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Los documentos han sido una parte integral de las empresas durante siglos. A medida que las organizaciones se expanden y los procesos comerciales se vuelven más complejos, las necesidades de documentación comercial se han multiplicado y se han vuelto cada vez más desafiantes. La IA y sus tecnologías avanzadas han hecho posible la automatización de documentos, facilitando los tediosos y engorrosos procesos de documentación manual y afectando la forma en que las empresas gestionan la documentación.
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¿Qué es la Automatización de Documentos?
La automatización de documentos, comúnmente conocida como ensamblaje de documentos, implica el uso de sistemas y tecnologías de software para producir documentos electrónicos con una dependencia humana mínima.
Los datos y el texto extraídos de diferentes fuentes se utilizan como entradas para crear nuevos documentos. Las reglas se definen en forma de plantillas prediseñadas que pueden actuar como guía para crear un documento final.
La automatización de documentos puede ser:
Procesamiento de documentos
Acuñado como automatización de procesos de documentos, implica la identificación, extracción y validación de información relevante de varios tipos de documentos y su transformación en datos enriquecidos para el usuario final.
Generación de documentos
Esto implica tomar información existente o extraída y usarla como entrada para crear documentos que pueden ser facturas, contratos, cartas comerciales, propuestas y más.
Importancia de la automatización de documentos
La automatización de documentos minimiza las tareas repetitivas que reducen el tiempo y el esfuerzo de los empleados. El escaneo, la extracción de datos, la clasificación y el almacenamiento de datos de documentos son importantes para que cualquier empresa funcione de manera efectiva. La automatización de documentos hace todo esto y más.
Puede eliminar las incoherencias y agilizar el procesamiento de documentos mediante el uso de plantillas personalizadas para reducir el tiempo dedicado a la documentación. Esto ayuda a la organización a establecer un proceso de documentación que cada empleado puede seguir para que su tiempo y esfuerzo sean productivos.
La automatización de documentos es crucial para ahorrar tiempo y mano de obra, reducir el mantenimiento de archivos físicos y reducir el riesgo de falta de disponibilidad e inexactitud de los documentos. Además de esto, también permite un flujo de trabajo fluido entre departamentos y mejora la organización general para administrar los procesos comerciales de manera eficiente.
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Acerca del software de automatización de documentos
El software de automatización de documentos es una herramienta que utiliza tecnologías avanzadas para ayudar a las empresas a lograr la automatización de documentos con facilidad. Su capacidad de integración con otras tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP), el Aprendizaje Automático (ML), etc., y su capacidad para trabajar con Sistemas de Gestión Documental (DMS) y otro software, lo convierte en ideal para muchas organizaciones.
Dependiendo de los tipos de documentos con los que trabajen las organizaciones, los requisitos de automatización también pueden variar mucho. Mientras que algunas pequeñas empresas requieren un software simple para manejar documentos como contratos, cartas o propuestas, otras empresas, como bufetes de abogados o compañías financieras, pueden necesitar soluciones de automatización que manejen una amplia variedad de documentos, desde documentos simples hasta documentos complejos que puede implicar cláusulas o cálculos. También pueden 'ensamblar' documentos asociados como uno solo para aumentar el valor. Un ejemplo es incluir una póliza de seguro con préstamos o documentos referenciados, exhibiciones, etc. en contratos legales.
Aunque dicho software puede diseñarse con una gama de funcionalidades para adaptarse a cualquier organización, todos ellos ejercen el uso de plantillas para facilitar la creación y generación de documentos. Las plantillas pueden contener datos estáticos y dinámicos que permiten cambios apropiados en el contenido para que los documentos tengan un propósito.
El software de automatización de documentos ayuda a:
- Cree plantillas que se puedan reutilizar, duplicar y editar según los requisitos de la organización
- Reúna diferentes documentos que tengan datos rellenados automáticamente de fuentes relevantes
- Optimice los flujos de trabajo con un proceso de creación de documentos más sencillo
- Adhiérase a las normas de cumplimiento cuando sea necesario y reduzca los riesgos de infracciones
¿Cómo funciona la Automatización de Documentos?
Las plantillas predefinidas son el núcleo de la automatización de documentos. Las entradas de datos, incluido el texto que se completa desde diferentes fuentes, se insertan en secciones de estas plantillas para crear nuevos documentos. Las plantillas pueden contener una gran cantidad de elementos que incluyen fragmentos de texto, tablas, números, logotipos u otras imágenes.
La automatización de documentos puede diferir en el procesamiento y generación de documentos.
Procesamiento automatizado de documentos
Existen principalmente 3 pasos en el procesamiento automatizado de documentos. Están:
Extracción
El primer paso para obtener datos relevantes es extraer la información necesaria de documentos que pueden estar estructurados, semiestructurados o no estructurados.
- Documentos estructurados – Obtener la información requerida de documentos estructurados como hojas de Excel, encuestas o cuestionarios es bastante sencillo ya que la mayoría de la información está organizada. El software de automatización con la ayuda de las capacidades de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) puede extraer la información correcta incluso si los documentos están presentes como imágenes y completarlos para su uso.
- Documentos semiestructurados – Documentos como facturas u órdenes de compra no tienen campos de datos establecidos y, por lo tanto, la extracción se vuelve un poco difícil. El software de automatización de documentos, en tales casos, utiliza una combinación de OCR y DL (aprendizaje profundo) para recopilarlos y organizarlos en datos estructurados.
- Documentos no estructurados – Con muy pocos campos de datos estructurados, la extracción de datos de documentos como contratos, memorandos, cartas, etc., puede ser cada vez más compleja. Aún así, OCR y DL se pueden usar para obtener los datos requeridos, con un mayor enfoque en aspectos importantes que agregan valor al proceso de documentación.
Validación
El siguiente paso para la extracción es verificar la precisión y la calidad de los datos de origen en función de las reglas comerciales, las políticas internas y los estándares de los datos externos.
- con reglas de negocio – Verificar si no hay duplicación de datos, como es común con las facturas, y si los datos adquiridos están sincronizados con los requisitos comerciales
- Con políticas internas – Una organización puede tener políticas establecidas mientras valida los datos. Esto incluye verificar si los datos extraídos cumplen con las pautas de la empresa para obtener e ingresar información en campos apropiados como fecha, cantidad, etc.
- Con estándares de datos externos – La mayoría de los documentos tienen pautas estándar que deben seguirse mientras se elaboran y estas también se convierten en una parte importante del proceso de validación. Por ejemplo, las facturas pueden diferir pero tener campos comunes como la fecha de la factura, el número de factura, las direcciones del destinatario y del remitente, la fecha de suministro, la descripción de los bienes y el monto total.
Enriquecimiento
El enriquecimiento de datos se refiere al proceso de agregar valor a la información interna para hacer que los datos existentes sean más completos. Esto se logra principalmente utilizando fuentes de datos externas. Esto se puede hacer por:
- Agregar atributos con metadatos para completar la documentación.
- Información complementaria para una imagen más completa. Ejemplo: proporcionar códigos postales o postales completos
Generación Automatizada de Documentos
Las herramientas de automatización pueden ayudar a las organizaciones a obtener los datos necesarios y convertirlos en los tipos de documentos necesarios. El proceso total se puede realizar sin problemas, sin esfuerzo y sin errores para generar una mayor cantidad de documentos en un menor tiempo de respuesta.
El proceso de generación de documentos es el que se detalla a continuación:
Obtener datos de entrada para combinar con plantillas
Las herramientas de automatización primero extraen la información requerida de las bases de datos o sistemas apropiados. Datos de ejemplo como nombres, números, direcciones, etc.
Elegir el formato de salida deseado
Seleccione los documentos donde la automatización será necesaria y efectiva. Estos documentos pueden comprender contratos legales, facturas, órdenes de trabajo y comunicaciones con clientes, y pueden involucrar más de un tipo de documento, con plantillas específicas para cada uno de ellos.
Convertir datos a un formato específico
Una vez que los datos de entrada están listos y se elige el documento para la generación automática, la información seleccionada está lista para colocarse en plantillas prediseñadas. Esto puede implicar la transformación de datos de un tipo a otro. Ejemplo de imagen a texto.
Verifique el contenido en busca de inconsistencias o modificaciones
Antes de generar el resultado final, los sistemas de automatización de documentos verifican anomalías o ajustes en el contenido requerido. Un ejemplo pueden ser los caracteres de un campo que superan los límites establecidos. El software puede detectar tales inconsistencias y hacer los ajustes necesarios antes de que el documento final esté listo.
Generar documentos
Una vez que el documento está configurado y listo, el software procede a generar el documento completo en el formato deseado y lo almacena en carpetas, sistemas de gestión de documentos (DMS) o sistemas de información empresarial (EIM), etc., para uso futuro.
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¿Quién necesita la automatización de documentos?
La automatización de documentos es muy esencial para los usuarios que necesitan crear o generar documentos con frecuencia para diversos fines. Las industrias que se ocupan de flujos de trabajo complejos, interdependientes y con gran cantidad de documentos pueden beneficiarse de la automatización de documentos.
Independientemente de la industria, las soluciones de automatización de documentos tienen como objetivo reducir la carga de trabajo y las actividades de administración y logística de una organización. Esto ayuda a crear y compartir documentos que son altamente precisos, consistentes, compatibles y que se requieren constantemente para que los flujos de trabajo comerciales sean fluidos y efectivos.
La automatización de documentos es necesaria cuando la productividad es de importancia primordial. Cuando los empleados están libres de 'tiempos de espera', les permite ser más productivos. Cualquier usuario con permisos de acceso puede crear y generar los documentos necesarios, ya que se digitalizan o utilizan los almacenados en bases de datos centralizadas para completar tareas rápidamente.
Mientras que las pequeñas empresas que requieren muy pocos documentos pueden no beneficiarse del uso de un sofisticado sistema de automatización de documentos, las grandes organizaciones con múltiples departamentos que utilizan numerosos documentos pueden beneficiarse directamente del uso de un software de automatización de documentos adecuado y personalizable.
Los variados beneficios de la automatización de documentos
Las soluciones de automatización de documentos son un medio para resolver los problemas que se enfrentan con el procesamiento y la generación de documentos. Con el creciente número de transacciones comerciales, muchas organizaciones se beneficiarán al aprovechar las capacidades del software de automatización de documentos para hacer que la creación de documentos sea muy sencilla. Los beneficios más importantes se detallan a continuación:
Creación más rápida de documentos
El principal beneficio de la automatización es que facilita las arduas tareas de crear documentos cada vez desde cero. La automatización de documentos ayuda a acelerar la creación/generación de documentos, ahorrando un tiempo valioso para los empleados. La implementación de documentos estándar es mucho más rápida e incluso si hay varios documentos que requieren múltiples copias, el software de automatización maneja el trabajo a granel de manera eficiente y rápida.
Facilidad de uso
La automatización puede ayudar a eliminar los interminables tiempos de espera para que los expertos vengan y creen los documentos necesarios. Los usuarios pueden hacer uso de las capacidades del software de automatización de documentos para crear o generar los documentos requeridos con alta precisión en un santiamén. Esto reduce la pérdida de tiempo y conduce a un cierre más rápido de contratos, ventas, etc. con una mayor eficiencia comercial.
Menor incidencia de errores
La creación manual de documentos puede implicar copiar y pegar o los más nuevos pueden tener inconsistencias que requieren correcciones repetidas y un esfuerzo humano exhaustivo que causa retrasos innecesarios en los flujos de trabajo. La automatización puede ayudar a eliminar o reducir significativamente este tipo de errores con precisión garantizada. El uso de plantillas predefinidas y tecnologías basadas en IA que utilizan captura de datos, ayude a obtener la información requerida con facilidad y envíe alertas al personal pertinente en caso de que falten datos.
Mantener el estándar y la consistencia.
Los documentos que se crean manualmente pueden no ser consistentes en su formato cada vez. Por ejemplo, una propuesta de ventas creada por dos personas invariablemente puede diferir en sus estilos. Esto puede ser confuso para las partes que lo reciben y difícil de rastrear para la empresa. Con la automatización, las plantillas proporcionan la estructura y es posible que solo sea necesario cambiar algunos datos de entrada. Esto garantiza que cualquier tipo de documento, independientemente de cuántas personas lo manejen, sea siempre preciso y coherente.
Ahorro en costo
La reducción de gastos es un beneficio garantizado que las organizaciones pueden experimentar al automatizar la creación/generación de documentos. Además de mejorar el control organizacional, la automatización puede reducir significativamente los gastos generales, como la impresión de documentos, la creación de gabinetes de almacenamiento para documentos físicos, etc. Los documentos digitalizados que se crean o generan se pueden almacenar en ubicaciones centralizadas con todos los datos necesarios, lo que facilita el ahorro de tiempo y coste para las empresas.
Productividad mejorada
La generación de documentos, especialmente del mismo tipo, es una tarea agotadora y repetitiva que puede drenar a los empleados de su valioso tiempo. Dado que la automatización utiliza plantillas y extrae datos de otros sistemas integrados con facilidad, reduce la carga de trabajo de los empleados. Al liberar un tiempo precioso, les permite evitar tareas tan engorrosas y de baja calificación y centrar la atención en tareas más importantes o complejas con eficiencia, lo que lleva a una mayor satisfacción laboral y niveles de productividad mejorados.
Aumenta la privacidad y la seguridad
Los documentos en papel generalmente se almacenan en gabinetes físicos o archivos que son propensos a dañarse. Los sistemas de automatización tienen espacios de almacenamiento digital incorporados con permisos de acceso adecuados para evitar la pérdida de documentos y mejorar la seguridad de los datos. Las soluciones de automatización que tienen controles de seguridad adicionales ayudan a industrias como los servicios legales o el cuidado de la salud a proteger los datos confidenciales contra infracciones y fugas. Esto ayuda a las organizaciones a cumplir con el cumplimiento, evitar infracciones y mantener la seguridad de todos sus documentos en un solo lugar.
Mejora las relaciones comerciales y las experiencias de los clientes.
Cualquier negocio se nutre de buenas relaciones, ya sean internas, proveedores o clientes. La creación manual de documentos puede afectar el mantenimiento de buenas relaciones si son propensos a errores, demoras e inconsistencias. La automatización facilita todo lo anterior. Facilita la creación/generación rápida y fácil de documentos y los hace fácilmente disponibles en una ubicación centralizada. El cierre de procesos de venta, las aprobaciones automatizadas y la firma de contratos digitales con firmas electrónicas son posibles con la automatización de documentos. El acceso habilitado a documentos en línea hace que asociarse con más proveedores y llegar a múltiples clientes sea más fácil y seguro. La conveniencia de acceder a los documentos en cualquier lugar, en cualquier momento, mejora las relaciones y contribuye a experiencias de cliente personalizadas.
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Desafíos en la implementación de la automatización de documentos
Aunque la automatización de documentos es muy beneficiosa, existen ciertos desafíos que muchas organizaciones pueden enfrentar en la digitalización de los procesos de documentación. Los comunes se detallan a continuación:
Requisitos de planificación y procesos de documentación
A menudo, el punto de partida de los procesos de automatización es el más difícil. Mucha planificación es esencial para seleccionar el departamento o el proceso de negocio que necesita ser automatizado para que sea beneficioso para la organización. La planificación incluye la selección de procesos, el tiempo que llevará introducir/capacitar al personal para usar y adaptarse a la automatización de documentos, y el costo en el que se deberá incurrir para configurarlo. También significa elegir una solución de automatización que sea flexible, integral, personalizable y que pueda integrarse con los sistemas existentes.
Otro problema en la planificación es cuántos procesos deben automatizarse. En una organización grande, diferentes departamentos pueden preferir que se automaticen diferentes procesos. Aunque las soluciones de automatización son capaces de manejar múltiples procesos, el tiempo y el esfuerzo necesarios para eso serán monumentales. Además, si la automatización se considera inadecuada o ineficiente, la empresa se verá afectada por gastos adicionales. Dar prioridad a los procesos y elegir la automatización para uno o dos procesos inicialmente y luego expandirlos gradualmente puede ayudar a las organizaciones a evitar obstáculos y hacer que la automatización de documentos sea más factible.
Entender y aceptar el cambio.
Introducir cambios en los procesos de documentación a través de la automatización puede ser muy difícil si los departamentos o empleados relevantes se oponen. Es posible que los usuarios que son nuevos en el software de documentación no entiendan cómo funcionan realmente estas soluciones o que se muestren reacios a la idea de la automatización.
Para documentar la automatización alcanzable, los líderes pueden recibir aportes de los empleados y primero acostumbrarlos a la idea de optar por la automatización. La comunicación bidireccional, la participación de la alta dirección/jefes y la explicación de sus beneficios son algunas de las formas de garantizar la comprensión y aceptación general para mantener una implementación fluida de la automatización de documentos.
Pruebas e Implementación
La realidad entre la planificación y la implementación de un software de automatización puede ser muy diferente. Los cronogramas pueden diferir, la coordinación entre los equipos y las partes externas puede ser inconsistente y cualquier cambio en los procesos planificados puede afectar los hitos para la implementación real.
La etapa de prueba ayudará a descartar brechas y realizar modificaciones cuando sea necesario para una transición sin problemas a la automatización de documentos. Establecer hitos adecuados para llegar a la etapa de puesta en marcha es esencial para que la implementación de soluciones de automatización de documentos sea efectiva.
Mantenimiento y mejoras
El software de automatización también implica mejoras a medida que la organización comienza a acostumbrarse a él. La adición de más procesos significa una revisión en profundidad, la realización de mejoras en los procesos automatizados existentes y los costos adicionales en los que se puede incurrir para aumentar las funcionalidades y mantener la eficacia de la solución.
Este tipo de desafío es común y puede implicar dificultades iniciales para optimizar la solución, pero puede valer la pena lograr una automatización de documentos más fluida que pueda ayudar con un flujo de trabajo más fluido y una mayor productividad.
Seguridad
Uno de los principales desafíos en la implementación de la automatización de documentos críticos es garantizar que estén seguros y protegidos. Los documentos manuales se manejan individualmente. Aunque pueden ser propensos a errores humanos, su seguridad generalmente no se ve comprometida. Con la automatización, las cosas pueden ser completamente diferentes.
Las organizaciones que no optan por una solución de automatización de documentos conocida pueden correr el riesgo de perder documentos o enfrentar problemas de cumplimiento. La mayoría de las industrias, como la atención médica, los servicios legales y los servicios financieros, manejan datos confidenciales que no pueden verse comprometidos. El desafío radica en elegir un sistema que tenga una integración basada en la nube que pueda frustrar los problemas de seguridad, admitir el intercambio seguro de documentos críticos y garantizar el cumplimiento.
Documentos adecuados para la automatización de documentos
La automatización de documentos puede ser adecuada para una multitud de industrias. Dependiendo de la naturaleza de su trabajo, las necesidades de automatización pueden diferir. Algunos de los documentos comunes requeridos con frecuencia por muchas empresas y que son perfectos para la automatización de documentos son:
- Cotizaciones de ventas
- Acuerdos tales como acuerdos de confidencialidad (NDA), acuerdos de servicio, acuerdos de préstamo
- Contratos tales como contratos de proveedores, contratos de trabajo
- Cartas como cartas de comunicación con el cliente, cartas de oferta, facturas.
- Facturas
- Diferentes tipos de informes.
Aparte de los documentos generalizados, los documentos que se pueden automatizar pueden variar entre industrias. Aquí hay una lista de algunos documentos, por industria, que se pueden automatizar para facilitar la administración.
Servicios Legales
- Acuerdos de empleo
- Documentos de secretaría de la empresa.
- Acuerdo de compra de acciones
- Acuerdos regulatorios
- Acuerdos de testamentos y fideicomisos
- Cartas de opinión legal
Healthcare
- Registros médicos del paciente
- planes de tratamiento
- Recetas
- Informes
- Hojas de horario
Finanzas
- Facturas
- Ordenes de compra
- Conocimiento de embarque
- Documentos de cumplimiento
Recursos humanos (RRHH)
- Recibos de pago
- Cartas de oferta para empleados
- Cartas de comunicación interna
- Manual del Empleado
Bancos
- Estados de cuenta bancarios
- cartas de bienvenida
- Cartas de liquidación
- Acuerdos de préstamo
- Recordatorios avanzados
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Elegir una herramienta de automatización de documentos
Las soluciones de automatización de documentos están diseñadas para agilizar los procesos comerciales mediante la extracción de datos y su uso para crear documentos, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos para ese departamento. Sin embargo, no todas las soluciones de automatización son iguales. Por lo tanto, una planificación cuidadosa y una investigación adecuada basada en las necesidades comerciales pueden ayudar a elegir el software adecuado.
Las soluciones de automatización pueden variar ampliamente en sus ofertas. Si bien un software puede requerir experiencia técnica, es posible que otro no admita todos los tipos de documentos. Otro puede tener demasiadas capacidades que una empresa tal vez nunca necesite.
Con tantas opciones en el mercado para elegir, seleccionar la solución de automatización de documentos adecuada puede ser desalentador. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta al elegir un buen software:
La facilidad de uso
Al elegir cualquier software de automatización, lo primero que debe verificar es qué tan fácil de usar es. Los usuarios deben poder entender cómo funciona y usarlo de manera eficiente, incluso si no son técnicamente fuertes. Cualquier software que no simplifique el trabajo y de hecho lo complique más sería un fracaso total.
El software de automatización de documentos debe permitir la creación sencilla de plantillas, usar las existentes tal como están y facilitar la navegación a través de sus funciones para los usuarios sin tener que llamar a expertos.
La mayoría de los proveedores de soluciones de automatización de documentos estarían encantados de ofrecer una versión de prueba durante períodos limitados para conseguir clientes potenciales. Utilícelos para comprender cómo el software puede adaptarse a las necesidades de la empresa y de los empleados para aumentar la eficiencia en la automatización de documentos.
Integraciones con los sistemas comerciales existentes
Incluso la mejor solución de automatización de documentos puede ser inútil si no proporciona una buena integración con los sistemas existentes que utiliza una empresa.
Un buen software de automatización tiene capacidades integradas para obtener datos de varias fuentes. La integración con sistemas CRM, CMS, sistemas de almacenamiento de archivos, software de análisis, software de procesamiento de pagos y software de comunicaciones son los más buscados.
Un sistema de automatización de documentos que facilite una fácil integración puede ayudar a capturar datos precisos de varias fuentes para crear o generar documentos de valor. Consultar con el proveedor sobre las capacidades de un software para integrar y recopilar datos de varias fuentes puede ayudar a las organizaciones a decidir sobre la utilidad de una solución de automatización.
Accesibilidad
Una de las características modernas que pueden diferenciar un software de automatización es su accesibilidad. Hoy en día, muchos representantes de una empresa están en movimiento y requieren soluciones que puedan crear o generar documentos rápidamente para presentarlos a clientes potenciales o partes interesadas.
Imagine un gerente de ventas que necesita crear propuestas para cerrar un trato con un cliente interesado. El uso de una solución de automatización de documentos que sea compatible con dispositivos móviles, tabletas u otros dispositivos hace posible preparar los documentos requeridos y compartirlos sobre la marcha.
Compatible con diferentes formatos de documentos
Al elegir una solución de automatización de documentos, es mejor verificar si el software admite diferentes tipos de formatos de documentos, como archivos de texto, archivos de imagen, PDF, documentos protegidos con contraseña, etc., que pueden ser necesarios en una empresa.
El sistema seleccionado también debe ser capaz de admitir diferentes tipos de automatización de documentos, a saber, masiva, interactiva y bajo demanda. La generación masiva de documentos implica la producción de numerosas cantidades de uno o más tipos de documentos para fines comerciales específicos.
La automatización de documentos interactivos es cuando el software crea automáticamente un formulario basado en una plantilla y luego crea un documento extrayendo datos del formulario a la plantilla. La automatización bajo demanda, como sugiere el nombre, se refiere a un documento creado en respuesta a la "demanda de un usuario" cuando se envía la información requerida.
Centrarse en la seguridad
Las organizaciones deben preocuparse por la seguridad cuando buscan una solución de automatización de documentos. Los documentos comerciales son únicos y deben protegerse contra el robo de datos para evitar vulnerabilidades y proteger los intereses comerciales. El ensamblaje y el intercambio de documentos deberían ser posibles sin la preocupación de perder datos. La protección con contraseña o el cifrado de extremo a extremo son algunas características que pueden garantizar la seguridad de los datos. Si bien los permisos de acceso pueden funcionar a favor de la protección de los datos contra el uso indebido, no deben convertirse en un obstáculo para mantener flujos de trabajo fluidos.
Atención al cliente satisfactoria
Al igual que con cualquier producto, los usuarios de automatización de documentos también se beneficiarán enormemente de una buena atención al cliente por parte del proveedor. Las calificaciones de las reseñas de los usuarios y el soporte, incluso cuando se utilizan versiones de prueba, pueden brindar información sobre la forma en que una empresa responde y brinda soporte a los usuarios.
Tener más de un canal de comunicación, incluido el correo electrónico, el teléfono, el chat en línea, etc., puede ser más efectivo cuando tiene dudas o fallas que deben resolverse rápidamente para evitar interrupciones en los flujos de trabajo comerciales.
¿Quiere automatizar tareas manuales repetitivas? ¡Ahorre tiempo, esfuerzo y dinero mientras mejora la eficiencia!
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Automatización de Documentos con Nanonets
Nanonets es un software de OCR basado en IA que, junto con las capacidades de ML, puede ayudar en la extracción automatizada de datos estructurados y no estructurados de documentos PDF, archivos escaneados, imágenes y más. En comparación con el software de OCR tradicional, Nanonets es ventajoso ya que no hay reglas ni plantillas separadas para cada tipo de documento.
El algoritmo de IA y los modelos OCR que se utilizan en Nanonets aprenden continuamente con el tiempo, lo que hace que el manejo de tipos de documentos semiestructurados o incluso invisibles sea muy sencillo. Estos se pueden entrenar varias veces, se pueden personalizar para obtener datos que se adapten a las necesidades comerciales específicas y son lo suficientemente fáciles de ejecutar sin la necesidad de un equipo interno de desarrolladores.
El uso de Nanonets puede generar una gran cantidad de beneficios que incluyen ahorros en costos, facilidad de uso, precisión y escalabilidad. Los beneficios más exclusivos que distinguen a Nanonets son:
- No se requiere codificación
- Funciona perfectamente con datos personalizados.
- Algoritmos de aprendizaje continuo
- No se requiere procesamiento posterior
- Maneja las restricciones de datos con facilidad
- Capacidades multilingües
- Salidas personalizadas
Lo que aprendiste
La automatización de documentos puede brindar una multitud de beneficios a las empresas que dependen del papeleo para sus operaciones. Es una solución efectiva para eliminar ineficiencias, reducir la carga de trabajo manual de los empleados y permitir una transición fluida de los flujos de trabajo. La automatización de documentos con herramientas basadas en IA puede agilizar todo el proceso de creación de documentos para optimizar la eficiencia y la rentabilidad del negocio.
Preguntas Frecuentes
¿Qué significa automatizar un documento?
La automatización de un documento se refiere a la extracción de información significativa de documentos no estructurados y/o semiestructurados mediante una herramienta digital. La información así extraída de un documento es un formato organizado que puede ser procesado o archivado posteriormente para la posteridad.
¿Se pueden automatizar documentos de Word?
En una palabra - ¡Sí! Los documentos pueden estar en forma de documentos de procesador de texto como documentos de MS Word. La mayoría de las empresas requieren los datos de los documentos para su posterior procesamiento. Por ejemplo, las empresas pueden requerir los detalles presentes en una factura basada en Word para el procesamiento posterior de pedidos en línea. La automatización de documentos implica cargar el documento en el software y extraer información relevante de ellos para almacenarlo en una forma adecuada para su posterior procesamiento.
¿Cómo creo un documento de automatización?
La automatización de un documento implica los siguientes pasos:
- Conversión del documento de su forma impresa a una versión digital de la que se pueden extraer datos significativos.
- Distinguir los elementos del documento para identificar contenido significativo
- Clasificación del documento a través del análisis del contenido identificado
- Extraer el contenido relevante del documento
- Procesamiento posterior de los datos ya sea a través de herramientas de análisis de datos para su archivo para la posteridad.
¿Qué es la automatización inteligente de documentos?
Cuando la herramienta digital que extrae datos significativos de un documento utiliza funciones de IA como ML, la automatización se convierte en "Automatización inteligente", y el proceso mismo se denomina Procesamiento inteligente de documentos (IDP). Combina la extracción de datos con la gestión y orquestación de archivos e implica no solo la extracción de datos, sino también funciones de categorización, validación y almacenamiento. Estas herramientas que componen IDP pueden funcionar de forma independiente o en sinergia para extraer datos no estructurados de varios tipos de documentos y convertirlos en información estructurada y significativa.
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Nanonetas API de OCR y OCR en línea tengo muchos interesantes casos de uso tEsto podría optimizar el desempeño de su negocio, ahorrar costos e impulsar el crecimiento. Descubra cómo los casos de uso de Nanonets pueden aplicarse a su producto.
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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