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Un albarán de entrega es un documento formal que acompaña a la entrega de bienes y es un registro del tipo y la cantidad del artículo que se entrega. Por lo general, se devuelve una copia de la nota al vendedor como prueba de entrega. Con la creciente digitalización del mercado, la gestión automatizada de datos de los registros de entrega ha cobrado importancia. Veamos cómo las herramientas de OCR pueden ayudar a extraer datos de los registros de entrega.
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La importancia del albarán de entrega
El albarán de entrega o nota de entrega es similar a la factura en que contiene los datos del comprador, los datos del vendedor y el tipo de artículo que se envía. Se diferencia de la factura en que no tiene información de precios (por lo general). También llamado 'nota de envío' o 'nota de recepción de mercancías', es emitido por el vendedor, el transportista, el transportista o el agente de carga y está dirigido al cliente y a cualquier intermediario responsable de hacer llegar el producto al cliente.
Aunque no existen reglas estándar o estrictas sobre lo que debe contener un albarán de entrega, un albarán de entrega generalmente incluye la siguiente información:
- Nombre y dirección del vendedor/proveedor
- Nombre y dirección del comprador/cliente
- Fecha de pedido,
- Fecha de envío,
- Fecha de Entrega Estimada
- Número de pedido / nombre
- Listas de bienes incluidos en la entrega
- Posibles entregas adicionales, por ejemplo, entrega 1 de 3
Un albarán de entrega puede contener detalles como el número de registro y la información bancaria del vendedor para fines de seguros o para nuevos clientes.
Un albarán de entrega valorado (o nota de entrega valorada) puede contener el precio del producto, pero dichas notas deben ir acompañadas de la factura.
La diferencia entre un albarán de entrega valorado y una factura es que el primero no tiene validez fiscal y es un mero comprobante de entrega. La factura, por otro lado, se utiliza en impuestos y contiene datos fiscales del comprador y el vendedor, el precio de los productos y el IVA aplicable y otros impuestos.
Un registro de entrega le brinda al vendedor un mejor manejo de los productos enviados y una visión general de su productividad. Ayuda a los clientes (compradores) a comprobar si han recibido los productos por los que han pagado. A menudo, el comprador debe firmar la nota para informarle que la entrega ha sido correcta.
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Los desafíos en la extracción manual de los datos del albarán de entrega
El albarán de entrega suele recibirse junto con el envío/producto en la recepción de una empresa o en el almacén, según las prácticas comerciales seguidas. En cualquier caso, el empleado que recibe el envío (el personal de recepción o un empleado de almacén, según sea el caso) debe comparar los detalles en el albarán de entrega con los detalles en la orden de compra, la factura y/o el paquete de envío. . Luego, firma el expediente, si tal es su naturaleza, y archiva una copia para los registros de la empresa.
Lo más probable es que esta empleada tenga demasiadas tareas en su cartera, y la gestión de listas de entregas puede ser la gota que colma el vaso para romper su moral.
La verificación de los artículos enumerados en el expediente con los artículos entregados es un proceso único y debe realizarse en tiempo real. Archivar y archivar el albarán de entrega es una operación posterior a la entrega y puede volverse tediosa, aburrida y lenta. El archivado y el archivo se complican aún más por los diferentes formatos y diseños de los albaranes de entrega. Las notas de entrega pueden estar en forma de copias impresas que se entregan en mano o por fax, adjuntos de correo electrónico o como intercambio electrónico de datos (EDI). En la mayoría de las empresas, los datos de los albaranes de entrega deben ingresarse en una base de datos para fines de gestión de inventario, archivo y actividades de auditoría.
Puede llevar mucho tiempo y ser tedioso extraer manualmente los datos de los registros de entrega en estos múltiples formatos. Esto a menudo conduce a errores y demoras resultantes en el procesamiento de documentos. Los desafíos comunes en la extracción manual de datos de los registros de entrega incluyen,
- Consumo de tiempo, especialmente a medida que la empresa crece y aumenta el número de compras.
- Demasiados correos electrónicos y papel requieren organización y almacenamiento de archivos físicos.
- Perder desajustes entre los datos de la orden de compra, la factura y los albaranes de entrega.
- Artículos mal archivados y olvidados; esto es especialmente cierto cuando los vendedores envían notas de entrega por correo electrónico tan pronto como se envían los productos. En el momento en que se reciben los bienes, el correo que contiene el albarán de entrega puede quedar enterrado profundamente en el buzón del destinatario, lo que genera confusión.
La extracción manual de datos de los registros de entrega y su entrada en una base de datos sin seguir los pasos de verificación puede tener tasas de error de hasta el 4 %. La regla de entrada de datos 1-10-100 es bien conocida en los círculos de entrada de datos: la verificación de la precisión de los datos en el punto de entrada cuesta $1, la limpieza de errores cuesta $10 en forma de lote y los errores no corregidos le cuestan a la empresa $100 o más.
Registros de entrega OCR
El software de extracción de datos se puede utilizar para extraer datos de forma selectiva de los registros de entrega. El software de reconocimiento óptico de caracteres u OCR, que extrae datos de documentos escaneados, imágenes de cámaras y archivos PDF de solo imágenes, es el más adecuado para la extracción automatizada de datos de los recibos de entrega.
Hay muchos tipos de software OCR que se utilizan en la extracción de datos en la industria actual. El tipo más rudimentario simplemente extrae todo el texto del documento de entrega y una mayor categorización y extracción de datos significativos requiere esfuerzo humano.
La segunda generación de OCR (OCR zonal o basado en plantillas) extrae datos específicos del documento de entrega, según su posición o “zona” en el documento.
Los OCR de tercera generación, como Nanonets, utilizan capacidades de IA y ML para extraer de manera inteligente información significativa de las notas de entrega. Estas herramientas cognitivas de OCR son capaces de aprender nuevos formatos y estilos de expedientes de entrega con el uso y, por lo tanto, minimizar la intervención humana.
Un buen albarán de entrega OCR debe tener las siguientes características:
- La capacidad de extraer datos que pueden estar estructurados, mal estructurados y/o no estructurados en el albarán de entrega original. La coherencia de los datos extraídos de estas diversas fuentes se habilita mediante el uso de la extracción de datos basada en IA.
- La capacidad de convertir los datos extraídos en múltiples formatos legibles/editables para su uso posterior.
- Seguridad de los datos: el producto adquirido por una empresa puede ser muy sensible y confidencial, ya que puede formar parte de procesos patentados y registrados de la empresa. El software de extracción de datos debe poder garantizar la protección de los datos contra el robo, la piratería y la mala gestión.
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Ventajas del OCR de expedientes de entrega basado en IA
Algunos beneficios de usar herramientas de OCR impulsadas por IA, como Nanonets, para la gestión de datos de los expedientes de entrega son:
- Precisión de los datos: los OCR que aprovechan la IA pueden minimizar o incluso eliminar por completo los errores humanos causados por la fatiga o la supervisión.
- Ahorro de tiempo: la entrada manual de datos de las notas de entrega puede llevar mucho tiempo, y los OCR pueden ahorrar gran parte del tiempo que los empleados dedican a actividades mundanas y repetitivas. El OCR habilitado para IA extrae datos relevantes de cualquier documento en 27 segundos frente a los 3.5 minutos de la captura manual.
- Reorientación de los empleados: el tiempo disponible para el empleado debido a la automatización de la extracción de datos del expediente de entrega se puede redirigir a tareas productivas que pueden mejorar su conjunto de habilidades y el resultado final de la empresa.
- Datos centralizados: Los datos capturados por el software OCR se pueden almacenar en una ubicación centralizada y, por lo tanto, serán accesibles para todas las partes interesadas de la empresa.
- Seguridad de los datos: La posibilidad de introducir comprobaciones en varios niveles del proceso de automatización iniciado por el OCR puede mejorar la seguridad de los datos.
- Escalabilidad: a medida que el negocio se expande, es engorroso tener un sistema manual para la gestión de facturas. Los OCR pueden agilizar el proceso de gestión de notas de entrega, lo que lleva a mejoras de escalamiento.
- Integración con otros sistemas de automatización de la empresa. Con la hiperautomatización poco a poco encontrando un punto de apoyo en el sector empresarial, el uso de OCR en el área de gestión de expedientes de entrega puede ayudar en la integración de la operación en el sistema más grande que impregna la organización.
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La idoneidad de Nanonets como un expediente de entrega OCR
Nanonets es una herramienta de OCR impulsada por IA que es más adecuada para la extracción de datos de los registros de entrega por las siguientes razones:
- Detección precisa de la estructura de la tabla de una línea de pedido que contiene documentos como formularios.
- Todas las entradas de elementos de línea que están presentes en los formularios como nombre, producto, cantidad, etc.
- Los datos se pueden extraer como salida JSON que puede permitir la creación de aplicaciones y plataformas personalizadas.
- Si bien ofrece una excelente API y documentación para desarrolladores, el software también es ideal para organizaciones sin un equipo interno de desarrolladores.
- Es una herramienta verdaderamente sin código.
- Fácil integración de Nanonets con la mayoría de CRM, ERP, servicios de contenido o software RPA.
- Procesamiento de múltiples idiomas: Nanonets OCR puede reconocer texto escrito a mano, imágenes de texto en varios idiomas a la vez, imágenes con baja resolución, imágenes con fuentes nuevas o cursivas y tamaños variables, imágenes con texto sombreado, texto inclinado, texto no estructurado aleatorio, ruido de imagen, imágenes borrosas y más. Esto es, como puede entenderse, particularmente relevante para las entregas entre diferentes países o debe transportar mercancías entre regiones que usan diferentes idiomas.
- Funciona con datos personalizados mediante el uso de datos personalizados para entrenar modelos OCR.
- Independencia de los formatos: las nanoredes no están sujetas en absoluto a la plantilla de los documentos. Puede capturar datos de forma cognitiva en tablas o elementos de línea o en cualquier otro formato.
- Muchas herramientas de entrada de datos, como Nanonets, vienen con un sólido equipo de asistencia técnica que puede ayudar a superar los desafíos y aprovechar todo el potencial de las operaciones de entrada de datos automatizadas.
Los casos de uso de procesamiento inteligente de documentos de Nanonets ayudan a las organizaciones a adoptar la automatización sin problemas. Aquí hay algunos casos de estudio interesantes:
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- Ventaja de marketing escala su negocio 5 veces utilizando la automatización Nanonets
Para llevar
La extracción de datos de los registros de entrega puede ser ardua y llevar mucho tiempo cuando se realiza manualmente. El software de extracción de datos impulsado por IA como Nanonets puede ayudar a automatizar el proceso. El uso de AI-OCR en el paso final del flujo de trabajo de Procure-to-Pay viene con beneficios convincentes, como ahorro de tiempo y costos, un proceso de aprobación optimizado y, en última instancia, mejores resultados.
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Nanonetas API de OCR y OCR en línea tengo muchos interesantes casos de uso tEsto podría optimizar el desempeño de su negocio, ahorrar costos e impulsar el crecimiento. Descubra cómo los casos de uso de Nanonets pueden aplicarse a su producto.
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