Gestión de contenido empresarial 101

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Gestión de contenido empresarial 101

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La información es, en palabras de Peter Sondergaard, vicepresidente sénior de Gartner Research, “el petróleo del siglo XXI, y el análisis es el motor de combustión”. Si bien la información es de hecho esencial para el funcionamiento del mundo actual, la era actual de "sobrecarga de información" (un término acuñado en la década de 21 por Alvin Toffler en su libro Future Shock) ha traído consigo problemas de gestión de contenidos. En ninguna parte se ven mejor los problemas de gestión de contenido que en los archivos de contenido de las grandes empresas.

ECM o Enterprise Content Management ofrece una solución al abrumador problema de la gestión de contenidos en las empresas. El concepto, introducido por el Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) en 2001, ahora ha crecido para abarcar estrategias, herramientas, procesos y habilidades que una empresa necesita para administrar todos sus activos de información a lo largo de su ciclo de vida.

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Gestión de contenido empresarial: conceptos básicos.

Todas las empresas tienen necesidades diversas y únicas de gestión de contenido para proporcionar un acceso fácil y sistemático a los datos operativos para todas las partes interesadas en el negocio. A medida que una empresa crece en tamaño, también lo hace su base de información relacionada con los detalles del producto, el inventario, las cuentas por cobrar/por pagar, los clientes, la investigación y el desarrollo, las finanzas, las instalaciones, los activos y los recursos humanos. El contenido informativo de una empresa era tradicionalmente documentos en papel, como facturas, currículos y contratos, pero ahora ha crecido para incluir archivos de audio y video, contenido web, contenido de redes sociales, interacciones por correo electrónico y más. archivos de video y audio, publicaciones en redes sociales, correo electrónico, contenido web y más. La gestión de un contenido tan amplio puede volverse difícil de manejar para una organización.

An AIIM La encuesta mostró que el tiempo promedio general dedicado a administrar información y buscar es 45 minutos, que es aproximadamente 8% de la jornada laboral. Peor aún, IDC informa que los empleados no pueden encontrar la información que buscan 46% del tiempo, y cada día se dedican hasta 2.5 horas a buscar información. Tales inconvenientes, además de afectar la moral de los trabajadores, también afectan la productividad de una empresa. Según el informe anterior de IDC, las empresas de Fortune 500 pierden en promedio entre 60 85 y XNUMX XNUMX millones de dólares solo en costos directos, e incluso más en costos de oportunidad, debido al tiempo perdido en la búsqueda de información.

¿La solución al problema anterior? Enterprise Content Management (ECM).

ECM es un término general que cubre la tecnología, la estrategia y el método utilizado en la gestión del contenido informativo de una organización. Dado que en la jerga empresarial, la gestión de contenido, la gestión de datos y la gestión de la información son enfoques fuertemente correlacionados, utilizaremos las palabras información, datos y contenido indistintamente en relación con el sistema de archivo digital de una empresa.

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La evolución de ECM

Las empresas siempre han tenido como objetivo idear enfoques estratégicos para administrar el contenido operativo para que todos los participantes y partes interesadas estén equipados con la información y los datos necesarios para operar y tomar decisiones. La gestión eficiente del contenido de una empresa permite una gestión eficiente de las tareas, lo que se traduce en ahorros de tiempo y una mejor generación de ingresos. Las herramientas para la gestión de contenido de una empresa han evolucionado en las últimas dos décadas, desde recursos compartidos de archivos en red hasta soluciones emergentes de ECM mejoradas con IA.

El intercambio de archivos en red fue la primera herramienta para el almacenamiento de información e incluía medios de almacenamiento extraíbles, servidores centralizados en redes informáticas, documentos con hipervínculos basados en la World Wide Web y redes distribuidas entre pares. Aunque los recursos compartidos de archivos eran fáciles de adoptar, fallaban más allá de un tamaño crítico de datos y eran notoriamente inseguros y los datos podían desorganizarse.

El enfoque de gestión de contenido empresarial (ECM) de próxima generación presentado por Gartner sirvió para superar las limitaciones del uso compartido de archivos en red. Estos sistemas ECM incorporados a subproductos como Alfresco y OpenText comprenden una base de datos maestra que almacena datos en varios formatos (Word, Excel, PDF, imágenes, etc.). Si bien las soluciones de ECM más antiguas permiten la seguridad de los datos y una cierta cantidad de organización de contenido, no satisfacen las necesidades emergentes, como compartir y sincronizar archivos globales, comunicación grupal, colaboración en equipo, etc., todo lo cual va más allá de la simple recopilación de documentos y acceso a datos e implican sistemas interactivos.

En los últimos años, las tecnologías de IA, como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la extracción de datos, han dado como resultado sistemas ECM más inteligentes que brindan a los usuarios finales nuevas capacidades, como la recuperación inteligente de información, capacidades de chatbot y automatización robótica de procesos. Un ejemplo de recuperación de información inteligente usando ECM inteligente es Microsoft's Corteza del proyecto que analiza diferentes tipos de contenido de varias fuentes dentro de una empresa y lo organiza en temas compartidos como proyectos, productos, procesos y clientes para crear una red de conocimiento para que los usuarios accedan como parte de sus resultados de búsqueda.

¿Qué es la solución de gestión de contenido empresarial?

Enterprise Content Management se diseñó originalmente para administrar el contenido transaccional de una empresa que, a su vez, estaba relacionado con los resultados procesables de la empresa. La organización más pequeña podría administrar el contenido simplemente mediante el uso de formas de comunicación tradicionales como correo electrónico, teléfonos y archivos y carpetas físicos, pero estos sistemas de administración de contenido arcaicos impiden que el negocio escale y se expanda.

Sin embargo, con el tiempo, las soluciones de administración de contenido empresarial han crecido para abarcar la totalidad de los activos de información de la organización. Junto con el almacenamiento de documentos, los sistemas modernos de administración de contenido empresarial vienen con amplias capacidades, como acceso controlado a archivos, raspado de datos para usos finales específicos, análisis integrados y otras características que permiten la automatización de procesos comerciales, como la administración de contratos y herramientas de colaboración. En efecto, las soluciones de ECM podrían potencialmente convertirse en parte de la gestión del ciclo de vida del contenido de una organización y superponerse con la gestión de registros y la gestión de procesos comerciales para ayudar a reducir el riesgo operativo, mejorar la eficiencia y permitir una mejor rentabilidad.

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Los elementos de la gestión de contenido empresarial

Las soluciones de gestión de contenido empresarial comprenden cuatro elementos esenciales

El funcionamiento de la gestión de contenido empresarial

Enterprise Content Management permite las siguientes funciones para mejorar las operaciones comerciales:

Archivo de información simplificado que ayuda a acceder rápidamente y recuperar datos relevantes en los momentos adecuados.
Eliminación de datos físicos (papeleo) y el desorden asociados con el archivo de documentos físicos, lo que ayuda a una mejor gestión de documentos y almacenamiento a largo plazo.
Estructuración personalizada de datos en función de las necesidades y competencias comerciales, para permitir la referencia cruzada, el establecimiento del contexto y la transparencia de la documentación en toda la empresa.

Una solución ECM eficiente abarca las siguientes tareas:

Digitalización de contenidos

Las herramientas de automatización pueden combinar una o más de las siguientes funcionalidades para varios niveles de gestión de contenido: captura de datos, clasificación de datos, control de versiones y capacidades de seguimiento de auditoría con funciones de seguridad, búsqueda, indexación y administración. En los últimos tiempos, esto ha crecido para abarcar Rich Media Management, orientado a la gestión de contenido no textual como fotografías, clips de audio y colecciones de video, que ayudan en las funciones y operaciones de transmisión y transcodificación.

Integración e interfaz

Las herramientas de gestión de contenido empresarial permiten la interfaz entre varios procesos de gestión de procesos empresariales (BPM) automatizados y se pueden conectar a metadatos, aprobaciones de documentos automatizadas y flujos de trabajo semi o totalmente automatizados. Algunas funcionalidades comunes que deben integrarse son los correos electrónicos, las herramientas de productividad, como los procesadores de texto y las hojas de cálculo, los sistemas comerciales, como CRM y ERP, y los sistemas existentes específicos de los departamentos, como recursos humanos, finanzas y legal. La solución de ECM debe ser compatible con las aplicaciones de software existentes que se utilizan para las funciones de trabajo de rutina, como la edición de documentos, el almacenamiento de archivos de datos, la búsqueda y la fabricación de registros electrónicos, y las herramientas de preservación. Un buen sistema de ECM debe integrar activamente y agregar valor a estos herramientas fundamentales.

Colaboración segura

La gestión de contenido empresarial ha adquirido una importancia mucho mayor en el mundo de COVID que antes debido a la omnipresencia del trabajo remoto que ha requerido el intercambio de contenido y la colaboración a través de cables de fibra óptica y satélites. Las mejores herramientas de administración de contenido empresarial aprovechan el poder de tecnologías como los permisos de acceso granular, el cifrado de documentos y el control de versiones para permitir la colaboración segura entre las partes interesadas y la preservación de la seguridad de los datos.

Análisis y recuperación de contenido

Las soluciones de ECM están equipadas con funciones que permiten a los usuarios recuperar información específica dentro de una organización. El contenido suele estar disperso por toda la empresa en varios sistemas, a menudo desconectados. Una buena solución de administración de contenido empresarial debe salvar los silos de información y brindarles una plataforma común que permita una recuperación de datos fácil y metódica. El análisis inteligente de diferentes tipos de contenido para extraer información relevante puede desbloquear el valor del contenido y proporcionar información procesable para los procesos de toma de decisiones.

Gestión de Registros

Las políticas de la empresa y las reglamentaciones legales pueden requerir la retención de documentos específicos durante períodos de tiempo predeterminados y también pueden tener reglas sobre la eliminación. Las capacidades de gestión de registros de ECM pueden ayudar a garantizar la inmutabilidad del contenido y permitir el cumplimiento mediante el control y la aplicación de programas de retención. En los tiempos modernos, la gestión de registros también incluye la gestión del contenido del sitio web.

almacenamiento de contenido

La ubicación del contenido digital, en servidores locales versus en la nube, es una parte importante de las soluciones de gestión de contenido empresarial. En cualquier caso, la seguridad y el cumplimiento son esenciales para el almacenamiento de contenido. El gobierno de la información de almacenamiento incluye la ubicación del almacenamiento, la red, la seguridad, la arquitectura del centro de datos, las conexiones en tránsito, la redundancia integrada y las restricciones de acceso a la replicación de datos.

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Beneficios de los sistemas ECM

Coherencia de funcionamiento: Un buen sistema ECM puede reunir el contenido dispar de una organización en una sola plataforma, aportando así coherencia a los datos y las tareas.
Ahorro de tiempo y tiempos de respuesta más rápidos: El ahorro de tiempo que ofrece
La gestión de datos automatizada se puede deshacer si no existe un proceso general para integrarlos dentro del paraguas de trabajo más grande de una organización. Los vínculos perfectos entre las diversas tareas que ofrece el sistema de gestión de contenido empresarial pueden ayudar a evitar retrasos y cuellos de botella en las operaciones diarias de la empresa.
En ahorro de costes: Los procesos comerciales manuales, especialmente aquellos que coordinan el contenido de varios departamentos y sucursales de una organización, requieren un capital humano considerable. Los sistemas ECM pueden ayudar a eliminar el trabajo manual involucrado en muchas operaciones de administración de contenido.
Beneficios ambientales: Los sistemas de gestión de contenido empresarial digital pueden eliminar el papel de las actividades diarias de la empresa. https://nanonets.com/blog/paperless-office/ de las empresas no solo protege el medio ambiente y elimina el desorden de papel en la oficina, sino que también aumenta la productividad en más del 50 %.
Reducción de errores: Disponer de una plataforma común donde se puede acceder a todos los contenidos individuales de la empresa y la coherencia de los datos evita errores que son habituales cuando los contenidos se distribuyen en la empresa de forma indiscriminada.
Conservar el capital humano: Los ECM pueden eliminar la participación humana en actividades mundanas y repetitivas. Puede liberar a los empleados que de otro modo estarían involucrados en tareas como la entrada de datos o la interacción con el cliente de primer nivel de estas tareas que consumen mucho tiempo.
Transparencia: Las soluciones de gestión de contenido empresarial pueden centralizar los datos y mejorar la transparencia en todos los ámbitos, al mismo tiempo que integran de forma lógica las funcionalidades empresariales repartidas por toda la organización. También establece medidas de seguridad y trazabilidad de la información, lo que garantiza un mejor cumplimiento de la normativa pertinente.
Preparación para la auditoría: ECM no solo permite la estandarización de las operaciones, sino que también garantiza el mantenimiento de registros de todas las etapas de un proceso comercial, creando así un registro de auditoría.
Toma de decisiones: reconocer y priorizar el contenido de toda la empresa puede ser un desafío, especialmente cuando hay demasiados parámetros que afectan el funcionamiento de la empresa. Las características de IA de las soluciones modernas de gestión de contenido empresarial pueden ayudar en predicciones rápidas basadas en datos e historial, lo que puede ayudar en las decisiones de nivel de gestión.
Expansión: A medida que la base de clientes y la cartera operativa se expanden, la gestión de contenido dispar puede volverse difícil de manejar y generar más desafíos de gestión. Los sistemas ECM permiten la racionalización de todo el contenido empresarial, lo que permite escalar la empresa.
Los ECM aseguran el cumplimiento de las normas y estándares internos y externos, que rigen directa o indirectamente la gestión de la información de la empresa.

Ejemplos de soluciones de gestión de contenido empresarial

Healthcare: El sector de la salud se basa en el contenido. Hay contenido relacionado con la gestión de datos de pacientes, la gestión del personal sanitario, el mantenimiento de la infraestructura, el control de calidad, la facturación, etc. En ausencia de una solución de gestión de contenido común, los tipos de contenido son manejados por departamentos separados y recopilan todos los datos y procesos en un único La plataforma ayudaría a mejorar la eficiencia de todo el sistema de salud. Además, también puede garantizar el cumplimiento de las normas y mejorar la fiabilidad entre el público.

Cadena de suministro: En ningún otro momento de la historia reciente la interrupción de la cadena de suministro ha sido más grave que durante la pandemia. Las soluciones de ECM en gestión de inventario, compras, programación y transporte de información pueden ayudar a predecir retrasos y, por lo tanto, tomar y desencadenar medidas de contingencia para evitar interrupciones a gran escala.

Finanzas y Contabilidad: Las ventajas de las soluciones de gestión de contenido empresarial para los aspectos financieros de las operaciones de una empresa no se pueden exagerar. El Departamento de Cuentas por Pagar, por ejemplo, brinda apoyo financiero, administrativo y de oficina al proceso de compra de una empresa y se ocupa de una montaña de contenido en sus operaciones diarias. El contenido, especialmente el contenido financiero, del departamento de cuentas por pagar debe integrar a la perfección las diversas funciones del proceso desde la compra hasta el pago que abarca la gestión de órdenes de compra, la gestión/comunicación de proveedores, la gestión de facturas, el seguimiento de productos y el pago. La gestión de contenido empresarial en las operaciones de AP, como la gestión de facturas y la gestión de órdenes de compra, puede ayudar a organizar el proceso de adquisición en las empresas.

La industria minorista: ECM puede mejorar la eficiencia de los procesos de front-end, como la generación de contenido de redes sociales dirigido, la gestión de clientes, etc., y también integrarlo con procesos de back-end como la gestión de inventario, el proceso de compra a pago, facturación, y tareas de envío. Enterprise Content Management también puede analizar los patrones operativos y el comportamiento del cliente y utilizar la información para tomar decisiones precisas que aumenten los ingresos y la rentabilidad.

Los anteriores son solo algunos ejemplos de áreas en las que ECM se beneficiaría. El sector de la educación se beneficiaría especialmente de las soluciones de ECM porque las operaciones educativas se basan en el contenido. Las agencias y departamentos gubernamentales también se beneficiarían de las soluciones ECM y la gestión digital del contenido facilitaría y aceleraría el proceso de gobernanza, beneficiando así a los países.

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Implementación de soluciones ECM

Las soluciones de administración de contenido empresarial no son sistemas plug-and-play y deben personalizarse para una empresa. La implementación de un sistema ECM debe implicar una identificación clara de las necesidades de la organización, el tipo de cultura organizacional, el tipo de datos y el ERP y otros sistemas con los que debe integrarse el ECM. AIIM, una asociación dedicada a la industria de la gestión de la información, recomienda una evaluación exhaustiva de los siguientes aspectos antes de implementar un sistema de gestión de contenido empresarial:

Concepto de operaciones
Marco de gobernanza de la información
Requisitos comerciales y del sistema
Esquema de clasificación,
Interfaz de usuario y entorno,
Esa infraestructura,
Despliegue, y
Soporte post-implementación.

Estos se agrupan bajo los siguientes requisitos:

La evaluación de los requisitos organizacionales debe incluir

Evaluación de la infraestructura tecnológica existente y preparación.
Consideraciones de gestión de cambios inmediatos y a largo plazo.
Se requieren niveles de seguridad de la información y alineación con el cumplimiento normativo.
Necesidades de taxonomía y metadatos para la clasificación y recuperación de datos.
Gestión y gobierno de registros.
Necesidades de capacidad de almacenamiento: en las instalaciones frente a la nube
Estrategia de recuperación ante desastres
Oportunidades de formación y potencial de actualización

Un plan detallado de implementación y validación es un requisito previo crítico para la implementación de soluciones ECM. Las pruebas piloto pueden ayudar a identificar y resolver los cuellos de botella relacionados con los procesos antes de implementar Enterprise Content Management en la empresa. Los estándares de la industria están disponibles para las funcionalidades clave de prueba de estrés, como el manejo de datos grandes o los tipos variados de entrada de datos, y se puede buscar ayuda de profesionales para diseñar e implementar soluciones de ECM específicas para una empresa.

Para lograr los beneficios de una solución ECM, las empresas deben involucrar a todas las partes interesadas en la selección del producto y proveedor de Enterprise Content Management, desarrollar el plan de implementación, implementar el plan y capacitar a los usuarios. La hoja de ruta de implementación de ECM debe conectar las necesidades de gestión de la información, la cultura y los procesos comerciales de la organización.

Elección de una solución de gestión de contenido empresarial

Los factores a considerar al elegir una solución de gestión de contenido empresarial incluyen:

Requisitos de hardware: ¿la empresa cuenta con la infraestructura tecnológica adecuada para ejecutar el software de manera eficiente?
Necesidad de hardware auxiliar como tabletas de firma, escáneres, etc.
Características incluidas en el software como,
Fácil creación de documentos.
Notificaciones electrónicas, revisiones, aprobaciones
Registros de la actividad del flujo de trabajo con fines de auditoría
Conversión de rutinas ad-hoc en procedimientos repetibles
Costo del software y su mantenimiento.
Disponibilidad de ayuda a plazos por parte del fabricante.
Disponibilidad y costo del soporte técnico.
Almacenamiento de datos y opciones de copia de seguridad.
Necesidad de capacitación del personal para el uso del sistema.
Nivel de integración con los productos de software existentes.

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Nanonets como parte de su solución de gestión de contenido empresarial

Nanonets es un software OCR que puede ser parte de la solución ECM más grande porque aprovecha las capacidades de AI y ML para extraer automáticamente datos estructurados/no estructurados de documentos PDF, imágenes y archivos escaneados.

La inteligencia cognitiva impulsada por IA de Nanonets permite el manejo de tipos de documentos semiestructurados e incluso invisibles mientras mejora con el tiempo. El algoritmo Nanonets y los modelos OCR aprenden continuamente. Se pueden entrenar o volver a entrenar varias veces y son muy personalizables.

La API de Nanonets proporciona altas velocidades y gran precisión en la extracción de datos de líneas de pedido e impulsa la automatización para la gestión de líneas de pedido. La salida se puede personalizar, para extraer solo tablas específicas o entradas de datos de interés.

La versatilidad de las Nanonets surge de su capacidad para realizar las siguientes tareas:

Detección precisa de la estructura de la tabla de una línea de pedido que contiene documentos como formularios.
Todas las entradas de elementos de línea que están presentes en los formularios como nombre, producto, precio, suma total, descuentos, etc.
Los datos se pueden extraer como salida JSON que puede permitir la creación de aplicaciones y plataformas personalizadas.
Si bien ofrece una excelente API y documentación para desarrolladores, el software también es ideal para organizaciones sin un equipo interno de desarrolladores.

Esta versatilidad permite el uso de Nanonets en una variedad de funciones y departamentos dentro de una organización: cuentas por pagar, recursos humanos, gestión de inventario, etc. Esto lo convierte en un sistema ideal para integrarse en una configuración de gestión de contenido empresarial.

Los factores adicionales que hacen de Nanonets una buena adición a las soluciones de ECM son:

Es una herramienta verdaderamente sin código.
Fácil integración de Nanonets con la mayoría de CRM, ERP, servicios de contenido o software RPA.
No se necesita procesamiento posterior: Nanonets OCR puede reconocer texto escrito a mano, imágenes de texto en varios idiomas a la vez, imágenes con baja resolución, imágenes con fuentes nuevas o cursivas y tamaños variables, imágenes con texto sombreado, texto inclinado, texto no estructurado aleatorio, ruido de imagen, imágenes borrosas y más .
Funciona con datos personalizados mediante el uso de datos personalizados para entrenar modelos OCR.
Reconocimiento de entrada múltiple: Nanonets OCR puede reconocer texto escrito a mano, imágenes de texto en varios idiomas a la vez, imágenes con baja resolución, imágenes con fuentes nuevas o cursivas y tamaños variables, imágenes con texto sombreado, texto inclinado, texto no estructurado aleatorio, ruido de imagen, imágenes borrosas y múltiples idiomas
Independencia de los formatos: Nanonets no está sujeto a la plantilla de los documentos en absoluto. Puede capturar datos de forma cognitiva en tablas o elementos de línea o en cualquier otro formato.

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Los avances en las tecnologías de nube, móviles, IA y análisis han mejorado el alcance de las soluciones de gestión de contenido. Las soluciones de administración de contenido empresarial pueden mejorar la productividad entre los usuarios finales mediante la creación de una cultura integrada en la que el contenido comercial se captura, almacena, procesa y utiliza para mejorar la eficiencia en toda la empresa.

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