Optimización de procesos comerciales: una guía para 2022

Llevar un negocio no es tarea fácil.

Hay muchas cosas que deben hacerse, a tiempo. ¿Pero lo hacen? Algunos lo hacen y otros no.

¿Cómo se asegura de que todas sus tareas se completen antes de la fecha límite?

siguiendo un proceso optimizado. Cuando se aleja, un negocio es el resultado de cómo todos los procesos comerciales funcionan juntos. Si todos los procesos son eficientes, todo está bien. Si sus procesos son ineficientes, básicamente está desperdiciando el tiempo y el esfuerzo de los empleados.

Para aprovechar al máximo los procesos comerciales, los líderes deben pensar en: optimización de procesos de negocio.

¿Cómo empezar con eso? ¿Cómo debe seleccionar la mejor pila de tecnología para implementar estrategias de BPO adecuadas? Vamos a echar un vistazo a todo en el blog a continuación.

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¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es la secuencia de pasos, actividades y tareas que realiza una empresa para producir un producto o prestar un servicio.

Tipos de procesos de negocio

Los procesos de negocio se dividen en tres tipos principales: operativos, de gestión y de soporte.

Los procesos operativos están directamente relacionados con la entrega de un producto o servicio. Estos incluyen cosas como hacer una venta, enviar pedidos y responder tickets de atención al cliente.

Procesos de gestión implica asegurarse de que sus empleados estén haciendo su trabajo correctamente (y no solo perdiendo el tiempo). Estos incluyen cosas como revisiones de desempeño, impartir clases de capacitación y crear nuevos puestos dentro de la empresa.

El empleo de un marco de gestión de procesos empresariales aumenta la tasa de éxito de un proyecto al 70%.

Procesos de soporte proporcionar servicios esenciales para la empresa en sí (a diferencia de sus clientes). Pueden ser cualquier cosa, desde el papeleo de recursos humanos hasta el seguimiento de los paquetes de beneficios de los empleados y los registros de nómina.

Al crear una estrategia nueva o revisada para su organización, es esencial comprender cómo cada elemento de flujo afecta a otras funciones y departamentos dentro de su empresa.

Por ejemplo, si está trabajando en la actualización del flujo de trabajo de un departamento pero descuida el impacto que tendrá en otro departamento, como los servicios de TI, podría terminar con un problema irresoluble en el futuro.

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¿Qué es la optimización de procesos de negocio?

La optimización de procesos de negocio (BPO) es una estrategia para transformar su empresa en una más eficiente, eficaz y rentable.

Implica identificar los procesos que son fundamentales para su negocio y mejorarlos para lograr una mayor eficiencia y eficacia. De esta manera, puede conducir a un mejor servicio al cliente y precios más competitivos, todo lo que hace que los clientes quieran hacer más negocios con usted con el tiempo.

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¿Por qué necesita la optimización de procesos de negocio?

¿Por qué optimización de procesos de negocio? La respuesta parece sencilla.

La competencia es feroz. Tus competidores están intentando todo para mejorar y tú también deberías hacerlo. La optimización de los procesos comerciales brinda múltiples beneficios que pueden ayudarlo a enfrentar la competencia con confianza.

Aumentar la eficiencia

La optimización de procesos comerciales puede ayudarlo a reducir el desperdicio, mejorar la calidad y aumentar la capacidad.

Reduzca gastos

Cuando sus procesos están optimizados, completa sus tareas con la menor cantidad de recursos posible. Esto reduce el costo de producción, distribución, soporte y administración a través de la optimización de procesos que puede ayudarlo a aumentar la rentabilidad sin aumentar los precios ni reducir los estándares de calidad.

Reducir errores

Optimización de procesos métodos como lean o six sigma buscan que sus procesos estén libres de errores reemplazando los esfuerzos manuales con automatización inteligente u otras medidas.

Incrementar la capacidad

La optimización de sus procesos puede aumentar la eficiencia de los empleados. La optimización de procesos comerciales puede identificar los cuellos de botella del proceso comercial y tratar de reducir el desperdicio de recursos en otras partes del proceso. P.ej. En lugar de utilizar empleados para clasificar documentos, puede utilizar sistemas de gestión de documentos para categorizar documentos.

Aumentar la rentabilidad

Esto es evidente. La optimización de procesos puede ayudarlo a minimizar los costos mientras mejora los niveles de producción, lo que hace que sus procesos comerciales sean más rentables.

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Beneficios de la optimización de procesos comerciales

La optimización de procesos comerciales (BPO) agiliza sus procesos comerciales al mejorar la adopción de tecnología moderna para eliminar los cuellos de botella. Echemos un vistazo a los beneficios que ofrece el uso de estrategias de BPO en toda su organización.

Mitigar riesgos y fraudes

La mejora de sus procesos disminuye el riesgo de error, el riesgo de fraude y las infracciones normativas. Además, si tiene menos errores, puede concentrar sus recursos en las áreas donde más se necesitan.

Mejorar la capacidad de resolución de problemas

Las buenas habilidades para resolver problemas son cruciales para el éxito. Con la optimización eficiente de los procesos comerciales, una empresa puede Durante el proceso de optimización, también puede descubrir nuevas formas de resolver problemas de manera más rápida y eficiente, lo que conducirá a resultados aún mejores.

P.ej. En lugar de pagar facturas una vez al mes después de categorizarlas, analizarlas y aprobarlas, puede usar una plataforma de procesamiento de facturas automatizada para cargar, procesar, categorizar, aprobar y pagar facturas.

Mejore el cumplimiento

El cumplimiento es uno de los aspectos más importantes de un negocio. No cumplir con las regulaciones puede dar lugar a fuertes multas y otras sanciones que pueden afectar seriamente sus resultados. Sin embargo, el cumplimiento no siempre es fácil o económico.

Por ejemplo, si es una compañía de seguros, debe asegurarse de que su proceso de incorporación de clientes tenga procedimientos de verificación de documentos y KYC adecuados. Para eso, en lugar de procesos manuales, puede usar una plataforma de incorporación automatizada para mantener registros de todos los documentos, almacenar información en un almacenamiento seguro y cifrar la información entrante para evitar fugas de datos.

Modernizar Procesos

Las empresas heredadas utilizan procesos antiguos que pueden no ser los mejores. Pero solo porque "está funcionando" no significa que debas continuar siguiéndolo. La optimización de procesos comerciales puede identificar dichos procesos y modernizarlos para un mejor rendimiento.

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5 pasos para optimizar los procesos de negocio

Siga estos cinco pasos para comenzar la optimización de procesos en su negocio:

Identificarlo/trazarlo

Antes de que pueda optimizar su proceso, necesita saber cuál es el proceso y cómo funciona. Esto incluye identificar sus etapas, pasos e hitos y los materiales (o información) involucrados en cada ubicación. Cuantos más detalles tenga sobre cada etapa, más fácil le resultará realizar cambios, más adelante, para mejorar la eficiencia o reducir costos.

Una vez que haya identificado el proceso, planifíquelo en papel e identifique cualquier cuello de botella u otras áreas que podrían mejorarse. Al hacer esto, puede ver si hay áreas en las que se está haciendo demasiado trabajo o no lo suficiente.

Repensar

El segundo paso en la optimización de procesos es repensar. Esto implica cuestionar el por qué de sus procesos actuales y luego hacer cambios basados ​​en esa reflexión. Por ejemplo, suponga que actualmente está utilizando un método específico porque era una práctica estándar en otra empresa o porque siempre lo ha hecho así. En ese caso, este es un ejemplo de una mentalidad defectuosa.

Si dirige una empresa, toma cientos de decisiones sobre la asignación de recursos y en qué actividades concentrarse. Su objetivo debe ser mejorar el rendimiento tomando mejores decisiones, y una forma de hacerlo es a través de la optimización de procesos.

Analizar

El siguiente paso es analizar el proceso. En esta fase, debe determinar exactamente qué actividades están involucradas, quién las realizará y cómo se realizarán. También necesita identificar indicadores clave de rendimiento que indiquen cuándo un proceso se ha completado con éxito. Una vez que haya colocado sus operaciones y actividades actuales, puede comenzar a buscar formas de mejorarlas.

Automatización

Utilice un sistema de gestión de procesos empresariales para automatizar procesos que, de otro modo, serían demasiado complejos para el manejo manual. (Sin embargo, aún puede optar por administrar algunos de estos procesos manualmente). Por ejemplo, si tiene varios empleados que necesitan aprobar informes de gastos antes de enviarlos para su procesamiento, cree un flujo de trabajo de aprobación en el que se requiera la aprobación de cada empleado. antes de continuar con el proceso. Todo sucede automáticamente y se puede rastrear de principio a fin.

Monitorear

La monitorización es una parte esencial de la optimización de procesos. El monitoreo ocurre durante el proceso, por lo que no es simplemente una autopsia de lo que sucedió. En cambio, le permite monitorear y hacer cambios sobre la marcha, lo que puede ser muy útil para evitar que vuelvan a ocurrir errores. Si su equipo está monitoreando sus flujos de trabajo de cerca, deberían poder detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas para su empresa o clientes.

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Nanonet para la optimización de procesos empresariales

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• Procesamiento de factura
• Extracción de datos de PDF, imágenes o documentos escritos a mano
• Automatización de cuentas por pagar
• Automatización del flujo de trabajo
• Pago de Facturas Automatizado
• Procesos de aprobación
• Automatización inteligente

Y más. Cualquier proceso manual que siga un conjunto de reglas, puede automatizarse con Nanonets.

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¿Cómo elegir el software perfecto para la optimización de procesos?

El software de optimización de procesos comerciales es una tendencia creciente en el marketing digital. Es una forma de automatizar el proceso de mejora de los sitios web y las páginas de destino de los clientes, incluida la forma en que los estructura y el contenido que utiliza. El software de optimización ayuda a las empresas a llegar a su público objetivo con menos esfuerzo y costos más bajos de lo que sería posible automatizando este proceso.

Determina tus necesidades

Antes de elegir el software adecuado para su negocio, debe comprender sus objetivos. Por ejemplo, ¿lo utilizará para fines informativos? ¿Quieres identificar oportunidades en base a datos históricos? ¿O desea poder realizar cambios en tiempo real basados ​​en datos en vivo? Una vez que haya determinado esto, considere cuántos datos se pueden procesar en un momento dado y cuánto tiempo le toma al software generar informes.

Finalmente, piense en cuán vital es la facilidad de uso para cada pieza de software. Algunas herramientas son más sencillas que otras y ofrecen más funciones si no son tan fáciles de usar. Por ejemplo, las herramientas más sencillas pueden requerir más pasos o intervención manual, mientras que otras permitirán a los usuarios acceder a una interfaz web sencilla sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.      

Crear una lista corta de soluciones de optimización

Una lista corta de proveedores de software es un buen lugar para comenzar. Puede encontrarlos buscando en la web o preguntando a sus compañeros. Cuando visite sus sitios web, busque lo siguiente:

• Una lista de características y beneficios que satisfarán sus necesidades de optimización
• Información de precio
• Opciones de licencia, incluidas soluciones basadas en la nube (si corresponde)
• Opciones de asistencia al cliente

Comprender el tiempo y el presupuesto necesarios para implementar

Antes de comenzar la búsqueda del software de optimización perfecto, debe comprender cuánto tiempo y presupuesto se requerirán para implementar el software. Esto significa considerar cuánto tiempo le tomará a su personal ponerse al día con el nuevo sistema y cuánto tiempo antes de que vea resultados tangibles de su trabajo.

También es importante considerar si existen o no costos adicionales asociados con la implementación de una solución de optimización. Por ejemplo, algunas empresas pueden requerir un servidor dedicado porque tienen altos volúmenes de tráfico y algoritmos complejos que ejecutan todos los días.

Identifique al proveedor correcto

Un buen proveedor ofrece una prueba gratuita y tiene un modelo de soporte para ayudar a los clientes a tener éxito. También es crucial que comprenda cuánto costará usar el software, así como también cómo se verán las futuras hojas de ruta del producto y si hay planes para actualizaciones. Esto se puede hacer hablando con referencias de clientes o revisando reseñas en sitios de terceros como G2 Crowd, Capterra o TrustRadius, que brindan información detallada sobre los productos y servicios de los proveedores.

El software de optimización puede ser una herramienta poderosa.

El software de optimización es más efectivo para sitios web que ya funcionan bien. Puede ayudarlo a mejorar su estrategia de SEO existente al proporcionar datos e información sobre cómo las personas encuentran su sitio web y dónde se pueden realizar mejoras. Puede ser una herramienta poderosa en su arsenal de marketing digital, pero tiene algunas limitaciones. El software de optimización no es necesariamente la mejor opción para todos los sitios web, ya que puede ser demasiado complejo o costoso para algunas empresas. También llevará tiempo y esfuerzo implementar la optimización con éxito en su sitio web.

En última instancia, debe tomar la mejor decisión para su negocio. Si es una empresa nueva, saber qué tipo de software funcionará mejor para usted puede ser un desafío. Sin embargo, es esencial investigar y aprender más sobre cómo cada herramienta de optimización puede beneficiar a su empresa antes de tomar una decisión final.

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Conclusión

Si desea administrar un negocio exitoso y lucrativo, debe comprender y priorizar la mejora continua. Para implementar la mejora de procesos, debe evaluar su desempeño actual, identificar cuellos de botella y descubrir sus causas. Luego, colabore con sus equipos para abordar los desafíos de frente y evaluar los resultados.

Al analizar regularmente la efectividad de sus procesos, podrá eliminar los obstáculos para el éxito y empoderar a su gente para que brinde mejores resultados.

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Preguntas Frecuentes

¿Cómo mejorar sus procesos de negocio?

Racionalizar la eficacia general de un proceso existente implica reconocerlo y mejorarlo. En otras palabras, está tomando un proceso y pensando en un mejor enfoque para completarlo.

Su empresa probablemente depende de muchos procedimientos, como el seguimiento de las órdenes de compra y la aprobación de las solicitudes de viaje todos los días. Cada uno es esencial para la salud y el funcionamiento de su empresa.

Sin embargo, si no se actualizan o no se realizan manualmente, dichos procedimientos pueden volverse ineficaces, costando dinero y perdiendo tiempo.

Las siguientes siete etapas son necesarias para mejorar los procesos:

• Elija un proceso para mejorar y describa el procedimiento actual
• Encuentre cuellos de botella y posibles áreas de mejora
• Dibuje un diseño del nuevo proceso potencial
• Pruebas y revisión de procesos
• Implementar y monitorear el nuevo proceso

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