En un mundo donde el tiempo es dinero, tanto las empresas como los clientes buscan métodos de pago sin complicaciones que ahorren tiempo y aumenten la eficiencia.
¿Sabía que podría llevar a las pequeñas y medianas empresas hasta 25 días para completar el procesamiento de una sola factura?
Ingrese a la automatización de pagos: una solución que ha ganado popularidad en los últimos tiempos debido a la pandemia y el nuevo panorama competitivo. Al automatizar el proceso de pago, las empresas y los particulares pueden ahorrar tiempo y minimizar el riesgo de errores.
En este artículo, exploraremos las ventajas de la automatización de pagos, cómo funciona y cómo se puede implementar para simplificar los procesos de pago y mejorar los resultados de empresas de todos los tamaños. Ya sea propietario de una pequeña empresa o director financiero de una gran corporación, la automatización de pagos podría ser la solución que necesita.
¿Qué es la automatización de pagos?
La automatización de pagos es un sistema que procesa datos relacionados con pagos y realiza acciones con una participación humana mínima.
Los inconvenientes asociados con los procesos de pago manual han llevado a la necesidad de automatización de pagos. Los desafíos comunes incluyen errores humanos, tareas que consumen mucho tiempo, falta de transparencia, riesgos de seguridad y productividad reducida.
La automatización de los procesos de pago reduce el riesgo de errores, acelera el tiempo de procesamiento de pagos, mejora la transparencia, mejora la seguridad y aumenta la productividad. La automatización de pagos ya no es solo un lujo para las grandes corporaciones, sino que se está volviendo cada vez más necesaria para las empresas de todos los tamaños.
A nivel individual, la automatización de pagos puede implicar el pago automático de facturas de tarjetas de crédito, pagos de hipotecas, pagos de préstamos y depósitos de ahorro.
A nivel empresarial, la automatización de pagos implica el uso de herramientas de software para administrar y completar el proceso de pago a los proveedores. Esto incluye aprobar pagos, enviarlos a través de diferentes métodos de pago, como transferencias ACH, cheques, transferencias y pagos con tarjeta virtual.
La automatización acelera el tiempo de procesamiento de pagos, lo que garantiza que los pagos se realicen con precisión y puntualidad. Los mejores servicios de pago automatizados integran a la perfección estos procesos, lo que reduce el riesgo de errores y ahorra tiempo y dinero a las empresas.
¿Cómo funciona la automatización de pagos?
Las empresas reciben facturas de los proveedores por los productos o servicios recibidos de estos últimos. La factura se procesa, normalmente en el departamento de cuentas por pagar, y una vez aprobada, se autoriza el pago.
Los sistemas de automatización de pagos generalmente se integran en un sistema integral de automatización de AP que abarca varios procesos, incluida la captura de facturas, la codificación, la revisión, la aprobación, la autorización de pagos y la ejecución de pagos.
En la fase de autorización de pagos, la automatización puede implicar el establecimiento de reglas de codificación dentro del software para iniciar los pagos.
En un proceso manual, un administrador de AP enviaría un lote de pagos para que los revise un autorizador de pagos, quien luego determinaría qué pagos liberar, retener o rechazar. Sin embargo, en ausencia del autorizador de pago, el proceso de liberación de pago puede retrasarse, lo que representa un obstáculo significativo para las operaciones manuales.
Con la automatización, el pago de una factura puede aprobarse o rechazarse desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en casa o sobre la marcha. En esta etapa, el autorizador de pagos también puede decidir cuándo programar el pago, como posponerlo hasta la fecha de vencimiento para conservar efectivo o pagar antes de tiempo para recibir un descuento.
Durante la fase de ejecución de pagos del proceso automatizado, los pagos aprobados se programan y transmiten. Una vez que se realiza el pago, los detalles se sincronizan con el sistema de contabilidad y la factura se marca como pagada. Además, todos los registros de aprobación, copias de facturas, recibos y registros de pago están vinculados a la factura, lo que permite que cualquier persona que necesite investigar la transacción en el futuro encuentre toda la información relevante en un solo lugar.
Uno de los métodos más comunes de los sistemas de pago automatizados son las transferencias ACH. El proceso de pago mediante transferencias ACH implica que el beneficiario cree una orden de pago que recibe el banco emisor. El banco originador compila todas las órdenes de compra y las envía a una ACH para su procesamiento. Luego, el operador de ACH aprueba y libera el monto de la orden de compra al banco receptor. Este proceso permite que los servicios de automatización de pagos procesen pagos de manera rápida y precisa sin una participación humana significativa, lo que reduce el riesgo de errores y mejora la eficiencia general del proceso de pago.
Tipos de automatización de pagos
La automatización de pagos puede venir en varias formas, cada una con sus beneficios únicos. Estos son algunos de los tipos más comunes de automatización de pagos:
- Pagos ACH (Cámara de Compensación Automatizada): Los pagos ACH son transferencias electrónicas de fondos entre cuentas bancarias en los Estados Unidos. Son una forma rentable y confiable de automatizar pagos, particularmente para transacciones recurrentes como pagos de nómina o de proveedores. Los pagos ACH se procesan en lotes, lo que los hace más eficientes que las transferencias bancarias.
- Transferencias bancarias: las transferencias bancarias son un método para transferir fondos electrónicamente entre bancos, generalmente para pagos grandes o urgentes. Las transferencias bancarias pueden ser costosas y consumir mucho tiempo en comparación con otras formas de automatización de pagos, pero también son seguras y confiables.
- Pagos con tarjeta de crédito: los pagos con tarjeta de crédito son una forma popular de automatización de pagos, especialmente para transacciones en línea. Los pagos con tarjeta de crédito son rápidos, seguros y ampliamente aceptados, lo que los convierte en una opción ideal para empresas que necesitan realizar compras rápidamente.
- Facturación Electrónica La facturación electrónica, o e-invoicing, es el proceso de envío de facturas electrónicamente, en lugar de por correo. La facturación electrónica puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas al automatizar el proceso de facturación, reducir errores y mejorar el flujo de caja. La facturación electrónica también permite a las empresas realizar un seguimiento de los pagos de manera más eficiente y comunicarse con sus clientes en tiempo real.
Beneficios de la automatización de pagos
Estos son algunos de los principales beneficios de la automatización de pagos:
Pagos puntuales
Las soluciones de pago automatizadas pueden promover el pago puntual para empresas con todos los niveles de volumen de transacciones. En el caso de empresas de bajo volumen de facturación, los sistemas automatizados fueron mostrado tener pagos a tiempo el 33% del tiempo, en comparación con el 24% sin automatización. Del mismo modo, las empresas con un volumen de facturas moderado experimentaron una tendencia similar, con el 42 % de las facturas de órdenes de compra pagadas a tiempo con la automatización, frente al 25 % sin ella.
Mayores niveles de precisión
La automatización del procesamiento de pagos mejora la precisión al validar los datos de las facturas con ERP o sistemas de contabilidad, eliminando los procesos manuales y las transferencias en papel que causan errores y marcando las facturas duplicadas.
Se facilita la colaboración entre los proveedores y las partes interesadas internas, y se utiliza la inteligencia empresarial para identificar a los proveedores problemáticos. Algunos proveedores de tecnología garantizan la precisión. La colaboración electrónica permite una resolución de errores eficiente en comparación con los métodos manuales que se basan en correos electrónicos y llamadas telefónicas sin seguimiento. De acuerdo a "El cómo, el por qué y el ROI de la automatización de AP”, el 23% de las empresas experimentaron una reducción en las facturas duplicadas como resultado de la implementación de la automatización.
Reducción de costes
Los sistemas de pago automatizados ofrecen beneficios de costos significativos para las empresas al aumentar la tasa de captura de los descuentos por pago anticipado y reducir las multas por pago atrasado. Puntos de referencia de la IOFM muestran que la mayoría de los departamentos de cuentas por pagar capturan menos del 21 por ciento de todos los descuentos por pago anticipado, pero la automatización ayuda a despejar el camino para que las empresas paguen más de sus facturas dentro del período de descuento al optimizar el ciclo de aprobación de facturas. El informe de IOFM también muestra que un departamento de cuentas por pagar que procesa 5,000 facturas por mes puede ahorrar $55,650 XNUMX por mes usando la automatización.
Aumento de la productividad
La automatización de pagos permite a los profesionales de la contabilidad centrarse en tareas estratégicas como la planificación de la liquidez. También reduce la necesidad de empleados a tiempo completo, aumentando la productividad y la rentabilidad. La colaboración en tiempo real en documentos compartidos agiliza los procesos y elimina retrasos innecesarios, lo que facilita el trabajo de los trabajadores remotos. Esto da como resultado una mayor comodidad, menos frustraciones y disputas y un ambiente de trabajo más pacífico. Los empleados pueden contribuir a la mejora continua del proceso de cuentas por pagar, ayudando al crecimiento continuo del negocio.
Reduce las oportunidades de fraude
Los procesos de pago manual descentralizados presentan una vulnerabilidad significativa al fraude, ya que existen múltiples puntos de entrada para el pago de facturas falsas y una visibilidad limitada de a quién se le paga qué. Sin embargo, la automatización agiliza el proceso, permitiendo que todas las facturas viajen a través de un sistema en línea para una visibilidad completa y una fácil identificación de pagos sospechosos. Las soluciones de automatización de AP establecen controles de pago automatizados, incluida la segregación de funciones, la autenticación de doble factor y los archivos de pago positivo, que previenen el fraude interno y protegen contra la apropiación de cuentas. Positive Pay Files transmite un archivo de cheques emitidos a los bancos correspondientes diariamente, lo que permite verificar los pagos autorizados.
Mejores prácticas de automatización de pagos
Configurar e implementar servicios de pago automatizados no garantiza automáticamente que una empresa obtenga sus beneficios. Para beneficiarse verdaderamente de la automatización de pagos, es esencial seguir las mejores prácticas para su implementación y gestión. Estas prácticas no solo ayudan a evitar errores costosos, sino que también aseguran el éxito a largo plazo y la sostenibilidad de los resultados de la empresa. Siguiendo algunas de las mejores prácticas que se enumeran a continuación, las empresas pueden automatizar los pagos con mayor eficiencia y reducir los costos.
- Garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones: las empresas deben asegurarse de que sus procesos de automatización de pagos cumplan con todas las reglamentaciones pertinentes, como el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS), el Reglamento general de protección de datos (GDPR) y las reglamentaciones contra el lavado de dinero (AML). . El cumplimiento de estas reglamentaciones puede ayudar a proteger la empresa de los riesgos legales y financieros.
- Verificación de la información de pago: antes de iniciar un pago, las empresas deben verificar la precisión de la información de pago, como el nombre del destinatario, el número de cuenta bancaria y el número de ruta. Esto puede ayudar a prevenir errores y evitar el envío de pagos al destinatario equivocado.
- Mantener la seguridad y la privacidad de los datos: los procesos de automatización de pagos deben diseñarse con medidas de seguridad sólidas para proteger contra el fraude, la piratería y las filtraciones de datos. Esto incluye implementar el cifrado, la autenticación de múltiples factores y el monitoreo regular de los registros de acceso. Las empresas también deben asegurarse de cumplir con las regulaciones de privacidad de datos y proteger la información confidencial, como los detalles de la cuenta bancaria y los datos personales.
- Revisión y actualización periódica de los procesos: los procesos de automatización de pagos deben revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar que sigan siendo efectivos y eficientes. Esto incluye monitorear cualquier error o problema, revisar los flujos de trabajo y los procesos de aprobación, e incorporar los comentarios de las partes interesadas. Al revisar y actualizar periódicamente sus procesos de automatización de pagos, las empresas pueden mejorar continuamente sus operaciones y lograr mejores resultados.
Nanonets como parte de su proceso de automatización de pagos
Nanonets tiene una oferta interna llamada Flujo que automatiza las cuentas por pagar de principio a fin. Es una plataforma ideal para pequeñas y medianas empresas que desean automatizar su proceso de AP de una manera totalmente personalizable pero escalable.
Con importación automatizada, la mejor extracción de datos de su clase, aprobaciones flexibles y todas las opciones de pago admitidas, Flow es ideal para empresas en crecimiento que buscan formalizar su función financiera.
Nanonets también puede ayudar a automatizar el proceso de cuentas por pagar al:
- Importación y consolidación de datos de múltiples fuentes: correo electrónico, documentos escaneados, archivos/imágenes digitales, almacenamiento en la nube, ERP, API, etc.
- Capturar y extraer datos de forma inteligente de facturas, recibos, facturas y otros documentos financieros.
- Categorización y codificación de transacciones basadas en reglas de negocio.
- Configuración de flujos de trabajo de aprobación automatizados para obtener aprobaciones internas y administrar excepciones.
- Realización de pagos en más de 45 monedas a nivel mundial, mediante ACH, tarjeta o transferencias.
- Conciliación de todas las transacciones.
- Se integra a la perfección con ERP o software de contabilidad como Quickbooks, Sage, Xero y más.
Para llevar
La automatización del proceso de pago puede beneficiar enormemente a las empresas y a sus clientes. Agiliza el procesamiento de pagos, reduce los errores y ofrece una gama más amplia de opciones de pago a los clientes. Al adoptar tecnologías de automatización de pagos, como sistemas de pago impulsados por IA, software de contabilidad inteligente y opciones de pago móvil, las empresas pueden mejorar su salud financiera, aumentar la eficiencia y mejorar la satisfacción del cliente. Al invertir en la automatización de pagos, las empresas pueden mantenerse a la vanguardia, liberar recursos valiosos y concentrarse en sus competencias principales.
A medida que el procesamiento de pagos automatizado continúa evolucionando, sin duda jugará un papel cada vez más crítico en el éxito de las empresas en todas las industrias.
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