Πληρωτέοι λογαριασμοί αυτοματοποίηση, ή αυτοματοποίηση AP, είναι η χρήση τεχνολογίας και λογισμικού για την αυτοματοποίηση των εργασιών και των ροών εργασιών που εμπλέκονται στη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει εργασίες όπως λήψη/επεξεργασία τιμολογίων, εισαγωγή δεδομένων, έγκριση και πληρωμή.
Η αυτοματοποίηση AP στοχεύει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, της ακρίβειας και της ταχύτητας της διαδικασίας πληρωτέων λογαριασμών. Μειώνει επίσης τον φόρτο εργασίας με το χέρι, την πιθανότητα απάτης και το κόστος για τις επιχειρήσεις.
Πώς λειτουργεί ο αυτοματισμός AP;
Λογαριασμοί πληρωτέοι (AP) διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο σε μια επιχείρηση καθώς είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την εξόφληση των ανεξόφλητων οφειλών της εταιρείας προς προμηθευτές και πωλητές. Είναι ένα κρίσιμο συστατικό των χρηματοοικονομικών λειτουργιών μιας επιχείρησης και είναι στενά συνδεδεμένο με τη διαχείριση ταμειακών ροών. Η AP είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση της έγκαιρης εξόφλησης των λογαριασμών και των τιμολογίων και ότι η εταιρεία δεν επιβαρύνεται με κυρώσεις καθυστέρησης πληρωμής ή βλάπτει τη σχέση της με τους προμηθευτές. Αυτό επιτρέπει στην επιχείρηση να διατηρεί μια θετική σχέση με τους προμηθευτές της, να διαχειρίζεται τις ταμειακές ροές, τον προϋπολογισμό και την οικονομική συμμόρφωσή της.
Η χρήση του αυτοματισμού στο AP βοηθά σε κάθε βήμα του διαδικασία AP. Το πρώτο βήμα στον αυτοματισμό AP είναι η παραλαβή και η λήψη τιμολογίων.
Τα τιμολόγια μπορεί να είναι διαφόρων μορφών και να λαμβάνονται με διάφορους τρόπους, όπως email, φαξ ή ταχυδρομείο. ο Τα τιμολόγια πρώτα σαρώνονται και ψηφιοποιούνται, επιτρέποντας την εύκολη αποθήκευση, πρόσβαση και ηλεκτρονική επεξεργασία τους. Μόλις ψηφιοποιηθούν τα τιμολόγια, μπορούν να αντιστοιχιστούν αυτόματα με τις παραγγελίες αγοράς και να δρομολογηθούν για έγκριση μέσω μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασιών.
Το επόμενο βήμα είναι η εισαγωγή και η επικύρωση δεδομένων. Το λογισμικό αυτοματισμού AP συλλαμβάνει σχετικά και καθορισμένα από τον χρήστη δεδομένα από τα τιμολόγια και συμπληρώνει αυτόματα πεδία στο χρηματοοικονομικό σύστημα της εταιρείας, μειώνοντας την ανάγκη για μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων. Αυτό βοηθά επίσης στη διασφάλιση της ακρίβειας των δεδομένων, καθώς το λογισμικό μπορεί να επικυρώσει ότι το τιμολόγιο ταιριάζει με την παραγγελία αγοράς και ότι έχουν συμπληρωθεί όλα τα απαιτούμενα πεδία.
Το τρίτο βήμα του αυτοματισμού AP είναι η διαδικασία έγκρισης. Τα τιμολόγια δρομολογούνται μέσω μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασιών για έγκριση από τα κατάλληλα μέρη. Αυτή η διαδικασία μπορεί να διαμορφωθεί ώστε να περιλαμβάνει διαφορετικά επίπεδα έγκρισης, ανάλογα με την αξία του τιμολογίου ή το τμήμα με το οποίο σχετίζεται. Η αυτοματοποιημένη ροή εργασιών καθιστά εύκολη την παρακολούθηση και την παρακολούθηση της διαδικασίας έγκρισης, διασφαλίζοντας ότι τα τιμολόγια διεκπεραιώνονται έγκαιρα.
Μόλις εγκριθεί ένα τιμολόγιο, είναι έτοιμο για πληρωμή. Το λογισμικό αυτοματισμού AP μπορεί να ενσωματωθεί στο χρηματοοικονομικό σύστημα της εταιρείας για τη δημιουργία παρτίδων πληρωμών και τον προγραμματισμό πληρωμών με βάση τους όρους πληρωμής της εταιρείας. Αυτό μπορεί να εξασφαλίσει την έγκαιρη εξόφληση των τιμολογίων, μειώνοντας τον κίνδυνο καθυστερημένων τελών και τόκων.
Τέλος, η όλη διαδικασία παρακολουθείται και αναφέρεται. Το λογισμικό παρακολουθεί όλα τα τιμολόγια, τις εντολές αγοράς και τις πληρωμές, παρέχοντας προβολή σε πραγματικό χρόνο σε ολόκληρη τη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών. Αυτό επιτρέπει την ευκολότερη παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων, που μπορεί να βοηθήσει στη συμμόρφωση, τον προϋπολογισμό και την πρόβλεψη.
Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες AP; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.
Πλεονεκτήματα του αυτοματισμού AP
Η άνοδος της ψηφιοποίησης έχει αλλάξει δραστικά τον τρόπο αλληλεπίδρασης πελατών και επιχειρήσεων και έχει δημιουργήσει μια νέα πλατφόρμα για την ανταλλαγή ιδεών. Ο αυτοματισμός θεωρείται ως ο μόνος τρόπος για βελτιωμένες υπηρεσίες και αποτελεσματικότητα στις χρηματοοικονομικές διαδικασίες. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις στρέφονται όλο και περισσότερο σε ψηφιακές πλατφόρμες για τη διαχείριση των χρηματοοικονομικών τους περιουσιακών στοιχείων, μια τάση που επιταχύνθηκε κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19. Ως αποτέλεσμα, η ζήτηση για λύσεις ψηφιακών πληρωμών και ταχύτερη επεξεργασία τιμολογίων οδηγεί στην ανάπτυξη της αγοράς αυτοματισμού πληρωτέων λογαριασμών.
Μερικοί συγκεκριμένοι τρόποι με τους οποίους Ο αυτοματισμός AP αυξάνει την απόδοση είναι:
Βελτιώστε την ακρίβεια
Με την ψηφιοποίηση των PO, των τιμολογίων και των αποδείξεων, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξαλείψουν την ανάγκη για μη αυτόματη υποβολή τέτοιων εγγράφων, κάτι που με τη σειρά του μπορεί να μειώσει τους κινδύνους απώλειας και σφαλμάτων και να βελτιώσει την προσβασιμότητα στα δεδομένα.
Αντιστοίχιση τιμολογίων
Το λογισμικό αυτοματισμού AP μπορεί να αντιστοιχίσει αυτόματα τιμολόγια με παραγγελίες και αποδείξεις αγοράς, επιτρέποντας έτσι την καλύτερη διαχείριση της διαδικασίας προμήθειας προς πληρωμή. Η αυτοματοποιημένη διαδικασία αντιστοίχισης μπορεί να διασφαλίσει ότι ένα τιμολόγιο αντιστοιχεί στην αντίστοιχη παραγγελία αγοράς και ότι πληρώνεται μόνο μία φορά. Επιπλέον, το λογισμικό μπορεί να περιλαμβάνει μια επιταγή για να διασφαλίσει ότι ένα τιμολόγιο δεν έχει ήδη πληρωθεί, αποφεύγοντας τις διπλές πληρωμές. Η λειτουργία παρακολούθησης του λογισμικού επιτρέπει στους χρήστες να λαμβάνουν ειδοποιήσεις για διπλότυπα τιμολόγια, κάτι που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να διερευνούν και να αποτρέπουν διπλότυπες ή χαμένες πληρωμές.
Ενοποίηση με τη λογιστική
Η ενσωμάτωση του λογισμικού αυτοματισμού AP με το χρηματοοικονομικό σύστημα μιας εταιρείας μπορεί να επιτρέψει τη δημιουργία παρτίδων πληρωμών και προγραμματισμένων πληρωμών, οι οποίες με τη σειρά τους μπορούν να βοηθήσουν στη διασφάλιση της έγκαιρης πληρωμής των τιμολογίων, μειώνοντας τον κίνδυνο καθυστερημένων τελών και τόκων.
Εξορθολογισμός της έγκρισης
Το λογισμικό αυτοματισμού AP μπορεί να δρομολογήσει αυτόματα τιμολόγια στα κατάλληλα άτομα ή ομάδες για έγκριση. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τον κίνδυνο σφαλμάτων εξαλείφοντας την ανάγκη για μη αυτόματη δρομολόγηση. Με την ενεργοποίηση της ηλεκτρονικής έγκρισης των τιμολογίων, μπορούν να εξαλειφθούν οι φυσικές υπογραφές ή οι σφραγίδες έγκρισης.
Το λογισμικό αυτοματισμού AP μπορεί να περιλαμβάνει ενσωματωμένους κανόνες έγκρισης, όπως όρια πληρωμής, ιεραρχία έγκρισης ή οποιουσδήποτε άλλους προσαρμοσμένους κανόνες. Αυτό μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τα τιμολόγια δρομολογούνται στα σωστά άτομα και ότι η διαδικασία έγκρισης γίνεται σύμφωνα με τις πολιτικές και τα πρότυπα της εταιρείας. Ο αυτοματισμός AP μπορεί επίσης να διαμορφωθεί ώστε να στέλνει email ή άλλες μορφές ψηφιακών ειδοποιήσεων στους εγκρίοντες, υπενθυμίζοντάς τους την εργασία έγκρισης, παρέχοντας πρόσβαση στα στοιχεία τιμολογίου και επιτρέποντάς τους να εγκρίνουν ή να απορρίψουν το τιμολόγιο με ένα μόνο κλικ.
Διαδρομές ελέγχου
Το λογισμικό αυτοματισμού AP μπορεί να παρέχει μια διαδρομή ελέγχου όλων των ενεργειών έγκρισης, συμπεριλαμβανομένου του ποιος ενέκρινε το τιμολόγιο, πότε το έκανε και αν του έγιναν σχόλια. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς παρακολούθησης και αναφοράς.
Υπεύθυνος Συμμόρφωσης
By αυτοματοποίηση της έγκρισης τιμολογίου διαδικασία, οι εταιρείες μπορούν να διασφαλίσουν ότι όλα τα τιμολόγια εγκρίνονται σύμφωνα με τις πολιτικές και τους κανονισμούς της εταιρείας και ότι η διαδικασία συμμορφώνεται με τυχόν κανονιστικές ή νομικές απαιτήσεις.
Απεριόριστες δυνατότητες
Ο αυτοματισμός AP επιτρέπει καλύτερη επεκτασιμότητα και μπορεί να χειριστεί τον φόρτο εργασίας καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται. Με την αυτοματοποίηση των εργασιών, οι ομάδες AP μπορούν να μειώσουν τον αριθμό των ατόμων που κάνουν κοσμικές εργασίες και να απελευθερώσουν ανθρώπινο δυναμικό για στρατηγικές εργασίες που σχετίζονται με την επέκταση.
Επιπλέον, η προβολή σε πραγματικό χρόνο στις επιχειρηματικές λειτουργίες που παρέχει η αυτοματοποίηση AP μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες AP να λαμβάνουν καλύτερα ενημερωμένες αποφάσεις, να εντοπίζουν τομείς προς βελτίωση και να κλιμακώνουν τις ομάδες τους πιο αποτελεσματικά.
Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες AP; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.
Επιπλέον, η αυτοματοποίηση AP προσφέρει μια σειρά από μέτρα ελέγχου που μπορούν να εφαρμοστούν για τη διασφάλιση της ασφάλειας των οικονομικών διαδικασιών και την πρόληψη της απάτης. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι μέσω του καθορισμού ορίων στην έγκριση των τιμολογίων, αυτό μπορεί να οριστεί για συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες εντός του οργανισμού.
Μπορούν επίσης να τεθούν σε εφαρμογή πρόσθετα βήματα, όπως πρόσθετες εγκρίσεις, για περαιτέρω προστασία από δόλιες δραστηριότητες. Η δυνατότητα αναφοράς και ανάλυσης που παρέχεται από τις λύσεις αυτοματισμού AP βοηθούν επίσης στην αύξηση της διαφάνειας και της ορατότητας σε όλη τη διαδικασία, γεγονός που διευκολύνει τον εντοπισμό τυχόν ύποπτων ή ασυνήθιστων δραστηριοτήτων, επιτρέποντας την έγκαιρη λήψη μέτρων. Αυτά τα μέτρα σε συνδυασμό μπορούν να μειώσουν σημαντικά τον κίνδυνο απάτης και να ενισχύσουν τη συνολική ασφάλεια των χρηματοοικονομικών διαδικασιών.
Ο αυτοματισμός AP είναι χρήσιμος τόσο σε περιβάλλον B2B όσο και σε B2C καθώς μπορεί να μειώσει τα έξοδα ενισχύοντας παράλληλα τη χρήση των πόρων. Επιπλέον, η ικανότητα του συστήματος να παρακολουθεί και να τεκμηριώνει όλα τα τιμολόγια, τις εντολές αγορών και τις πληρωμές επιτρέπει την οικονομική προβολή σε πραγματικό χρόνο, η οποία μπορεί να είναι υψίστης σημασίας για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης και τον αποτελεσματικό σχεδιασμό προϋπολογισμών και προβλέψεων.
Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η αγορά αυτοματισμών AP αναμένεται να αυξηθεί σημαντικά τα επόμενα χρόνια. Σύμφωνα με έρευνα της Data Bridge Market Research, η αγορά αυτοματισμού πληρωτέων λογαριασμών προβλέπεται να φτάσει σε αξία 5,809.38 εκατομμυρίων USD έως το 2029, με σύνθετο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης 10.8% μεταξύ 2022 και 2029.
Ρυθμίστε ροές εργασίας AP χωρίς επαφή και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.
Το λογισμικό αυτοματισμού AP βελτιώνει τις σχέσεις με τους προμηθευτές;
Η αποτελεσματική οικονομική διαχείριση είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική λειτουργία κάθε επιχείρησης. Η αυτοματοποίηση AP παρέχει τα μέσα για την έγκαιρη και ακριβή επεξεργασία των τιμολογίων, γεγονός που με τη σειρά του βοηθά στην ενίσχυση των σχέσεων με τους προμηθευτές διασφαλίζοντας έγκαιρες πληρωμές. Με την ενσωμάτωση στο χρηματοοικονομικό σύστημα μιας εταιρείας, η αυτοματοποίηση AP μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα παρτίδες πληρωμών και να προγραμματίσει πληρωμές με βάση τους όρους πληρωμής της εταιρείας, γεγονός που μπορεί να επιτρέψει τη συμμόρφωση με τους συμφωνημένους όρους.
γέφυρα Λογισμικό αυτοματισμού AP περιλαμβάνει ενσωματωμένα εργαλεία επικοινωνίας, όπως email ή άλλες μορφές ψηφιακών ειδοποιήσεων (έξυπνα μηνύματα κ.λπ.), που μπορούν να κρατούν ενήμερους τους προμηθευτές για την κατάσταση των τιμολογίων και των πληρωμών τους. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση της επικοινωνίας και στη μείωση των παρεξηγήσεων και των διαφωνιών, που μπορούν να δημιουργήσουν εμπιστοσύνη μεταξύ της επιχείρησης και των προμηθευτών της.
Η αυτόματη αντιστοίχιση των τιμολογίων με τις παραγγελίες και τις αποδείξεις αγοράς μπορεί να αποτρέψει την υπερπληρωμή ή την ανεπαρκή πληρωμή στους προμηθευτές και, ως εκ τούτου, να αποτρέψει διαφορές και κακή επικοινωνία που μπορεί να απαιτήσει χρόνο και προσπάθεια για να διευθετηθούν.
Πόσα χρήματα μπορεί να εξοικονομήσει μια επιχείρηση με την αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών;
Η αυτοματοποίηση AP μπορεί να αποφέρει εξοικονόμηση κόστους στις επιχειρήσεις μειώνοντας το κόστος εργασίας και τις καθυστερημένες αμοιβές. Ενώ τα κόστη που σχετίζονται με τις παραδοσιακές πληρωμές που βασίζονται σε χαρτί, όπως το απόθεμα επιταγών, οι φάκελοι και τα ταχυδρομικά τέλη είναι εύκολα αναγνωρίσιμα, υπάρχουν επίσης κόστη που σχετίζονται με τον χρόνο που αφιερώνεται σε μη αυτόματες εργασίες που σχετίζονται με την επεξεργασία πληρωμών. Για παράδειγμα, ακόμη και ένα έγγραφο που σαρώνεται από έναν μισθωτό υπάλληλο που κερδίζει 40,000 $ ετησίως μπορεί να πάρει 5 λεπτά από τον χρόνο του και να έχει ως αποτέλεσμα ένα εκτιμώμενο κόστος ανά έγγραφο άνω των 2 $. Αυτά τα κόστη, όταν αθροίζονται, μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τη συνολική σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας της διαδικασίας AP. Επιπλέον, με χειροκίνητα συστήματα AP, τα μέλη της ομάδας συχνά ξοδεύουν ώρες σε εργασίες όπως η αναζήτηση χαμένων ή άστοχων τιμολογίων και η απάντηση σε κλήσεις διερεύνησης.
Σύμφωνα με ένα Έκθεση 2018 από την Goldman Sachs, οι B2B στη Βόρεια Αμερική ξοδεύουν 187 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως για την επεξεργασία AP – και αυτή η εκτίμηση καλύπτει μόνο το άμεσο κόστος επεξεργασίας και εργασίας. Στην πραγματικότητα, η εργασία αντιπροσωπεύει πάνω από το 90% του άμεσου κόστους. Το κόστος της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας AP, σύμφωνα με την ίδια έκθεση, είναι μόνο το 33% του μη αυτόματου κόστους. Αυτό αντιστοιχεί σε ετήσια δαπάνη μόλις 62 δισεκατομμυρίων δολαρίων, μια τεράστια εξοικονόμηση για το τμήμα AP.
Εκτός από το κόστος που σχετίζεται με την εργασία, οι μακροχρόνιοι κύκλοι επεξεργασίας θα μπορούσαν ενδεχομένως να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις πληρωμών και καθυστερημένες αμοιβές. Η έρευνα δείχνει ότι οι κακές πρακτικές πληρωμής μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά τις σχέσεις με τους προμηθευτές, καθώς πολλές επιχειρήσεις διαπιστώθηκε ότι πληρώνουν σημαντικό μέρος των τιμολογίων καθυστερημένα. Για παράδειγμα, μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες αναφερθεί ότι τους χρωστούσαν κατά μέσο όρο 304,066 $ από πελάτες που πληρώνουν καθυστερημένα. Επιπλέον, ένα εντυπωσιακό 81% αυτών των επιχειρήσεων ανέφερε ότι η σοβαρότητα αυτών των καθυστερημένων πληρωμών έχει αυξηθεί από το 2021. Αυτές οι καθυστερήσεις πληρωμών ασκούν επίσης σημαντική πίεση στις επιχειρήσεις, με τις επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους στις ΗΠΑ να δαπανούν κατά μέσο όρο 14 ώρες την εβδομάδα λόγω καθυστέρησης τιμολόγια.
Οι καθυστερήσεις επηρεάζουν τελικά τις ταμειακές ροές, αναγκάζοντας τις επιχειρήσεις να βασίζονται στα δικά τους αποθεματικά ή να λαμβάνουν δάνεια για να συνεχίσουν να λειτουργούν. Και οι δύο αυτές επιλογές συνοδεύονται από τον κίνδυνο μακροπρόθεσμης χρηματοπιστωτικής αστάθειας. Όλα αυτά μπορούν να αποφευχθούν με την αυτοματοποιημένη επεξεργασία AP.
Η αυτοματοποίηση AP μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση των σχέσεων με τους προμηθευτές παρέχοντας πιο αποτελεσματική παρακολούθηση και πληρωμή των τιμολογίων, οδηγώντας σε βελτιωμένη «έγκαιρη» εγγραφή με τους προμηθευτές. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία ισχυρότερων σχέσεων μαζί τους, κάτι που μπορεί να βοηθήσει στην ενοποίηση των προμηθευτών σε μικρότερο αριθμό στρατηγικών προμηθευτών, κάτι που έχει αποδειχθεί ότι έχει δημοσιονομικά οφέλη.
Σύμφωνα με έρευνα που διεξήγαγε η McKinsey από περισσότερες από 100 μεγάλες εταιρείες σε διάφορους κλάδους, εκείνες που συνεργάζονται στενά με στρατηγικούς προμηθευτές παρουσιάζουν υψηλότερη ανάπτυξη, μεγαλύτερη κερδοφορία, και χαμηλότερο λειτουργικό κόστος σε σύγκριση με τους ανταγωνιστές τους. Με την προώθηση μακροχρόνιων συνεργασιών μέσω στενής συνεργασίας, οι εταιρείες μπορούν επίσης να εδραιώσουν τη βάση των προμηθευτών τους και να πραγματοποιήσουν εξοικονόμηση κόστους μέσω δαπανών μόχλευσης και οικονομιών κλίμακας.
Τέλος, η αυτοματοποίηση AP προσφέρει περισσότερες επιλογές πληρωμής πέρα από τις παραδοσιακές χάρτινες επιταγές, όπως η ACH και η εικονική κάρτα, που θεωρούνται πιο ασφαλείς και οικονομικά επωφελείς για την επιχείρηση, καλύπτοντας παράλληλα τις προτιμήσεις των προμηθευτών, οι οποίες θα συμβάλουν σε φορολογικά οφέλη.
Πόσο κοστίζει συνήθως το λογισμικό AP;
Το κόστος του Λογισμικό AP μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον προμηθευτή, τις δυνατότητες που περιλαμβάνονται στο λογισμικό και το μέγεθος της επιχείρησης. Ορισμένοι πάροχοι λογισμικού AP προσφέρουν τιμολόγηση με βάση τη συνδρομή, χρεώνοντας μηνιαία ή ετήσια χρέωση, ενώ άλλοι μπορεί να έχουν ένα εφάπαξ κόστος αγοράς. Ορισμένοι πάροχοι προσφέρουν επίσης κλιμακωτές επιλογές τιμολόγησης με βάση το μέγεθος της επιχείρησης ή τον αριθμό των χρηστών.
Το ποσό που πρέπει να επενδύσετε για την αγορά λογισμικού αυτοματισμού AP συνδέεται συχνά με τον αριθμό των τιμολογίων που υποβάλλονται σε επεξεργασία ανά μήνα. Οι λύσεις λογισμικού που περιλαμβάνουν ολόκληρη τη γκάμα του αυτοματισμού AP, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας τιμολογίων, της αυτόματης αντιστοίχισης, των ροών εργασιών έγκρισης και της αρχειοθέτησης απαιτούν εκτεταμένα λειτουργικά συστήματα, όπως π.χ. OCR, αμφίδρομη ενοποίηση, επιχειρηματική ευφυΐα, ροή εργασιών, διαδρομή ελέγχου και αποθήκευση).
Η απλούστερη περίπτωση αυτοματισμού AP είναι η προσέγγιση σάρωσης και αρχειοθέτησης, η οποία όπως υποδηλώνει το όνομα απλώς μετατρέπει όλα τα έγγραφα σε ψηφιακή μορφή για αρχειακούς σκοπούς. Αν και βοηθά με την αρχειοθέτηση και την ανάκτηση, βελτιώνει ελάχιστα τον αυτοματισμό και μπορεί ακόμη και να προσθέσει επιπλέον βήματα στη διαδικασία. Αυτή η μέθοδος μπορεί να εφαρμοστεί για μερικές εκατοντάδες δολάρια σε μικρή κλίμακα, αλλά ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να κοστίσει μεταξύ 10,000 και 100,000 $.
Ένα υψηλότερο μοντέλο αυτοματισμού AP θα περιλαμβάνει την επεξεργασία τιμολογίων στο front-end, αυτόματη αντιστοίχιση, ροές εργασιών έγκρισης και αρχειοθέτηση. Τα συστήματα που απαιτούνται για αυτήν την προσέγγιση είναι πολύπλοκα και είναι χρήσιμα για επιχειρήσεις που επεξεργάζονται 10,000 ή περισσότερες συναλλαγές τιμολογίων κάθε μήνα. Το κόστος αυτού του μοντέλου μπορεί να κυμαίνεται από 100,000 $ έως 500,000 $, με πρόσθετες χρεώσεις άδειας χρήσης λογισμικού και κόστος υποστήριξης προσωπικού.
Ο αυτοματισμός AP που βασίζεται σε νέφος είναι παρόμοιος με το παραπάνω μοντέλο, αλλά απαιτεί λιγότερες επενδύσεις υποδομής, επειδή η αποθήκευση βρίσκεται σε σύννεφο, γεγονός που εξαλείφει την ανάγκη για υλικό αποθήκευσης. Τα τέλη υλοποίησης βασίζονται συνήθως στον αριθμό των τιμολογίων που υποβάλλονται σε επεξεργασία ανά μήνα, γεγονός που το καθιστά ευνοϊκή επιλογή για ορισμένες επιχειρήσεις. Για επιχειρήσεις που επεξεργάζονται περισσότερες από 10,000 συναλλαγές τιμολογίων ανά μήνα, τα τέλη υλοποίησης μπορεί να κυμαίνονται από 20,000 $ έως 35,000 $ και το κόστος συναλλαγής μπορεί να κυμαίνεται από 0.65 $ έως 0.95 $ ανά τιμολόγιο.
Ο πιο προηγμένος αυτοματισμός AP περιλαμβάνει λειτουργίες όπως ηλεκτρονικές πληρωμές όπως ACH, EFT, τραπεζικό έμβασμα και εικονικές κάρτες. Αυτοί οι τύποι λύσεων χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο σε λειτουργίες B2B και παρέχουν μια πιο ασφαλή μέθοδο πληρωμής.
Πολλοί πάροχοι προσφέρουν επίσης προσαρμοσμένη τιμολόγηση, ανάλογα με τις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησης. Είναι σημαντικό να αξιολογήσετε τα χαρακτηριστικά που χρειάζονται για την επιχείρησή σας και στη συνέχεια να επιλέξετε έναν πάροχο ανάλογα.
Λειτουργεί ο αυτοματισμός AP με άλλα λογιστικά συστήματα;
Τα συστήματα αυτοματισμού AP μπορούν να λειτουργήσουν με άλλα λογιστικά συστήματα. Πολλά συστήματα έχουν διάφορες επιλογές ενοποίησης, όπως API ή ενδιάμεσο λογισμικό, για να παρέχουν απρόσκοπτη μεταφορά δεδομένων μεταξύ των διαφορετικών συστημάτων. Με αυτόν τον τρόπο, το λογισμικό αυτοματισμού AP μπορεί να ανακτήσει δεδομένα όπως τιμολόγια και παραγγελίες αγοράς από άλλα λογιστικά συστήματα, να τα επεξεργαστεί και στη συνέχεια να ενημερώσει τις πληροφορίες στην εξωτερική λογιστική πλατφόρμα. Με την ενσωμάτωση, οι επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από τις δυνατότητες και τις δυνατότητες αυτοματισμού του λογισμικού αυτοματισμού AP, ενώ εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το λογιστικό λογισμικό με το οποίο αισθάνονται άνετα.
Η πλατφόρμα των Nanonets, για παράδειγμα, μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα λογιστικά συστήματα, όπως το QuickBooks και το Sage, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να επωφεληθούν από τις δυνατότητες αυτοματοποίησης και αναφοράς της πλατφόρμας, ενώ παράλληλα χρησιμοποιούν το λογιστικό λογισμικό που αισθάνονται άνετα.
Πάρε μακριά
Η αυτοματοποίηση του Λογαριασμοί πληρωτέοι Οι λειτουργίες εξορθολογίζουν τη διαδικασία χειρισμού τιμολογίων, πληρωμών και άλλων χρηματοοικονομικών συναλλαγών, επιτρέποντας έτσι στις επιχειρήσεις να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητά τους, να μειώσουν το κόστος και να αυξήσουν την ακρίβεια.
Λογισμικό αυτοματισμού AP όπως το Nanonets τρέχει σε AI και επιτρέπει τη δημιουργία ροών εργασιών AP που μπορούν να συλλέγουν αυτόματα αρχεία και έγγραφα από διάφορες πηγές, όπως email, σαρωμένα έγγραφα, ψηφιακά αρχεία/εικόνες, αποθήκευση cloud και συστήματα ERP.
Εκτός από την έξυπνη λήψη, τα καλά εργαλεία αυτοματισμού AP μπορούν επίσης να αντιστοιχίσουν και να συμβιβάσουν τα έξοδα, να διαχειριστούν όλες τις ροές εργασιών δαπανών, από τη δημιουργία αναφορών δαπανών έως τη λήψη εγκρίσεων διαχειριστή και να ενσωματώσουν απρόσκοπτα τη μηνιαία διαδικασία κλεισίματος λογιστικής με οποιοδήποτε ERP, λογιστικό λογισμικό ή επιχειρηματικό εργαλείο επιθυμείτε.
Το λογισμικό αυτοματισμού AP όπως το Nanonets μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες AP στη σημαντική μείωση του κόστους κατά 80% για τις επιχειρήσεις, αυξάνοντας σημαντικά την ταχύτητα επεξεργασία τιμολογίων κατά 10 φορές και βελτιστοποιώντας τις ημέρες AP, εξαλείφοντας τις ανακρίβειες που προκαλούνται από μη αυτόματους ελέγχους και επαληθεύσεις, εντοπίζοντας και έξυπνα χειρίζεστε τις εξαιρέσεις και δρομολογώντας τις στο κατάλληλο άτομο και εντοπίζοντας και εξαλείφοντας απάτες, κλοπές, διπλές πληρωμές και άλλες αναποτελεσματικότητα.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
- πηγή: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/
- 000
- 10
- 100
- 2021
- 2022
- a
- Σχετικα
- πάνω από
- επιτάχυνση
- πρόσβαση
- πρόσβαση
- προσιτότητα
- Σύμφωνα με
- αναλόγως
- Λογαριασμός
- Λογιστήριο
- Λογαριασμοί
- πληρωτέοι λογαριασμοί
- αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών
- ακρίβεια
- με ακρίβεια
- αχ
- απέναντι
- Ενέργειες
- ενεργειών
- δραστηριοτήτων
- δραστηριότητα
- προστιθέμενη
- Επιπλέον
- Πρόσθετος
- Επιπλέον
- προηγμένες
- Πλεονέκτημα
- που παρέχεται
- κατά
- AI
- Ενισχύσεις
- στόχοι
- Όλα
- Επιτρέποντας
- επιτρέπει
- ήδη
- Αμερική
- ποσό
- Ποσά
- analytics
- και
- ετήσιος
- Ετησίως
- αυτοματισμός εφαρμογών
- api
- πλησιάζω
- κατάλληλος
- έγκριση
- εγκρίνω
- εγκεκριμένη
- περιοχές
- Παράταξη
- Ενεργητικό
- βοηθήσει
- συσχετισμένη
- έλεγχος
- αυτοματοποίηση
- Αυτοματοποιημένη
- αυτομάτως
- αυτοματοποίηση
- Αυτοματοποίηση
- μέσος
- αποφεύγεται
- αποφεύγοντας
- B2B
- B2C
- βάση
- βασίζονται
- επειδή
- είναι
- ευεργετική
- οφέλη
- Καλύτερα
- μεταξύ
- Πέρα
- Γραμμάτια
- βιβλίο
- ΓΕΦΥΡΑ
- φέρω
- προϋπολογισμού
- Προϋπολογισμών
- χτίζω
- χτίζω εμπιστοσύνη
- ενσωματωμένο
- επιχείρηση
- επιχειρηματικής ευφυΐας
- επιχειρήσεις
- κλήσεις
- δυνατότητες
- Χωρητικότητα
- πιάνω
- συλλαμβάνει
- κάρτα
- Κάρτες
- περίπτωση
- Μετρητά
- ταμειακή ροή
- προκαλούνται
- φορτία
- φόρτισης
- έλεγχος
- έλεγχοι
- Επιλέξτε
- Κλεισιμο
- στενά
- Backup
- αποθήκευσης σύννεφο
- συνεργάζομαι
- συνεργασία
- συνδυασμός
- Ελάτε
- άνετος
- ερχομός
- σχόλια
- Επικοινωνία
- Εταιρείες
- εταίρα
- σύγκριση
- συγκρότημα
- Συμμόρφωση
- υποχωρητικός
- συστατικό
- Χημική ένωση
- θεωρούνται
- παγιώνω
- περιεχόμενο
- πλαίσια
- συμβάλλει
- έλεγχος
- Αντίστοιχος
- αντιστοιχεί
- Κόστος
- εξοικονόμηση κόστους
- Δικαστικά έξοδα
- θα μπορούσε να
- Covid-19
- Πανδημία COVID-19
- δημιουργήθηκε
- δημιουργία
- δημιουργία
- κρίσιμης
- κρίσιμος
- έθιμο
- Πελάτες
- προσαρμοσμένη
- κύκλους
- επιβλαβής
- ημερομηνία
- εισαγωγή δεδομένων
- Ημ.
- αποφάσεις
- Ζήτηση
- Τμήμα
- Σε συνάρτηση
- επιθυμητή
- καθέκαστα
- DID
- διαφορετικές
- ψηφιακό
- Digitalηφιακή Πληρωμή
- ψηφιοποίηση
- ψηφιοποιηθεί
- ψηφιοποίηση
- κατευθύνει
- διαφορών
- έγγραφο
- διαχείρηση αρχείων
- έγγραφα
- πράξη
- δολάρια
- διπλασιαστεί
- δραστικά
- οδήγηση
- κατά την διάρκεια
- Κερδίστε
- ευκολότερη
- εύκολα
- οικονομίες
- Οικονομίες κλίμακας
- αποτελεσματικά
- αποδοτικότητα
- αποτελεσματικός
- προσπάθεια
- Ηλεκτρονικός
- ηλεκτρονικά
- την εξάλειψη
- εξαλειφθεί
- εξαλείφει
- εξάλειψη
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- ενσωματωμένο
- ενεργοποιήσετε
- δίνει τη δυνατότητα
- ενεργοποίηση
- από άκρη σε άκρη
- ενίσχυση
- εξασφαλίζω
- εξασφαλίζοντας
- Ολόκληρος
- καταχώριση
- ERP
- λάθη
- εκτίμηση
- αναμενόμενη
- κ.λπ.
- αξιολογήσει
- Even
- Κάθε
- παράδειγμα
- ανταλλαγή
- έκθεμα
- επεκτείνεται
- επέκταση
- αναμένεται
- έξοδα
- εκτενής
- εξωτερικός
- επιπλέον
- γρηγορότερα
- φαξ
- Χαρακτηριστικό
- Χαρακτηριστικά
- αμοιβή
- Τελη Εγγραφης
- λίγοι
- Πεδία
- Αρχεία
- Κατάθεση
- γεμάτο
- οικονομικός
- χρηματοοικονομικό σύστημα
- οικονομικά
- Όνομα
- Δημοσιονομικός
- ροή
- μορφή
- μορφές
- Προώθηση
- προώθηση
- Βρέθηκαν
- απάτη
- απατηλός
- δόλια δραστηριότητα
- Δωρεάν
- από
- λειτουργία
- περαιτέρω
- Επί πλέον
- παράγουν
- γενεά
- χρυσός
- καλός
- σε μεγάλο βαθμό
- Ομάδα
- Ανάπτυξη
- λαβή
- Χειρισμός
- υλικού
- που έχει
- βοήθεια
- βοηθά
- ιεραρχία
- υψηλότερο
- ΩΡΕΣ
- Πως
- HTTPS
- ανθρώπινος
- Ανθρώπινο Δυναμικό
- ιδεών
- προσδιορίσει
- προσδιορισμό
- εικόνα
- Επίπτωση
- εφαρμογή
- εκτέλεση
- εφαρμοστεί
- σπουδαιότητα
- σημαντικό
- βελτίωση
- βελτιωθεί
- βελτίωση
- in
- περιλαμβάνουν
- περιλαμβάνονται
- περιλαμβάνει
- Συμπεριλαμβανομένου
- Αυξάνουν
- αυξημένη
- Αυξήσεις
- αύξηση
- όλο και περισσότερο
- υποδηλώνει
- ατομικές
- άτομα
- βιομηχανίες
- πληροφορίες
- ενημερώνεται
- Υποδομή
- αστάθεια
- ενσωματώσει
- ενσωματωθεί
- Ενσωμάτωση
- ολοκλήρωση
- Νοημοσύνη
- αλληλεπιδρούν
- τόκος
- Επενδύστε
- διερευνήσει
- Επενδύσεις
- επεξεργασία τιμολογίων
- συμμετέχουν
- IT
- Διατήρηση
- εργασία
- large
- Αργά
- οδηγήσει
- που οδηγεί
- Νομικά
- επίπεδα
- Άδεια
- όρια
- λίγο
- ζω
- Δάνεια
- μακροπρόθεσμος
- off
- που
- διατηρήσουν
- κάνω
- ΚΑΝΕΙ
- Κατασκευή
- διαχείριση
- διαχείριση
- διευθυντής
- διαχείριση
- τρόπος
- Ταχύτητες
- πολοί
- αγορά
- Ταίριασμα
- συμφωνημένα
- ταιριάζουν
- McKinsey
- μέσα
- μέτρα
- Μέλη
- μηνυμάτων
- μέθοδος
- εκατομμύριο
- Λεπτ.
- άστοχες
- μοντέλο
- Παρακολούθηση
- παρακολούθηση
- Μηνας
- μηνιαίος
- περισσότερο
- πιο αποτελεσματικό
- πλέον
- όνομα
- Ανάγκη
- ανάγκες
- αρνητικά
- Νέα
- Νέα πλατφόρμα
- επόμενη
- Βόρειος
- Βόρεια Αμερική
- κοινοποιήσεις
- αριθμός
- την απόκτηση
- προσφορά
- προσφορές
- ONE
- λειτουργούν
- λειτουργίας
- επιχειρήσεων
- λειτουργίες
- βελτιστοποίηση
- Επιλογή
- Επιλογές
- τάξη
- παραγγελιών
- επιχειρήσεις
- ΑΛΛΑ
- Άλλα
- εκκρεμή
- φόρμες
- δική
- καταβλήθηκε
- πανδημία
- Χαρτί
- με βάση το χαρτί
- κυρίαρχος
- μέρη
- συνεργασίες
- Πληρωμή
- πληρώνουν
- πληρωμή
- πληρωμές
- People
- Προσωπικό
- φυσικός
- Μέρος
- σχεδιασμό
- πλατφόρμες
- Πλατφόρμες
- Πλάτων
- Πληροφορία δεδομένων Plato
- Πλάτωνα δεδομένα
- Πολιτικές
- φτωχός
- PoS
- θετικός
- ταχυδρομικός
- ενδεχομένως
- πρακτικές
- προτιμήσεις
- πρόληψη
- τιμολόγηση
- διαδικασια μας
- Επεξεργασμένο
- Διεργασίες
- μεταποίηση
- προβλέπεται
- παρέχουν
- παρέχεται
- προμηθευτής
- Παρόχους υπηρεσιών
- παρέχει
- χορήγηση
- αγορά
- εντολή αγοράς
- αγορά
- σκοποί
- βάζω
- Γρήγορα βιβλία
- σειρά
- Τιμή
- φθάσουν
- έτοιμος
- σε πραγματικό χρόνο
- συνειδητοποιήσουν
- ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
- λαμβάνω
- έλαβε
- ρεκόρ
- μείωση
- μειώνει
- μείωση
- κανονισμοί
- ρυθμιστές
- σχετίζεται με
- σχέση
- Σχέσεις
- αναφέρουν
- αναφέρθηκαν
- Αναφορά
- Εκθέσεις
- απαιτούν
- απαιτείται
- απαιτήσεις
- Απαιτεί
- έρευνα
- αποθεματικών
- Υποστηρικτικό υλικό
- υπεύθυνος
- αποτέλεσμα
- Αύξηση
- Κίνδυνος
- κινδύνους
- αντιπάλων
- Ρόλος
- Διαδρομή
- κανόνες
- τρέξιμο
- ίδιο
- Αποθήκευση
- Οικονομίες
- Απεριόριστες δυνατότητες
- Κλίμακα
- πρόγραμμα
- προγραμματιστεί
- αδιάλειπτη
- άψογα
- αναζήτηση
- δευτερόλεπτα
- προστατευμένο περιβάλλον
- ασφάλεια
- Υπηρεσίες
- σειρά
- τον καθορισμό
- παρουσιάζεται
- Υπογραφές
- σημαντικός
- σημαντικά
- παρόμοιες
- απλά
- αφού
- ενιαίας
- Μέγεθος
- small
- μικρότερος
- έξυπνος
- λογισμικό
- Λύσεις
- μερικοί
- Πηγές
- συγκεκριμένες
- ταχύτητα
- δαπανήσει
- Δαπάνες
- πέρασε
- πρότυπα
- Μελών
- Κατάσταση
- Βήμα
- Βήματα
- Ακόμη
- στοκ
- χώρος στο δίσκο
- αποθηκεύονται
- Στρατηγική
- Ενισχύω
- ισχυρότερη
- τέτοιος
- Προτείνει
- προμηθευτές
- υποστήριξη
- Έρευνες
- ύποπτος
- σύστημα
- συστήματα
- Πάρτε
- Έργο
- εργασίες
- ομάδες
- Τεχνολογία
- όροι
- Η
- οι πληροφορίες
- κλοπή
- τους
- εκ τούτου
- Τρίτος
- Μέσω
- παντού
- Δεμένος
- ώρα
- φορές
- προς την
- εργαλείο
- εργαλεία
- άψογη
- προς
- τροχιά
- Παρακολούθηση
- παραδοσιακός
- συναλλακτική
- Συναλλαγές
- μεταφορά
- Διαφάνεια
- τάση
- Εμπιστευθείτε
- ΣΤΡΟΦΗ
- Στροφή
- τύποι
- συνήθως
- τελικά
- Ενωμένος
- United States
- Ενημέρωση
- us
- δαπάνες των ΗΠΑ
- USD
- χρήση
- Χρήστες
- ΕΠΙΚΥΡΩΝΩ
- επικύρωση
- αξία
- ποικιλία
- διάφορα
- πάροχος υπηρεσιών
- πωλητές
- Πραγματικός
- εικονικές κάρτες
- ορατότητα
- τρόπους
- εβδομάδα
- Τι
- Τι είναι
- Ποιό
- ενώ
- Ο ΟΠΟΊΟΣ
- ολόκληρο
- Σύρμα
- εντός
- χωρίς
- Εργασία
- ροές εργασίας
- θα
- έτος
- χρόνια
- Σας
- YouTube
- zephyrnet