Plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar

Mantenga un flujo de efectivo saludable con recordatorios de pago oportunos, cobro de pagos optimizado y registros financieros actualizados con la plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar de Nanonets.

Acerca de la plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar

¿Actualiza sus registros financieros cada vez que realiza una venta a crédito? ¿Tiene un proceso simplificado para capturar todas sus cuentas por cobrar de una sola vez?

Si no, es hora de cambiar esto. Automatice, mejore la visibilidad y elimine errores en el proceso de cuentas por cobrar utilizando una plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar automatizada en minutos. Acelere las cuentas por cobrar con facturación periódica y recordatorios oportunos. Obtenga informes AR en tiempo real con un intercambio de datos fluido con su software de contabilidad. Siempre sepa dónde están sus flujos de efectivo con la plantilla de flujo de trabajo Nanonets AR.

Pasos en la plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar de Nanonets

Para usar la plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar de Nanonets, iniciar sesión a su cuenta de Nanonets o cree una cuenta gratis si aún no lo has hecho

Facturación

Cree y envíe facturas automáticamente una vez que un cliente compra utilizando integraciones de terceros. Use flujos de trabajo para determinar si la compra es recurrente, única, digna de crédito o riesgosa.

Procesamiento de pagos

Aplique los cargos financieros, impuestos o descuentos por pago anticipado necesarios según sus criterios. Enviar factura o estado de cuenta de cargo financiero al cliente con todos los detalles.

Actualizar registros financieros

Sincronice los detalles de pago con su software de contabilidad como Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite y más mediante integraciones perfectas.

Beneficios de usar la plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar de Nanonets

Las cuentas por cobrar pendientes pueden tener un efecto dominó en los flujos de efectivo. Administre sus cuentas por cobrar, realice un seguimiento de su flujo de efectivo y acelere sus pagos con Nanonets. Con la plantilla de flujo de trabajo de cuentas por cobrar de Nanonets, puede

Minimizar el error humano

Sincronice datos con su software de contabilidad con integraciones perfectas automáticamente. Reduzca los errores de entrada manual de datos a 0.

Flujos de trabajo automatizados

Configure flujos de trabajo automatizados con unos pocos clics. Utilice plantillas de flujo de trabajo, personalice sus flujos de trabajo o deje que nuestro equipo los configure por usted.

Detectar cuellos de botella de efectivo

Obtenga una vista completa de los flujos de efectivo con datos en tiempo real en su software de contabilidad sin hojas de cálculo ni documentos.

Recordatorios automáticos

Acelere los pagos, las aprobaciones y los informes financieros con recordatorios automáticos para las partes interesadas relevantes.

Integre, automatice y cobre a tiempo, siempre

Automatice cada paso del ciclo de facturación a cobro con flujos de trabajo inteligentes. Nanonets se integra con todos los principales software de contabilidad para mantenerse al tanto de sus cuentas por cobrar con un seguimiento detallado, recordatorios automáticos y visibilidad completa.

¡Acelere sus flujos de caja con flujos de trabajo AR hoy!

Automatice sus flujos de trabajo de cuentas por cobrar sin código plataforma de automatización inteligente. Optimice el rendimiento de su negocio, ahorre costos e impulse el crecimiento con Nanonets.

Póngase en contacto con nuestros expertos en automatizacióno intente crear un flujo de trabajo de cuentas por cobrar usted mismo.

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¿Qué son las cuentas por cobrar?

AR, también conocido como Cuentas por cobrar, es el dinero que la empresa recibe de sus clientes después de sus servicios. Para facilitar la comprensión, tomemos un ejemplo de la vida real. Imagine que pidió dinero prestado a su colega para pagar el pedido porque no tenía dinero en ese momento. Esto podría llamarse Cuentas por cobrar, ya que le pagarás más tarde. Ahora, volviendo al negocio, la cuenta por cobrar es el crédito otorgado por la empresa, que puede variar desde unos pocos días hasta incluso un año, y es el 'IOU'.

Después de hacer lo mismo o prestar los servicios, si la empresa aún no ha recibido el dinero del cliente, se denomina cuentas por cobrar de la empresa. Muchas empresas ofrecen este servicio para comodidad de los clientes para luego pagarlos. Por ejemplo, un fabricante de vajilla entrega los cubiertos a la tienda minorista. Después de facturar a la tienda por las cosas, el pago se registra directamente en las cuentas por cobrar. Y cuando la tienda minorista reciba los artículos, los pagará.

Los procesos de AR pueden ser complicados si se manejan manualmente, por lo que una empresa debe tener un proceso de AR automático. Ayuda a la empresa a administrar el flujo de ingresos de manera eficiente y permite que la empresa crezca. Además, los pagos recibidos y los que quedan se muestran claramente en la cuenta, por lo que será fácil para los empleados rastrear el monto.

¿Qué es el proceso de cuentas por cobrar?

La mayoría de las empresas tienen su proceso de cuentas por cobrar. Esto les ayuda a administrar y rastrear el pago fácilmente. Por lo tanto, la creación y el uso de una solución de contabilidad automática para administrar y rastrear el proceso de cuentas por cobrar le permite a la empresa mantener las transacciones funcionando sin problemas. Los pasos del proceso de cuentas por cobrar son los siguientes:

Establecimiento de prácticas crediticias

Crear un procedimiento de solicitud de crédito en la empresa es el primer paso en el proceso de cuentas por cobrar. Con base en la reputación de cualquier organización o de los clientes individuales, la empresa decidirá si proporcionará sus productos a crédito. Además, la empresa debe establecer los términos y condiciones para ofrecer crédito en función de las necesidades y requisitos de los clientes. El documento establece claramente las tasas de interés y las condiciones del crédito en detalle para que no ocurra ninguna discrepancia.

Lo siguiente en el proceso de crédito incluye el período durante el cual una organización presta crédito al cliente. Las grandes empresas pueden prestar crédito por períodos más largos, mientras que las pequeñas empresas necesitan más efectivo.

Clientes de facturación

El siguiente paso en el proceso de cuentas por cobrar incluye enviar una factura a los clientes. Una factura es un documento que establece los detalles del producto, los costos, la fecha de pago y otros detalles bancarios. Podría enviarse inmediatamente después de enviar la mercancía para que el pago se pudiera realizar lo antes posible.

Seguimiento de cuentas por cobrar

Un oficial de cuentas por cobrar rastrea el pago del pedido. El papel de un oficial de AR es verificar el monto depositado en la cuenta bancaria, ingresar los datos en el sistema AR y asignarlo a una factura. Además, debe conciliar el libro de cuentas por cobrar para garantizar que todos los pagos se registren correctamente y debe emitir estados de cuenta mensuales a los clientes.

Hay una diferencia entre el proceso de seguimiento para organizaciones grandes y pequeñas. Las grandes organizaciones contratan un equipo de oficiales de AR que utilizan un sistema de software de seguimiento avanzado. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo y proporciona resultados precisos. Por otro lado, las organizaciones pequeñas suelen necesitar un sistema avanzado, por lo que realizan el proceso de seguimiento de forma manual. Esto puede ser realizado por un contador profesional o un equipo de ellos.

Contabilización de cuentas por cobrar

El próximo paso implica que el oficial de cobros fije la fecha de vencimiento del pago. Luego, deben mantener un diario para registrar los pedidos después de organizar los datos de las deudas impagas. Este proceso se utiliza para contabilizar la deuda impaga e identificar los descuentos por pago anticipado.

¿Por qué son tan importantes las cuentas por cobrar?

El procedimiento estándar de devolución del dinero es solo un mito. Las personas deben seguir el procedimiento ideal, por lo que el proceso de cuentas por cobrar se vuelve esencial. Si el pago se retrasa, podría provocar la caída de la organización y todo el sistema de flujo de efectivo podría detenerse. Además, podría conducir a una escasez de efectivo para invertir en una mayor producción y pago a los accionistas. Por lo tanto, el procedimiento de cuentas por cobrar es esencial para el buen funcionamiento de cualquier organización. Muestra cuánto efectivo necesita recibir y el cronograma para mantener un flujo de efectivo saludable.

¿Cómo automatizar las cuentas por cobrar?

Procura

El departamento de compras da el primer paso en el proceso de automatización. Realiza el pedido y envía una copia de la orden de compra al departamento de cuentas por cobrar. Luego, la organización envía una factura indicando el pago y otros detalles después de recibir el pedido.

Procesamiento de factura

El procesamiento de facturas se puede realizar tanto de forma manual como electrónica. Sin embargo, el procesamiento manual es un procedimiento que lleva mucho tiempo, por lo que se sugiere optar por el procesamiento automático de datos. Esto ayuda a reducir los errores y proporciona precisión, lo que a su vez ayuda a ejecutar todo el proceso de flujo de latas sin problemas.

Aprobación de la factura

De manera similar al procesamiento de facturas, la aprobación de facturas se puede realizar de forma manual y electrónica. Esto implica hacer coincidir la información con la orden de compra para que el pago recibido se ajuste con precisión a la orden. Luego se preparan documentos sobre el costo, el tiempo de entrega, el número de veces y otros detalles esenciales.

Pago

Luego viene el pago, que podría recibirse en efectivo, y un cheque podría procesarse automáticamente. Un gerente de cuentas por cobrar debe aprobar el pago y realizar todos los trámites para que el pago pueda recibirse sin problemas.

Gestión de distribuidores

Es necesario consultar con el cliente si enfrenta algún problema relacionado con el pago. Es deber del departamento de cuentas por cobrar verificar si la factura aún está en proceso de aprobación o si se ha recibido el pago.

Actualizaciones del sistema

Para automatizar el proceso de cuentas por cobrar, es esencial mantener actualizado el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) mediante la instalación de nuevas versiones de software según lo requiera el equipo para realizar el proceso de pago sin problemas.

Informes y análisis

El último paso en el proceso de automatización de cuentas por cobrar es reportar las hojas preparadas para los pedidos enviados y los pagos recibidos por el departamento de AP. Después de eso, analice las transacciones y mida el desempeño del departamento para que puedan hacer cambios si hay algo detrás de ellos. Una vez más, esto ayuda a que la organización funcione sin problemas.

Consejos para mejorar las cuentas por cobrar

Mantener detalles detallados del consumidor

Digamos que una organización utiliza la entrada manual de datos; podría dar lugar a errores que afecten al procedimiento de facturación. Por lo tanto, el sistema automático de cuentas por cobrar debe cargar todos los detalles esenciales, especialmente los términos de pago y crédito. El proceso AR automatizado ayuda a mantener la precisión al verificar regularmente la base de datos, informar los plazos y capacitar al personal para administrar los detalles correctamente para que el flujo de efectivo sea fluido.

Ofrezca incentivos positivos y negativos

Los incentivos podrían hacer maravillas para el procedimiento general de flujo de efectivo. Es lo mismo que el ejemplo de la vida real de comprar bienes; cuando se ofrecen descuentos, las ventas aumentan. De la misma manera, los incentivos positivos y negativos funcionan para rechazar efectivo de empresas y particulares. Un ejemplo de un incentivo positivo podría ser ofrecer cestas de regalos si el pago se recibe antes de tiempo. Un ejemplo de incentivo negativo podría ser penalizarlos con cargos adicionales si se retrasa el pago. Esto podría infundir cierto miedo y empezar a tomarse los pagos en serio, lo que podría beneficiar a su organización.

Asegúrese de que sus pólizas de crédito sean claras y concisas

Antes de prestar dinero para cualquier bien o servicio, asegúrese de que su organización tenga un conjunto sólido de políticas de crédito. Esto es importante para que el flujo de crédito se mantenga adecuadamente. Este es el deber del equipo de finanzas y ventas para establecer límites de crédito y sanciones si la fecha se extiende. El personal también debe programar reuniones para garantizar que las políticas cumplan con las condiciones económicas cambiantes.

Manténgase en contacto con sus clientes

Muchas veces sucede que los clientes pueden necesitar acordarse de pagar el pedido ya que este es un instinto humano común. O en otras ocasiones, pueden tener razones genuinas para no pagar las cuentas a tiempo. Cualquiera que sea el motivo, podría solucionarse con una sana comunicación. Con la ayuda del proceso de cuentas por cobrar, esto podría resolverse. Puedes enviar recordatorios, para que recuerden el pago o llamarles directamente para encontrar la solución.

Use tarifas mensuales regulares en lugar de facturas estándar

Siempre se recomienda enviar facturas mensuales si el pedido es grande o si hay una transacción regular entre empresas. A diferencia de las facturas irregulares, las facturas mensuales son más productivas para cualquier organización. Ayuda a la empresa a regular el flujo de caja, mejorando el proceso de producción y ayudando a la empresa a crecer. Además, las facturas mensuales permiten a los clientes pagar con Débito Directo, simplificando todo el procedimiento de pago.

Simplifique su flujo de trabajo de facturación

Para suavizar el proceso de cuentas por cobrar, es esencial estar libre de errores. Los errores pueden variar desde faltas de ortografía hasta detalles completamente incorrectos. Por lo tanto, se recomienda utilizar plantillas de factura que contengan un formato para que pueda recordar qué incluir y qué no. Esto, a su vez, acelera todo el proceso de cuentas por cobrar y ayuda al buen funcionamiento de cualquier organización.

Ofrezca opciones de pago a sus clientes

Una organización debe ofrecer a sus clientes opciones de pago para recibir el efectivo a tiempo. Los hace sentir cómodos al realizar los pagos en la forma que desean antes de recibir el dinero a tiempo. Las opciones de patentes incluyen cheques, efectivo, tarjetas de débito, tarjetas de crédito, débito directo y transferencias bancarias. Entre estas opciones, la domiciliación bancaria es la más eficaz, ya que se trata de un pago de extracción en lugar de un pago de inserción. Esto implica que es pre-aprobado, y el cliente no necesita realizar una conducta para ratificar el pago.