Τι είναι η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών;

Οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις πρέπει να διατηρήσουν σχέσεις με πολλούς προμηθευτές και πωλητές. Οι προμηθευτές με διαφορετικά πρότυπα/διαδικασίες τιμολόγησης τείνουν να κάνουν διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών αρκετά δυσκίνητη. Η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να βοηθήσει στην εξομάλυνση της διαδικασίας AP, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι πληρωμές προς τους προμηθευτές εκκαθαρίζονται αποτελεσματικά.

Σχετικά με τους πληρωτέους λογαριασμούς

Λογαριασμοί πληρωτέοι αναφέρεται στο βραχυπρόθεσμο υποχρεώσεις που προκύπτουν από μια εταιρεία μέσω της αγοράς αγαθών ή υπηρεσιών από προμηθευτές/πωλητές με πίστωση. ο διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών είναι ζωτικής σημασίας για μια εταιρεία, καθώς παρακολουθεί εισερχόμενους λογαριασμούς ή τιμολόγια που πρέπει να εκκαθαρίζονται τακτικά.

Οι οργανισμοί που επιθυμούν να μειώσουν την επιβάρυνση των διαδικασιών AP και να διατηρήσουν μια ομαλή ροή εργασιών θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες ενός Λογαριασμοί πληρωτέοι εξωτερική ανάθεση εταιρείας.

Τι είναι η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών

Η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών είναι η διαδικασία πρόσληψης ενός εξειδικευμένου παρόχου υπηρεσιών που μπορεί να αναλάβει πολλαπλές λειτουργίες AP που οι επιχειρήσεις δυσκολεύονται να χειριστούν εσωτερικά.

Οι εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών είναι εξοπλισμένες με τις απαραίτητες δεξιότητες, εργαλεία και τεχνολογία για να ενσωματωθούν με τις υπάρχουσες διαδικασίες AP ενός οργανισμού.

Οι οργανισμοί που ασχολούνται με ευαίσθητα οικονομικά δεδομένα ενδέχεται να διστάζουν να χρησιμοποιήσουν έναν τρίτο προμηθευτή για τις διαδικασίες AP τους. Ως εκ τούτου, μπορεί να θελήσουν να εξετάσουν το ενδεχόμενο AP Automation.

---

Θέλετε να δημιουργήσετε το δικό σας έθιμο Αυτοματοποιημένη ροή εργασιών επεξεργασίας τιμολογίων; Προχωρήστε προς Νανοδίκτυα και ξεκινήστε δωρεάν! Αυτοματοποιήστε τις πληρωμές τιμολογίων με AI.

---

AP Outsourcing εναντίον AP Automation

Το AP Outsourcing περιλαμβάνει την παράδοση διαδικασιών πληρωτέων λογαριασμών σε τρίτο πάροχο επιχειρήσεων. Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες πληρωτέων λογαριασμών μιας εξωτερικής οντότητας για την εκτέλεση των επιχειρηματικών σας συναλλαγών. Αυτοματισμός AP, συγκριτικά, είναι η υιοθέτηση/ένταξη ενός Λογισμικό AP για την εξαγωγή, την επικύρωση και την έγκριση διαδικασιών πληρωτέων λογαριασμών.

Η εξωτερική ανάθεση των πληρωτέων διαδικασιών των λογαριασμών σας μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό των πληρωμών και στην εξοικονόμηση εργασίας, χρόνου και σφαλμάτων. Η υιοθέτηση ενός λογισμικού αυτοματισμού AP μπορεί να σας δώσει καλύτερο έλεγχο καταγραφή δεδομένων τιμολογίου, ασφάλεια και βοήθεια στην καλύτερη ανάλυση δεδομένων για την αύξηση της επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας. Ωστόσο, περιλαμβάνει άλλα κόστη, όπως επένδυση στο λογισμικό και διάθεση χρόνου για την εκπαίδευση των εργαζομένων στη χρήση του λογισμικού.

Η επιλογή μεταξύ πληρωτέων λογαριασμών εξωτερικής ανάθεσης ή αυτοματοποίησης εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το μέγεθος και τη φύση μιας επιχείρησης. Ενώ η αυτοματοποίηση AP θα διευκολύνει τις εσωτερικές διαδικασίες AP, η εξωτερική ανάθεση θα είναι ιδανική για μια επιχείρηση που θέλει να μειώσει τον φόρτο εργασίας της στο AP.

Προς το παρόν, ας επικεντρωθούμε στα οφέλη και τα μειονεκτήματα της εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών.

Οφέλη από την εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών

Η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να είναι εξαιρετικά επωφελής για μια επιχείρηση. Οι εξειδικευμένοι πάροχοι εξωτερικής ανάθεσης μπορούν να κάνουν τις διαδικασίες AP μιας εταιρείας πιο αποτελεσματικές. βελτιώνοντας έτσι τις ταμειακές ροές. Οι προμηθευτές και οι πωλητές μπορούν έτσι να επωφεληθούν από τις έγκαιρες πληρωμές.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους οι εταιρείες μπορούν να επωφεληθούν από την εξωτερική ανάθεση των διαδικασιών AP τους:

1. Μείωση κόστους

Η εξωτερική ανάθεση των πληρωτέων διαδικασιών των λογαριασμών σας μπορεί να είναι οικονομικά αποδοτική για μια επιχείρηση. Οι εσωτερικές διαδικασίες AP απαιτούν πρόσληψη ατόμων, επένδυση σε εκπαιδευτικό υλικό και εξοπλισμό/λογισμικό που μπορεί να είναι αρκετά ακριβό για μια επιχείρηση. Η εξωτερική ανάθεση μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή αυτών των γενικών εξόδων και εξακολουθεί να αποδεικνύεται φιλική προς τον προϋπολογισμό καθώς πληρώνετε τον πάροχο με βάση το τιμολόγιο.

2. Εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής

Η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να αυξήσει την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών AP σας με τον εξορθολογισμό των τιμολογίων και των πληρωμών του προμηθευτή. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε διπλές πληρωμές ή χαμένα τιμολόγια. Δεδομένου ότι όλα είναι οργανωμένα, μπορείτε επίσης να κάνετε έγκαιρες διακανονισμούς λογαριασμών πωλητών για να έχετε καλύτερες εκπτώσεις.

3. Βελτιωμένη αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα

Η εξωτερική ανάθεση των διαδικασιών AP σας μπορεί να βοηθήσει στην ταχύτερη επεξεργασία τιμολογίων. Οι εταιρείες που προσφέρουν υπηρεσίες πληρωτέων λογαριασμών επικεντρώνονται μόνο στις διαδικασίες AP σας. ολοκληρώνοντας την εργασία πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια. Επίσης, με τη φροντίδα των διαδικασιών AP, οι υπάλληλοί σας μπορούν να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας με αυξημένη απόδοση που οδηγεί σε καλύτερη παραγωγικότητα συνολικά.

4. Χαμηλότερα σφάλματα και καλύτερος μετριασμός της απάτης

Εκτός από τον εξορθολογισμό των τιμολογίων, οι εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών μειώνουν επίσης τη συχνότητα εμφάνισης σφαλμάτων στα τιμολόγια. Εκτελώντας κατάλληλους ελέγχους και επικυρώσεις, μπορούν να εντοπίσουν σφάλματα στα τιμολόγια και να αποτρέψουν λανθασμένες πληρωμές. Η χρήση ειδικών AP και η εξελιγμένη τεχνολογία τους βοηθά να εντοπίζουν τους κινδύνους και να μειώνουν τη συχνότητα εμφάνισης απάτη.

5. Εξειδικευμένοι Πόροι & Τελευταία Τεχνολογία

Οι εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών χρησιμοποιούν επαγγελματίες που είναι εξοικειωμένοι με τα πιο πρόσφατα εργαλεία ή λογισμικό για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών AP. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρησή σας τροφοδοτείται από την τελευταία τεχνολογία και εργαλεία υψηλής ακρίβειας χωρίς να χρειάζεται να επενδύσετε σε αυτά.

6. Συνεχής Παρακολούθηση

Πολλές εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών λειτουργούν εκτός έδρας, αλλά χρησιμοποιούν εκσυγχρονισμένη τεχνολογία που μπορεί να παρακολουθείται σε κάθε βήμα. Με την αυτοματοποιημένη παρακολούθηση, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο και πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών τους.

7. Καμία έλλειψη εργατικού δυναμικού

Οι διαδικασίες AP, εάν διακοπούν λόγω απουσίας εργαζομένων, μπορούν να πολλαπλασιαστούν και να επιβαρύνουν την επιχείρηση. Οι πάροχοι εξωτερικής ανάθεσης διαθέτουν επαρκές εργατικό δυναμικό (και εφεδρικές ομάδες) για να παρέμβουν και να διαχειριστούν τις διαδικασίες AP σας.

Μειονεκτήματα της εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών

Ενώ η εξωτερική ανάθεση των πληρωτέων λογαριασμών σας μπορεί να φαίνεται χωρίς προβλήματα, υπάρχουν ορισμένα ζητήματα που μπορεί να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση με την εξωτερική ανάθεση. Παρακάτω παρατίθενται μερικά από τα μειονεκτήματα που μπορεί να προκύψουν με την εξωτερική ανάθεση AP.

1. Σφάλμα-επικύρωση

Οι εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης ενδέχεται να μην είναι πάντα διαφανείς ως προς τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζουν τις διαδικασίες AP σας. Παρά τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας, εξακολουθούν να υπάρχουν σφάλματα. Αυτά τα σφάλματα μπορεί συχνά να περάσουν απαρατήρητα. Επίσης, οι αλλαγές στις διεργασίες σας ενδέχεται να μην εφαρμοστούν πλήρως από εταιρείες που αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες που χειρίζονται τις διαδικασίες AP σας, με αποτέλεσμα περισσότερα σφάλματα ή εκ νέου επεξεργασία.

2. Λιγότερος έλεγχος διαδικασίας

Οποιαδήποτε εταιρεία ασχολείται με βέλτιστες πρακτικές πληρωτέων λογαριασμών εσωτερικά είναι βέβαιο ότι θα έχει μεγαλύτερο έλεγχο των διαδικασιών της. Οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης μπορούν να τεθούν σε προτεραιότητα και να αντιμετωπιστούν άμεσα με άμεσες εγκρίσεις. Με έναν τρίτο πάροχο, θα πρέπει να παίξετε με τους όρους και τους χρόνους του. Μπορεί να βρίσκονται μακριά και η έλλειψη διαφάνειας στις διαδικασίες μπορεί να γίνει σοβαρό ζήτημα.

3. Ζητήματα με διπλασιασμό

Πολλές εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών χρεώνουν με βάση το τιμολόγιο. Ως εκ τούτου, εάν η επιχείρησή σας μοιράζεται διπλά τιμολόγια, θα πρέπει να πληρώσετε και για αυτό. Εάν οι πάροχοι εξωτερικής ανάθεσης δεν έχουν τη δυνατότητα να εντοπίζουν διπλά τιμολόγια, τότε η επιχείρηση καταλήγει να επιβαρύνεται με περισσότερο κόστος από αυτό που χρειάζεται.

4. Λιγότερο ευέλικτο

Μια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να έχει ορισμένους όρους και προϋποθέσεις που μπορεί να μην κάνουν την εργασία ευέλικτη για την επιχείρησή σας. Εάν μια σύμβαση με τον πωλητή δεν καλύπτει εξαιρέσεις στην επεξεργασία, τότε η επιχείρησή σας πρέπει να το αντιμετωπίσει χωριστά. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερη πολυπλοκότητα, επανεπεξεργασία και ταλαιπωρία.

5. Υπερεξάρτηση

Το να μπορείτε να παραδώσετε κρίσιμες ευθύνες AP μπορεί να είναι καλό, αλλά έχει κόστος. Το γεγονός είναι ότι εξαρτάστε σε μεγάλο βαθμό από τον πάροχο εξωτερικής ανάθεσης για υπηρεσίες πληρωτέων λογαριασμών που περιλαμβάνουν ζωτικές συναλλαγές. Έτσι, εάν ο πάροχος αντιμετωπίζει προκλήσεις όπως παραβιάσεις ασφάλειας ή ακόμα και χρεοκοπία, τότε οι διαδικασίες της εταιρείας σας θα μπορούσαν να σταματήσουν απότομα.

6. Ζητήματα απορρήτου και ασφάλειας

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να θυμούνται ότι χάνουν το απόρρητο όταν αποκαλύπτουν οικονομικές πληροφορίες και παρέχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα, ενώ επιλέγουν την εξωτερική ανάθεση διαδικασιών AP.

Συνήθως, τέτοια τρίτα μέρη χρησιμοποιούν εσωτερικούς διακομιστές και χώρο αποθήκευσης cloud για την αποθήκευση ευαίσθητων δεδομένων. Ενώ χρησιμεύει ως κεντρική πρόσβαση και για τα δύο εμπλεκόμενα μέρη, τα δεδομένα είναι επίσης επιρρεπή σε πιθανές παραβιάσεις της ασφάλειας και παραβιάσεις.

Αξιολόγηση παρόχων εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών

Πώς μπορείτε να επιλέξετε το σωστό είδος εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών για να αποκομίσετε τα απαραίτητα οφέλη; Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες που μπορείτε να ακολουθήσετε για να επιλέξετε τον σωστό πάροχο εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέου λογαριασμού:

• Ερευνήστε την εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης AP: Είναι καλή πρακτική να ερευνάτε μια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης AP πριν συνεργαστείτε μαζί της. Οι πληροφορίες μέσω μαρτυριών, κριτικών χρηστών ή σχολίων μπορούν να αναδείξουν το ιστορικό απόδοσης του προμηθευτή. Η εξέταση προηγούμενων έργων μπορεί να παρέχει μια εικόνα για το πώς χειρίζονται τους πελάτες, τις διαδικασίες τους κ.λπ.
• Συζήτηση εσωτερικά: Μια εσωτερική συζήτηση με τη διοίκηση και το προσωπικό, προτού παραδοθούν οι διαδικασίες AP σε έναν πάροχο εξωτερικής ανάθεσης, μπορεί να βοηθήσει στη λήψη σαφήνειας σχετικά με τις απαιτήσεις που πρέπει να πληρούνται και τις προκλήσεις που θα μπορούσαν να προκύψουν. Η απόδοση αυξάνεται και τα σφάλματα μειώνονται όταν η εταιρεία, οι προμηθευτές της και ο πάροχος εξωτερικής ανάθεσης βρίσκονται όλοι στην ίδια σελίδα.
• Ελέγξτε για μέτρα απορρήτου και ασφάλειας: Οι εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης AP μπορούν ακόμη και να βρίσκονται σε άλλη χώρα. Προτού αφήσετε τις εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης να αναλάβουν τα ηνία των διαδικασιών AP σας, ελέγξτε για τα μέτρα ασφαλείας τους και πώς διατηρούν το απόρρητο των οικονομικών σας δεδομένων. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αξιολόγηση του κινδύνου και των μέτρων ασφαλείας που εφαρμόζονται για την πρόληψη παραβιάσεων της ασφάλειας.

Υπηρεσίες εξωτερικής ανάθεσης πληρωτέων λογαριασμών

Η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών έχει γίνει μια δημοφιλής επιχειρηματική πρακτική για πολλές εταιρείες που δεν διαθέτουν την ικανότητα και τα μέσα να χειριστούν τις αυξανόμενες διαδικασίες AP. Πολλές εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης είναι διαθέσιμες για να προσφέρουν μια πληθώρα υπηρεσιών.

Οι πιο συνηθισμένες διαδικασίες AP που ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι εντολή αγοράς or αντιστοίχιση τιμολογίων (0r Ταίριασμα 3 κατευθύνσεων), αυτοματοποίηση τιμολογίων, επίλυση ασυμφωνιών και διαχείριση AP. Μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει αυτό που θέλει να αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες ανάλογα με το μέγεθος της εργασίας και τον προϋπολογισμό.

Συμπέρασμα

Η εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών είναι μια εύχρηστη λύση για τις εταιρείες να κάνουν τις διαδικασίες AP αποτελεσματικές και οικονομικά αποδοτικές. Όλο και περισσότερες επιχειρήσεις βασίζονται σε εταιρείες εξωτερικής ανάθεσης AP για τον επανασχεδιασμό και τον εξορθολογισμό των διαδικασιών AP παρά τους ήπιους λόξυγκας στην πορεία. Η πρόσληψη, η αυτοματοποίηση ή η εξωτερική ανάθεση είναι μια επιλογή που μπορούν να κάνουν οι επιχειρήσεις ανάλογα με τα μέσα, το χρόνο και τις δυνατότητές τους για να εξασφαλίσουν ομαλότερες διαδικασίες AP και καλύτερη επιχειρηματική αποτελεσματικότητα.