Τι είναι οι πληρωτέοι λογαριασμοί;

Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι ένας λογιστικός όρος που αναφέρεται στα χρήματα που μια εταιρεία οφείλει σε έναν πωλητή ή έναν προμηθευτή - επειδή επωφελήθηκε από τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της.

Όταν μια εταιρεία αγοράζει προϊόντα/υπηρεσίες από έναν πωλητή/προμηθευτή με συμφωνία να πληρώσει αργότερα, το ποσό ονομάζεται πληρωτέοι λογαριασμοί – μέχρι να γίνει η πληρωμή.  Είναι μια μορφή πίστωσης προσφέρεται από τον πωλητή/προμηθευτή.

Ο πληρωτέος λογαριασμός καταγράφεται όταν ένα τιμολόγιο εγκρίνεται για πληρωμή. Καταγράφεται στο Γενικό Καθολικό (ή στο υποκαθολικό AP) ως ανεξόφλητη πληρωμή ή υποχρέωση μέχρι να καταβληθεί το ποσό. Οι πληρωτέοι μπορεί να είναι Εμπορικοί πληρωτέοι (αγορά φυσικών αγαθών που καταγράφονται σε ένα απόθεμα) ή πληρωτέοι δαπάνες (αγορά αγαθών και υπηρεσιών που τιμολογούνται, π.χ. διαφήμιση, ψυχαγωγία, ταξίδια, είδη γραφείου και υπηρεσίες κοινής ωφέλειας).

---

Αυτοματοποιήστε τη λήψη δεδομένων, την κατασκευή ροές εργασίας και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Δεν απαιτείται κωδικός. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών. Αυτοματοποιήστε τις πληρωμές τιμολογίων με AI.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Πίνακας περιεχομένων

---

Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Ένα παράδειγμα πληρωτέων λογαριασμών

Το αρτοποιείο ABC παραγγέλνει 50 λίβρες ζάχαρης από τον λιανοπωλητή χονδρικής XYZ Traders με τιμή 50 σεντς ανά λίβρα. Η XYZ Traders προσφέρει μια περίοδο πίστωσης 30 ημερών μετά την παράδοση στο αρτοποιείο, εντός της οποίας η ABC θα πρέπει να πληρώσει τον λογαριασμό των 25 $. Έως ότου το αρτοποιείο πληρώσει τους εμπόρους XYZ, το ποσό των 25 $ θα ονομάζεται πληρωτέοι λογαριασμοί και εμφανίζεται ως υποχρέωση έναντι των πιστωτών στον ισολογισμό του αρτοποιείου.

Τα 25 $ καταγράφονται ως περιουσιακό στοιχείο στον ισολογισμό των εμπόρων XYZ μέχρι να ληφθεί η πληρωμή.

Οι πληρωτέοι λογαριασμοί περιλαμβάνουν, πέρα ​​από την αγορά αγαθών, τα ακόλουθα:

• Μεταφορές και εφοδιαστική
• Ισχύς / Ενέργεια / Καύσιμα
• Leasing
• αδειοδότηση
• Υπηρεσίες (Συναρμολόγηση / Υπεργολαβία)

---

Ρυθμίστε ροές εργασίας AP χωρίς επαφή και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Η σημασία των πληρωτέων λογαριασμών

Το AP είναι σημαντικό για τους ακόλουθους λόγους:

Διασφαλίζει την έγκαιρη πληρωμή των λογαριασμών, η οποία με τη σειρά της βελτιώνει την πιστοληπτική ικανότητα της εταιρείας και τις μακροχρόνιες σχέσεις με τους πωλητές.

• Η έγκαιρη πληρωμή των τιμολογίων διασφαλίζει την αδιάλειπτη ροή των προμηθειών και των υπηρεσιών, η οποία οδηγεί σε απρόσκοπτη ροή των επιχειρηματικών λειτουργιών.
• Η έγκαιρη πληρωμή αποφεύγει τις καθυστερημένες πληρωμές, τις κυρώσεις και άλλες καθυστερημένες χρεώσεις.
• Το οργανωμένο AP επιτρέπει τη συστηματική παρακολούθηση των τιμολογίων και των πληρωμών.
• Η AP διευκολύνει τις ταμειακές ροές πραγματοποιώντας πληρωμές μόνο όταν οφείλονται και χρησιμοποιώντας πιστωτικές διευκολύνσεις που προσφέρει ο πωλητής.
• Το αυστηρό AP αποφεύγει απάτη πωλητή και κλοπή.

Το AP δεν είναι χωρίς τα μειονεκτήματά του. Συχνά θεωρείται οικονομική επιβάρυνση για τους προμηθευτές που πρέπει να περιμένουν την πληρωμή μετά την παράδοση των προϊόντων και των υπηρεσιών. Από την πλευρά της εταιρείας, ένας ισολογισμός με παρατεταμένους πληρωτέους λογαριασμούς υποδηλώνει επισφαλή ταμειακή θέση. Αυτά τα μειονεκτήματα μπορούν να ξεπεραστούν μέσω ηθικής, νομικής και λογικής Διαδικασίες AP.

Στοιχεία της διαδικασίας πληρωτέων λογαριασμών

Ο πληρωτέος λογαριασμός είναι μια διαδικασία πολλαπλών βημάτων και περιλαμβάνει ορισμένα βασικά βήματα:

• Η AP ξεκινά με την απόφαση της εταιρείας να προμηθεύεται αγαθά/υπηρεσίες σε ένα πιστωτικό σύστημα.
• Επιλογή προμηθευτών που προσφέρουν πιστωτικές διευκολύνσεις.
• Σύγκριση των πιστωτικών πολιτικών των προμηθευτών ως προς τις επιτρεπόμενες ημέρες πίστωσης, τις καθυστερημένες χρεώσεις πληρωμής, την έκπτωση σε μετρητά στην πρόωρη πληρωμή κ.λπ. και την επιλογή του προμηθευτή με τους όρους που ταιριάζουν καλύτερα στην εταιρεία.
• Μετά την διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων – αίτηση αγοράς, εντολή αγοράς, τιμολόγιο, απόδειξη – της επιχείρησης.
• Καταχώρηση των τιμολογίων/λογαριασμών στα βιβλία ως Λογαριασμοί πληρωτέοι μόλις παραληφθούν τα αγαθά.
• Η τήρηση βιβλίων βοηθά στους εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους στην εταιρεία και στην ανάλυση των προτύπων δαπανών, κάτι που με τη σειρά του βοηθά στον οικονομικό προγραμματισμό και την τήρηση προτύπων και κανονισμών.
• Παρακολούθηση των ημερομηνιών στους λογαριασμούς για να διασφαλιστεί η πληρωμή πριν από την ημερομηνία λήξης.
• Πραγματοποίηση πληρωμής πριν από την ημερομηνία λήξης
• Επικοινωνία με τον πωλητή ότι η πληρωμή έχει πραγματοποιηθεί.

Η πλήρης εκμετάλλευση της διάρκειας της πίστωσης θα βοηθήσει στην αποτελεσματική διαχείριση των ταμειακών ροών. Ωστόσο, πρέπει να θυμόμαστε ότι η πιο αποτελεσματική χρήση των όρων πίστωσης είναι να γνωρίζουμε πότε να πληρώνουμε τους λογαριασμούς.

Το συμβατικό τμήμα πληρωτέων λογαριασμών

Μια ομάδα που είναι υπεύθυνη για τις μη αυτόματες διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών είναι υπεύθυνη για την καταγραφή και την επεξεργασία των οικονομικών συναλλαγών που σχετίζονται με τις προμήθειες και τους προμηθευτές.

Για το σκοπό αυτό απασχολείται μια σειρά επαγγελματιών:

• Ο αναλυτής εισαγωγής δεδομένων εισάγει τα τιμολόγια στο ψηφιακό σύστημα μόλις ληφθούν.
• Ο αναλυτής διεκπεραίωσης πληρωμών είναι υπεύθυνος για την πληρωμή των τιμολογίων την ημερομηνία κατά την οποία οφείλονται
• Ο αναλυτής εξαιρέσεων αντιμετωπίζει αποκλίσεις στα τιμολόγια και χειρίζεται ζητήματα αποτυχίας πληρωμών.
• Η διαχείριση πωλητή Το προσωπικό δημιουργεί και διαχειρίζεται τη βάση δεδομένων προμηθευτών και τη συσχετίζει με διάφορες διαδικασίες προμηθειών.
• Ο διαχειριστής πληρωτέων λογαριασμών συντονίζεται με την ομάδα για διαχείριση τιμολογίων χωρίς σφάλματα και απρόσκοπτη.

Όλα τα μέλη της ομάδας εργάζονται για τη δημιουργία και τη διατήρηση ισχυρών σχέσεων προμηθευτών. Η ομάδα πρέπει επίσης να παρακολουθεί στενά τις δαπάνες του AP και να διατηρεί εσωτερικούς ελέγχους για την προστασία της ταμειακής εκροής.  

Ένα αποτελεσματικό και καλά διαχειριζόμενο ροή εργασιών πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικές ποσότητες χρόνου και χρημάτων στις εταιρείες όσον αφορά τη διαδικασία AP. Οι οργανισμοί, σε σπάνιες περιπτώσεις, θα μπορούσαν επίσης εξωτερική ανάθεση AP λειτουργεί σε εξωτερικούς φορείς.

Προκλήσεις στη μη αυτόματη διαδικασία Λογαριασμών πληρωτέων

Οι μη αυτόματες διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών έχουν τα ακόλουθα προβλήματα:

• Προβλήματα που σχετίζονται με τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων: Η μη αυτόματη εισαγωγή τιμολογίων στο σύστημα μπορεί να είναι χρονοβόρα, αναποτελεσματική και επιρρεπής σε σφάλματα. Όλα αυτά μπορούν να επηρεάσουν τη λειτουργία και τα αποτελέσματα της εταιρείας.
• Καθυστερήσεις στην πληρωμή: Η μη αυτόματη παράβλεψη και τα λάθη μπορεί να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις πληρωμών και δυσαρεστημένους προμηθευτές. Μπορεί επίσης να επηρεάσει την πιστοληπτική ικανότητα και την αξιοπιστία της εταιρείας ως πελάτη προς τον πωλητή.
• Δυστυχισμένοι εργαζόμενοι: Η κοσμική, επαναλαμβανόμενη φύση πολλών από τις εργασίες που εμπλέκονται στη διαδικασία AP μπορεί να οδηγήσει σε δυσαρέσκεια από την εργασία και συναφή προβλήματα, συμπεριλαμβανομένης της εναλλαγής εργαζομένων.
• Δύσχρηστες πληροφορίες: Καθώς μια εταιρεία μεγαλώνει σε μέγεθος και υπάρχουν περισσότερα τιμολόγια προς διεκπεραίωση, ο όγκος των πληροφοριών σχετικά με τους προμηθευτές, τα προϊόντα, τις υπηρεσίες, το κόστος, την παράδοση και τις ημερομηνίες λήξης μπορεί να γίνει υπερβολικός. Γίνεται επίσης δύσκολος ο εντοπισμός εγγράφων και η τήρηση βιβλίων μπορεί να γίνει εφιάλτης.
• Αδιαφάνεια δεδομένων: Η παρακολούθηση έντυπων τιμολογίων και φυσικών εγγράφων AP μπορεί να γίνει δύσκολη, αν όχι αδύνατη, όταν το τμήμα AP μεγαλώσει σε μέγεθος για να αντιμετωπίσει πολλές διαδικασίες προμηθειών.
• Ροπή απάτης: Η έλλειψη ορατότητας στα συστήματα μη αυτόματων πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να εκθέσει την εταιρεία σας σε ευπάθειες ασφαλείας και απάτη.

Οφέλη από την αυτοματοποίηση της διαδικασίας πληρωτέων λογαριασμών

Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας πληρωτέου λογαριασμού οδηγεί στα ακόλουθα οφέλη:

• Εξοικονόμηση χρόνου: Λέγεται ότι 25% της εβδομάδας εργασίας δαπανάται σε απλές χειροκίνητες εργασίες διαχείρισης τιμολογίων, χρόνος που μπορεί να δαπανηθεί καλύτερα σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες.
• Εξοικονόμηση κόστους: Η μη αυτόματη επεξεργασία ενός μεμονωμένου τιμολογίου έχει βρεθεί ότι κοστίζει 12-15 $. Ο αυτοματισμός μπορεί να εξαλείψει μεγάλο μέρος αυτού του κόστους. Επιπλέον, οι αυτοματοποιημένες λύσεις παρακολουθούν τις ημερομηνίες λήξης των τιμολογίων και βοηθούν στην πληρωμή του τιμολογίου στον βέλτιστο χρόνο, βελτιώνοντας έτσι τις ταμειακές ροές, αποφεύγοντας τις καθυστερήσεις πληρωμών και διατηρώντας καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές.
• Δημιουργία εσόδων: Οι έγκαιρες πληρωμές που ενεργοποιούνται από την αυτοματοποίηση μπορούν όχι μόνο να αποφύγουν τις καθυστερημένες χρεώσεις πληρωμών, αλλά και να βελτιώσουν την πιστοληπτική ικανότητα της εταιρείας και να την κάνουν ανοιχτή σε εκπτώσεις και εκπτώσεις από τους προμηθευτές.
• Μείωση σφαλμάτων: Η μη αυτόματη διαχείριση τιμολογίων σχετίζεται με σφάλματα λόγω ανθρώπινης επίβλεψης. Ο αυτοματισμός μπορεί να εξαλείψει πολλά από τα σφάλματα που σχετίζονται με τις μη αυτόματες διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών.
• Ευελιξία πληρωμής: Ο αυτοματισμός μπορεί να επιτρέψει τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το πότε και τον τρόπο πληρωμής των τιμολογίων (π.χ. χάρτινη επιταγή, ACH ή μέσω εικονικών καρτών όπου κερδίζετε εκπτώσεις επιστροφής μετρητών).
• Καλύτερη συντήρηση των δεδομένων: Το χειροκίνητο κοσκίνισμα μέσω της γραφειοκρατίας μπορεί να είναι βασανιστικό και επιρρεπές σε σφάλματα. Η διατήρηση μιας ψηφιακής βάσης δεδομένων επιτρέπει καλύτερη πρόσβαση και ανάκτηση δεδομένων, εξορθολογίζοντας έτσι τον κύκλο από την προμήθεια έως την πληρωμή. Αυτή η διαχείριση επιτρέπει επίσης την ανάλυση για την αναφορά και την παρακολούθηση των αγορών και των ταμειακών ροών της εταιρείας.
• Ασφάλεια: Η λύση αυτοματισμού πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να αποθηκεύσει δεδομένα σε έναν κεντρικό διακομιστή ή στο cloud που παρέχει ασφάλεια

Τι πρέπει να αναζητήσετε σε ένα λογισμικό λογαριασμών πληρωτέων

Είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα Λογισμικό αυτοματισμού AP που παρέχει μέγιστη απόδοση επένδυσης. Ένα λογισμικό αυτοματισμού πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να περιλαμβάνει συλλογή δεδομένων, επεξεργασία τιμολογίων, αυτοματοποιημένες εγκρίσεις και πληρωμές. Τα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε όταν αναζητάτε ένα λογισμικό αυτοματισμού AP περιλαμβάνουν:

• Ακριβής καταγραφή δεδομένων τιμολογίου: Η μετατροπή των δεδομένων τιμολογίου σε μια κοινή ψηφιακή μορφή είναι η πιο σημαντική πτυχή της δημιουργίας αποτελεσματικότητας στον αυτοματισμό AP. Η μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων είναι ακριβή, επιρρεπής σε σφάλματα και χρονοβόρα. Ένα καλό εργαλείο OCR επιτρέπει την έξυπνη λήψη σχετικών δεδομένων χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, εξοικονομώντας έτσι χρόνο, χρήμα και ανθρώπινα λάθη.

• Εύκολες εγκρίσεις τιμολογίων: Τα άτομα που εγκρίνουν τιμολόγια είναι συχνά απασχολημένοι διευθυντές και στελέχη και η αυτοματοποιημένη έγκριση τιμολογίων πρέπει να είναι εύκολη, διαισθητική και βολική για τέτοιο προσωπικό. Το άτομο που εγκρίνει πρέπει να μπορεί να δει και να εγκρίνει ένα τιμολόγιο με ένα μόνο κλικ, ανεξάρτητα από τη συσκευή από την οποία έχει πρόσβαση στο τιμολόγιο.
• Δυνατότητα παρακολούθησης τιμολογίων AP σε πραγματικό χρόνο: Τα εργαλεία ροής εργασίας πρέπει επίσης να επιτρέπουν σε κάθε ενδιαφερόμενο να παρακολουθεί εύκολα το τιμολόγιο. Αυτό θα αποφύγει καθυστερήσεις, κακή επικοινωνία και κακή διαχείριση στη διαδικασία επεξεργασίας των λογαριασμών.
• Ενσωμάτωση με το υπάρχον λογιστικό σύστημα: Η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιεί άλλες ψηφιακές πλατφόρμες και λογισμικό και το εργαλείο AP πρέπει να μπορεί να ενσωματωθεί μαζί τους για να αποτρέψει την αναντιστοιχία δεδομένων και λειτουργιών.
• Αυτοματοποίηση πληρωμών: Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία AP είναι η πληρωμή. Αφού καταγραφούν όλες οι εγκρίσεις, το λογισμικό πρέπει να μπορεί να ξεκινήσει και να διεκπεραιώσει την πληρωμή προς τον προμηθευτή για να ολοκληρώσει και να κλείσει τη διαδικασία Λογαριασμών πληρωτέων για τη συγκεκριμένη προμήθεια.
• Αποθήκευση δεδομένων: Ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας, όλα τα δεδομένα AP μπορούν να αποθηκευτούν σε κεντρικό διακομιστή ή cloud. Ο τύπος αποθήκευσης θα πρέπει να αποφασιστεί από την εταιρεία πριν από την κυκλοφορία στον αυτοματισμό AP.

Συμπέρασμα

Η αυτοματοποίηση των λειτουργιών επεξεργασίας λογαριασμών μπορεί να εξαλείψει τα προβλήματα που σχετίζονται με τις μη αυτόματες διαδικασίες, όπως καθυστερήσεις χρόνου, σφάλματα και σπατάλη ανθρώπινης προσπάθειας.  

Το αποτελεσματικό λογισμικό AP όπως τα Nanonets μπορεί να επιτρέψει καλύτερες διαδικασίες προμήθειας προς πληρωμή, να εξασφαλίσει φορολογική συμμόρφωση, να αυτοματοποιήσει Αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων, βελτιστοποίηση της AP ημέρες ή DPO, την πρόληψη της απάτης, τον εξορθολογισμό των ταμειακών ροών, τη διατήρηση των σχέσεων με τους προμηθευτές και την αποθήκευση δεδομένων για τους επόμενους. Ο αυτοματισμός γεννά αποτελεσματικότητα και μπορεί να ενορχηστρώσει τη διαδικασία «προμήθεια προς πληρωμή» για μακροπρόθεσμη αξία. Η ψηφιακή ενεργοποίηση της διαδικασίας AP θα προωθούσε τις επιχειρηματικές στρατηγικές μετατρέποντας τις σχέσεις προμηθευτή-πελάτη σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.