Η Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθευτών: Σημασία, Οφέλη και Προκλήσεις

Οι καλές σχέσεις προμηθευτών είναι σημαντικές για κάθε επιχείρηση να είναι επιτυχημένη. Η διαχείριση προμηθευτών στοχεύει στην οργάνωση και ενίσχυση των σχέσεων επιχείρησης-πωλητή. Η αποτελεσματική διαχείριση προμηθευτών επιτρέπει στις επιχειρήσεις να λειτουργούν αποτελεσματικά, αποτρέποντας ταυτόχρονα κραδασμούς από την πλευρά της προσφοράς.

Τι είναι η Διαχείριση Προμηθευτών;

Η διαχείριση προμηθευτών είναι μια δομημένη διαδικασία που ακολουθούν οι επιχειρήσεις για να διαχειριστούν τους προμηθευτές ή τους προμηθευτές τους. Η διαχείριση προμηθευτών εστιάζει στην οικοδόμηση/τη διατήρηση καλών σχέσεων εργασίας με τους προμηθευτές σε μακροπρόθεσμη βάση. ώστε να αποφευχθούν πιθανές διακοπές του εφοδιασμού και να επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι με την καλύτερη δυνατή αξία.

Η διαδικασία διαχείρισης προμηθευτών είναι αρκετά περίπλοκη και περιλαμβάνει την επιλογή κατάλληλων προμηθευτών, τη διαπραγμάτευση βιώσιμων συμβάσεων, τον έλεγχο του κόστους, την ελαχιστοποίηση των κινδύνων και τη διασφάλιση της έγκαιρης παράδοσης αγαθών ή υπηρεσιών.

Σημασία της διαχείρισης προμηθευτών

Η διαχείριση προμηθευτών είναι μια στρατηγική διαδικασία που όταν γίνει σωστά μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να επιτύχουν συγκεκριμένους επιχειρηματικούς στόχους.

Ανοίγει δυνατότητες για ταχύτερη ενσωμάτωση πολλών προμηθευτών που μπορεί να ελαχιστοποιήσει τους πιθανούς κινδύνους και καθυστερήσεις από την πλευρά της προσφοράς. Με μια επιλογή προμηθευτών στη διάθεσή της, η επιχείρηση απολαμβάνει επίσης χαμηλότερο κόστος και ταχύτερη παράδοση για να διατηρήσει τη συνέχεια της επιχείρησης.

Ο εξορθολογισμός της διαδικασίας του προμηθευτή μπορεί να εξασφαλίσει αμοιβαία εμπιστοσύνη και ισχυρότερες σχέσεις. Μπορεί να βοηθήσει στην αύξηση της επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας με έμφαση στη βελτίωση της ικανοποίησης, της κερδοφορίας και της ανάπτυξης των πελατών.

Τι περιλαμβάνει η διαδικασία διαχείρισης προμηθευτών

Αν και η διαδικασία διαχείρισης προμηθευτή μπορεί να είναι απλή ή πολύπλοκη ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, τα βήματα που εμπλέκονται είναι σχεδόν τα ίδια. Απαραίτητες όμως είναι κάποιες προϋποθέσεις:

Προϋποθέσεις

1. Καθορίστε τους επιχειρηματικούς στόχους – Οι επιχειρήσεις μπορούν να συμμετάσχουν σε καλή διαχείριση προμηθευτών όταν οι στόχοι και οι στόχοι της εταιρείας είναι καλά καθορισμένοι. Ο προσδιορισμός των επιχειρηματικών στόχων μπορεί να προσφέρει μια σαφέστερη εικόνα σε σχέση με τη διαχείριση προμηθευτών.

2. Δημιουργία μιας ομάδας διαχείρισης προμηθευτών – Η ύπαρξη ειδικευμένου προσωπικού ως μέρος μιας ειδικής ομάδας μπορεί να κάνει τη διαχείριση προμηθευτών ευκολότερη και πιο γόνιμη. Η επιλογή, η διαπραγμάτευση και η αξιολόγηση προμηθευτών δεν είναι εύκολη υπόθεση. Μια έμπειρη ομάδα μπορεί να λειτουργήσει ως γέφυρα μεταξύ των εσωτερικών της τμημάτων και των προμηθευτών για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης προμηθευτών.

Βήματα στη Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθευτών

Με την αγορά γεμάτη πιθανούς προμηθευτές, μια εταιρεία που ασχολείται με τη διαχείριση προμηθευτών θα ακολουθήσει ορισμένα κοινά βήματα για να εξασφαλίσει την επιλογή των σωστών προμηθευτών. Αυτοί είναι:

1. Επιλογή πωλητών – Η διαδικασία ξεκινά κάνοντας μια επιλογή προμηθευτών που κρίνονται κατάλληλοι για την επιχείρηση. Στη συνέχεια αναζητούνται εισαγωγικά χρησιμοποιώντας εργαλεία ηλεκτρονικής προμήθειας όπως Αιτήσεις για Προσφορά (RFQs) και Αιτήσεις για Προτάσεις (RFPs). Αν και η τιμή θα είναι καθοριστικός παράγοντας, η εταιρεία μπορεί επίσης να μετρήσει τις δυνατότητες ενός πωλητή με βάση την ποιότητα, τη φήμη, την ικανότητα να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις και το ιστορικό.

2. Συμμετέχετε σε διαπραγματεύσεις συμβάσεων – Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει συζητήσεις σχετικά με τους όρους και τις προϋποθέσεις της σύμβασης μεταξύ της εταιρείας και του επιλεγμένου προμηθευτή. Οι όροι μπορεί να σχετίζονται με τον τύπο/την ποσότητα των αγαθών ή/και των υπηρεσιών, τις ημερομηνίες παράδοσης, τους όρους πληρωμής και τις νομικές προϋποθέσεις που καλύπτουν κινδύνους. Η σύμβαση πρέπει να είναι αποδεκτή και αμοιβαία επωφελής και για τα δύο μέρη.

3. Ενσωμάτωση προμηθευτών – Η διαδικασία συλλογής σχετικών πληροφοριών και σχετικών εγγράφων είναι σημαντική για την αναγνώριση των προμηθευτών ως εγκεκριμένων προμηθευτών για την εταιρεία. Τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού, φορολογικά έντυπα, έγκυρες άδειες κλάδου, είναι μερικές από τις κύριες πληροφορίες που συλλέγονται για την πραγματοποίηση πληρωμών σε προμηθευτές και για σκοπούς ελέγχου.

4. Παρακολουθήστε και αξιολογήστε την απόδοση του προμηθευτή – Οι εταιρείες πρέπει να ελέγχουν την απόδοση του προμηθευτή για να δουν εάν πληρούνται τα πρότυπα, η ποιότητα των προϊόντων ή των υπηρεσιών είναι καλή, οι παραδόσεις γίνονται στην ώρα τους και η εξυπηρέτηση είναι ικανοποιητική. Οι αποκλίσεις μπορούν να διορθωθούν με σχέδια δράσης που συζητούνται με τους προμηθευτές για να διασφαλιστούν ομαλότερες επιχειρηματικές συναλλαγές.

5. Παρακολούθηση και διαχείριση κινδύνων – Η διαχείριση κινδύνου περιλαμβάνει την αξιολόγηση και την παρακολούθηση των πωλητών για πιθανούς κινδύνους που μπορεί να επηρεάσουν σκληρά την επιχείρηση. Παραβίαση συμμόρφωσης, απάτη πωλητή, διαρροές δεδομένων, αγωγές, απώλεια πνευματικής ιδιοκτησίας είναι όλοι σοβαροί κίνδυνοι που πρέπει να αντιμετωπιστούν στο πλαίσιο της παρακολούθησης κινδύνων.

6. Έγκαιρες πληρωμές – Η έγκαιρη πραγματοποίηση πληρωμών στους προμηθευτές μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση καλών εργασιακών σχέσεων. Η τήρηση των όρων της σύμβασης για την πληρωμή και η διασφάλιση της εκκαθάρισης των τιμολογίων χωρίς καθυστερήσεις μπορεί να οικοδομήσει εμπιστοσύνη και σιγουριά για τους προμηθευτές ώστε να διατηρήσουν τις συνεχείς υπηρεσίες τους.

Εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Προμηθευτών

Η διαχείριση προμηθευτών είναι μια κρίσιμη διαδικασία για κάθε οργανισμό για τη διασφάλιση της ανάπτυξης και της επιτυχίας. Η εμφάνιση προηγμένων τεχνολογιών έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο γίνονται οι διαδικασίες διαχείρισης προμηθευτών σήμερα.

Τα Συστήματα Διαχείρισης Προμηθευτών (VMS) είναι λογισμικό που βασίζεται στον ιστό ή σε σύννεφο και έχει σχεδιαστεί για να βοηθά στην οργάνωση και διαχείριση πολλαπλών δραστηριοτήτων που σχετίζονται με προμηθευτές από ένα μέρος. Είναι αποτελεσματικά, εύκολα, οικονομικά και εξαιρετικά ωφέλιμα για οργανισμούς με πολλούς προμηθευτές.

Πλεονεκτήματα της διαχείρισης προμηθευτών

Τα διάφορα πλεονεκτήματα από την ύπαρξη διαχείρισης προμηθευτών είναι:

1. Διευκολύνει την καλύτερη επιλογή – Ο οργανισμός επωφελείται από μια ευρύτερη επιλογή προμηθευτών που παρέχουν περισσότερες επιλογές σε ανταγωνιστικές τιμές.

2. Οικονομικά αποδοτικές διαπραγματεύσεις – Η διαχείριση προμηθευτών μπορεί να διασφαλίσει ότι πολλοί προμηθευτές συναγωνίζονται για επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στην εταιρεία να διαπραγματευτεί καλύτερες τιμές και να κερδίσει χαμηλότερες τιμές ή εκπτώσεις.

3. Αποτελεσματική διαχείριση συμβολαίων – Ένα από τα πλεονεκτήματα του συστήματος διαχείρισης προμηθευτών είναι τα κεντρικά δεδομένα. Όλα τα συμβόλαια, οι πληροφορίες προμηθευτών και τα σχετικά έγγραφα είναι προσβάσιμα από ένα μέρος για ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτό διευκολύνει την παρακολούθηση των συμβάσεων και τη λήψη αποφάσεων πιο αποτελεσματικά.

4. Ευκολότερη διαχείριση απόδοσης – Τα συστήματα διαχείρισης προμηθευτών επιτρέπουν μια πανοραμική θέα της συνολικής απόδοσης των πωλητών. Η παρακολούθηση της απόδοσης και η σύγκρισή της με προηγούμενα δεδομένα είναι εύκολη. Τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι προμηθευτές τηρούν τους όρους της σύμβασης και ότι οι επιχειρηματικές ανάγκες ικανοποιούνται αποτελεσματικά.

5. Ισχυρότερες σχέσεις πωλητών – Οι κεντρικές πληροφορίες προμηθευτών στο VMS βοηθούν σε μια απλοποιημένη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Ο εντοπισμός καθυστερήσεων και η άμεση επικοινωνία μειώνει τη διακοπή στην αλυσίδα εφοδιασμού και αποτρέπει επιπλέον κόστος ή απώλειες και για τα δύο μέρη με αποτέλεσμα την εμπιστοσύνη και τις καλύτερες σχέσεις.

6. Καλύτερος μετριασμός του κινδύνου – Το λογισμικό VMS είναι σε θέση να εντοπίζει κινδύνους προμηθευτών που μπορούν να προληφθούν ή να αντιμετωπιστούν έγκαιρα για να αποφευχθεί ο αντίκτυπος στην επιχείρηση. Δεδομένου ότι όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με τον προμηθευτή επαληθεύονται και είναι δυνατή η συνεχής παρακολούθηση, ο μετριασμός του κινδύνου γίνεται ευκολότερος.

Προκλήσεις στη διαχείριση προμηθευτών

Η ακατάλληλη ή η έλλειψη διαδικασιών διαχείρισης προμηθευτών μπορεί να δημιουργήσει πολλές προκλήσεις:

1. Μη συμμόρφωση από τους πωλητές – Ένας οργανισμός χωρίς καθορισμένα πρότυπα για τους προμηθευτές αντιμετωπίζει τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης από τους προμηθευτές του. Η επιλογή του σωστού προμηθευτή και ο καθορισμός προτύπων κατά τις διαπραγματεύσεις για τη σύμβαση είναι σημαντική για την αποφυγή αποκλίσεων.

2. Κίνδυνος κακής φήμης των πωλητών – Όταν εμπλέκονται πολλοί προμηθευτές, η αξιολόγηση της ποιότητας εργασίας των προμηθευτών είναι δύσκολη και η κακή απόδοση από έναν μόνο προμηθευτή μπορεί να επηρεάσει την επιχείρηση. Η διεξαγωγή ενδελεχών ελέγχων ιστορικού και η γνώση των προηγούμενων επιδόσεων είναι ζωτικής σημασίας κατά τη διαδικασία επιλογής στη διαχείριση προμηθευτών.

3. Η ταλαιπωρία της χειροκίνητης αποθήκευσης των δεδομένων προμηθευτή – Οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις μπορεί να δυσκολεύονται να αποθηκεύσουν δεδομένα προμηθευτών καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται και περισσότεροι προμηθευτές είναι ενσωματωμένοι. Η έλλειψη συστήματος διαχείρισης προμηθευτών δημιουργεί περαιτέρω προβλήματα στην ανάκτηση πληροφοριών προμηθευτή όταν είναι απαραίτητο.

4. Καμία ορατότητα για λήψη αποφάσεων – Τα συστήματα διαχείρισης προμηθευτών μπορούν να παρέχουν συνολική ορατότητα μέσω της διαθεσιμότητας κεντρικών δεδομένων για καλή λήψη αποφάσεων. Χωρίς ένα κατάλληλο VMS, αυτό γίνεται πολύπλοκο έργο.

5. Αδυναμία χειρισμού διαφορετικών πληρωμών – Το λογισμικό VMS μπορεί να διατηρεί και να παρακολουθεί τις πληρωμές ακόμα κι αν διαφέρουν οι όροι ή οι μέθοδοι πληρωμής. Οι μη αυτόματες πληρωμές σε πολλούς προμηθευτές ενδέχεται να είναι επαχθείς, περίπλοκες και επιρρεπείς σε σφάλματα, με αποτέλεσμα να μην ικανοποιούνται οι προμηθευτές.

Συμπέρασμα

Οι μεταβαλλόμενοι και γρήγοροι καιροί αναγκάζουν πολλές επιχειρήσεις να βρουν αποτελεσματικές λύσεις για να χειριστούν αποτελεσματικά τις σχέσεις με τους προμηθευτές. Οργανισμοί, μεγάλοι ή μικροί, που ασχολούνται με πολλούς προμηθευτές μπορούν να επωφεληθούν από την εφαρμογή ενός καλού συστήματος διαχείρισης προμηθευτών. Το αποτελεσματικό λογισμικό VMS μπορεί να βοηθήσει να ξεπεραστούν οι προκλήσεις και να προωθηθούν ισχυρότερες σχέσεις προμηθευτών, να προσθέσουν αξία και να βελτιώσουν την επιχειρηματική απόδοση.