Todo lo que necesita saber sobre la gestión del ciclo de vida de los contratos

Reeditado por Platón

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Se espera que el mercado global de gestión del ciclo de vida de los contratos tenga un valor de US$ 845 millones en 2022, aumentando a aproximadamente US$ 3 mil millones para 2032, con una CAGR de 13.5% durante el período de pronóstico.

Pero, ¿qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos? ¿Y por qué los necesitas?

La gestión del ciclo de vida del contrato es el proceso de creación, modificación y supervisión del contrato antes de su cancelación o vencimiento. La gestión del ciclo de vida de los contratos es fundamental para que las empresas cumplan y protejan sus intereses.

Si es una gran corporación, puede contratar un departamento legal interno. La mayoría de las medianas y pequeñas empresas no tienen ese lujo y, por lo tanto, confían en los bufetes de abogados para todas (o al menos una parte) de sus necesidades legales.

La relación es importante. También es complejo, con varios términos, cláusulas y procesos. La gestión del ciclo de vida del contrato es la clave para este tipo de relación.

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¿Qué es el ciclo de vida del contrato?

Entre el 55 % y el 70 % de las organizaciones NO cuentan con sistemas efectivos de gestión de contratos. Y eso se vuelve complicado porque todas las empresas importantes tienen miles de contratos en un momento dado.

Dado que los contratos son tan frecuentes y las principales organizaciones no los abordan de manera eficiente, la gestión del ciclo de vida de los contratos resulta útil.

El ciclo de vida del contrato es el proceso que comienza cuando un cliente se pone en contacto con una agencia y termina cuando la agencia entrega su producto final. Normalmente incluye los siguientes pasos:

Marketing y ventas
Negociaciones previas al contrato
Preparación del contrato
Ejecución del contrato
Gestión de contratos en curso

¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?

La gestión del ciclo de vida del contrato describe los procesos necesarios para gestionar los contratos desde el principio hasta el final. La gestión del ciclo de vida de los contratos tiene como objetivo garantizar que los contratos se gestionen de manera eficiente y eficaz a lo largo de sus ciclos de vida.

Los contratos se pueden clasificar por duración, complejidad e importancia. Por ejemplo, un contrato de suministro simple con un bajo riesgo de disputa puede procesarse de manera diferente a un contrato complejo con un alto potencial de disputas.

Los administradores de contratos deben considerar estos factores al desarrollar flujos de trabajo para cada tipo de contrato en uso.

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¿Por qué es importante la gestión del ciclo de vida de los contratos?

Los acuerdos son la base de todas las relaciones comerciales. Definen los roles y responsabilidades de cada parte y aseguran que todos sepan qué esperar de sus contrapartes.

La compañía promedio de Fortune 2000 tiene alrededor de 20,000 – 40,000 contratos activos en cualquier momento dado
Las empresas pierden 9.2% de su resultado final a través de una gestión de contratos ineficaz
Para 2023, el 40 % de los equipos de I&O utilizarán la automatización aumentada por IA en grandes empresas, lo que resulta en una mayor productividad de TI con mayor agilidad y escalabilidad

Los contratos no son solo para garantizar que no lo estafen o lo estafen. También se trata de proteger los intereses de su empresa y garantizar que todos los involucrados entiendan lo que se espera de ellos.

Sin embargo, hay muchas más razones por las que la gestión del ciclo de vida de los contratos es importante para los resultados de su empresa. Éstos son algunos de ellos:

Ahorre tiempo

Si puede ahorrar tiempo en el ciclo de vida de sus contratos, entonces puede ahorrar dinero. Es tan simple como eso. Cuanto más tiempo ahorre, más dinero ganará.

Evite sanciones costosas y reduzca riesgos

Cuando dispone de una solución de gestión del ciclo de vida del contrato, puede evitar o reducir las sanciones. En algunos casos, estas sanciones pueden ser bastante costosas e incluso amenazar la estabilidad financiera de su empresa. Sin embargo, todo esto se puede evitar con la solución de CRM adecuada.

Puede asegurarse de que sus contratos estén actualizados y cumplan con las regulaciones vigentes mediante el uso de un sistema que monitorea los cambios en las leyes y estándares a lo largo del tiempo.

Además, también lo ayudará a administrar varios tipos diferentes de contratos simultáneamente cuando sea necesario, lo que le permitirá monitorear fácilmente cada parte de su negocio a la vez sin tener que revisar cada documento por separado (¡lo que podría llevar horas!).

Minimizar Pasivos

Los contratos suelen ser la base para acciones legales, pero un contrato bien administrado puede ayudar a evitar acciones legales y reducir los costos legales si es necesario.

Un contrato bien administrado también puede ayudarlo a reducir su riesgo legal al comprender claramente lo que se espera de ambas partes, lo que reduce la probabilidad de que surjan disputas.

Mejore la visibilidad y la transparencia

La gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) es un proceso para garantizar que los contratos se gestionen de manera eficiente, lo que da como resultado una mayor visibilidad y transparencia de los contratos. CLM lo ayuda a mejorar la gestión de contratos al proporcionar los siguientes beneficios:

Mejora la comunicación entre las partes interesadas.
Aumenta la velocidad a la que puede responder a los cambios.
Garantiza que toda la información relevante se incluya en contratos nuevos o actualizados (como términos y condiciones).

Aumentar el Cumplimiento Contractual

El cumplimiento contractual es importante para garantizar que su negocio esté protegido y, a menudo, es una prioridad principal para las organizaciones. El cumplimiento es importante para mantener un lugar de trabajo saludable y seguro, proteger la imagen de su marca y mantener una buena reputación.

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¿Pasos clave en el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM)?

El proceso de gestión del ciclo de vida del contrato es una serie de pasos que se siguen para garantizar la ejecución exitosa de los contratos. Estos pasos se pueden dividir en siete fases:

Redacción del contrato

El contrato es el primer paso del proceso, y es importante asegurarse de que está aclarando todos los datos. El contrato debe estar por escrito, firmado por ambas partes y revisado por un asesor legal para garantizar que tenga todos los detalles necesarios. También es una buena idea que la gerencia revise su contrato antes de enviarlo para que lo revisen otros departamentos.

Esto garantiza que no haya errores ni información faltante en su contrato, por lo que no terminará con sorpresas ni demoras en el futuro cuando intente hacer negocios con otra persona.

Negociar el trato

La negociación es una parte importante del proceso de gestión del ciclo de vida del contrato. El proceso de negociación puede ser unilateral, por lo que siempre debe estar dispuesto a retirarse si considera que los términos no son adecuados para su empresa.

Si un contrato propuesto parece injusto o irrazonable, no dude en decir que no y comenzar de nuevo con otra empresa. Además de negociar con otras empresas, es crucial que su equipo se comunique de manera efectiva y trabaje en conjunto durante todo el proceso.

Para negociar con éxito un nuevo acuerdo, todos deben confiar los unos en los otros y trabajar juntos como un solo equipo.

Colaborando en el contrato

Ahora está en un punto en el que tiene un contrato sólido y está listo para comenzar el proceso de implementación. Aquí es donde la colaboración se vuelve aún más importante. Los beneficios de la colaboración incluyen:

Una mejor comprensión de cómo opera su organización.
Comunicacion mejorada.
Mejores decisiones.
Soluciones más efectivas cuando surgen problemas.

Aprobación del contrato

El contrato es aprobado por la junta directiva. En algunas empresas, todos los miembros deben firmar el contrato antes de que pueda avanzar con más pasos en su ciclo de vida.

En otras empresas, la aprobación es otorgada por uno o más altos ejecutivos a quienes se les ha delegado la autoridad para aprobar ciertos contratos.

En cualquier caso, el documento del contrato debe ser revisado y aprobado por alguien con suficiente autoridad en esta etapa.

Ejecución y firma del contrato

El siguiente paso en el ciclo de vida del contrato es ejecutar y firmar el contrato. Esto implica finalizar los detalles, como quién firma, dónde se firma, cuándo se firma y otros detalles.

Luego, el contrato se puede usar con fines de monitoreo para que sepa si todo va bien con la relación de su empresa con otra parte al medir el cumplimiento de los términos específicos descritos en el acuerdo.

Seguimiento y gestión del contrato

El proceso de gestión del ciclo de vida del contrato es un componente crítico de cualquier negocio. Puede ser complejo y desalentador, pero los pasos a continuación lo ayudarán a comenzar.

Supervise el contrato para asegurarse de que se cumpla: Este paso garantiza que su organización cumpla con todos los términos del acuerdo. También debe asegurarse de que las partes internas, como contables o legales, no interfieran con los plazos o la flexibilidad en las negociaciones imponiendo demandas irrazonables a cada parte involucrada en el acuerdo del contrato.
Supervisar el contrato para asegurar su cumplimiento: Este paso requiere que usted, como ejecutivo o gerente de una organización, verifique si los empleados están cumpliendo o no con lo que acordaron en sus contratos con respecto a las métricas de desempeño, los plazos y otros detalles descritos en esos acuerdos. También puede querer asegurarse de que estas personas no violen ninguna regla establecida por las leyes federales, como las políticas contra la discriminación y las leyes laborales (por ejemplo).
Supervisar el contrato para las medidas de ejecución: Este paso implica verificar periódicamente si se produce algún incumplimiento de contrato por parte de cualquiera de las partes; no debe dudarse en absoluto al aplicar sanciones contra los infractores, ya que esto podría tener graves consecuencias en el futuro si no se controla (p. ej., juicios).

Archivar el contrato

Archivar un contrato significa eliminarlo permanentemente del uso activo. Esto es importante porque los contratos se vuelven obsoletos y deben eliminarse a medida que pasa el tiempo.

Por ejemplo, si tiene un acuerdo con otra entidad que no tiene ningún potencial de cambio o renovación, entonces archivar este contrato tendría sentido porque no es necesario permanecer en uso activo.

El archivado también se puede usar cuando se mueven contratos de una jurisdicción legal a otra donde existen diferentes regulaciones sobre cuánto tiempo se deben conservar los documentos antes de descartarlos (o "eliminarlos"). Archivar implica:

Determinar si un documento debe archivarse en función de su finalidad.
Revise los términos de su acuerdo con otra entidad o individuo.
Elegir qué pasos se deben tomar a continuación.

Los beneficios incluyen el ahorro de espacio de almacenamiento y la reducción de la exposición al riesgo al disminuir las oportunidades de acceso no autorizado debido a que la información obsoleta se almacena en línea por más tiempo del necesario, lo que aumenta los riesgos de responsabilidad con el tiempo.

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¿Qué es una aplicación CLM?

Una aplicación CLM es un programa de software que lleva a cabo las actividades específicas de una implementación CLM. El software puede ser una solución de código abierto o propietaria, pero debe poder llevar a cabo todas las tareas relevantes descritas en el Plan de implementación de CLM.

Muchas empresas utilizan aplicaciones CLM, ya que les permiten optimizar sus operaciones y aumentar la productividad. Por ejemplo, hay muchos paquetes de software disponibles que le permiten realizar un seguimiento de sus oportunidades de venta.

Si tiene un negocio basado en la web, puede realizar un seguimiento de cuántas personas visitan su sitio desde diferentes fuentes y qué páginas ven en cada visita. Incluso puede almacenar sus datos de contacto en una base de datos para contactarlos más tarde si es necesario.

Le permite administrar sus procesos comerciales de manera más eficiente. Si está buscando una solución para administrar la gestión del ciclo de vida de sus clientes, hay varias aplicaciones disponibles para elegir.

Puede usarlos para empresas grandes o pequeñas, y lo ayudarán a lograr mejores resultados con menos esfuerzo. Las siguientes son algunas de las aplicaciones CLM más populares:

Salesforce Sales Cloud
Software de gestión de relaciones con los clientes SugarCRM
Oracle Siebel CRM
Plataforma de redes sociales Salesforce Chatter

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Industrias y equipos internos involucrados en CLM

CLM es un área de gran enfoque para muchas industrias y equipos internos. Como tal, la lista de industrias y equipos internos involucrados en CLM es bastante grande e incluye, entre otros, los siguientes:

Las industrias que están involucradas en CLM incluyen:
Industria automotriz
industria química
Industria de bienes de consumo (CPG)
Industria energetica
Industria de alimentos y bebidas (F&B)
Industria de la salud
Industria del ocio, la hospitalidad y el entretenimiento (LH&E)
Industria manufacturera
Industria de petróleo y gas (O&G)

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¿Cómo seleccionar un software CLM?

Elegir el software CLM correcto es una tarea difícil. El mercado ofrece una amplia variedad de soluciones, cada una con sus propias ventajas e inconvenientes. Para tomar la decisión correcta, debe considerar varios factores, tales como:

Defina sus objetivos y requisitos

Si no tiene una idea clara de lo que quiere de su software CLM, será difícil medir el éxito de su implementación. Entonces, antes de analizar herramientas o tecnologías específicas, consideremos por qué debería invertir en un sistema CLM en primer lugar.

¿Por qué las empresas eligen invertir en un sistema CLM? La razón más importante es que quieren mejorar la experiencia de sus clientes. Esto puede significar muchas cosas: una mejor retención de clientes, puntajes de satisfacción más altos y más referencias son razones válidas para adoptar dicha tecnología.

Si esto no es algo a lo que está apuntando (y muchas empresas no lo están), entonces vale la pena considerar si invertir tiempo y dinero en otra cosa podría tener más impacto que gastarlo en un nuevo y costoso sistema de CRM que no lo hace. coincida con las necesidades u objetivos de su empresa.

Considere las opciones de implementación

Al elegir un software CLM, querrá considerar las opciones de implementación. Estos incluyen local, en la nube o híbrido.

En las instalaciones es la opción más segura, pero requiere una inversión inicial costosa en equipos, servidores y mantenimiento. Debido a que hay menos partes móviles con una solución local, es más fácil de mantener que sus contrapartes en la nube o híbridas. También ofrece un mayor control sobre sus datos, ya que se almacenan en sus servidores en lugar de compartirse con un tercero.

Las soluciones en la nube suelen ser más baratas porque no requieren ninguna inversión inicial, como la compra de hardware. En cambio, los proveedores albergan toda la infraestructura necesaria en sus instalaciones para que los usuarios puedan acceder a ellos de forma remota a través de aplicaciones basadas en navegador (apps).

Por lo tanto, las soluciones en la nube son más flexibles porque pueden escalar rápidamente según los niveles de demanda, pero esto también significa que puede haber menos control sobre cómo administra ciertos aspectos de sus procesos de flujo de trabajo, como los paneles de informes, etc.

Comparar proveedores

Debe comparar proveedores en función de sus requisitos específicos.

Querrá asegurarse de que el proveedor que elija tenga un buen historial y referencias de otros clientes y clientes dispuestos a compartir su experiencia.

Además, es importante observar los modelos de precios, los modelos de licencias y las hojas de ruta de los productos al comparar proveedores de CLM.

Centrarse en la facilidad de uso

Al mirar el software CLM, uno de los factores más importantes que debe considerar es su facilidad de uso. Las mejores soluciones de CLM son intuitivas y sencillas, lo que permite a los usuarios navegar por sus paneles e informes con facilidad.

Cuando llega el momento de capacitar a nuevos miembros del personal o incorporar nuevos clientes, un sistema bien diseñado puede hacer que este proceso sea mucho más fácil que uno obsoleto.

Para elegir una solución efectiva para su negocio, busque opciones que presenten:

Una interfaz de usuario clara (UI)

Su personal no debería necesitar capacitación especial para comprender cómo pueden usar mejor el software cuando se unan a usted. Si hay demasiados elementos o capas confusos relacionados con la navegación a través del tablero y los informes dentro de un conjunto de herramientas determinado, es posible que desee considerar otra opción.

Navegación intuitiva

La interfaz de usuario también debe estar diseñada para proporcionar un fácil acceso entre diferentes áreas de funcionalidad dentro de la(s) plataforma(s) de su software. De esta manera, todos sabrán dónde se encuentra cada cosa en todo momento, por lo que no perderán el tiempo buscando cuando necesiten algo rápidamente durante los procedimientos de flujo de trabajo normales.

Busque un proveedor que brinde soporte y capacitación continuos

Debe buscar un proveedor que le brinde soporte y capacitación continuos. Quiere una empresa que esté a su disposición después de la venta y que se asegure de que su software funcione según lo diseñado. Si una empresa no proporciona esto, ¡busque otra!

Conclusión

La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) ya no es simplemente una necesidad, sino que ahora es beneficiosa. Hacerlo no solo aumentará la visibilidad de la cartera de contratos de su organización, sino que también agregará valor a su negocio en general.

La implementación de CLM le permite a su empresa dejar de administrar contratos y comenzar a administrar el ciclo de vida del contrato, lo que mejora la eficiencia y la eficacia en toda su organización.

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