Todo lo que necesita saber sobre las órdenes de compra

Si hay un documento que sirve como punto de referencia para los departamentos de compras, control de calidad, administración y finanzas de una empresa, es la Orden de Compra, a la que se suele aludir como la OC.

Ya sea que su negocio sea grande o pequeño, la orden de compra juega un papel clave en el seguimiento de su inventario, asegurando los estándares de calidad de su producto o servicio y la eficacia de su planificación financiera.

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra es un documento de adquisición emitido por una empresa con detalles de los artículos que se adquirirán con fines de administración, producción o servicio. Una orden de compra contiene detalles sobre el tipo y la cantidad de productos/servicios a comprar, especificaciones técnicas, precio, fecha y dirección de entrega, límite de tiempo para posibles cancelaciones, términos de pago y otros términos y condiciones.

En las pequeñas empresas, el dueño de la empresa o el director ejecutivo plantean una orden de compra. En organizaciones grandes, una adquisición o solicitud de compra normalmente lo levantan los gerentes de un departamento y lo envían al jefe de compras o al gerente de finanzas de la empresa, quien a su vez hace una Orden de Compra. Una PO es el comienzo de una transacción entre un Comprador y un Vendedor.

Situación jurídica de las órdenes de compra

Una orden de compra en sí misma es solo una lista de cosas para proporciona. Sin embargo, cuando un Vendedor o Vendedor acepta y firma en él, una Orden de Compra se convierte en un contrato vinculante. El Vendedor está entonces legalmente obligado a entregar los artículos requeridos por el Comprador según las pautas de la Orden de Compra; y el Comprador está obligado a liquidar los pagos según el cronograma mencionado. Una orden de compra confirmada es legal en la medida en que las instituciones financieras pueden utilizarla como garantía para proporcionar financiación comercial a su negocio.

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¿Qué es una factura?

Una factura es una demanda de pago planteada por un proveedor/vendedor para cumplir con una orden de compra. Es la factura, se basa en una orden de compra y generalmente contiene el número de orden de compra junto con un número de factura y una lista de precios detallada. La Factura se realiza de acuerdo con las condiciones de pago mencionadas en la Orden de Compra. Si el Comprador se ha comprometido a realizar un pago por adelantado, la Factura se emite antes de que se envíen los artículos; en caso contrario, la Factura se entrega junto con los artículos adquiridos. El Comprador está legalmente obligado a realizar los pagos según los términos de la Orden de Compra. (¿Qué es una factura proforma?)

Por ejemplo, Bill White, el abastecimiento y adquisiciones gerente de un hotel de cinco estrellas, recibe una solicitud de compra del pastelero para una máquina para hacer conos de gofres, cajas de pan y moldes de chocolate. Bill White completa una orden de compra con especificaciones claras del equipo requerido, la fecha de entrega y el precio esperado, y la envía a una empresa de equipos de cocina.  

La empresa de equipos de cocina recibe la orden de compra y confirma que puede cumplir con el pedido. Envían el pedido junto con una factura a Bill White. Cuando llega el envío, Bill White y el gerente de cuentas del hotel hacen una comparación de 3 vías para verificar la nota de entrega con la orden de compra y la factura. Una vez que se completa la verificación, el administrador de cuentas procesa la Factura para el pago. Una vez realizado el pago, la Orden de Compra se marca como cerrada y la Factura se sella como pagada.

Orden de Compra vs Factura

Aunque se usa una orden de compra para hacer una factura, ambos son documentos separados usados ​​por diferentes personas en diferentes etapas del proceso de compra. Aquí hay algunas diferencias esenciales entre los dos.

una orden de compra:

– es hecho por el comprador antes de una compra

– enumera los detalles de los productos/servicios que se comprarán

– tiene un calendario de pago propuesto.

Una factura:

– es planteada por el vendedor después de la venta (compra)

– confirma los productos/servicios entregados con una lista de precios detallada

– especifica el calendario de pagos con fechas.

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¿Cómo funcionan las órdenes de compra?

Las Órdenes de Compra también son un indicador de la previsión de crecimiento de su negocio. Las decisiones sobre qué comprar y en qué cantidad se basan en la cantidad de negocios que prevé en el futuro cercano. Una vez identificadas estas necesidades, se pueden realizar Órdenes de Compra con especificaciones de los productos o servicios requeridos.

Simultáneamente, se pueden identificar proveedores/vendedores para cumplir con el requisito y enviarles órdenes de compra para su aprobación. El vendedor revisa y confirma si puede cumplir con el cronograma y cumplir con su requisito, y aprueba la orden de compra, que luego se vuelve legalmente vinculante.

En consecuencia, el vendedor es responsable de garantizar que los productos o servicios se le entreguen según los términos de la orden de compra. El vendedor también emite la Factura y los pagos son realizados por su empresa según lo acordado en la Orden de Compra.

Realice un seguimiento de sus órdenes de compra para aumentar la eficiencia

El seguimiento de órdenes de compra o seguimiento de órdenes de compra es el proceso de seguimiento de su orden de compra desde la concepción hasta la entrega final. Tradicionalmente, una vez que se aprueba una orden de compra, el comprador llama al proveedor oa la empresa de transporte para conocer el estado del envío. La tecnología rápida y eficiente ha reemplazado por completo el modo lento tradicional; y los envíos ahora se pueden rastrear en cada paso del camino.

Los formularios de órdenes de compra electrónicos estandarizados han hecho que el procesamiento sea más rápido, eficiente y económico. Las soluciones de seguimiento inteligente permiten una visibilidad y un informe completos en tiempo real de todo el proceso de su orden de compra:

• envío de orden de compra
• aprobación de varias etapas
• aviso de envío anticipado
• entrega
• factura
• cierre de pago

La importancia de las órdenes de compra para su negocio

En la etapa de puesta en marcha, puede que le resulte más fácil establecer un canal de comunicación claro con los proveedores. Sin embargo, a medida que el negocio crece, también lo hacen los requisitos en varios niveles y con diferentes equipos de personas. Por lo tanto, es recomendable implementar un sistema para crear Órdenes de Compra para garantizar que no se pierdan los detalles de un pedido, que no se pierdan o se dupliquen los pagos del mismo pedido, ahorrar tiempo y establecer un registro de auditoría. Las órdenes de compra debidamente documentadas brindan un historial transparente de qué artículos compró su empresa, quién los compró y cuándo, quiénes son los proveedores habituales y cuánto capital de gasto está disponible en un momento determinado. Esto, a su vez, permitirá una mejor gestión financiera.

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Los beneficios de automatizar su proceso de orden de compra

La Automatización de Órdenes de Compra es la racionalización de todo el proceso de orden de compra. La mayor ventaja de la automatización de órdenes de compra es el ahorro de tiempo y esfuerzo. En organizaciones grandes, la plataforma de automatización permite a los miembros del equipo enviar automáticamente solicitudes de compra al jefe del equipo para su evaluación y aprobación. Luego, la orden de compra se crearía automáticamente, eliminando así la necesidad de papeleo, la duplicación de la entrada de datos en diferentes etapas de aprobación y otros desafíos como:

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– falta de eficiencia y responsabilidad

– falta de control del proceso

– Privacidad y riesgos de seguridad.

Ahorre tiempo en actividades de bajo valor. Aumentar la eficiencia general

Cualquiera que sea el tamaño de su negocio, los beneficios de la automatización de órdenes de compra son muchos. Con el procesamiento y la aprobación en tiempo real, la automatización garantiza que se sigan las reglas y los controles, al mismo tiempo que aumenta la eficiencia de los procesos de su equipo y reduce en gran medida el error humano. Además, proporciona una pista de auditoría completa, lo que evita la molestia de buscar archivos en papel perdidos. Con un proceso simplificado y ahorros en costos y tiempo viene la flexibilidad, el control y la visibilidad de los procesos. Además, una plataforma de compra automatizada permite conciliación de facturas en un departamento AP automatizado.