Cómo la automatización robótica de procesos en la gestión de correo electrónico puede afectar a los educadores

La automatización robótica de procesos (RPA) permite que las personas dejen de realizar ciertos tipos de tareas repetitivas que a menudo se realizan manualmente. Dado que muchas personas ahora dedican un tiempo precioso a manejar las necesidades de administración del correo electrónico, no sorprende que hayan visto cómo RPA podría ayudar a sus bandejas de entrada. Estos son algunos ejemplos de cómo podría mejorar las operaciones en el sector de la educación y ayudar a los maestros que trabajan arduamente a liberar su tiempo.

Disminución de las tareas de mecanografía

Algunas herramientas de RPA pueden manejar correos electrónicos entrantes y salientes incluso antes de que los educadores los vean. Elimina gran parte del trabajo ocupado que a menudo comprende gran parte de sus días de trabajo típicos.

Tales soluciones generalmente evalúan el contenido de un correo electrónico como primer paso. Luego, crearán una puntuación de confianza para lo que dice el correo electrónico. Si el sistema RPA tiene un alto grado de confianza, envía una respuesta sin intervención de los profesores ni de ninguna otra persona involucrada en la gestión del correo electrónico. Los educadores solo se involucran cuando la herramienta RPA tiene poca confianza en el contenido del correo electrónico y necesita orientación.

Tales configuraciones son particularmente útiles cuando los padres envían correos electrónicos que son fáciles de responder. Un educador puede configurar plantillas específicas para que las use una herramienta de RPA. Luego, solo tienen que escribir respuestas más detalladas cuando el contenido de un correo electrónico es más complejo.

Considere un ejemplo en el que los estudiantes envían tareas por correo electrónico. Un educador podría usar RPA para confirmar la recepción del trabajo o señalar que un alumno olvidó incluir un archivo adjunto necesario.

RPA también es valioso durante períodos como el comienzo de un año escolar, cuando un educador puede necesitar enviar correos electrónicos de bienvenida a docenas de nuevos estudiantes y sus padres. Los maestros aún necesitan agregar toques personales a la correspondencia, pero pueden eliminar o reducir parte del contenido del correo electrónico que debe ir en cada mensaje.

"RPA puede enviar respuestas por correo electrónico sin ningún aporte de los maestros". 

Ahorro de tiempo durante tareas esenciales

Muchos educadores laborales presentan elementos tanto de repetición como de individualización. La planificación de lecciones es un excelente ejemplo. Los maestros suelen seguir marcos específicos para garantizar que el contenido de la lección cumpla con los estándares estatales o nacionales. Sin embargo, también ajustarán los planes para cada estudiante, según las fortalezas y necesidades del alumno.

En Escocia, el Ayuntamiento de Aberdeen se convirtió en el primero del país en utilizar RPA para crear planes de lecciones. Esta aplicación RPA provocó cambios positivos equivalente a contratar 14 docentes más porque ahorró mucho tiempo.

Algunos planes de lecciones incluso incluyen enseñar a los alumnos cómo enviar correos electrónicos. Ese contenido es particularmente beneficioso para los estudiantes más jóvenes o para las personas que están aprendiendo inglés como segundo idioma.

Los correos electrónicos son una parte integral de la vida cotidiana para muchos, pero todos tuvieron que aprender a enviarlos en algún momento. Imagine una solución RPA que pudiera ayudar a los maestros a crear planes de lecciones más rápido y luego distribuir contenido temático directamente a las bandejas de entrada de los estudiantes.

“Una aplicación RPA utilizada en Escocia ahorró tanto tiempo que proporcionó el equivalente a contratar a 14 nuevos educadores”. 

Garantizar que los educadores vean los correos electrónicos por nivel de prioridad

El correo electrónico es un método de comunicación conveniente, pero puede volverse abrumador rápidamente. Esto se debe a que la mayoría de las personas tienen sus bandejas de entrada configuradas para recibir todos los correos electrónicos a medida que llegan. Sin embargo, una mejor práctica para la gestión de correo electrónico es priorizar cómo y cuándo manejas los mensajes. Es casi seguro que encontrará que algunos necesitan atención inmediata y otros no requieren ninguna respuesta.

RPA puede funcionar en segundo plano para priorizar los correos electrónicos. Algunos sistemas aprenden con el tiempo qué correos electrónicos son más o menos importantes. Las personas también pueden modificar la configuración para ver los correos electrónicos en lotes en momentos preestablecidos. De esa forma, los usuarios no serán interrumpidos cada vez que llegue un nuevo mensaje.

Algunos sistemas RPA también aprenden a reconocer palabras clave específicas. Estos podrían incluir "niño enfermo", "tarea tardía" o "tarea perdida". Esos son todos los asuntos que pueden necesitar la atención rápida de un maestro.

Muchos educadores se han enfrentado a desafíos extraordinarios en los últimos años y algunos están ahora lidiando con el agotamiento como resultado. Un problema es que a menudo deben pasar gran parte de su tiempo haciendo otras cosas además de enseñar. RPA puede abordar ese problema, particularmente en lo que se refiere a la administración de correo electrónico.

“Algunos sistemas RPA pueden priorizar los correos electrónicos y aprender con el tiempo, lo cual es más o menos importante”. 

Mejorando los Tiempos y Procedimientos de Procesamiento

Muchos sistemas educativos utilizan el contenido del correo electrónico como un sistema de alerta temprana. Por ejemplo, ciertas frases podrían indicar un estudiante en riesgo o uno con puntos de vista extremistas que podrían ponerlos a ellos mismos oa otros en peligro.

En el Reino Unido, el Departamento de Educación implementó una herramienta RPA conocida como robot automatizado que niega el registro oneroso de datos, o ARNOLD. Antes de usar ARNOLD, los trabajadores manejaban alrededor de 120,000 correos electrónicos del público cada año ingresando datos manualmente en un sistema. Eso tomó mucho tiempo, requirió que alguien leyera un mensaje y lo entendiera en contexto, luego lo categorizara antes de que fuera a la persona adecuada.

Ahora, ARNOLD revisa cada correo electrónico, lo clasifica por nivel de riesgo y realiza el ingreso de datos requerido en el sistema del departamento de educación. La herramienta RPA examina cientos de variables asociadas a cada correo electrónico para decidir cómo clasificarlo. Esta configuración ha eliminado la entrada manual de datos vinculada a los correos electrónicos entrantes.

Los miembros del personal dicen que este cambio les ha ayudado a centrarse en la prestación de servicios en lugar de la administración. También les facilita detectar los correos electrónicos que requieren la acción más rápida, como aquellos sobre estudiantes en riesgo o escuelas con bajo rendimiento.

La automatización robótica de procesos simplifica la gestión del correo electrónico

Los educadores de hoy no pueden evitar escribir y responder correos electrónicos. Sin embargo, como muestran estos ejemplos, una herramienta de automatización de procesos robóticos podría ayudarlos a ahorrar tiempo y participar en un trabajo más gratificante y relevante.

Algunos responsables de la toma de decisiones del departamento de educación dudan en hacer las cosas de manera diferente, especialmente si los nuevos procesos requieren recursos financieros. Eso significa que es posible que los maestros deban hablar específicamente sobre cuánto tiempo y energía dedican actualmente a escribir correos electrónicos y cómo RPA cambiaría las reglas del juego al permitirles dedicar más tiempo a lo que mejor saben hacer.