¿Cómo organizar las facturas? – 3 formas de rastrear facturas fácilmente

Las facturas son una parte inevitable de la vida. Ya sea que sea una empresa, un trabajador independiente o una persona asalariada, seguramente tendrá facturas. Con una sobrecarga de facturas, seguramente perderá y olvidará algunas.

Eficiente gestión de facturas comienza con una mejor organización, para que nunca pierda una factura importante. Pero, ¿cómo organizar las facturas de manera eficiente? ¿Cómo empezar? ¿Y cuáles son las mejores prácticas para rastrear facturas fácilmente?

Discutiremos tres formas de organizar sus facturas para que siempre las tenga a mano cuando las necesite.

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¿Por qué necesitas organizar las facturas?

Cuando tiene una sola persona que maneja menos cantidad de facturas, es fácil de administrar. Pero, a medida que aumentan las facturas, es probable que ocurran errores. Aquí hay algunas razones por las que debería tomarse en serio la administración de facturas:

Perder la pista de las fechas de vencimiento y los montos: Hacer un seguimiento de varias facturas, sus fechas y montos es una tarea tediosa. Y si no realiza los pagos, es posible que deba pagar una cantidad adicional.

Puntuaciones de crédito perjudiciales: Los pagos de facturas a tiempo están vinculados a su puntaje de crédito. Una abolladura aquí puede costarle mucho en el futuro.

Mantenimiento de registros de pago: Para una empresa, es crucial mantener registros financieros de pagos, facturas, facturas y más para cumplir con las normas. Durante una auditoría, debe presentar datos precisos y confiables. Las facturas faltantes pueden enviar una señal equivocada y conducir a auditorías más intensas.

Presupuesto ineficiente: Las facturas dan una idea de las tendencias de gastos y lo ayudan a controlar su presupuesto frente a sus gastos. No administrar las facturas puede llevar a perder el control del presupuesto.  

Aparte de esto, la organización de facturas puede ayudarlo a abordar el robo de identidad, administrar registros financieros y garantizar el pago oportuno de facturas.

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¡3 formas de organizar facturas como un profesional!

Este blog discutirá estas tres formas de organizar sus facturas. Estos métodos se colocan en orden creciente de precisión, eficiencia y confiabilidad.

• Organizar facturas manualmente
• Digitalizar facturas y clasificarlas en el escritorio
• Automatización de la organización de facturas con flujos de trabajo automatizados

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Organizar facturas manualmente

La organización manual de facturas implica el uso de carpetas y armarios de papel para categorizar los gastos. Por ejemplo, puede crear una carpeta con la etiqueta "Gastos de entretenimiento" para almacenar todas las facturas relacionadas con el entretenimiento, como cenas, salidas de equipo y más.

Puedes seguir estos pasos para organizar las facturas manualmente:

• Ordene sus facturas por fecha de vencimiento y clasifique las facturas entrantes por categoría de gasto.
• Cree un sistema de archivo para sus facturas. Utilice carpetas o armarios para cada tipo de categoría.
• Para realizar un seguimiento de los pagos y las fechas de vencimiento, use una hoja de cálculo en papel o de Excel y anote el monto de la factura, la fecha de vencimiento, el estado del pago y la categoría.
• Configure recordatorios en su dispositivo móvil para no olvidar los pagos de facturas.
• Realice los pagos a su vencimiento y actualice el estado de pago de cada factura.
• Guarde las facturas pagadas en un archivo o archivo separado para mantener manejable su hoja de seguimiento de facturas activas.
• Repite este proceso mensual para mantener tus facturas organizadas y bajo control.

Pros:

• Es un método simple.
• Cualquiera puede seguir estos pasos para mantener las facturas en un solo lugar.

Contras:

• Se requiere mucho esfuerzo manual.
• Es un reto identificar las tendencias de gasto.
• Los recibos se pueden perder o dañar fácilmente.

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Digitalizar facturas y clasificarlas digitalmente

La digitalización de facturas puede ayudar a reducir el riesgo de dañar o perder facturas. Sigue estos pasos para organizar facturas digitalmente:

• El primer paso es digitalizar las facturas. Puedes tomar fotos de tus facturas usando tu teléfono.
• También puedes usar una aplicación de escáner de facturas para extraer datos de la factura y digitalizar facturas de manera eficiente.
• Cargue las imágenes escaneadas en su escritorio.
• Cree carpetas según la categoría de gastos y cargue las facturas en las carpetas designadas.
• Use una convención de nomenclatura de archivos para identificar rápidamente cada factura, como el tipo de factura y la fecha.
• Organice las facturas digitales en subcarpetas según categorías o fechas de vencimiento.
• Puede hacerlo en su escritorio o en un sistema en línea como Google Drive, Sharepoint o más.
• Ahora, use una hoja de cálculo o herramientas de administración financiera para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de las facturas, el estado de los pagos y los montos.
• Configure recordatorios automáticos para garantizar el pago oportuno de las facturas.
• Haga una copia de seguridad de sus facturas digitales en un servicio seguro en la nube para protegerse contra la pérdida de datos.

Pros:

• Más fácil de categorizar y rastrear pagos y realizar análisis financieros.
• Almacenar facturas digitalmente elimina el riesgo de perder o dañar las facturas.

Contras:

• El almacenamiento digital de información financiera puede generar inquietudes sobre la seguridad de los datos.
• Debe realizar todo el ejercicio por cada nueva factura que ingresa.
• Debe crear varias copias de seguridad para asegurarse de no perder los datos.  

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Automatización de la organización de facturas con flujos de trabajo automatizados

Los flujos de trabajo automatizados son una excelente manera de eliminar las tareas manuales en la organización de facturas. La mayoría de las tareas de organización de facturas se basan en reglas, lo que significa que se pueden codificar fácilmente.

Plataformas como Nanonetas puede ayudarlo a automatizar la organización de facturas utilizando flujos de trabajo sin código, clasificadores de documentosy almacenamiento seguro en la nube. Así es como se ve un flujo de trabajo de gestión de facturas automatizado en Nanonets:

• Una factura entrante se cargará automáticamente en Nanonets utilizando las opciones de carga de documentos.

• Luego, la factura se enruta al modelo OCR, donde se extraen los datos relevantes, como el monto de la factura, la fecha de vencimiento, la dirección de pago, las condiciones de pago y más.

• Ahora suceden varias cosas en las siguientes etapas:

1. Los datos de la factura están formateados correctamente si tienen algún error. Por ejemplo, formato de fecha, uso de mayúsculas o eliminación de caracteres especiales.
2. Cambie el nombre de la factura según el monto de la factura, la categoría de gasto y más.
3. Según los datos de la factura, la factura se clasifica en las categorías de gastos adecuadas.
4. Se activa un flujo de trabajo de aprobación en caso de cualquier error, que le envía las facturas para una revisión manual.
5. También puede hacer coincidir los datos de la factura con su extracto bancario para asegurarse de que no haya cargos adicionales.

Pros:

• Proceso confiable y sin errores
• crea pistas de auditoría automáticamente.
• No hay riesgo de perder, dañar u olvidar una factura para pagar a tiempo.
• La automatización ahorra mucho tiempo, esfuerzo y dinero.

Contras:

• Tendrá que hacer un esfuerzo único para configurar los flujos de trabajo. [Nuestro equipo de expertos puede ayudarlo a configurar flujos de trabajo.]

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¿Por qué usar Nanonets para organizar facturas?

[Contenido incrustado]

Nanonets es un software OCR basado en IA con código avanzado automatización del flujo de trabajo y plataforma de pagos globales. Con Nanonets, puede automatizar cualquier proceso manual con flujos de trabajo basados ​​en reglas.

Nanorred Software de OCR es uno de los mejores del mercado. Puede extraer datos de cualquier documento; PDF, imágenes, documentos escritos a mano, Excel, Word, etc. con una precisión superior al 95 % y 10 veces más rápido que el método manual.

Aparte de eso, puede usar Nanonets para extraer datos de documentos, clasificar documentos, usar una base de datos para verificar documentosrealizar enriquecimiento de datos tareas y exportar datos a diferentes formatos y bases de datos.

Las posibilidades son infinitas.

Aquí hay algunas razones para considerar Nanonets:

• Cargue documentos automáticamente desde múltiples fuentes como Gmail, Drive, SharePoint, escritorio y más.
• Clasifique los documentos entrantes con un clasificador de documentos.
• Excelente coincidencia de documentos para facilitar verificación de documentos.
• Extraiga datos de cualquier documento en <15 minutos
• Configure flujos de trabajo personalizados para realizar mejoras de datos, automatización de aprobación, y más.
• Almacenamiento seguro de documentos y archivo de documentos.
• Integraciones perfectas para sincronizar datos con más de 5000 software.
• Interfaz sin código completamente personalizable.
• Asistencia migratoria gratuita.
• 7 días de prueba gratis
• Gerente de éxito del cliente dedicado.
• Control de acceso basado en roles
• Soporte 24 × 7

Aquí hay un vistazo de lo que Nanonets puede hacer y más:

Más de 30,000 30 usuarios usan Nanonets para automatizar más de XNUMX millones de procesos de documentos. Nanonets es la elección perfecta para las empresas que buscan optimizar sus procesos documentales con una plataforma robusta, segura y sin código.

¿Tiene un caso de uso específico en mente? Comuníquese con nuestro equipo para que podamos ayudarlo con su caso de uso.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/