QuickBooks es un paquete de software de contabilidad diseñado para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a administrar sus finanzas. El software es fácil de usar e intuitivo, lo que facilita a los propietarios de empresas manejar sus necesidades contables sin necesidad de ser un experto en contabilidad. Además, QuickBooks se puede integrar con otros paquetes de software, lo que permite a las empresas automatizar muchos de sus procesos financieros.
A continuación se muestran algunos casos de uso del software de contabilidad QuickBooks:
- Facturación
- Departamento de Nóminas
- Seguimiento de gastos
- Informes financieros
- Presupuesto
- La gestión del inventario
Escaneo de recibos de Quickbooks
Uno de los casos de uso más utilizados del software de contabilidad Quickbooks es la gestión de recibos y gastos. El aspecto más engorroso de la gestión de gastos con Quickbooks es escanear recibos y convertir los datos no estructurados de los recibos (en forma de archivos de imagen, PDF, documentos) en datos estructurados en Quickbooks. Esto se puede hacer mediante –
- Entrada de datos manual – La entrada manual de datos de recibos en Quickbooks es un proceso tedioso, lento y propenso a errores que puede afectar significativamente la eficiencia y precisión de los informes financieros de una empresa. Las empresas que dependen del ingreso manual de datos para realizar un seguimiento de sus gastos y recibos enfrentan varios desafíos, incluido el riesgo de error humano, posibles demoras en el procesamiento de transacciones y la incapacidad de realizar un seguimiento preciso de sus finanzas.
- Escaneo automatizado de recibos a Quickbooks, por otro lado, es una solución moderna que ofrece muchos beneficios a las empresas. Al aprovechar el poder de la tecnología, las empresas pueden optimizar sus procesos de informes financieros, reducir el riesgo de errores y ahorrar un tiempo valioso que puede dedicarse mejor a las actividades comerciales principales.
El escaneo automatizado de recibos a Quickbooks se realiza mediante tecnología OCR que extrae campos planos, elementos de línea y tablas de los recibos escaneados. Los campos como nombre_del_vendedor, dirección_del_vendedor, teléfono, correo electrónico, monto, fecha_de_recibo, factura_de_impuestos, monto_de_impuestos y tablas que contienen Precio, Cantidad, Importe y Costo como encabezados se extraen automáticamente mediante el aprendizaje profundo.
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Hoy en día, el software OCR basado en IA para Quickbooks, como Nanonets, ofrece categorización automatizada de gastos y codificación GL mediante PNL y aprendizaje profundo.
Por qué es importante ?
Escanear recibos automáticamente en QuickBooks utilizando tecnología de procesamiento inteligente de documentos (IDP) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede beneficiar enormemente a las empresas al optimizar sus procesos contables, reducir errores y aumentar la eficiencia.
Imagínese dirigir una próspera panadería local, "Sweet Success", en el corazón de una ciudad bulliciosa. El aroma del pan recién hecho y la vista de los pasteles relucientes son testimonio de su arduo trabajo y dedicación. Pero detrás de escena, administrar las finanzas puede ser tan complicado como perfeccionar una masa madre. Aquí es donde entra en juego la magia del software de escaneo automático de recibos.
- Ahorrar tiempo: En el método tradicional, ingresar manualmente datos de recibos en QuickBooks requiere mucho tiempo y es tedioso. Para "Sweet Success", esto significó horas que podrían haberse dedicado al desarrollo de recetas o al servicio al cliente. Al automatizar este proceso, la panadería ahora puede redirigir un tiempo precioso hacia el crecimiento y la innovación.
- Precisión: La entrada manual de datos es propensa a errores. Un decimal mal colocado o una categoría incorrecta pueden generar informes financieros inexactos. Para una pequeña empresa, estas discrepancias pueden marcar la diferencia entre ganancias y pérdidas. El software de escaneo automatizado minimiza estos errores, asegurando que “Sweet Success” mantenga registros financieros impecables.
- Reducción de costo: Inicialmente, la idea de invertir en software de automatización puede parecer un gasto adicional. Sin embargo, si se consideran los ahorros a largo plazo derivados de la reducción de los costos laborales y la minimización de errores, la inversión se amortiza rápidamente. Para “Sweet Success”, esto significó reasignar fondos hacia campañas de marketing y nuevos equipos.
- Preparación y cumplimiento de impuestos: Cuando llega la temporada de impuestos, la capacidad de acceder y organizar los recibos rápidamente es invaluable. El software automatizado clasifica y almacena los recibos de una manera que los hace fáciles de recuperar, simplificando el proceso de preparación de impuestos. Esto no sólo ahorra tiempo sino que también garantiza el cumplimiento de las normas fiscales, un aspecto crítico para cualquier negocio que busque evitar sanciones.
- Identificación de deducción de impuestos mejorada: La codificación GL automatizada ayuda a categorizar los gastos de forma precisa y coherente según categorías deducibles de impuestos. Para "Dulce Éxito", esto significa que cada compra de harina, factura de servicios públicos o actualización de equipo se codifica automáticamente en la cuenta deducible de impuestos correcta. Esta meticulosa categorización garantiza que no se pase por alto ninguna deducción elegible, maximizando el potencial de declaración de impuestos de la panadería.
- Seguimiento de auditoría simplificado: La precisión de la extracción de fechas y la codificación GL, y la posterior exportación automatizada de datos a QuickBooks crea un registro de auditoría claro y detallado. En caso de que “Sweet Success” alguna vez enfrente una auditoría, la capacidad de presentar rápidamente registros financieros organizados, con gastos categorizados con precisión, reduce significativamente el riesgo de sanciones o multas.
En conclusión, la integración de software para escanear recibos automáticamente en QuickBooks, mejorado con codificación GL automatizada, no es solo una actualización operativa; es una ventaja estratégica. Para las PYMES como “Sweet Success”, es un camino no sólo para sobrevivir sino también para prosperar en el competitivo mercado actual aprovechando la tecnología para lograr una salud financiera y una eficiencia fiscal óptimas.
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Nanonets como escáner de recibos de Quickbooks
Nanonets ofrece una integración lista para usar con un solo clic con el software de contabilidad Quickbooks, y hace que el escaneo automático de recibos en Quickbooks sea muy fácil.
De esta manera, las Nanonets pueden recuperar datos de los recibos entrantes, procesarlos y luego actualizar la información en la plataforma de contabilidad externa.
Con la integración, las empresas pueden aprovechar las funciones y capacidades de automatización de Nanonets, sin dejar de utilizar Quickbooks.
Echemos un vistazo a cómo se ve el flujo de trabajo de escaneo automatizado de recibos con Nanonets para QuickBooks.
1. Gastos incurridos: Los mismos gastos de siempre, pero aquí es donde ocurre la magia. Los recibos se capturan más rápido que una bala, gracias a las maravillas de la tecnología móvil y las integraciones perfectas para importar recibos desde sus aplicaciones y bases de datos.
2. Grabación automática mágica: La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) interviene y extrae datos estructurados de recibos en datos digitales más rápido de lo que se puede decir "gastado".
3. Categorización automatizada de gastos y codificación GL: Tan pronto como se digitalizan los datos, Nanonets clasifica cada gasto en categorías predefinidas, como viajes, suministros o comidas. Al mismo tiempo, el sistema asigna automáticamente los códigos correctos del Libro Mayor (GL) a cada transacción. Esto se puede hacer entrenando con datos anteriores o utilizando Nanonets GenAI listo para usar.
4. Informes en tiempo real: Los informes se generan con solo hacer clic en un botón: es como tener su propio asistente personal, sin tener que tomar café.
5. Aprobaciones sencillas: Las comprobaciones de cumplimiento impulsadas por el sistema se activan primero y señalan sólo los valores atípicos. Los gerentes pueden concentrarse en problemas reales en lugar de jugar al "Whack-a-Mole" con cada informe. Luego, puede agregar personas involucradas para garantizar que las facturas se envíen para su aprobación a la persona adecuada en el momento adecuado. Además, puede hacer cumplir su política de aprobación y controles de validación personalizados.
6. El Control de Crucero de Cumplimiento: Las auditorías continuas y automatizadas hacen la vida más fácil. Las anomalías sobresalen como un pulgar dolorido y la aplicación de las políticas es más estricta que un tambor.
7. La velocidad de los reembolsos de la luz: Los reembolsos se producen a una velocidad vertiginosa, lo que eleva la moral de los empleados a la estratosfera.
8. La Sinfonía Sinfónica: La perfecta integración con su software de contabilidad y otras aplicaciones convierte la entrada y conciliación de datos en una sinfonía armoniosa en lugar de una cacofonía caótica.
9. Análisis a la velocidad del pensamiento: La información en tiempo real está a su alcance, lo que ofrece una bola de cristal sobre patrones de gasto y oportunidades de ahorro.
En conclusión, si bien el salto de la implementación de una gestión de gastos manual a una gestión automatizada de gastos puede parecer un gran salto, en realidad es una serie de pequeños y prácticos pasos hacia la eficiencia, la claridad y, en última instancia, una mayor rentabilidad.
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Pasos para configurar su escáner de recibos de Quickbooks
Para comenzar, siga los pasos a continuación y comience en 5 minutos.
Tenga en cuenta que también puede escanear recibos y enviar datos extraídos de los recibos escaneados a QuickBooks en tiempo real utilizando nuestro aplicación movil integración. Recomendamos hablar con un experto en IA de Nanonets que pueda discutir su caso de uso y configurar su integración por usted.
- Elija "Recibos" como tipo de documento.
- Configure importaciones automáticas o pruebe cargando archivos manualmente / usando nuestra API.
- Integre Quickbooks yendo a la sección "Flujo de trabajo" usando la página de navegación izquierda y seleccionando "Quickbooks" en la sección de exportación.
- Inicie sesión en Quickbooks dentro del cuadro de diálogo abierto en la plataforma Nanonets.
- Una vez autenticado, todos los datos fluirán a su cuenta de Quickbooks en cuestión de segundos.
Haga más con nanoredes
Brindamos más que solo escaneo de recibos de Quickbooks. Puede utilizar nuestros flujos de trabajo totalmente automatizados de extremo a extremo para:
- Configurar importaciones automatizadas
Puede utilizar nuestras integraciones con varias suites de software y bases de datos para configurar importaciones automatizadas de recibos escaneados. Todos estos recibos se procesan en tiempo real.
Puede configurar la ingesta automática de recibos de su correo, Google Drive, portales de proveedores, etc. También puede utilizar la aplicación móvil para escanear recibos, extraer datos de ellos y completar los datos extraídos en Quickbooks, todo en tiempo real.
2. Configure reglas de aprobación y validación automatizadas
Puede agregar condiciones para la aprobación y el rechazo automatizados de los recibos, e incluso configurar coincidencias bidireccionales, triples o cuádruples con otros recibos, órdenes de compra, facturas, etc. Puede agregar miembros del equipo y configurar la aprobación/aprobación manual. flujos de trabajo posteriores al rechazo también.
Toda esta gestión se puede hacer en el portal de Nanonets.
Esto le brinda control para corregir, desinfectar, validar y verificar los datos antes de que fluyan en la base de datos de Quickbooks.
3. Configurar exportaciones automatizadas
Ofrecemos integraciones listas para usar con Quickbooks, y –
- Softwares de Contabilidad – Quickbooks, Netsuite y muchos más
- ERPs
- Bases de datos de elección (por ejemplo, SQL)
- Webhooks
Las integraciones personalizadas son posibles utilizando nuestra API de escaneo de recibos, y nuestros equipos de integración pueden integrarlo completamente en cuestión de horas.
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Estudio de caso de Nanonets: escaneo de recibos de Quickbooks
Pro Partners Wealth automatiza la entrada de datos contables con nanoredes
Pro Partners Wealth, con sede en Columbia, Missouri, se especializa en servicios de contabilidad y gestión patrimonial para propietarios de veterinarios.
Desafío
- Pro Partners Wealth necesitaba información precisa y entrada de datos eficiente para facturar en Quickbooks.
- Las herramientas de automatización existentes eran insuficientes, lo que generaba altas tasas de error.
Solución
- Nanonets ofreció una solución personalizada con extracción e integración de datos precisas con QuickBooks.
- Habilitó la facturación simplificada y la validación de datos automatizada.
Resultados
- Logró más del 95 % de precisión en la extracción de datos.
- Ahorró un 40 % de tiempo en comparación con las herramientas de OCR tradicionales.
- Más del 80% de tasa de procesamiento directo, lo que reduce la intervención manual.
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¿Por qué Nanoredes?
Hay varias razones por las que Nanonets es el mejor servicio para el escaneo automatizado de recibos de Quickbooks. A continuación se presentan algunas de las características y beneficios clave que diferencian a Nanonets de otros servicios de escaneo de recibos:
- Alta precisión: Nanonets utiliza algoritmos avanzados de aprendizaje automático para extraer con precisión datos de recibos y facturas, lo que garantiza que las transacciones se registren correctamente en Quickbooks.
- fácil integración: Nanonets se integra a la perfección con Quickbooks, lo que permite a las empresas automatizar sus flujos de trabajo de escaneo y procesamiento de recibos sin ninguna experiencia técnica.
- Flujos de trabajo de aprobación personalizados: Nanonets permite a las empresas crear flujos de trabajo de aprobación personalizados para recibos, lo que garantiza que todas las transacciones se revisen y aprueben correctamente antes de que se registren en Quickbooks.
- Reglas de validación condicional automatizadas: Nanonets permite a las empresas configurar reglas de validación condicional automatizadas para recibos, como comprobaciones de entradas duplicadas, campos faltantes y otros errores comunes. Esto garantiza que solo se registren datos precisos y completos en Quickbooks.
- Seguro y confiable: Nanonets se toma muy en serio la seguridad de los datos y utiliza los últimos protocolos de encriptación y seguridad para proteger los datos financieros confidenciales. La plataforma también es confiable y ofrece soporte las 24 horas, los 7 días de la semana para ayudar a las empresas a resolver cualquier problema rápidamente.
- Económico: Nanonets ofrece precios competitivos y planes flexibles asequibles para empresas de todos los tamaños.
- Interfaz de usuario amigable: Nanonets tiene una interfaz fácil de usar que facilita a las empresas la configuración y el uso de la plataforma, sin ningún conocimiento o experiencia técnica previa.
En resumen, Nanonets ofrece una variedad de funciones y beneficios que lo convierten en el mejor servicio para el escaneo automatizado de recibos de Quickbooks. Su alta precisión, fácil integración, flujos de trabajo de aprobación personalizados, reglas de validación condicional automatizadas, seguridad, confiabilidad, rentabilidad e interfaz fácil de usar lo convierten en una excelente opción para las empresas que buscan optimizar sus procesos de informes financieros y ahorrar tiempo y dinero.
Programe una llamada con uno de nuestros expertos en inteligencia artificial hoy para analizar su caso de uso y obtener una demostración personalizada de Nanonets. Nuestro experto puede integrarlo en función de su flujo de trabajo durante una llamada de 15 minutos.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/quickbooks-receipt-scanner-with-ocr/
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