Informe FINRA 2024: conclusiones sobre el mantenimiento de registros

Informe FINRA 2024: conclusiones sobre el mantenimiento de registros

Marca de tiempo: 26 de febrero de 2024 10:03 AM

La Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) publicó recientemente su informe anual
informe de supervisión regulatoria para 2024. Esto se ha compartido para proporcionar a las empresas conocimientos y observaciones clave de las operaciones recientes del regulador, con el objetivo de mejorar la transparencia y fortalecer los programas de cumplimiento para las empresas del sector financiero.   

Además de los temas de actualidad en torno al uso de la inteligencia artificial y el estado cambiante de la ciberseguridad, los requisitos de mantenimiento de registros también continúan evolucionando junto con la tecnología moderna. A continuación, veremos las conclusiones clave sobre el mantenimiento de registros. 

Comunicaciones fuera del canal 

El informe indica que FINRA utiliza un enfoque basado en riesgos para revisar cómo las empresas gestionan las comunicaciones relacionadas con los negocios. Reconoce que con plataformas y dispositivos fuera del canal, existe claramente un riesgo mucho mayor de que no se mantengan los registros. Se hace referencia a
Las multas de la SEC administradas en toda la industria de 2021 a 2023., donde en realidad no lo estaban. 

Si bien las comunicaciones fuera del canal pueden ocurrir a través de cualquier herramienta que no haya sido aprobada para uso comercial (correo electrónico y plataformas de mensajería instantánea, por ejemplo), la correspondencia móvil sin duda representa una proporción significativa, en gran parte debido a su comodidad de uso, inmediatez y disponibilidad. fuera del horario laboral. 

En el informe se pregunta a las empresas si su política de comunicación electrónica incluye... 

  • Procedimientos para mantener, preservar y monitorear toda la correspondencia relacionada con el negocio por parte del personal, incluidas aquellas a través de métodos fuera del canal. 

  • Procesos para monitorear nuevos canales disponibles para los clientes. 

En lugar de simplemente esperar que los empleados sigan el protocolo, el elemento de vigilancia ahora es más pronunciado y se espera que los equipos de cumplimiento hagan el trabajo de detective para comprender el panorama y asegurarse de que la conducta de los empleados sea honesta. FINRA recomienda directamente que las empresas vigilen... 

  • Si los canales aprobados están subutilizados, lo que significa que se están utilizando alternativas. 

  • Sus canales aprobados, para "indicios de comunicaciones que ocurren fuera del canal", es decir, referencias a otras conversaciones en dominios no autorizados.  

El último punto podría venir en forma de cadenas de correo electrónico que copian una dirección de correo electrónico de un dominio fuera del canal, o sugerencias de que los destinatarios deberían interactuar en otro lugar, lejos del escrutinio. 

También se pide a las empresas que consideren qué medidas correctivas/disciplinarias existen para los asesores que se comportan de forma deshonesta e incumplen la política. Tradicionalmente, las empresas han pagado el precio de la mala conducta de los empleados, por lo que FINRA está fomentando que se establezcan medidas disuasorias para las personas. 

Comunicaciones de cara al público 

Al igual que la regla de marketing de la SEC,
Norma FINRA 2210 (Comunicaciones con el público) abarca las comunicaciones electrónicas, por lo que los sitios web y los canales de redes sociales se someten al mismo estándar que los folletos escritos, los anuncios de televisión e incluso los correos electrónicos. 

FINRA recuerda a las empresas su obligación de presentar información precisa, equilibrada y no engañosa; compartiendo los riesgos asociados de un producto/servicio junto con sus beneficios, por ejemplo. Esto se relaciona significativamente con los avances en torno al uso de la IA con fines de creación de contenido. 

Inteligencia artificial  

FINRA clasifica explícitamente la IA como un "riesgo emergente" y recomienda que las empresas consideren su impacto generalizado y las consecuencias regulatorias de su implementación. 

Cuando rompes el
formas en que los especialistas en marketing pueden aprovechar ChatGPT, por ejemplo, queda claro cuán efectiva se ha vuelto la herramienta. No solo puede redactar publicaciones en redes sociales y textos de sitios web, sino que también puede optimizarlas en función de SEO, palabras clave de tendencia u otras métricas relevantes. Esto ahorra a los especialistas en marketing una increíble cantidad de trabajo y tentará a la fuerza laboral sobrecargada que necesita un salvavidas. 

Desafortunadamente, es posible que esos equipos no estén equipados para verificar minuciosamente el resultado generado, lo cual es especialmente problemático en el contexto de

'alucinaciones' del chatbot. Sin las comprobaciones y modificaciones correctas, el tono de voz y la claridad de los mensajes de una marca pueden verse comprometidos. Lo más preocupante es que también lo puede ser su legitimidad fáctica. 

La SEC ya ha
aclarado que los propios asesores son responsables cuando surgen problemas después de que se utilizan herramientas de inteligencia artificial para las recomendaciones de inversión. FINRA comparte muchas de las mismas incertidumbres. En un

podcast que analiza el informe 2024, Ornella Bergeron, vicepresidenta senior de supervisión de miembros de FINRA, dijo que a pesar de las eficiencias operativas que ofrecen los avances en IA, existen preocupaciones. 

“Si bien estas herramientas pueden presentar oportunidades realmente prometedoras, su desarrollo ha generado preocupaciones sobre aspectos como la precisión, la privacidad, la parcialidad y la propiedad intelectual. 

"Hasta ahora, las empresas están siendo muy cautelosas y reflexivas al considerar el uso de herramientas de inteligencia artificial y antes de implementar nuevas tecnologías", dijo Bergeron. "Entonces, si bien para el informe de este año no hubo mucho en la sección de IA en términos de roles u observaciones específicas, es probable que este sea un tema sobre el que veremos mucho más en el futuro". 

En resumen: un cambio hacia la vigilancia 

Las comunicaciones fuera del canal y de cara al público han estado en la agenda regulatoria desde hace algún tiempo, y el informe de FINRA de 2024 reitera estas preocupaciones.  

Al proporcionar preguntas indagatorias para que las empresas se hagan a sí mismas, ayudará a resaltar las deficiencias y los puntos ciegos que llevaron a las deficiencias en el mantenimiento de registros en toda la industria en primer lugar. Y al prescribir procedimientos para descubrir y erradicar el uso de canales no autorizados, el regulador ha demostrado un deseo genuino de ponerle fin, o de que las empresas encuentren nuevas formas de manejar la situación de manera compatible. 

Los proveedores de archivo de comunicaciones ahora pueden capturar y registrar datos a través de las plataformas tradicionales "fuera del canal" (WhatsApp, WeChat, Telegram). También están cada vez más desarrollados para abordar la pieza del rompecabezas de la vigilancia; aplicando políticas de léxico para marcar palabras específicas, por ejemplo. Esto eliminaría la necesidad de prohibir plataformas poco realistas y garantizaría que las actividades ilícitas se descubran rápidamente. 

Si bien gran parte del contenido del informe resulta familiar, FINRA también ha demostrado que están atentos a los nuevos desarrollos y, en particular, a la carnicería latente que la inteligencia artificial podría provocar en los procedimientos. En un mundo donde los algoritmos pueden seguir una indicación pero pueden establecer algunas ficciones en el proceso, la responsabilidad digital es de suma importancia. FINRA, como la mayoría de los reguladores, está actuando con cautela.

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