Eliminar los dolores de cabeza de los informes de fin de mes con la automatización de AP (Kim Albrecht)

El fin de mes es un momento estresante para muchos departamentos de cuentas por pagar. La creación de informes de cierre puede ser una tarea monótona y que consume mucho tiempo, especialmente para aquellos que aún dependen de procesos manuales para realizar el trabajo.

Afortunadamente, un número creciente de organizaciones se están dando cuenta de que no tiene por qué ser así. Durante la pandemia, muchos reevaluaron sus procesos y descubrieron rápidamente el valor que puede aportar la automatización de cuentas por pagar (AP), no solo
cuando se trata de optimizar las operaciones y apoyar la colaboración remota, pero también de estar al tanto de los datos en tiempo real. A continuación se presentan algunas de las muchas formas en que ayuda a lograr esto.

Ahorro de tiempo y recursos

La automatización de AP ayuda a aumentar la eficiencia y la precisión de los informes de fin de mes de varias maneras. Uno de los más impactantes es a través de la automatización de los muchos procesos manuales tediosos involucrados en los informes de fin de mes. Estos procesos toman innecesariamente
ocupan cantidades significativas de tiempo, manteniendo a los equipos de AP en la oficina administrativa mucho más tiempo del necesario. También son mucho más susceptibles al error humano, especialmente durante la prisa por resumir las finanzas al final de cada mes. Sin embargo, muchos de los procesos
involucrados, desde la comparación de facturas hasta la verificación de datos, pueden automatizarse rápida y fácilmente, ahorrando un tiempo valioso y eliminando simultáneamente errores costosos.

La automatización de AP también se puede utilizar para estandarizar los procedimientos de informes manuales. Muchos de estos procedimientos varían mucho según quién los implemente, lo que puede generar confusión y errores rápidamente por parte de otros miembros del equipo. Normalizándolos a través de una central
La automatización de AP ayuda a las organizaciones a garantizar que todos estén siempre en la misma página financiera. Además, los procedimientos bien documentados brindan el más alto nivel de velocidad y precisión al abordar los informes de cierre de fin de mes, así como otros procesos de auditoría.

Simplificando la gestión de datos y personas

Otra consideración clave durante los informes de fin de mes son los datos en sí mismos, que a menudo pueden quedar enterrados o demorados en procesos manuales basados ​​en papel. La automatización de AP crea una visibilidad mucho mayor al eliminar las facturas en papel, proporcionando informes en tiempo real,
y la creación de informes personalizados listos para usar para el cierre de fin de mes/año. Como resultado, los datos relevantes siempre están al alcance de las partes interesadas adecuadas cuando es necesario.

También se puede utilizar para mejorar la colaboración en equipo. Las operaciones efectivas de AP dependen de que los miembros del equipo trabajen juntos para entregar proyectos de manera rápida y eficiente. La automatización AP permite esto al crear transparencia en todos los equipos, para que todos entiendan
las responsabilidades asignadas a cada uno. También admite la colaboración, independientemente del tiempo, las circunstancias o la ubicación, con aprobaciones de facturas y consultas resueltas en segundos o minutos, en lugar de días o semanas.

Impulsar la eficiencia operativa en toda la empresa

La optimización de la eficiencia en todos los aspectos de las operaciones es fundamental para seguir siendo competitivos en un mercado global en constante evolución. La automatización de AP realiza sin problemas tareas que pueden requerir muchas horas de tiempo de los empleados para completarse. También puede hacerlo en tiempo real,
desde cualquier dispositivo o ubicación, en un entorno colaborativo y seguro, ahorrando tiempo y dinero al mismo tiempo que aumenta la eficiencia y la productividad.

La automatización de AP puede hacer que los informes de cierre de fin de mes sean sencillos, si se implementan los procesos correctos. El objetivo final de cualquier automatización es eliminar la confusa persecución en papel asociada con el procesamiento manual y admitir la colaboración en tiempo real desde
cualquier ubicación. Esto no solo libera a los miembros del equipo para que trabajen en actividades más estratégicas e innovadoras, sino que también pone datos financieros cruciales al alcance de quienes los necesitan, cuando los necesitan, lo que permite una toma de decisiones más rápida e informada.
en todos los niveles del negocio.