να ξεκλειδωθούν άλλα οφέλη και αυξημένη αξία για τους οργανισμούς.

Τα ανώτερα στελέχη θα πρέπει να αναγνωρίσουν ότι η ευρύτερη υιοθέτηση της τεχνητής νοημοσύνης θα μεταμορφώσει τον ρόλο των ηγετών και των διαχειριστών έργων, καθώς η στροφή προς μεγαλύτερη αυτοματοποίηση επιταχύνεται. Η ικανότητα της τεχνητής νοημοσύνης να αφαιρεί το βάρος των εγκόσμιων εργασιών σημαίνει ότι οι ηγέτες έργων θα έχουν ενισχυμένη ικανότητα να επικεντρώνονται στους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού και να συνειδητοποιούν πιο αποτελεσματικά την αξία και τα οφέλη σύμφωνα με αυτούς τους στόχους.

Καθώς η τεχνητή νοημοσύνη εφαρμόζεται και ενσωματώνεται ολοένα και περισσότερο στη λειτουργία διαχείρισης έργων, οι ηγέτες και οι μάνατζερ έργων του μέλλοντος θα πρέπει να επιδεικνύουν υψηλότερα επίπεδα στρατηγικής σκέψης και επιχειρηματικής οξυδέρκειας – και ακόμη πιο ισχυρή κατανόηση των νέων εργαλείων και τεχνολογιών τεχνητής νοημοσύνης.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://www.finextra.com/blogposting/25177/the-state-of-project-management-and-what-the-future-holds-with-artificial-intelligence?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs