Una guía completa para analizadores de correo electrónico

Mas de ochenta porciento de las pequeñas y medianas empresas utilizan el marketing por correo electrónico para atraer nuevos clientes y mantener los que ya tienen.

El correo electrónico es un componente esencial de las operaciones comerciales modernas. Los correos electrónicos a menudo contienen información de contacto del cliente, confirmaciones de pedidos de clientes, solicitudes de pago de proveedores, solicitudes de clientes potenciales y datos comerciales cruciales similares.

Los analizadores de correo electrónico pueden ayudar a las organizaciones a extraer y aprovechar todos los datos atrapados en sus correos electrónicos y archivos adjuntos.

¿Qué es un analizador de correo electrónico?

Un analizador de correo electrónico es una herramienta que se utiliza para recopilar información de los correos electrónicos entrantes. Los datos se pueden extraer del encabezado y del contenido del correo electrónico mediante una API de análisis de correo. Además, puede extraer datos directamente de archivos adjuntos de correo electrónico, como archivos PDF, archivos CSV, imágenes y otros tipos de documentos.

Los analizadores de correo electrónico se pueden programar para extraer campos de datos particulares de los mensajes nuevos. El usuario puede convertir los datos de correo electrónico no estructurados en datos estructurados que son convenientes para alimentar el software CRM o ERP. El análisis de correo electrónico elimina así la entrada de datos manual innecesaria.

¿El análisis de correo electrónico es como Web Scraping?

El análisis de correo electrónico es similar al web scraping. Mientras que los web scrapers generalmente recopilan datos de sitios web HTML, los analizadores de correo electrónico solo extraen datos de encabezados, cuerpos y archivos adjuntos de correo electrónico.

El software de análisis de correo electrónico busca frases y palabras clave específicas dentro de un correo electrónico.

Los analizadores de correo electrónico pueden recuperar directamente los correos electrónicos para su bandeja de entrada. Alternativamente, también proporcionan una identificación de correo electrónico dedicada a la que todos sus correos electrónicos pueden reenviarse automáticamente.

La herramienta de análisis de correo electrónico reconocerá y extraerá automáticamente los campos de datos de los correos electrónicos, según las reglas de análisis configuradas por el usuario. La mayoría de los analizadores de correo electrónico permiten a los usuarios configurar reglas de análisis personalizadas, en una interfaz de usuario simple sin código.

¿Por qué es importante el análisis de correo electrónico?

El software de análisis de correo electrónico ayuda a mejorar la productividad de las empresas que reciben y analizan correos electrónicos a diario. Los empleados pueden concentrarse en tareas de mayor valor ahora. En lugar de revisar varios correos electrónicos para extraer pequeños fragmentos de información uno a la vez.

El análisis de correo electrónico automatizado es mucho más preciso que la entrada manual de datos y se puede utilizar para configurar flujos de trabajo. Por ejemplo, se pueden configurar reglas de análisis para resaltar campos de datos con baja confianza de análisis, que se pueden enviar para revisión manual.

El análisis de correo electrónico puede eliminar la entrada manual de datos y garantizar una revisión manual mínima.

Beneficios del análisis de correo electrónico

El análisis de correos electrónicos ofrece beneficios significativos para empresas de cualquier tamaño y sector. Éstos son algunos de ellos:

Ahorro de tiempo y dinero.

Como se mencionó anteriormente, los analizadores de correo electrónico pueden eliminar una gran cantidad de trabajo manual innecesario. Esto ayuda al personal a concentrarse en otras tareas de gran valor que pueden afectar directamente los resultados de la empresa.

El análisis de correo electrónico también puede reducir los retrasos al garantizar que los datos se envíen casi de inmediato a las aplicaciones comerciales posteriores.

Automatizar flujos de trabajo

Los analizadores de correo electrónico recogen automáticamente los campos de datos de interés de los correos electrónicos. Los datos extraídos se pueden modificar a cualquier formato preferido. Y finalmente, los datos se pueden importar a cualquier software posterior, como CRM, ERP o software de contabilidad.

Todo este proceso se puede configurar como un flujo de trabajo automatizado sin contacto.

Mejorar la calidad del trabajo

Cuando se dedica menos esfuerzo a las operaciones manuales, los errores de entrada de datos se reducen drásticamente. Imagínese revisar cientos de correos electrónicos para extraer información, ¡eso es solo una gran cantidad de datos para administrar manualmente!

La precisión está asegurada cuando se utiliza un analizador de correo electrónico para automatizar la extracción de datos. El análisis de correo electrónico se puede escalar fácilmente sin comprometer la calidad y la precisión de la extracción de datos.

Casos de uso populares de análisis de correo electrónico

Prácticamente cualquier correo electrónico se puede analizar para extraer datos valiosos. Los documentos comerciales y las actualizaciones de transacciones a menudo se envían por correo electrónico y contienen datos importantes.

Estos son algunos casos de uso de análisis de correo electrónico populares:

Las solicitudes de compra, las órdenes de compra, las facturas, los extractos bancarios y otros documentos a menudo se envían por correo electrónico como archivos adjuntos. Con los analizadores de correo electrónico, puede clasificar/categorizar automáticamente cada correo electrónico o archivo adjunto y enviarlo a un analizador apropiado para su posterior procesamiento.

¡Imagínese recibir una orden de compra por correo electrónico y facturar automáticamente al cliente! O extrayendo automáticamente los datos de los recibos de pago adjuntos y alimentándolos en su software de contabilidad.

Gestión y enriquecimiento de leads

Las empresas a menudo tienen prospectos que se comunican con ellos por correo electrónico. Estos correos electrónicos contienen la información de contacto del cliente potencial y otra información relevante para los equipos de ventas y marketing. Un analizador de correo electrónico puede extraer automáticamente información de clientes potenciales y actualizar los datos en un CRM como Salesforce o Hubspot.

Luego, los equipos de marketing pueden dirigirse a estos clientes potenciales con un alcance relevante. O los equipos de ventas pueden calificar aún más dichos clientes potenciales enviando una cotización o saltando a una llamada.

Automatización de procesos de comercio electrónico

Cada compra de comercio electrónico desencadena una serie de correos electrónicos que contienen información de pedidos, facturas y actualizaciones.

Las API de análisis de correo electrónico pueden ayudar a los sitios de comercio electrónico a optimizar el cumplimiento de pedidos, el envío y el seguimiento de los clientes.

Cómo automatizar el análisis de correo electrónico con Nanonets

Estos son los pasos para configurar un flujo de trabajo de análisis de correo electrónico automatizado con Nanonets:

Crear cuenta

Regístrate para empezar con Nanonets.

Cree un analizador de correo electrónico personalizado

Cargue algunos archivos de muestra y marque los campos que desea extraer. La IA aprenderá a identificar sus campos de interés en función de los ejemplos que muestre: cuantos más, mejor.

Las capturas de pantalla de los correos electrónicos funcionarán bien. Pruebe el extractor personalizado con nuevos archivos para ver cómo funciona.

Tenga en cuenta que Nanonets ofrece extractores listos para usar para tipos de documentos comunes que pueden venir como archivos adjuntos, incluidas facturas, órdenes de compra, recibos y más.

Definir la(s) fuente(s)

Si los correos electrónicos son su fuente principal, configure una dirección de recepción de Nanonets y reenvíe automáticamente todos los correos electrónicos relevantes a esa identificación de correo electrónico.

También puede configurar una importación automática de archivos desde el almacenamiento en la nube, bases de datos o conectarse a través de una API.

Configurar el flujo de trabajo

Cree todo el flujo de trabajo conectando la fuente al extractor de datos personalizado que creó. También puede definir reglas de análisis para procesar los datos extraídos en un formato de salida adecuado.

Finalmente, defina el destino al que le gustaría exportar los datos refinados. Puede exportar los datos directamente al software CRM o ERP a través de la API de Nanonets.