Coincidencia de facturas

Una actividad importante en los procesos de Cuentas por pagar (AP) es la conciliación de facturas. Los enfoques tradicionales en esta tarea clave pueden costar tiempo, esfuerzo y recursos humanos a una empresa. El uso de tecnologías innovadoras y conjuntos de herramientas automatizados puede optimizar la conciliación de facturas para proporcionar un apalancamiento y valor adicionales a una empresa.

Este artículo proporciona información detallada sobre la conciliación de facturas, los diferentes tipos, la necesidad de procesamiento de factura or gestión de facturas, y sus variados beneficios.

¿Qué es la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es una proceso de cuentas por pagar que valida y compara la información sobre el orden de compra (PO) con el de la factura del proveedor y los recibos de productos.

Cuando una organización desea utilizar los bienes o servicios de un proveedor, genera una orden de compra con requisitos detallados. Tras la entrega de los bienes o servicios solicitados, la organización compradora emite un recibo de producto. A continuación, el proveedor eleva la factura para la liquidación del pago. Aquí es cuando se lleva a cabo la conciliación de facturas.

El cotejo de facturas asegura que no haya errores o inconsistencias entre la orden de compra y la factura. Facilita la liquidación más rápida de las cuotas de los proveedores y evita el riesgo de fraude de proveedor y pago de facturas fraudulentas.

¿Qué es una Desviación?

Conocidas como excepciones de factura, se produce una desviación cuando hay una discrepancia entre los detalles de la factura y sus documentos de validación, como la orden de compra o la entrada de mercancías/productos.

Las desviaciones pueden ser de dos tipos: cantidad y precio.

• Desviación de cantidad: se refiere a la discrepancia entre la cantidad o el número de artículos en la orden de compra y la factura facturada
• Desviación de precio: se refiere a un desajuste entre el costo mencionado en la orden de compra y el valor mencionado en la factura.

Identificar y reconciliar las desviaciones puede ser una tarea abrumadora para el departamento de cuentas por pagar. Se deben evaluar las desviaciones para ver si se encuentran dentro de los límites de tolerancia para proceder con procesamiento de factura o revertir la factura al proveedor para correcciones.

El nivel de tolerancia se refiere a variaciones menores que pueden ocurrir en porcentajes o cantidades en una factura. Las facturas que excedan los niveles de tolerancia se ponen en espera y se envían para su corrección al proveedor.

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Necesidad de conciliación de facturas

Descubramos por qué es tan importante para una empresa verificar o cotejar facturas.

La conciliación de facturas garantiza que las facturas de los proveedores se puedan verificar con los documentos de respaldo antes de liberar los pagos. Esto ayuda a las empresas a:

• Confirme que los pagos se realizan solo por bienes o servicios válidos recibidos del proveedor
• Mantenga liberaciones de pagos más rápidas y precisas
• Facilitar una mayor transparencia al eliminar errores y pagos dobles
• Registros de seguimiento de pagos para múltiples proveedores
• Estar mejor preparado para las auditorías de la empresa

Diferentes empresas pueden seguir diferentes formas de conciliación de facturas, como se explica en la siguiente sección a continuación.

Formas de conciliación de facturas

El proceso de conciliación de facturas en las organizaciones normalmente se realiza de las siguientes maneras: conciliación de 2 vías, conciliación de 3 vías y finalmente conciliación de 4 vías.

Las facturas se validan contra otras relacionadas flujos de trabajo de documentos que puede incluir Ordenes de compra, recepción de mercancías y comprobantes de inspección. Estas formas de conciliación también verifican las discrepancias en las facturas y los niveles de tolerancia que deben resolverse antes de que la factura se compense para el pago.

Emparejamiento de 2 vías

La coincidencia bidireccional es una forma simple y común de verificar facturas. Implica hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra, así como verificar las tolerancias. Si la factura cumple con los criterios requeridos, entonces está programada para el pago.

Emparejamiento de 3 vías

Emparejamiento de 3 vías es el método más popular de conciliación de facturas. Esto implica un proceso de tres pasos. Se verifica la exactitud de la factura en los detalles enumerados en la orden de compra, así como en la recepción de los bienes. Una vez que se aprueban los niveles de tolerancia, la factura está lista para el pago.

Emparejamiento de 4 vías

Más complejo que el cotejo de 2 y 3 vías, el cotejo de 4 vías implica otro paso de validación. Requiere hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra, los recibos de mercancías y los recibos de inspección también.

Al momento de la entrega de los bienes, el departamento de recepción verifica la cantidad y emite un comprobante de inspección que reconoce que la cantidad recibida es precisa. Por lo tanto, solo se considera apta para el pago una factura que coincida con el PO, la entrada de mercancías, las tolerancias y el comprobante de inspección.

Estas formas de conciliación de facturas garantizan que las empresas paguen solo por los bienes/servicios solicitados y recibidos. También protege contra facturas falsas y errores de pago, lo que permite a las empresas controlar mejor sus tratos con terceros.

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Conciliación de facturas con contratos

Además de los métodos de conciliación de facturas, ciertas compras se pueden realizar mediante un proceso de conciliación de contratos. También conocida como facturación sin orden de compra, este tipo de factura se utiliza para pagos recurrentes o de servicios públicos que ocurren en un ciclo.

En la comparación de contratos, la factura se compara y verifica con un contrato existente. Ejemplos de tales compras contratadas pueden ser facturas mensuales de servicios públicos (electricidad, agua, etc.), alquiler de edificios y cargos de mantenimiento, costos de publicidad, servicios legales o de consultoría, y más.

Este tipo de conciliación está sujeto a un proceso interno de aprobación de facturas. Si el contrato coincide y se otorga la aprobación, la factura sin orden de compra se programa para el pago.

Elimina la necesidad de hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra y otros documentos de respaldo. También facilita la liquidación temprana de pagos de naturaleza repetitiva, ahorrando tiempo, esfuerzo y costo.

¿Qué es la conciliación de facturas automatizada?

El cotejo automatizado de facturas se refiere a la digitalización del proceso de cotejo de facturas de una empresa con la ayuda de herramientas y tecnología avanzadas; las facturas se procesan automáticamente sin necesidad de intervención humana.

La tecnología de conciliación de facturas automatizada puede cambiar la forma en que funcionan los departamentos de cuentas por pagar. Las facturas recibidas se escanean, se convierten a un formato digital, se comparan mediante algoritmos y se comparan con la configuración de tolerancia y, si se aprueban, se procesan para el pago, todo ello sin dependencia humana.

La tarea de validar o cotejar facturas y procesarlas mediante la automatización puede proporcionar una gran cantidad de beneficios. Las tecnologías de automatización impulsadas por IA, como OCR y RPA, pueden mejorar el procesamiento de facturas sin contacto para que sea eficiente y sin errores.

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Uso de IA en conciliación de facturas automatizada

El uso de inteligencia artificial para manejar procesos puede hacer que el trabajo tedioso sea complejo, simple y fácil. Las tecnologías impulsadas por IA, como OCR y RPA, pueden ser herramientas eficaces para automatizar los procesos de AP y mejorar la eficiencia empresarial.

Reconocimiento óptico de caracteres

OCR es una tecnología que lee y extrae información de documentos digitales para su edición. Útil para las industrias que manejan un gran volumen de datos, las capacidades de OCR que utilizan inteligencia artificial son una gran ayuda para Automatización AP.

OCR puede realizar efectivo captura de datos, extracción extrayendo datos relevantes. Luego lo enruta para hacer coincidir la factura con la orden de compra automáticamente. Después de esta etapa, el proceso de conciliación de facturas se puede completar mediante la conciliación de 2, 3 o 4 vías. Todo esto reduce los esfuerzos, el tiempo y el costo de las tareas manuales, lo que garantiza una mejor eficiencia del proceso.

Pero mientras OCR puede hacer una gran contribución para optimizar la automatización de los procesos de AP, OCR por sí solo puede no ser suficiente para completar el proceso de automatización. El uso de otra tecnología poderosa junto con OCR puede resultar más beneficioso para lograr la automatización completa del proceso.

Automatización de procesos robóticos

La automatización robótica de procesos es una tecnología de software popular y útil que puede actuar como un asistente virtual junto con OCR para automatizar procesos digitales. El software permite a los usuarios crear 'bots' que imitan las acciones humanas.

Estos robots confiables se utilizan en muchas industrias para operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana con alta velocidad y precisión. Al interactuar con las aplicaciones del sistema, estos bots pueden realizar automáticamente captura de datos cognitivos, extraer y analizar datos como lo hacen los humanos. Además de esto, pueden comunicar y enrutar los datos extraídos a los procesos apropiados para iniciar una acción precisa en cuestión de segundos.

RPA con OCR puede ayudar a un proceso de conciliación de facturas de AP con velocidad, precisión y un marco de tiempo más corto desde el momento en que se recibe la factura. Sube, escanea, realiza extracción de información, inicia la conciliación de 2, 3 o 4 vías, verifica las tolerancias establecidas y marca las facturas para su corrección o procesamiento de pago.

Beneficios de la conciliación de facturas automatizada

La automatización de la conciliación de facturas facilita el procesamiento de las facturas para los pagos. Con la eliminación de la necesidad de intervención humana, también se descartan las complicaciones de mantener el papeleo y las validaciones manuales.

Algunos de los beneficios notables que ofrece el procesamiento de facturas sin contacto son:

• Ahorrar tiempo – La conciliación manual de facturas es tediosa y requiere mucho tiempo. Verificar los detalles de la factura individualmente y validar con procesos de 2,3, 4 o XNUMX vías lleva una cantidad de tiempo considerable. Por lo tanto, permite a los empleados de la empresa dedicar su valioso tiempo a otras tareas clave y mejorar la productividad general.
• Exactitud – La automatización del proceso de AP reduce la incidencia de errores y garantiza un flujo de trabajo fluido entre procesos. Los desajustes o discrepancias se detectan fácilmente y solo cuando una factura se compensa en todos los niveles, se programa para el pago.
• Protección contra facturas duplicadas y fraudulentas – La automatización del cotejo de facturas implica una validación coherente entre las facturas y los documentos de respaldo. Cualquier excepción también se detecta y marca para verificación manual. Esto asegura la protección contra facturas fraudulentas o duplicadas y un mejor control comercial.
• Promueve las relaciones con los proveedores. – La automatización del procesamiento de facturas puede hacer coincidir rápidamente las facturas con las órdenes de compra y agilizar el pago a los proveedores para mantenerlos satisfechos. A su vez, el negocio también puede beneficiarse de mejores ofertas de contratos y descuentos por pago anticipado para una mayor rentabilidad.
• Análisis de costes eficiente – El procesamiento de facturas sin contacto proporciona información sobre elementos de línea individuales que ayudan a identificar los que ofrecen el valor más alto. Estos datos confiables ayudan a mejorar el análisis de costos y la selección de proveedores relevantes para aportar más valor a la empresa.
• Bueno para auditorías – Las facturas con otros documentos de respaldo son obligatorias para las auditorías. El uso de la comparación automática de facturas garantiza que las órdenes de compra, los recibos de mercancías, los comprobantes de inspección y las facturas estén disponibles en una ubicación centralizada digitalmente a la que se puede acceder fácilmente durante las auditorías para acelerar el proceso.

Conclusión

El cotejo y procesamiento de facturas de cuentas por pagar es un proceso complejo. La tecnología habilitada para IA puede proporcionar apalancamiento a las empresas a través de la automatización personalizable. Al automatizar, las empresas pueden buscar integrarse sin problemas flujo de trabajo de gestión documental procesos, crear una mayor transparencia, mantener buenas relaciones comerciales para optimizar la eficiencia y el crecimiento empresarial.

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