La tecnología empresarial de vanguardia es una verdadera sopa de letras: RPA, BPM, BPA, AI, ML, CLI, ERP, FTE, OCR, POC, ROC, RBAC, y la lista continúa. En este artículo, hablaremos sobre RPA (Automatización robótica de procesos) y BPM (Gestión de procesos comerciales), qué son, cómo se relacionan y cómo, en sinergia, pueden impulsar el crecimiento empresarial y mejorar la competitividad en el lugar de negocios.
La conexión entre BPM y RPA
Para comprender la superposición en el diagrama de Venn de BPM y RPA, uno debe saber qué es cada uno de ellos.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?
Según Gartner, la gestión de procesos empresariales (BPM) es el uso de varios métodos para descubrir, modelar, analizar, medir, mejorar y optimizar los procesos empresariales.
La necesidad de integrar los elementos de cualquier negocio (personas, información y herramientas para administrar el negocio) es tan antigua como la propia empresa humana. Se dice que BPM evolucionó a partir de When Business Process Reengineering (BPR), que se diseñó en la última década del siglo pasado para permitir a las empresas mejorar su flujo de trabajo hacia diversos resultados, como un mejor servicio al cliente, costos operativos reducidos y mantenerse competitivo.
En esencia, BPM es una idea de gestión que induce a las organizaciones a prestar atención explícita a sus procesos comerciales en toda su gama de operaciones. Abarca una comprensión profunda de los pasos que forman parte de un proceso comercial, las personas que participan en estos pasos, la información que se procesa mientras se realizan estos pasos y las tecnologías que se invocan al ejecutar los diversos pasos.
Tradicionalmente, BPM implicaba la elaboración manual de diagramas de procesos mediante el cumplimiento manual de la función comercial. Posteriormente, estos diagramas se capturaron manualmente utilizando herramientas de diagramación visual como Microsoft Visio. En los últimos tiempos, se han desarrollado mejores herramientas y se utilizan para capturar procesos automáticamente, resaltar oportunidades de mejora e implementar nuevos flujos de trabajo.
La implementación de BMP puede abarcar un análisis profundo de las operaciones, el mapeo de los procesos comerciales y la incorporación de un conjunto integral de herramientas y capacidades para habilitarlo. Los procesos que hacen un negocio pueden ser estructurados y repetibles, o no estructurados y variables, y un buen BPM captura todos los procesos y los integra a la perfección en un marco más amplio. En los últimos tiempos, las tecnologías se utilizan a menudo con BPM para orquestar y monitorear el flujo automatizado de procesos en todo el ámbito de la competencia empresarial. La tecnología moderna utilizada en los sistemas de PM incluye análisis sofisticados que utilizan reglas comerciales para evaluar múltiples eventos y seleccionar patrones o relaciones para una mayor optimización.
BPM es una estrategia funcional y no un camino hacia la transformación digital en sí mismo. Si bien la gestión del proceso empresarial optimiza las funciones de la empresa, mientras se base en sistemas heredados para tareas individuales como la entrada de datos, la incorporación, el mantenimiento de registros, la agregación de informes, el procesamiento de pedidos, etc., no podrá ofrecer los resultados prometidos. en su totalidad. Aquí es donde entra la RPA.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
Un proceso empresarial comprende tareas más pequeñas, muchas de las cuales son repetitivas y están basadas en reglas. Robotic Process Automation es un software programable, o bots, que automatizan tareas manuales, repetitivas y basadas en reglas.
Las tareas típicas que se pueden automatizar con bots incluyen iniciar sesión en aplicaciones, leer facturas, extraer datos de documentos y hacer coincidir/validar elementos en un sistema. RPA mejora la velocidad y la eficiencia de estas tareas mundanas, reduce los costos y permite que los humanos participen en tareas más estratégicas. Algunas tareas que pueden ser automatizadas por bots y otro software RPA son:
- Información transferir información desde un chatbot de servicio al cliente a un repositorio adecuado
- contabilidad de transacciones
- Extracción de línea de facturas, recibos, etc.
- Extraiga datos de perfiles de redes sociales disponibles públicamente en un repositorio utilizado por equipos de marketing
- Extracción de datos de bases de datos de terceros para incorporarlos a un flujo de trabajo
Las herramientas RPA que se utilizan en el contexto empresarial actual son de dos tipos:
- System Centric RPA funciona principalmente en sistemas comerciales existentes, como ERP, con una participación humana mínima. Dichos sistemas se caracterizan por amplias integraciones y acceso API. Un ejemplo de un proceso centrado en la integración es la banca en línea, que puede involucrar diferentes tipos de herramientas y bots RPA.
- El RPA centrado en el ser humano es cuando el ser humano cuenta con el apoyo de las herramientas de automatización de RPA, mientras que los procesos principales son ejecutados por humanos y la automatización se utiliza para facilitar algunas de las tareas rutinarias mundanas. El servicio al cliente, el manejo de quejas, la incorporación de empleados y la presentación de informes son algunas de las tareas que se benefician de la RPA centrada en el ser humano.
El RoI (Retorno de la Inversión) de BPM y RPA
Los datos, la complejidad y la escala son los factores decisivos que deciden el retorno de la inversión de cualquier tecnología. Veamos cómo se comparan BPM y RPA en el RoI con respecto a estos factores.
Datos
La integración de datos en un proceso BPM puede ser compleja porque las empresas, especialmente las grandes que tienen múltiples competencias básicas, tienen varios silos de datos y protocolos complicados para racionalizarlos. Dicha integración de datos puede complicarse aún más con fusiones y adquisiciones. La automatización robótica, por otro lado, no suele ocuparse de toda la empresa (excepto si se trata de una pequeña empresa) y, por lo tanto, no tiene que ocuparse de esquemas de datos. Simplemente utiliza las salidas actuales de la misma manera que utilizan los sistemas empresariales heredados.
Complejidad
Los sistemas BPM pueden manejar reglas y lógica de negocios complejas, pero requieren una amplia capacitación y experiencia para una implementación perfecta. Dicho esto, muchos de los sistemas BPM modernos son de uso intuitivo y aprovechan funciones como operaciones WYSIWYG, funciones de arrastrar y soltar y asistentes de automatización que pueden facilitar la implementación. En tales casos, BPM y RPA son comparables en RoI.
Escala
La implementación de BPM, especialmente con herramientas de automatización interrelacionadas, como la hiperautomatización, está asociada con una huella de automatización a gran escala. Esta escala se puede relacionar con el ROI solo con respecto al tamaño y la facturación del negocio. Los BPA, por otro lado, son menos complicados, pero su retorno de la inversión depende nuevamente de la cantidad y la calidad de las tareas manuales repetitivas que se pueden automatizar. Por lo tanto, esto es un poco confuso para la comparación.
Los ROI de BPM y RPA no se pueden comparar a través de la fórmula simple de (beneficio/costo)*100 debido a las siguientes razones
- BPM es una estrategia para toda la empresa, mientras que RPA es una herramienta de automatización de tareas. La fórmula anterior se ajusta a RPA porque asume funciones definibles, costos claros y beneficios financieros medibles. BPM, por otro lado, es el uso de estrategias y tecnología de manera transformadora en toda la cartera de negocios. Evaluar sus beneficios en toda la empresa y no en los puntos de contacto funcionales es complicado, y esta sencilla solución no funcionará.
- Los beneficios en esa fórmula no siempre tienen que ser fiscales. BPM puede ofrecer beneficios que no se pueden capturar en el balance general. Algunos beneficios intangibles que no se pueden usar en la fórmula anterior incluyen precisión, flexibilidad, cumplimiento, moral de los empleados y ahorro de energía.
- Lapso de tiempo: RPA puede comenzar a mostrar beneficios en un lapso de tiempo más corto que BPM. Por lo tanto, no es justo comparar RPA y BPM en términos de ROI. Sin embargo, ambos enfoques tienen sus beneficios y, cuando se implementan en conjunto, ciertamente pueden proporcionar retornos de la inversión tanto en aspectos convencionales como no convencionales.
Similitudes: RPA vs BPM
¿RPA mejora BPM o BPM incorpora RPA en su funcionamiento? Este es quizás el equivalente moderno del antiguo enigma del huevo y la gallina.
En palabras de Jeffrey Brown, director sénior de automatización digital en la consultora de gestión global SSA & Company "Algún tipo de BPM es un requisito previo para cualquier implementación de RPA, ya que uno no puede automatizar con éxito lo que no entiende". Entonces, quizás BPM pueda considerarse el lienzo en el que se pinta RPA.
Pero no es tan simplista como eso. BPM y RPA a menudo se consideran técnicas complementarias. El primero puede considerarse el cerebro, mientras que el segundo es el músculo de la operación comercial. Se ha informado que el software RPA impulsa todos los aspectos de los procesos comerciales y los flujos de trabajo y puede ser parte de la gestión de procesos comerciales. Cuando la mayoría de las tareas de una empresa están respaldadas por herramientas de automatización como RPA, que están orquestadas y optimizadas para adaptarse a todo el proceso empresarial, se puede decir que la gestión está hiperautomatizada.
Para crear sinergias entre BPM y RPA, es importante comprender sus diferencias.
La sinergia de BMP y RPA hace uso de las fortalezas de cada uno para mejorar la eficacia del proceso comercial.
RPA para liberar humanos para operaciones de mayor BPM:
Con RPA haciéndose cargo de procesos repetitivos mundanos como la extracción de datos, los empleados pueden usar su tiempo, recursos y destreza mental en estrategia, innovación y tecnología que es parte del sistema BPM más grande. Esto puede mejorar los resultados del proceso, acortar los tiempos de ciclo y maximizar la eficiencia.
RPA como interfaz
Un proceso comercial puede tener múltiples aplicaciones heredadas que deben estar bajo un paraguas común de BPM. RPA puede actuar como una API para aplicaciones heredadas y ayudar a integrar las diversas aplicaciones inconexas en una plataforma común.
BPM para manejar excepciones
Si bien la extracción de datos se puede automatizar con sistemas RPA, el manejo de excepciones requiere un enfoque más estratégico. El manejo de una ruta de excepción que implica la integración perfecta de un ser humano para su revisión y resolución requiere sistemas BPM efectivos.
El humano en el bucle en BPM
No todos los aspectos de un negocio pueden automatizarse por completo y hay algunos que se beneficiarían de la participación humana. Las aprobaciones y la toma de decisiones son áreas de este tipo y sin un ser humano en el circuito, los procesos podrían estar plagados de inconsistencias, obstrucciones y el inevitable error humano y la supervisión. Con un BPM HITL, los procesos generales asociados con acciones tales como aprobaciones y tomas de decisiones pueden tener una combinación juiciosa de análisis automatizado y participación humana.
¿Es RPA el futuro de BPM?
Ciertamente, RPA está programado para ser una parte importante de BPM en el futuro. De acuerdo a Inteligencia Mordor, la integración de herramientas de automatización como RPA e IoT con BPM impulsará el mercado de gestión de procesos empresariales (BPM) de USD 3.38 millones en 2019 a USD 4.78 millones para 2025. Las demandas de una mayor productividad, una mejor gestión de riesgos y una mejor el control de costos ha requerido una mayor implementación de RPA en el ecosistema BPM.
Entretejer las aplicaciones RPA en procesos empresariales más amplios que involucran elementos humanos y de inteligencia artificial puede ahorrarles a las empresas un tiempo considerable y generar un ROI rápido. Sin embargo, la orquestación es esencial para obtener los beneficios de RPA. Las capacidades de orquestación basadas en BPM de la automatización inteligente pueden permitir la capitalización total de las características de los RPA para obtener beneficios en toda la empresa.
En general, tanto RPA como BPM serían esenciales para el éxito de las empresas. Los BPM requieren un rediseño de los flujos de trabajo desde cero, lo cual es difícil de manejar. Sin embargo, la automatización de procesos ineficientes con RPA y finalmente su integración en el flujo de trabajo más grande puede ayudar en el proceso de rediseño. Es importante saber cuándo y cómo se debe implementar cada enfoque para maximizar el ROI y la competitividad de la empresa en el escenario empresarial.
Desafíos para la implementación conjunta de herramientas RPA y BPM
El principal desafío para la implementación de BPM es la demora en ver resultados. Hay que recordar que BPM es una plataforma de peso pesado que debe integrarse con los demás sistemas, y esta complejidad puede generar retrasos en ver resultados tangibles. Sin embargo, la ausencia de pago inmediato no significa que no esté funcionando. Sin embargo, para acelerar el pago, los RPA se pueden incluir en el marco de BPM para acelerar algunas de las tareas que consumen mucho tiempo, lo que a su vez puede acelerar la eficacia del sistema BPM.
Otro desafío en la integración de RPA en el marco de BPM es la escasez de habilidades. Vale la pena tener un experto en tecnología o incluso un equipo antes de embarcarse en el viaje de la automatización.
Otro impedimento para la integración RPA-BPM es la falta de conciencia y conocimiento entre las partes interesadas. El cambio siempre engendra resistencia. El cambio hacia la automatización podría generar miedo a la obsolescencia entre los empleados. Una buena estrategia para incluir a los empleados en la transición contribuiría en gran medida a implementar estrategias de RPA-BPM en el proceso empresarial.
Algunas herramientas RPA y BPM
Con la integración de la tecnología AI y ML en varias herramientas de automatización, las soluciones RPA tienen capacidades que van mucho más allá de la simple replicación de acciones humanas repetitivas. Las soluciones RPA modernas con funcionalidades AI/ML realizan acciones cognitivas en lugar de repeticiones metódicas basadas en reglas y pueden manejar excepciones. Como se vio, el manejo de excepciones y los enfoques cognitivos son dominio de BPM, y puede parecer que el límite entre las plataformas RPA y BPM se está reduciendo progresivamente.
Sin embargo, hay ejemplos específicos de herramientas RPA y BPM que están disponibles en el mercado hoy en día. Algunos de los líderes de las herramientas RPA son
- UiPath: si bien UiPath es una herramienta predominantemente RPA, también tiene características mejoradas que la hacen compatible con la integración de BPM.
- Blue Prism: Blue Prism es una herramienta RPA que tiene funciones cognitivas relacionadas con la IA. Es una plataforma sin código.
- Power Automate: Power automate de Microsoft crea flujos de trabajo entre aplicaciones para sincronizar archivos, recibir notificaciones y recopilar datos. Esta solución basada en la nube, también impulsada por IA, utiliza disparadores y acciones para crear reacciones en cadena dentro de un flujo de trabajo para que las tareas repetitivas, manuales y que consumen mucho tiempo se automaticen.
- Nanonets es un software OCR que puede ser parte de la secuencia RPA porque aprovecha las capacidades de AI y ML para extraer automáticamente datos estructurados/no estructurados de documentos PDF, imágenes y archivos escaneados. Una secuencia típica que involucra Nanonets en el protocolo RPA es como se muestra a continuación.
Algunas plataformas populares de BPM son:
- Pega: Pega es un conjunto de aplicaciones que se enfoca en la participación del cliente y la automatización de procesos digitales. Vincula los sistemas orientados al cliente con la automatización de procesos de back-end y tiene un componente RPA.
- Odoo: Odoo agiliza una variedad de funciones comerciales, incluida la inteligencia comercial y los informes, la gestión de activos y el marketing.
- Bonita: Bonita proporciona automatización del flujo de trabajo en diferentes departamentos de una empresa y tiene capacidades de análisis y predicción basadas en inteligencia artificial.
- Case.one: Case.one también agiliza la automatización de procesos a través de chatbots, informes y notificaciones.
Áreas de sinergia RPA-BPM
- Salud: No hay otro campo en el que la sinergia RPA-BPM sería un salvavidas literal, como el sector de la salud. RPA se puede aplicar a la mayoría de los procesos en el cuidado de la salud, incluido el registro de pacientes, el procesamiento de datos de pacientes, los informes médicos, el procesamiento de facturas médicas, la automatización de datos de seguros y el almacenamiento de registros de pacientes. Con la gran cantidad de datos e información generados y recopilados en el sector de la salud, la tarea de categorizar, compilar y documentar puede volverse difícil de manejar, especialmente porque los requisitos normativos y legislativos deben cumplirse meticulosamente. Los sistemas BPM pueden facilitar la gestión de toda esta información y actividades, asegurando así el cumplimiento y la confiabilidad y reduciendo los riesgos.
- Servicio al cliente: El servicio al cliente, como el cuidado de la salud, requiere insumos de varios dominios y debe procesarlos en una variedad de formas. RPA se puede usar para seleccionar datos e información de varias fuentes, y los bots se pueden usar para brindar soporte de interacción de primer nivel en el extremo del servicio al cliente. Sin embargo, toda la información e interacciones entre la plataforma RPA y el cliente deben ser analizadas para su posterior uso en marketing y ventas. Los sistemas BPM pueden procesar la información proporcionada por los sistemas RPA para permitir una mejor orientación en marketing y brindar un mejor servicio al cliente.
- Sector público: como todas las grandes empresas, los gobiernos también se ocupan de tareas repetitivas que requieren mucha mano de obra, como el procesamiento de documentos, la difusión de información, la gestión de datos y el cumplimiento de la seguridad, que son sus componentes básicos. Los gobiernos están reconociendo los beneficios que ofrece RPA en su funcionamiento y están adoptando cada vez más varias herramientas de RPA para sus actividades. La integración de RPA con un BPM más grande en el sector público P permite la alineación de la política y la estrategia con su ejecución operativa, una mejor rendición de cuentas, respuestas más rápidas a los cambios de política y eventos no planificados, y transparencia para el público.
- Sector financiero: el sector de servicios se beneficiaría de las implementaciones de RPA en sus funciones centrales en finanzas para mejorar la productividad, reducir los costos y optimizar el cumplimiento. RPA puede vincular datos transaccionales de varias fuentes, en finanzas y ya se usa en el procesamiento de facturas, cuentas por pagar, procesamiento de reclamos, ingreso de nómina, actualización de información personal, cuentas de viajes y gastos y más. La integración de RPA en un marco de BPM en el sector financiero puede ayudar a las empresas a manejar y organizar las cuentas de manera más eficiente para empezar. Gartner informes que la integración de soluciones de BPM con el flujo de trabajo financiero puede aumentar el retorno de la inversión anual entre un 40 y un 60 % y ayudar a minimizar los errores. Los BPM también permitirían a los equipos financieros trabajar más de cerca con otros departamentos y clientes en aspectos como la gestión de contratos, el manejo de cuentas y la resolución de quejas. Las herramientas de BPM también mejoran la precisión de los datos financieros, lo que permite la preparación para auditorías en todo momento.
- Equipos de recursos humanos: los recursos humanos se ocupan de las tareas administrativas y operativas diarias que pueden aprovechar fácilmente RPA. Al permitir que los bots hagan el trabajo no basado en decisiones, el departamento de recursos humanos puede liberar tiempo para utilizarlo en actividades más fructíferas. La sinergia entre RPA y BPM en los departamentos de recursos humanos puede reducir los requisitos de recursos y ahorrar tiempo y dinero al optimizar actividades como procesos de incorporación, gestión de beneficios, seguimiento de hojas de tiempo, capacitación, cambios de políticas, revisiones de salarios y revisiones de desempeño.
Respuestas a algunas preguntas frecuentes
Algunas preguntas comunes que se publican en los sitios de búsqueda por personas que intentan comprender BPM, RPA y sus interconexiones se detallan a continuación.
A partir de la extensa discusión en las secciones anteriores, responderemos estas preguntas.
¿Cuál es la diferencia entre RPA y BPM?
BPM es una estrategia de gestión que puede o no involucrar herramientas de automatización. Es el esqueleto de un flujo procesal en una empresa.
RPA es una herramienta de software o un "bot", como se le llama comúnmente, que realiza tareas basadas en reglas de manera muy similar a como lo hace un ser humano.
RPA podría, y se está convirtiendo cada vez más, en una de las muchas ruedas dentadas en la estrategia de gestión más amplia de BPM.
¿Es RPA una herramienta BPM?
RPA es una herramienta de automatización, sin duda, y puede ser parte del sistema BPM. Sin embargo, no es una herramienta BPM. per sey puede funcionar de forma independiente.
¿Cuál es la diferencia entre RPA y flujo de trabajo?
El flujo de trabajo es simplemente una representación del flujo de trabajo tal como sucede en un proceso comercial. Algunos flujos de trabajo comunes en una empresa son el procesamiento de facturas, la gestión de relaciones con los clientes y la planificación de recursos empresariales (ERP). La automatización del flujo de trabajo automatiza tareas específicas dentro de un proceso comercial o flujo de trabajo. RPA automatiza flujos de trabajo completos de principio a fin a través de reglas.
¿Cuál es la diferencia entre la automatización robótica de procesos y la gestión de procesos empresariales?
Vea la respuesta a la primera pregunta.
¿Es RPA un flujo de trabajo?
No, RPA no es un flujo de trabajo. Es una herramienta de automatización que automatiza los flujos de trabajo de principio a fin a través de reglas.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo automatiza tareas específicas dentro de un proceso comercial o flujo de trabajo.
Para llevar
La incorporación de herramientas RPA en un sistema BPM puede mejorar la eficiencia operativa y reducir los costos de las operaciones comerciales. Las soluciones RPA y BPM implementadas conjuntamente permitirían una plataforma poderosa que puede respaldar la transformación digital de la empresa en su conjunto.
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