Orden de venta frente a factura: diferencias clave, funciones y tipos

Orden de venta frente a factura: diferencias clave, funciones y tipos

Marca de tiempo: 8 de enero de 2024 3:49 a. M.
Orden de venta frente a factura: diferencias clave, funciones y tipos PlatoBlockchain Data Intelligence. Búsqueda vertical. Ai.

El seguimiento de una venta de principio a fin ayuda a las empresas a mantener los niveles de inventario adecuados, implementar las mejores tácticas de flujo de caja y garantizar que los clientes reciban los productos adecuados. Dado que la mayoría de las empresas monitorean varias ventas a la vez, es fundamental mantener un registro preciso de cada paso del camino.

Independientemente del tipo de negocio, la industria operativa o incluso la región, las empresas dependen de las órdenes de venta y las facturas para garantizar que cada venta se ejecute correctamente, se reciba el pago y exista un registro impreso. Sin embargo, los pedidos de venta y las facturas no son lo mismo; de hecho, se utilizan para propósitos completamente diferentes. Ambos son igualmente importantes, pero comprender la diferencia entre un pedido de venta y una factura ayudará a garantizar que su empresa se beneficie de ambas. 

En un nivel alto, lo primero es un pedido de venta. Es el documento creado cuando un cliente expresa su deseo de comprar algo y trabaja con su equipo de ventas para acordar un cronograma de entrega de los bienes o servicios incluidos en el pedido de venta. Una vez que se envía el pedido, su equipo de cuentas por cobrar enviará al cliente una factura para cobrar los fondos adeudados por el pedido.

No importa cómo sea su proceso de ventas, lo más probable es que comience con un pedido de venta y finalice con un factura pago.

¿Qué es una orden de venta?

Si es vendedor, su equipo creará un pedido de venta una vez que el cliente haya expresado interés en realizar una compra. Generalmente, un cliente expresa interés a través de un orden de compra. El pedido de venta confirma la recepción del pedido, finaliza los detalles y sirve como documento fuente para los equipos de ventas internos y los sistemas de seguimiento de ventas al completar cada venta.

Un pedido de ventas requiere información detallada, por lo que si aún no tiene toda la información requerida del cliente, es posible que su equipo necesite aportaciones del cliente que realiza el pedido para completar el pedido de ventas. La información que se incluye en una orden de venta es: 

  • El nombre de su empresa
  • Información de contacto de su empresa
  • Información del cliente (nombre, información de facturación, dirección)
  • Descripción del producto o servicio que se vende
  • Cantidad de bienes o servicios incluidos en la venta.
  • Precio de bienes o servicios
  • Costo de entrega, envío e impuestos.
  • Coste total del pedido

Existen varios tipos de pedidos de venta que su empresa puede utilizar. Dependiendo de la situación o del panorama de ventas, muchas empresas utilizan los 4 siguientes de forma regular:

Orden de venta en efectivo

Cuando un cliente realiza un pedido, recoge el producto y paga en efectivo, se utiliza una orden de venta en efectivo. Debido a que el cliente paga en efectivo, no hay cuentas por cobrar entrada asociada con la transacción. La compra del cliente impacta directamente en sus cuentas de efectivo y la entrega se realiza de forma inmediata.

Orden de venta urgente

Si un cliente solicita un cronograma de entrega anormalmente rápido, se utilizaría internamente un pedido de venta urgente. Su equipo de ventas puede marcar este tipo de pedidos de venta como de alta prioridad para garantizar que se completen a tiempo. El cliente puede recoger la mercancía o pagar un suplemento para que se la entreguen rápidamente, según las circunstancias. Una vez entregado el producto, su equipo de AR enviará una factura al cliente para cobrar el pago.

Acuerdo de programación

En una situación en la que un cliente solicita una cantidad específica de productos entregados en varias fechas, un acuerdo de programación puede ser una gran herramienta para mantener en orden cada entrega por separado. Si un cliente quiere 10 widgets en una semana, 5 en dos semanas y 7 en tres semanas, todas esas transacciones pueden realizarse en un acuerdo de programación que luego se actualiza después de la entrega. 

Orden de venta de terceros

En algunos casos, especialmente para las pequeñas empresas, se utiliza una orden de venta de terceros cuando su empresa no entrega los bienes o servicios directamente a los clientes. En lugar de eso, los envías a un tercero. vendedor que luego completa el tramo final de entrega al cliente.

¿Qué es una factura?

Cuando los proveedores o vendedores completan una orden de venta y entregan el producto acordado, generarán un factura y enviarlo al cliente para cobrar el pago de los bienes o servicios entregados. Uno de los pasos finales del proceso de ventas, el envío de una factura, inicia el pago del cliente y el cobro de efectivo, dos componentes vitales para mantener su negocio saludable. Hoy en día, las facturas suelen enviarse electrónicamente y denominarse facturas electrónicas.

La factura tendrá casi la misma información que tiene la orden de venta, pero también incluirá lo siguiente: 

· Términos de pago
·  Descuentos por pago anticipado
· Numero postal
· Número de factura
·  Cargos por pagos atrasados
·  Información de pago para ACH, transferencias o Pagos EDI

De la misma manera que se utilizan varios pedidos de venta en diferentes situaciones, a menudo se utilizan diferentes tipos de facturas en las transacciones comerciales.

Factura de proforma

Normalmente, las facturas se consideran solicitudes de pago contractuales, pero una Factura de proforma no tiene el mismo uso. Se utiliza cuando no hay una factura comercial disponible y se puede considerar como una "prefactura". Todavía contiene un desglose de costos, pero es más bien una estimación que el cliente puede usar como referencia.

Al exportar productos a los Estados Unidos, la Aduana de los EE. UU. exige que se adjunte una factura pro forma al pedido para que quede claro lo que se envía entre países. 

Factura provisional

Si hay un proyecto grande o un pedido de varias partes que debe dividirse en varios pagos o etapas, una factura provisional resulta útil. En lugar de esperar hasta el final del proyecto para enviar una factura grande, se pueden utilizar facturas provisionales para cobrar pagos incrementales a lo largo del camino. Del lado del vendedor, las facturas provisionales ayudan a aliviar los desafíos del flujo de caja y, del lado del comprador, dividen los pagos en montos más manejables. Esto es lo opuesto a compensación múltiples facturas en un solo pago.

Factura final

El tipo de factura más común utilizado es la factura final. Este tiende a ser uno de los tipos de factura más simples para liquidación de facturas, lo que lo convierte en el estándar para la mayoría de las empresas. Se envían a los clientes una vez que se entregan los bienes o servicios.

Orden de venta versus factura: las diferencias

Para garantizar que la diferencia entre "pedido de venta" y "factura" sea clara, hemos compilado una lista de algunas de las diferencias más importantes entre los dos. Las empresas dependen de ambos documentos para realizar transacciones de ventas regulares, pero el propósito que tienen varía.

El pedido de venta y la factura son fáciles de diferenciar si se consideran los siguientes factores:

Momento de la creación

Una orden de venta inicia el proceso de venta; es lo que le permite a su equipo de cumplimiento saber cómo comenzar a preparar bienes o servicios para la entrega. Luego, al final del proceso de venta, una vez completada la entrega, se enviará una factura al cliente.

Propósito del documento

Al comparar una factura con un pedido de venta, es importante considerar el propósito de cada documento. Un pedido de ventas es más interno, lo que les permite a sus equipos saber que se ha iniciado un pedido y que se requiere acción. Una factura, por el contrario, es externa. Se envía al cliente como demanda formal de pago. Si no se cumple la fecha de vencimiento de la factura, se podrían imponer al cliente cargos por pagos atrasados ​​u otras sanciones.

Información enumerada

Si bien la diferencia entre una orden de venta y una factura tiene que ver más con cuándo y cómo se utiliza cada documento, existe una ligera variación con respecto a la información que contiene cada uno. Ambos contendrán información como el nombre del cliente y la información de contacto, la cantidad y el precio de los productos que se compran y la información del proveedor, pero una factura incluirá detalles adicionales. Estos detalles pueden ser tasas de cargos por pagos atrasados, fechas de vencimiento de pagos y más. Consulte nuestras listas anteriores para obtener un desglose exacto de lo que hay en cada una. 

Implicaciones contables

Por lo general, su equipo de contabilidad no verá ni tocará una orden de venta. A menos que quieran hacer coincidir un pedido de ventas con una factura específica, no dependerán de los pedidos de ventas. Las facturas, por otro lado, son piezas fundamentales de documentación contable. Son necesarios para proporcionar pistas de auditoría precisas y garantizar que las entradas sean correctas.

Conclusión

Podría ser fácil leer un artículo que cubra la diferencia entre pedido de venta y factura y pensar que su impacto es insignificante. Pero, por el contrario, comprender el propósito fundamental de los principales documentos comerciales ayudará a que su negocio funcione de manera más eficiente, mitigue posibles errores de cumplimiento y contabilidad, y cree procesos internos con los controles y contrapesos adecuados para proteger su negocio del riesgo.

Al final del día, sus equipos necesitarán pedidos de ventas y facturas por igual, pero la forma en que los diferentes equipos utilizarán cada uno variará. Su equipo de ventas necesita pedidos de venta para garantizar que las entregas se completen según lo prometido, pero los expertos en cuentas por cobrar vivirán y respirarán las facturas todos los días. Se necesitan estos equipos trabajando al unísono y teniendo los recursos adecuados necesarios para hacer su trabajo para que su negocio alcance su máximo potencial. 

Comprender el pedido de venta frente a la factura puede no parecer una prioridad de liderazgo estratégico, pero para muchas personas de su organización no hay nada más importante. Si está listo para asumir la gestión de pedidos de ventas y procesamiento de factura al siguiente nivel, invirtiendo en la automatización adecuada software de procesamiento de facturas - me gusta Nanonetas – puede marcar una gran diferencia.

Sello de tiempo:

Mas de IA y aprendizaje automático