Plantilla de orden de compra

Las compras son una parte inevitable de cualquier negocio. A medida que crece el negocio, también crece el número de compras. Si no estandariza su proceso, puede complicarse muy rápidamente.

Las órdenes de compra ayudan a mantener la visibilidad del proceso de compra tanto para los compradores como para los proveedores. Y si aún no los está usando, puede comenzar su viaje con nuestra plantilla de orden de compra gratuita.

La plantilla de orden de compra de Nanonets es una solución simple para crear órdenes de compra profesionales para su negocio. No necesitará software adicional para crearlos. Puede usar Google Sheets y Excel para crearlos fácilmente.

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¿Cómo usar esta plantilla de orden de compra?

Esta plantilla de orden de compra está presente en Hojas de cálculo de Google. Pero puedes descargarlo y usarlo en Excel. Veamos cómo usar la plantilla de orden de compra.

1. Abra la plantilla de orden de compra en Hojas de cálculo de Google.
2. Haga clic en Archivo y seleccione "Hacer una copia" para agregar la plantilla de orden de compra en su unidad.
3. Edite el documento según sus requisitos.

Para utilizarlo como una plantilla de Excel de orden de compra, después de hacer una copia del documento en su disco, seleccione descargar como "Microsoft Excel (.xlsx)".

Para descargar la Orden de Compra como un archivo PDF de las hojas de Google, siga estos pasos

1. Seleccione la pestaña OC
2. Oculte las columnas de la derecha con el texto irrelevante.
3. Seleccione Archivo > Descargar como > PDF
4. Haga estas selecciones. Orientación de la página – Retrato y escala – Ajustar a la página

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¡Obtenga la plantilla de orden de compra ahora!

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¿Cuáles son los componentes de una orden de compra?

Asegúrese de que su orden de compra incluya toda la información relevante para eliminar por completo la ambigüedad de las discusiones. Estas son algunas de las cosas que debe incluir en su orden de compra. Busque plantillas de órdenes de compra que incluyan lo siguiente:

Información de la empresa

Incluya toda la información sobre su empresa en el encabezado como

• Logo de la compañía
• dirección de la empresa
• Numero postal
• Fecha de orden de compra
• Dirección de correo electrónico y número de contacto de la persona responsable

Información del vendedor/proveedor

Asegúrese de incluir la siguiente información del proveedor en su orden de compra.

• Información de contacto del proveedor
• Nombre del vendedor
• Dirección del proveedor

Información de envío

A veces, las empresas envían órdenes de compra desde las oficinas centrales, pero quieren que los productos se entreguen en otro lugar. En este caso, la información de envío es útil. Indica claramente la ubicación en la que se espera la entrega del producto.

• Persona de contacto de envío
• Dirección de envío
• Número de teléfono

Información de productos y servicios

Para eliminar la ambigüedad, ambas partes deben consultar esta sección que establece los detalles sobre los productos y servicios.

• Número de artículo
• Detalles del artículo (descripción del producto o servicios solicitados)
• Cantidad o SKU
• El precio unitario de los productos y servicios.
• Fecha de entrega

Detalles de precios e impuestos

Luego de todos los detalles y menciones, se debe resumir la orden de compra con lo siguiente:

• Precio total de los bienes y servicios solicitados
• Gastos de envío, impuestos y descuentos sobre el importe total
• Términos y Condiciones
• Requisitos especiales

Plantilla de orden de compra de muestra

Aquí hay una plantilla de orden de compra de muestra para su referencia con todas las secciones discutidas anteriormente. Puede modificar las secciones según sus requisitos, pero es recomendable incluir la mayor cantidad de información posible para garantizar una comunicación fluida entre su empresa y el proveedor.

Obtener la plantilla

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Proceso de orden de compra

¿Cómo funciona todo el proceso de la orden de compra? Echemos un vistazo a todo el proceso de orden de compra y los pasos involucrados.

Creación y aprobación de solicitudes de compra

El empleado genera una solicitud de compra para iniciar la solicitud de compra y la aprueban los gerentes y el departamento de compras. La solicitud de compra establece el motivo de la compra y los requisitos exactos en detalle.

Una vez aprobado, pasa a la siguiente etapa.

Creación de órdenes de compra

Una vez que se aprueba la solicitud de compra, se crea una orden de compra. Puede usar un generador de órdenes de compra en línea para crear órdenes de compra fácilmente en lugar de crearlas manualmente.

Proceso de Aprobación de Orden de Compra

En este paso, la orden de compra pasa a varios departamentos y gerentes para su aprobación para garantizar que los detalles y los presupuestos se alineen con los objetivos establecidos por la organización. También puede automatizar los procesos de aprobación utilizando Nanonets.

Aprobación del proveedor

Después de la aprobación, la orden de compra se envía al proveedor para su aprobación. Una vez que el proveedor lo aprueba, se firma un contrato vinculante entre el proveedor y su empresa para finalizar la entrega y el pago del producto y el servicio.

Entrega y Factura

El proveedor entrega las mercancías de acuerdo con los requisitos y comparte notas de entrega. Tras la entrega completa, el vendedor compartirá la factura.

Coincidencia de PO

Su empresa realizará una conciliación de 3 vías para conciliar la orden de compra, la nota de entrega y las facturas para garantizar que todos los montos coincidan.

Pago

Tras la verificación, el pago se envía a la cuenta del proveedor.

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Optimice sus órdenes de compra con flujos de trabajo automatizados personalizables y sin código en 15 minutos con Nanonets.

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Construya relaciones más sólidas con sus proveedores con procesos de orden de compra adecuados

Las órdenes de compra aportan visibilidad al proceso de compra tanto para el vendedor como para el comprador. Mediante el uso de plantillas de órdenes de compra y la automatización de órdenes de compra, puede fortalecer sus relaciones con los proveedores mediante la automatización de los aspectos manuales del proceso de orden de compra, brindando actualizaciones en tiempo real a sus proveedores y reduciendo los errores en sus procesos.

Pruebe nuestra plantilla de orden de compra gratuita para crear órdenes de compra profesionales y eliminar por completo la falta de comunicación de sus compras.

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