Factura‌ ‌Aprobación‌ ‌Automatización‌ ‌

Introducción

Los departamentos de Cuentas por pagar (AP) de la mayoría de las empresas tienen reglas internas para gestión de facturas que incluyen aprobaciones. ¿Qué son las aprobaciones de facturas? ¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación manual de facturas? ¿Por qué automatizar el flujo de trabajo de aprobación de facturas?

Siga leyendo para comprender el proceso de aprobación de facturas.

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El funcionamiento del departamento de Cuentas por Pagar (AP) en una empresa, ya sea orientado a productos o servicios, es fundamental para la productividad de la empresa y para el mantenimiento de buenas relaciones con los proveedores. Un departamento de cuentas por pagar eficiente que brinde apoyo financiero, administrativo y de oficina al proceso de compra de una empresa debe tener un sistema organizado que integre a la perfección las diversas funciones del proceso desde la compra hasta el pago que abarca la gestión de órdenes de compra, la comunicación con el proveedor, la facturación. gestión, seguimiento de productos y pago.

Gestión de facturas comienza cuando una empresa recibe una factura y finaliza con el pago de la factura, es una de las funciones más importantes del departamento de AP de la empresa. Por simplista que pueda parecer, la gestión de facturas no es, o no debería ser, un proceso de dos pasos de 'recibir factura, pagar factura'. Esto es especialmente cierto para las empresas que realizan muchas compras y terminan con una gran cantidad de facturas. Un buen protocolo de gestión de facturas debe implicar necesariamente la verificación de la legitimidad de todas las facturas y las aprobaciones de varios niveles antes de que puedan procesarse para el pago.

El flujo de trabajo de aprobación de facturas

El flujo de trabajo de aprobación de facturas es una cascada de pasos en el proceso de compra a pago que se toman para garantizar que una factura recibida por la empresa sea legítima y coincida con el pedido realizado. La aprobación de facturas implica múltiples niveles de verificación por parte del personal responsable de una orden de compra y/o un proveedor. Cada empresa puede tener su propio flujo de trabajo de aprobación único

Un flujo de trabajo típico de aprobación de facturas consta de los siguientes pasos:

Una factura llega a una empresa. La factura puede ser en forma de copia impresa, archivo adjunto en PDF o una forma más avanzada de factura digital, que debe archivarse en la sección correspondiente para su procesamiento.

• Validación de facturas: Una vez archivada, la factura se vincula a cualquier otro documento relacionado con esa transacción en particular, como la solicitud de compra, la orden de compra, la cotización del proveedor, otra comunicación del proveedor, etc. Esto se conoce comúnmente como "coincidencia de tres vías". , los tres documentos a cotejar son Orden de Compra, Factura y Recibo de Entrega, pero el cotejo puede incluir también otros documentos. Otros factores a considerar para la validación incluyen:
  ¿Los términos de pago coinciden?
  ¿Están incluidos los descuentos prometidos?
  ¿Se ha codificado la factura en las cuentas de gastos correspondientes?
  ¿Existen problemas de rendimiento posteriores a la recepción que justifiquen la retención del pago?
• Excepciones de factura: Se plantea una excepción cuando una factura tiene información incompleta o incorrecta. La factura se redirige a los empleados apropiados para rastrear y corregir el error. A esto le siguen reemisiones de facturas, reverificaciones y coincidencias en caso de corrección de errores, o investigación de fraude en caso de excepciones no resueltas.
• Aprobación: Una vez verificada, la factura se envía al personal de varios niveles, según las políticas de la empresa. El número y la naturaleza de las aprobaciones varía según las empresas, los departamentos, el tipo de producto y el importe de la factura. Por ejemplo, es posible que el departamento de compras deba aprobar una factura para confirmar la exactitud de la facturación del proveedor antes de poder procesar el pago. Algunas empresas requieren montos de factura superiores a un umbral para requerir aprobaciones adicionales de un gerente o director financiero.
• Pago: La factura entra en la cola de pago después de que se hayan obtenido todas las aprobaciones.

Muchas pequeñas y medianas empresas siguen teniendo flujos de trabajo de aprobación de facturas manuales. Estos pueden implicar acciones tan rudimentarias como tener un documento de procesamiento de textos al estilo de un SOP, con pasos delineados y distribución del documento a los diversos participantes del flujo de trabajo para que lo utilicen como guía. Este es, como se puede imaginar, un proceso desorganizado que requiere que los participantes sigan consultando el documento siguiendo los pasos, lo que puede generar errores.

En muchas pequeñas empresas ni siquiera existe un SOP de este tipo y solo existe un procedimiento general que se transmite de boca en boca a los distintos participantes, lo que es una receta para el desastre cuando la empresa sufre cualquier tipo de alteración, ya sea ampliar o cambiar su base de empleados.

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Problemas con el flujo de trabajo de aprobación manual de facturas

Algunos de los desafíos específicos del flujo de trabajo de aprobación manual de facturas son:

• Errores: Los errores humanos debido al exceso de trabajo o simplemente al descuido pueden dar lugar a pagos dobles, pagos insuficientes, retrasos en los pagos o falta de pago, todo lo cual puede costarle a la empresa más dinero y tiempo.
• Documentos faltantes: El papeleo puede resultar en extravío y pérdida de documentos importantes como facturas. Esto puede conducir a una gran cantidad de problemas a lo largo del ciclo de contabilidad por pagar, desde fricciones con el proveedor hasta operaciones retrasadas.
• Despilfarro del esfuerzo humano: Los procesos de aprobación manual desperdician esfuerzo humano que puede emplearse de manera más constructiva en actividades más productivas.
• Retrasos de tiempo: Cuando se requieren varias aprobaciones para que se apruebe una factura, y cuando la empresa maneja varias facturas en el transcurso de su día laboral, obtener las aprobaciones antes de procesar la factura puede llevar mucho tiempo. Hasta el 20 % de las facturas contienen regularmente información incorrecta o incompleta, y un flujo de trabajo de aprobación manual de facturas hace que el departamento de cuentas por pagar dedique el 25 % de su tiempo a resolver problemas y rastrear la información faltante.
• Pagos atrasados: Los retrasos en la obtención de aprobaciones pueden, a su vez, provocar retrasos en los pagos, lo que, como se mencionó anteriormente, puede resultar costoso para la empresa. En los EE. UU., $ 3 billones se vincularon con pagos atrasados ​​entre las pequeñas empresas en 2019, lo que llevó a pausas en la contratación, límites de compra de inventario y una reducción en las horas de trabajo de los empleados para llegar a fin de mes. Los retrasos también pueden convertirse en una bola de nieve en la recepción tardía de artículos pedidos, mala calificación crediticia, malas relaciones con los proveedores y tarifas/multas.
• Opacidad de la ruta de la factura: Es difícil o incluso imposible rastrear el estado de una factura en su ruta de validación y aprobación, lo que dificulta la verificación y la planificación previa.
• Vulnerabilidad de fraude: El fraude de facturas puede ser fraude de terceros, cobro indebido de mano de obra, duplicación de pagos por retrasos o interno. Se requiere un proceso de aprobación hermético para prevenir el fraude. Esto es especialmente cierto en tiempos de crisis. Por ejemplo, la pandemia de Covid-19 supuestamente aumentó la incidencia del fraude de facturas en 2020. Los fraudes de facturas pueden manifestarse como un volumen de factura anormal, falta de responsabilidad de los bienes frente a la factura, discrepancias entre la orden de compra y la factura, y comportamiento dudoso de los empleados. Estos no se pueden detectar manualmente, especialmente cuando el volumen de negocios es alto.

Automatización del flujo de trabajo de aprobación de facturas

La automatización de la aprobación de facturas puede ayudar a facilitar el proceso y ahorrar tiempo. Algunas de las ventajas de la automatización de aprobación de facturas son:

• Validación más rápida: Este es quizás el beneficio más importante de la automatización. La comparación automatizada de la factura con otros documentos relacionados puede eliminar los retrasos de tiempo asociados con la comparación manual de tres vías, ya que todos los documentos relacionados con una transacción se almacenan digitalmente en el mismo lugar y se pueden comparar fácilmente, ya sea visualmente o mediante un software basado en IA. Los flujos de trabajo de aprobación de facturas automatizados se pueden integrar con bases de datos y otros sistemas de contabilidad para la comparación automática sin intervención humana.
• Aprobaciones más rápidas: Las notificaciones y los recordatorios automatizados pueden eliminar los retrasos en la aprobación de facturas. La integración de firmas electrónicas y formularios digitales puede permitir aprobaciones sobre la marcha de diferentes participantes del proceso para que la ausencia física de la oficina no retrase el proceso de aprobación.
• Ahorro de costes: Un informe de 2018 de Levvel (antes Paystream Advisors) mostró que los descuentos perdidos (44 %), los pagos atrasados ​​(39 %) y los pagos duplicados (29 %) fueron los principales procesamiento de factura preocupaciones en las empresas, y las tres pueden superarse mediante la automatización.
• Responsabilidad: El seguimiento automatizado de las transacciones en tiempo real permite la visibilidad del estado de la factura en la cadena de aprobación. La inclusión de contingencias y recordatorios en el flujo de trabajo puede eliminar obstáculos y permitir la transparencia para aprobaciones más rápidas. La automatización del proceso de aprobación también crea una pista de auditoría que muestra los distintos niveles de aprobación que se han completado y los niveles que no.
• Seguridad del documento: La digitalización de todos los documentos como parte del flujo de trabajo automatizado de aprobación de facturas puede evitar la pérdida de documentos comúnmente asociados con el traslado físico del documento por la empresa para su validación y aprobación. La automatización permite la integración del flujo de trabajo con el sistema de gestión de documentos de la empresa y otras herramientas de contabilidad para la actualización automática y el archivo de registros.
• Cumplimiento normativo: El flujo de trabajo de aprobación de facturas automatizado permite un fácil acceso a todos los datos relevantes durante las auditorías, lo que facilita el cumplimiento normativo.
• Mejor inteligencia empresarial: Los flujos de trabajo de aprobación de facturas automatizados pueden facilitar el acceso y la evaluación de los datos de compra y los gastos, lo que permite mejores mecanismos de información y toma de decisiones.
• Mejor gestión y relación con los proveedores: La organización sistemática de los procesos de aprobación de facturas puede ayudar a una mejor gestión de proveedores y la eliminación de retrasos en los pagos puede beneficiar las relaciones con los proveedores.
• Eliminación del fraude: La automatización del flujo de trabajo de aprobación de facturas puede eliminar el fraude al permitir controles en todo el flujo de trabajo y aumentar la visibilidad. Las irregularidades se pueden marcar automáticamente durante la comparación tripartita automatizada y la verificación de la firma electrónica puede evitar fraudes internos y externos y las pérdidas asociadas.

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Proceso de aprobación de facturas completamente automatizado

• Digitalización de facturas: Las facturas en varios formatos deben digitalizarse primero en un formato estándar. Dado que cada factura contiene datos clave que se utilizan en la planificación de recursos contables y la toma de decisiones dentro del negocio, la precisión en la extracción de datos es esencial. Los datos que se leen de las facturas generalmente se transfieren a plataformas ERP, de contabilidad o de análisis de datos utilizadas por la empresa para su procesamiento posterior.
• Validación automatizada: La coincidencia de tres vías automatizada puede capturar datos pertinentes de facturas, órdenes de compra y recibos y autoprocesarlos de una manera que imita la mente humana. De ellos, el procesamiento habilitado por IA también puede comparar y hacer coincidir registros y tomar decisiones como aprobar la transacción, marcar errores o generar excepciones.
• Manejo automatizado de excepciones: Cuando se marcan errores o se generan excepciones, la factura se envía inmediatamente al personal adecuado que puede corregir los errores. Esto puede reducir los retrasos de tiempo asociados con el manejo manual de errores.
• Aprobaciones automatizadas: Después del cotejo y la validación, las facturas se transmiten automáticamente al personal correspondiente para su aprobación. La aplicación de firmas digitales y aprobaciones en forma digital puede evitar demoras.
• Procesar pago: Después de la aprobación, el sistema automatizado envía la factura al equipo de finanzas para que procese el pago, después de lo cual se cierra la transacción y se archivan los datos.

Las empresas que buscan adoptar sistemas automatizados de flujo de trabajo de aprobación de facturas deben considerar los siguientes factores al elegir la herramienta para ello:

• La infraestructura y los recursos de TI necesarios para respaldar el software.
• El compromiso financiero involucrado en la instalación y el funcionamiento del sistema.
• Integración con otros sistemas dentro de la empresa
• Los niveles de automatización e intervención humana requeridos/posibles dentro del negocio
• Disponibilidad de conocimientos dentro de la empresa y atención al cliente del fabricante del software.
• Los niveles de seguridad de datos requeridos
• El nivel de acceso: esto decidiría dónde se almacenarían los datos: en una máquina local, un servidor central o la nube.

Nanonets para la aprobación automatizada de facturas

El motor Nanonets OCR basado en IA puede ayudarlo a automatizar el procesamiento de facturas y convertirlo en un proceso sin complicaciones. Admite una variedad de tipos de archivos y maneja facturas estructuradas y no estructuradas. La API OCR de facturas de Nanonets puede ayudar a minimizar las tareas manuales de ingreso de datos en su software de contabilidad.

Los datos se pueden cargar, anotar y modelar automáticamente para realizar predicciones sin una sola línea de código, preocupándose por las GPU o encontrando las arquitecturas adecuadas para sus modelos de aprendizaje profundo. También puede adquirir las respuestas JSON de cada predicción para integrarlas con sus propios sistemas y crear aplicaciones basadas en aprendizaje automático basadas en algoritmos de última generación y una infraestructura sólida para la gestión y aprobación de facturas.

La tecnología Nanonets admite integraciones con otros sistemas, como la integración con una base de datos Mysql, QuickBooks o Salesforce, y es independiente de la plataforma. Nanonets es preciso y escalable, ahorra tiempo y dinero a su departamento de cuentas por pagar y potencia su proceso de aprobación de facturas, fortaleciendo así las relaciones con los proveedores.

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Conclusión

Las ventajas de la digitalización de los aspectos financieros de las operaciones de una empresa son cada vez más reconocidas por las empresas. Esto ha requerido la adopción de la automatización en las estructuras de flujo de trabajo. La automatización del flujo de trabajo de aprobación de facturas puede ayudar a las empresas a dedicar menos tiempo a actividades mundanas como la gestión manual de facturas y, en cambio, a centrarse en sus competencias principales para mejorar el resultado final y mantenerse competitivas.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/