En todos los sectores, las organizaciones publican constantemente más y más contenido en línea.
Esto se ha vuelto aún más prominente después de la pandemia, ya que la comunidad global cambió en línea para superar las limitaciones físicas que les impuso el bloqueo.
Los sitios web se utilizan para vender productos y servicios a los clientes, publicar y compartir materiales de ventas y marketing y, desde pequeñas empresas hasta gobiernos estatales, como un canal principal de comunicación con miembros del público en general.
La proliferación de contenido digital presenta un nuevo conjunto de desafíos. Las empresas financieras, por ejemplo, deben cumplir una serie de obligaciones de cumplimiento para poder utilizar los canales digitales (incluidos los sitios web) para publicitar a los clientes. En otros lugares, es posible que las organizaciones necesiten mantener registros del contenido de su sitio web para fines de resolución de disputas, y otros pueden desear preservar las páginas del sitio web simplemente por su importancia cultural o histórica, como un asunto de registro público o como punto de referencia para futuras campañas de marketing. .
El archivo de sitios web es la única forma de preservar el contenido del sitio web de una forma que permita volver a visitarlo tal como era en un momento determinado. Es el único medio de crear y mantener una versión estable, con marca de tiempo, verificablemente auténtica e independiente del contenido web. Como los archivos son independientes, están completamente separados de la arquitectura del sitio web original y solo incluirán los elementos que estaban activos en el momento del archivo, creando una iteración lo más cercana posible a su forma original.
Hay muchas razones por las que una organización debería archivar su sitio web, pero en todos los casos debe asegurarse de que sus archivos estén completos, seguros y legalmente admisibles.
En esta guía, analizamos algunos de los desafíos específicos relacionados con el archivo de sitios web en tres sectores diferentes: servicios financieros, sector público y marcas.
El papel del archivo de sitios web
El archivo de sitios web permite a las empresas de los sectores financiero, público y minorista almacenar registros inmutables de sus páginas web. Esto ayuda a garantizar lo siguiente:
1. Conformidad
Las empresas y firmas reguladas en todo el mundo deben registrar y conservar todas las comunicaciones electrónicas según las normas MiFID II (UE), FCA (Reino Unido), SEC (EE. UU.), ASIC (AU) y FINRA (EE. UU.). MiFID II, por ejemplo, establece que las comunicaciones electrónicas registradas deben ser:
• Solución – Una organización debe ser consciente de todos los tipos de comunicaciones electrónicas que se utilizan y por quién. Además de esto, deben tener un sistema y procesos diseñados para capturar y conservar todos los registros de esas comunicaciones.
• Preciso – Una organización debe tener plena confianza en el contenido y los metadatos de las comunicaciones electrónicas registradas que pueden demostrar las fechas y horas exactas en que ocurrió cualquier cosa.
• espuma viscoelástica – Una organización debería poder reproducir registros de comunicaciones electrónicas lo más cerca posible de su “forma original”.
La correa se está apretando a nivel mundial. A partir de noviembre de 2022,
la regla de marketing de la SEC amplió la definición de lo que constituye un 'anuncio' para incluir el contenido del sitio web, que ahora debe capturarse y archivarse en su totalidad. Mientras tanto, la Comisión Australiana de Valores e Inversiones (ASIC, por sus siglas en inglés) ha comenzado a solicitar registros de promesas históricas de precios en sitios web de las empresas de seguros, y
administrar multas a aquellos que no pueden pagarlas.
2. Admisibilidad legal
Se podría exigir a las empresas que proporcionen pruebas autenticadas de datos electrónicos en los tribunales. Los registros deben demostrar que los datos han sido almacenados en un formato inalterable y cuándo fueron archivados. Estos requisitos están contemplados en las siguientes normas y reglamentos:
• Reglas Federales de Evidencia (regla 901) – el requisito de autenticar o identificar un elemento de prueba.
• El Código de práctica sobre peso probatorio y admisibilidad legal de la información electrónica (BS 10008:2014) – asegurar la autenticidad e integridad de la información electrónica.
• Regla 17a-4 de la SEC – que exige que las empresas archiven las comunicaciones comerciales electrónicas en formato no reescribible ni borrable (WORM).
• Solicitudes de descubrimiento electrónico – archivar los datos del sitio web para la resolución de disputas y el descubrimiento electrónico puede ayudar a garantizar que los registros no sean refutables y sean una reproducción fiel del contenido en ese momento.
3. Protección de la PI y los activos de la marca
Las marcas tienen un claro incentivo para mantener un registro a largo plazo de su actividad para informar futuras campañas. Sin embargo, a medida que aumenta la actividad comercial en línea, crearán y publicarán continuamente grandes cantidades de contenido digital a una velocidad que puede ser difícil de rastrear. El archivado de sitios web se puede llevar a cabo de forma regular, y con almacenamiento ilimitado en la nube y la capacidad de archivar grandes conjuntos de datos, puede garantizar que no se pierda nada de valor.
4. Preservación de registros de importancia cultural e histórica
Las organizaciones del sector público y los archivistas pueden requerir la preservación del contenido del sitio web culturalmente importante para el acceso instantáneo a los datos históricos de registros públicos. El archivado de sitios web es la solución ideal para preservar estas grandes cantidades de datos y almacenarlos en un formato de archivo WORM inalterable.
¿Quién se beneficia del archivado de sitios web?
Servicios Financieros
La industria de servicios financieros está bajo una presión constante para adoptar nuevos canales en línea si quiere mantenerse al día con el panorama digital en evolución. Sin embargo, al hacerlo, su uso de estos canales debe equilibrarse con la estricta regulación de cumplimiento de la SEC, ASIC, FINRA y más.
Cualquier solución debe ser capaz de demostrar el cumplimiento de dichas regulaciones, así como de cualquier requisito potencial de soberanía de datos y GDPR.
Sector Público
Numerosos archivos nacionales, bibliotecas, gobiernos y universidades ahora archivan datos de sitios web para preservar todos los registros de importancia cultural e histórica. Esto se debe principalmente a leyes como la
Ley de registros públicos del Reino Unido de 1958 y, más recientemente, el
Ley de Libertad de Información 2000.
A medida que el sector público realiza más actividades en línea, las organizaciones buscan formas de hacer evolucionar las disposiciones de archivo de su sitio web para aprovechar las nuevas tecnologías, tales como:
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La nube – Permitir el almacenamiento eficiente y flexible de grandes conjuntos de datos.
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Indexación y búsqueda – Para que los datos sean útiles para investigadores, funcionarios, estudiantes y miembros del público (incluidos los portales públicos como
Los archivos nacionales del Reino Unido). -
La actualización del formato de archivo ARC tradicional al estándar ISO
Formato de archivo WARC, que puede ayudar a almacenar materiales nacidos en formato digital o digitalizados.
Marca.
Las marcas FMCG están creando cada vez más contenido en línea además de los activos de marca tradicionales. Este contenido puede alterarse, corromperse o perderse fácilmente sin planificación ni previsión.
Mantener un registro de la actividad de la marca en línea y las comunicaciones con los clientes puede ayudar...
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Informar la futura dirección de la marca (mediante el seguimiento del rendimiento)
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Inspirar futuras campañas
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Asegurar que se mantengan registros legalmente admisibles de todas las comunicaciones, para casos de resolución de disputas.
¿Cómo se archiva un sitio web?
Cuando se trata de archivar el contenido de su sitio web, hay varias formas de hacerlo. Las herramientas en línea gratuitas como Wayback Machine son opciones, pero requieren que los usuarios guarden manualmente cada página individualmente. Esto simplemente no es factible para la mayoría de las empresas dada la frecuencia con la que deben realizarse las capturas para satisfacer a los reguladores; es decir, cada vez que se realiza un cambio.
Si bien algunas empresas confían en las copias de seguridad del Sistema de gestión de contenido (CMS) para fines de mantenimiento de registros, existen algunas diferencias importantes entre una copia de seguridad y un archivo.
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Firmas digitales y metadatos: lo que es más importante, los datos tomados de una copia de seguridad de CMS no tendrán una firma digital y, por lo tanto, no serán autenticables ni admisibles en los tribunales. Además, las copias de seguridad de CMS no permiten que los equipos legales exporten fácilmente un registro con todos sus metadatos cruciales.
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Búsqueda de texto completo: las copias de seguridad de CMS no proporcionarán una función de búsqueda de texto completo. Los auditores pueden solicitar información con urgencia y en cualquier momento: al capturar manualmente su sitio, la gran cantidad de datos capturados puede dificultar la localización rápida de datos específicos.
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Almacenamiento de datos compatible: para industrias reguladas con reglas específicas de mantenimiento de registros (como el sector público y los servicios financieros), una copia de seguridad de CMS no cumple con los requisitos.
Alternativamente, un servicio de archivo de sitios web automatizado permite a las empresas mantener un registro completo del contenido de su sitio web, al tiempo que alivia la carga manual y garantiza la admisibilidad legal.
Sopesando sus opciones
A medida que el panorama digital se vuelve más expansivo, el nivel de regulación sigue su ejemplo. Organizaciones como la SEC y ASIC han realizado modificaciones significativas recientemente para reflejar nuestra creciente dependencia de las plataformas en línea y la facilidad con la que se puede perder información valiosa, dadas las franjas que encontramos a diario.
El archivo de sitios web cumple tantas funciones para tantos tipos diferentes de organizaciones que se ha convertido en un requisito fundamental para una proporción cada vez mayor de empresas modernas. Ya sea para satisfacer a los reguladores, retener la acumulación de producción digital de su marca o preservar información de importancia cultural e histórica, se aplica a industrias desde el sector público hasta los servicios financieros, las marcas minoristas y muchas más.
A medida que aumentaron las demandas de archivado, ciertas características se volvieron indispensables, que casi siempre son proporcionadas por proveedores de cumplimiento de terceros. La captura automatizada de sitios web permite a las empresas rastrear todo su sitio a intervalos regulares preestablecidos y capturar una versión precisa del sitio tal como existía en ese momento, cada vez. La búsqueda de texto completo reduce aún más la carga manual a un nivel manejable, en caso de que se solicite una página específica con fines judiciales. Mientras tanto, si estos datos no se almacenan en un formato legalmente admisible, todo el proceso no tiene valor, al menos desde una perspectiva de cumplimiento.
Antes de comenzar el proceso de archivado, es importante comprender el objetivo detrás de él y si su equipo tiene las herramientas para manejarlo por sí mismos. Solo entonces comenzará a descubrir el enfoque correcto desde la perspectiva de los recursos y quién está equipado para ayudarlo a lograr esos objetivos. Y si sus objetivos son obligaciones legales, se le aconsejaría ser precavido en un
clima regulatorio cada vez más brutal.
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